办公软件故障排除

7.2　办公软件故障排除

故障01

不能彩色打印页眉

故障现象

欲打印彩色的页眉，但是在打印时却不能为页眉应用彩色格式。

分析解决

页眉中的文字只能打印为黑色，即便使用彩色打印机，也不能对页眉和页脚中的文字应用彩色。要打印彩色页眉，可以使用打印标题代替页眉。例如，要在每页的顶端打印公司的徽标与地址，将徽标与地址信息放置在工作表的前几行，在【文件】菜单上，单击【页面设置】，单击【工作表】选项卡，然后在“顶端标题行”框中输入包含徽标与地址的行即可。

故障02

无法打印工作表背景

故障现象

使用【格式】菜单上的【背景】命令，为工作添加了背景图案，但打印时，却没有打印工作表背景。

分析解决

用【格式】菜单上的【背景】命令添加到工作表中的背景图案是不会被打印出来的。但用【插入】菜单中的【图片】命令添加到工作表中的图案和用【格式】菜单上的【单元格】命令添加到工作表中的单元格背景图案或阴影，都会被打印出来。

故障03

无法打印分页符

故障现象

在打印工作表时，忽略了所设置的分页符，无法打印。

分析解决

如果已设置让Excel将工作簿打印到特定数目的页面中，那么，Excel将忽略已设置的手动分页符，并缩小打印工作表的尺寸。若要将工作表打印到指定的页数中并使用手动插入的分页符，请单击【文件】菜单上的【页面设置】，再单击【页面】选项卡，然后单击“缩放比例”进行设置。如果按缩放比例不能产生预期效果，可以在设置打印区域时，将其中的每一页都选定为独立的区域，Excel会将打印区域中不相邻的区域打印到独立的页面上。

故障04

如何打印多个工作区域到同一页面上

故障现象

在工作表中设置了多个打印区域后，Excel却不能将多个打印区域打印到同一页面上。

分析解决

如果打印区域中包含工作表中的不相邻区域，在默认情况下，Excel将把每个区域打印到单独的页面上。可以使用下列方法指定工作表中的独立区域，并将它们打印到同一页面上。

（1）将不相邻的列打印到左右相邻的位置上：选定不想打印的列，点击【格式】菜单中的【列】，然后单击【隐藏】。设置一个包含所有列的打印区域，其中也包括隐藏的列。

（2）将不相邻的行打印到左右上下相邻的位置上：选定不想打印的行，点击【格式】菜单中的【行】，然后单击【隐藏】。设置一个包含所有行的打印区域，其中也包括隐藏的行。

故障05

Excel无法排序，出现错误提示

故障现象

在对Excel进行编辑时，无法对工作表中某区域进行排序，并出现“This operation requires the merged cells to be identically sized”错误提示。

分析解决

出现这个问题的原因是该区域中的单元格有些已被合并，或是合并后的大小都不相同，Excel无法正确地判断出如何排序。因此，要解决此问题只要将该区域内的所有单元格拆分，或是合并为大小相同的单元格即可。

故障06

用计算器逐个相加得到的数与Excel自动求和数不一致

故障现象

分别用Excel和计算器求和，发现二者的答案不一致，结果证明是Excel错了。

分析解决

较老版本的Excel有些BUG，影响到自动求和与样本方差，Windows 2003版可彻底解决问题。可采用以下方法排除故障：

对照法：用计算器得到的数据与Excel得到的数据做差，从中找出是哪个单元格出了错，查询后没发现相关数据，说明出错的不止是一个单元格。

排查法：在目标列后边插入一辅助列，然后一个一个递加，如C2单元格的数据赋值为=B2+B1，之后对照辅助列的上下行，如果值相同，那么前一列的这一行要么值为零，要么没能加上（Excel认为是零），之后找到三个单元格有问题后，设置单元格属性后，重新输入这三个数据，问题解决。

提示：后来在询问中得知，曾把那三行写为汉语注释（当然会被Excel认为是文本，文本的值是零，比如与数据相加）。使用Excel表的时候，一定要有行列概念。在一定区域内，行或者列的单元值属性是相同的。

故障07

内容混乱，无法打印

故障现象

打开一个以前编辑好的Excel工作簿，却发现内容混乱，无法进行编辑，而且还不能够进行打印。

分析解决

出现上述情况的原因应该是该文件已经被损坏了，此时不妨尝试使用下面介绍的几种办法，或许能够恢复损坏的Excel文件（以Excel 2003为例）。

（1）将工作簿另存为SYLK格式。

如果Excel文件能够打开，那么将工作簿转换为SYLK格式可以筛选出文档的损坏部分，然后再保存数据。

首先，打开需要操作的工作簿。在【文件】菜单中，单击【另存为】命令。在“保存类型”列表框中，单击“SYLK”选项，然后单击【保存】按钮。关闭目前开启的文件后，打开刚才另存的SYLK版本即可。

（2）转换为较早的版本

如果由于启动故障而没有保存Excel工作簿，则最后保存的版本可能不会被损坏。当然，该版本不包括最后一次保存后对文档所做的更改。

在关闭打开的工作簿，当系统询问是否保存更改时，单击【否】按钮。在【文件】菜单中，单击【打开】命令，双击该工作簿文件即可。

（3）打开并修复工作簿

如果Excel文件根本不能够使用常规方法打开，那么可以尝试Excel 2003中的“打开并修复”功能，该功能可以检查并修复Excel工作簿中的错误。

在【文件】菜单中，单击【打开】命令。通过“查找范围”框，定位并打开包含受损文档的文件夹，选择要恢复的文件。单击【打开】按钮旁边的箭头，然后单击“打开并修复”选项即可。

（4）用Excel查看程序打开工作簿。

在上述方法仍不能解决问题的情况下，不妨考虑使用第三方软件开展恢复工作。

Excel查看程序是一个用于查看Excel工作簿的免费的实用程序，可从微软网站上得到，最新版本为Excel Viewer 2003。

双击下载文件Viewer.exe启动安装程序，然后按照说明完成安装。安装完毕，单击【开始】菜单中的“Microsoft Excel Viewer 2003”即可启动该软件，尝试打开损坏的工作簿。可以在该程序中打开损坏的工作簿，然后复制单元格，并将它们粘贴到Excel的一个新工作簿中。如果以后要删除Excel查看程序，可通过【控制面板】中的【添加/删除程序】进行删除。

希望以上方法能够恢复损坏的Excel文件。如果无法恢复损坏工作簿中的数据，那么就需要重新创建部分或整个文档了。

故障08

提示“内存不足，不能执行显示”

故障现象

在Excel中打开多个工作表时，系统提示内存不足，不能执行显示。

分析解决

这时首先关闭所有的应用程序，在桌面上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择【属性】选项，在打开的“显示属性”对话框中单击【设置】选项卡，将【颜色】下拉列表框设置为256色，即可解决问题。

故障09

在Excel中出现启动慢且自动打开多个文件

故障现象

在每次启动Excel的时候都很慢，而且进入Excel后自动打开多个文件。

分析解决

进入Excel中后，执行【工具】→【选项】命令，在打开的“选项”对话框中单击【常规】选项卡，删除“启动时打开此目录中的所有文件”文本框中的内容，单击【确定】按钮即可。

故障10

在Excel中出现“#Div/0！”错误信息

故障现象

在进入Excel后出现“#Div/0！”的错误提示。

分析解决

若输入的公式中的除数为0，或在公式中除数使用了空白单元格（当运算对象是空白单元格，Excel将此空值解释为零值），或包含零值单元格的单元格引用，就会出现错误信息“#Div/0！”。只要修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值即可解决问题。

故障11

在Excel中出现“#Value！”错误信息

故障现象

在Excel使用过程中出现“#Value！”错误提示。

分析解决

此情况可能由于以下四个方面的原因之一造成：一是参数使用不正确；二是运算符使用不正确；三是执行【自动更正】命令时不能更正错误；四是当在需要输入数字或逻辑值时输入了文本，由于Excel不能将文本转换为正确的数据类型，也会出现该提示。这时应确认公式或函数所需的运算符或参数是否正确，并且在公式引用的单元格中包含有效的数值。

故障12

在Excel中出现“#Name？”错误信息

故障现象

在处理Excel文件时出现“#Name？”的错误提示，请问如何解决？

分析解决

出现此情况一般是在公式中使用了Excel所不能识别的文本，比如使用了不存在的名称。

解决的方法是：执行【插入】→【名称】→【定义】命令，打开“定义名称”对话框。如果所需名称没有被列出，在“在当前工作簿中的名称”文本框中输入相应的名称，单击【添加】按钮将其添加，再单击【确定】按钮即可。

故障13

在Excel中出现“#Num！”错误信息

故障现象

Excel中出现了“#Num！”错误提示。

分析解决

当函数或公式中使用了不正确的数字时将出现错误信息“#Num！”。这时应确认函数中使用的参数类型的正确性，然后修改公式，使其结果在-10307到+10307范围内即可。

故障14

输入15位数字

故障现象

当输入的数字超过15位时，Excel会自动将其转换成科学计数法显示。

分析解决

解决此类故障，可以通过以下方法解决：

（1）鼠标右键单击单元格，选择弹出菜单中的【设置单元格格式】。

（2）在弹出的窗口中切换到【数字】选项卡，选择【分类】中的【自定义】，然后选择右边【类型】下的“0.00”即可。

故障15

计算结果出现错误信息“#、#、#”

故障现象

用Excel时，有时包含公式的单元格没有正确显示计算结果，而是显示了一个错误信息“#、#、#”。

分析解决

这应该是因为单元格输入的数据太长，或者单元格中公式运算得到的结果太长，超过了单元格的最大显示范围，可以通过调整列宽度来解决。

还有可能就是单元格格式不正确。Excel中，日期和时间必须为正值，如果在日期或时间的单元格内输入了负数，就会显示为“#、#、#”，在这种情况下应该将单元格格式设置为不是日期或时间的格式。

在使用Excel记录大量发票号码的时候会发现这些发票号码就有一个共性：它们总是以“No.”开头，后面单元格则不同。在这种情况下，应该如何操作才能不重复这些劳动，提高工作效率呢？

（1）用鼠标右键单击需要输入发票号码的单元格。

（2）选择弹出菜单中的【设置单元格格式】，然后在弹出的【单元格格式】窗口中切换到【数字】选项卡，然后选择【分类】下的【自定义】，在【类型】下面的选项框内点选【G/通用格式】，此时上面的文本框也会出现同样的文字：【G/通用格式】。

在前面加上“No.”使之变成“No.G/通用格式”，最后点击【确定】，下面的选项框内就会多出一项“No.G/通过用格式”。用这个新格式定义的单元格在输入发票号码时就不必再输入前面的文本字符串了。例如：发票号码为“No.100020001”，只需要输入后面的数字“100020001”，就行了，Excel会自动加上前面的“No.”。

故障16

一次性删除所有空行

故障现象

要处理的Excel表格里面包含有很多空行。在进行数据整理和统计的时候特别不方便，有没有方法能够把所有的空行一次性删除掉？

分析解决

可以利用【自动筛选】功能，把空行全部找到，然后一次性删除。具体的操作方法如下：

（1）在Excel表格中插入一个新的空行。

（2）按下Ctrl+A组合键，选择整个工作表，用鼠标执行【数据】→【筛选】→【自动筛选】命令。这时在每一列的顶部，都出现一个下拉菜单。在这些菜单中选择【空白】，一直筛选到页面内已看不到数据为止。

（3）确保所有数据都被选中后，执行【编辑】→【删除行】命令，然后按【确定】按钮，这时所有的空行都会被删除。

（4）执行【数据】→【筛选】→【自动筛选】命令，工作表中的数据就全恢复了。

插入一个空行是为了避免删除第一行数据。如果想只删除某一列中的空白单元格，而其他列的数据和空白单元格都不受影响，可以先复制此列，把它粘贴到空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制、粘贴到原工作表的相应位置上。

故障17

无法执行计算命令

故障现象

单元格里输入“=1+2”要求计算出结果，可是单元格里还是显示“=1+2”，好像不认识这是公式一样。

分析解决

如果单元格事先设置了数据格式是“文本”（包括先输入了一个英文单引号再输入公式），公式显示为文本，不执行计算命令。

如果在工作表中的单元格宽度，未曾设置调整而感觉比平时宽些，那可以执行【工具】→【选项】→【视图】命令，在“窗口选项”框中取消勾选的【公式】复选框。

另外，还要确定等号是否是在中文状态下输入的，中文状态下不可用，必须输入英文状态的等号。

故障18

数字自动缩小100倍

故障现象

打开或者新建任何Excel表格，在任何单元格中输入数字，当按下回车键确认后，数字自动缩小100倍。

分析解决

这类故障多是由软件设置不当造成的，在【工具】菜单中选择【选项】命令，单击【编辑】选项卡，取消勾选的“自动设置小数点”复选框。解决办法就是去掉这个钩，然后单击【确定】按钮。

故障19

Excel文件打开故障

故障现象

从【开始】菜单中打开Excel，再从Excel中打开文档正常。但如果直接双击文件，就会出现故障。

分析解决

引起这一类故障的原因大概有以下几个方面，可逐一排除：

（1）可能是由病毒引起的：用最新版本的杀毒软件查杀系统中的病毒。

（2）可能是由临时文件引起的：Excel非正常退出时，一些临时文件没有自动删除，会引起Excel文件打不开；重新启动一次电脑，查找系统临时文件夹（Temp），将其中的所有文件都删除，再进入XLS文件所在文件夹，将其中一些名称奇怪的文件（可能是隐藏的文件）删除，再打开XLS文件试试。

（3）文件关联出现了错误：右击任意一个XLS文档，在随后出现的快捷菜单中，选择【打开方式】，在“程序”框中，选定“Microsoft Office Excel”选项，同时勾选“始终使用选择的程序打开这种文件”复选框，【确定】返回。

故障20

启动Excel时提示“Excel.exe产生错误”

故障现象

在启动Excel时出现提示“Excel.exe产生了错误，会被Windows关闭。正在创建错误日志”。重装Office后还是出现这样的提示，但Word、Access等其他程序能正常运行。

分析解决

这类故障可以通过以下几种方法逐一进行排除。

先将该文件夹的内容全部删除试一下：

C：\Documents and settings\用户账号\application data\Microsoft\addins

还不行的话，再将该文件夹的内容全部删除试一下：

C：\Documents and settings\用户账号\application data\Microsoft\excel\xlstart

再不行时，删除以下注册表键值试一下：

HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\10.0\Excel by [admin] at 18：00：28 |comments [1] 105 views comments

删除以下目录下的所有文件：

Windows 2000、Windows XP系统

X：\Documents and settings\用户账号\application data\Microsoft\Microsoft\office

故障21

受损的Excel文件如何才能恢复

故障现象

有一个受到损坏的Excel文件无法打开。

分析解决

修复Excel数据可利用以下几种方法解决：

1．转换格式法

这种方法就是将受损的Excel工作簿重新保存，并将保存格式选为SYLK格式。一般情况下，如果可以打开受损Excel文件，只是不能对文件进行各种编辑和打印操作时，那么建议首先尝试这种方法，将受损的Excel工作簿转换为SYLK格式来保存，通过这种方法可筛选出文档中的损坏部分。

2．直接修复法

最新版本的Excel具有直接修复受损文件的功能，可以利用Excel新增的【打开并修复】命令，来直接检查并修复Excel文件中的错误，只要单击该命令，Excel就会打开一个修复对话框，单击该对话框中的修复按钮就可以了。这种方法常常适合用常规方法无法打开受损文件的情况。

3．偷梁换柱法

遇到无法打开受损Excel文件时，可以尝试使用Word程序来打开Excel文件，这种方法是利用Word直接读取Excel文件功能实现的，它通常适用于Excel文件头没有损坏的情况，下面是具体的操作步骤：

（1）运行Word程序，在出现的文件打开对话框中选择需要打开的Excel文件。

（2）要是首次运用Word程序打开Excel文件的话，可能会看到“Microsoft Word无法导入指定的格式。这项功能目前尚未安装，是否现在安装？”的提示信息，此时可插入Microsoft Office安装盘来完成该功能的安装任务。

（3）接着Word程序会出现提示，是选择整个工作簿还是某个工作表，这里可以根据要恢复的文件的类型来选择。

（4）一旦将受损文件打开后，可以先将文件中损坏的数据删除，再将鼠标移动到表格中，并在菜单栏中执行【表格】→【转换】→【表格转换成文字】命令。

（5）在随后出现的对话框中选择【制表符】为文字分隔符，将表格内容转为文本内容。

（6）在Word菜单栏中执行【文件】→【另存为】命令，将转换获得的文本内容保存为纯文本格式文件。

（7）运行Excel程序，执行【文件】→【打开】命令，在弹出的文件对话框中将文字类型选择为【文本文件】或【所有文件】，这样就能打开刚保存的文本文件了。

（8）随后会看到一个文本导入向导设置框，只要根据提示就能顺利打开该文件，这样就会发现该工作表内容与原工作表完全一样，不同的是表格中所有的公式都需重新设置，还有部分文字、数字格式丢失了。

4．自动修复法

倘若Excel程序运行出现故障而导致文件受损，就可以使用这种修复方法了。一旦在编辑文件的过程中，Excel程序停止响应，可以强制关闭程序；要是由于突然断电导致文件受损，那么可以重新启动计算机并运行Excel程序，这样Excel会自动弹出【文档恢复】窗口，并在该窗口中列出了程序发生意外原因时Excel已自动恢复的所有文件。可以用鼠标选择每个要保留的文件，并单击指定文件名旁的箭头，再按下面的步骤来操作文件：

（1）想要重新编辑受损的文件，可以直接单击【打开】按钮来编辑。

（2）想要将受损文件保存，可以单击【另存为】按钮，在出现的文件保存对话框中输入文件的具体名称；程序在缺省状态下，将文件保存在以前的文件夹中。

（3）想要查看文件受损修复信息，可以直接单击【显示修复】按钮。

（4）完成了对所有要保留的文件的相关操作后，就可以单击【文档恢复】任务窗格中的【关闭】按钮。Excel程序在缺省状态下是不会启用自动修复功能的，因此如果希望Excel在发生意外情况下能够自动恢复文件，还必须按照下面的步骤来打开自动恢复功能：

①在菜单栏中依次执行【工具】→【选项】命令，打开选项设置框。

②在该设置框中单击【保存】选项卡，取消勾选的“禁用自动恢复”复选框。

③勾选“保存自动恢复信息，每隔×分钟”复选框，并输入指定Excel程序保存自动恢复文件的频率。

④完成设置后，单击【确定】按钮退出设置对话框。

故障22

批量删除超链接

故障现象

Excel中某列单元格均含有超链接，用手工删除超链接的方法必须一个一个地进行，由于数量巨大，请问能否批量删除超链接？

分析解决

排除此故障有两种方法，下面为大家详细介绍这两种方法的使用

1．宏代码去除法

打开该Excel文件，切换到【工具】选项卡，点击【宏】→ 【录制宏】，出现【录制新宏】窗口，在“宏名”框内定义一个名称为：“Remove Hyperlinks”，点击【确定】退出。

再点击【宏】→ 【查看宏】，选择宏名下的“RemoveHyperlinks”并点击【编辑】，打开Microsoft Visual Basic编辑器，用如下内容替换右侧窗口中的所有代码，然后保存关闭VBA编辑器：

Sub Remove Hyperlinks（）

Remove all hyperlinks from the active sheet

Active Sheet.Hyperlinks.Delete

End Sub

再点击【宏】→【查看宏】，选择“宏名”下的“RemoveHyperlinks”并点击【执行】，即可去除该工作表的链接。

用以下代码也可以达到相同的目的：

Sub Zap Hyperlinks（）

Cells.Hyperlinks.Delete

End Sub

2．选择性粘贴法

右击含有超链接的列并选择【复制】，接着在该列（左）右边插入一空白列，然后右击该空白列，选择【选择性粘贴】。

在随后出现的“选择性粘贴”窗口中，点选【数值】选项（细心的人会发现，当选择【数值】等选项时，【粘贴链接】按钮就变成灰色不可用状态，自然也就不会进行超链接的粘贴），最后保留该列，再删除原先含有超链接的列即可。

故障23

Word文件转换为Excel文件

故障现象

在办公过程中需要将Word文件转换为Excel格式的文件。

分析解决

此情况可以先通过将Word表格转换为带分隔符的.txt文件，然后利用Excel打开该文件，并利用它的带分隔符文本文件转换功能再将其转换为表格，从而实现将Word表格转换为Excel表格的目的。不过该方法虽然具有一定的可行性，但其操作步骤显然过于麻烦了一些。其实还可以使用更简单的方法。具体步骤为：

（1）启动Word，并打开包含有需要转换表格的文档。

（2）将光标移至Word表格的任意单元格中，然后执行【表格】菜单的【选定表格】命令，选定整个表格。

（3）执行【编辑】菜单的【复制】命令，将Word表格拷贝到剪贴板中。

（4）启动Excel，然后打开需要转换的工作簿，并将光标移至所需的单元格中。

（5）执行【编辑】菜单中的【粘贴】命令，即可将剪贴板中的信息（即所需的表格内容）粘贴到Excel中。

除了将Word表格转换到Excel表格中之外，在日常的文字处理工作中还可能碰到将Excel表格转换为Word表格、将WPS 97表格转换为Excel表格、将Excel表格转换为WPS 97表格，以及将WPS97表格与Word表格之间相互进行转换等表格转换问题，它们的操作方法与上面基本类似。如果要将老版本WPS表格转换到Word中时，则首先必须保证该文件应以.WPS为后缀名，然后再利用Word打开该文件，这样Word的文档转换功能就会自动将老版本WPS中的表格转换为Word表格。

故障24

数字变成日期

故障现象

文本文件中写的是2-1，可是导入Excel后就变成了2005/2/1。

分析解决

这是由于命令使用不当造成的。数字前后需要用引号，或者前面加个单引号，或者在导入前对Excel的单元格格式进行设置即可，设置方法为：选中Excel的【单元格】→【设置单元格格式】→【数字】→【文本】→【确定】即可。

故障25

改变求和位置

故障现象

Excel自动求和默认位置一般都在一行或一列的尾部。如何设定自动求和结果在任意位置进行存放？

分析解决

Excel提供了自动相加功能，它可以自动将一行或一列的数据相加取和，计算出的值会放在这个区域下边或右边最接近用户选取的空单元格处。但有时需要把求和的值放在一行或一列数据的上方或左边，这时就需要用一种特殊的方法来实现。具体方法如下：

单击需要求和的一行或一列数据的上方或左边的空单元格，接着按组合键Shift+Ctrl，然后单击工具栏中自动求和按钮【∑】，最后选中需要求和的一组数据（按住鼠标左键拖动），按下回车键即可。

故障26

启动Excel出现错误

故障现象

双击Excel图标会出现非法操作的对话框，无法进入操作界面。

分析解决

这个问题一般与Excel 2000工具栏文件（*.xlb）损坏有关。找到Excel 2000工具栏文件（toolbar文件缺省位置在C：\Windows\application data\Microsoft\excel文件夹下，toolbar文件可能有两种文件名。如果电脑没有登录到网络或是其他登录模式，文件名就是Excel.xlb；如果是登录模式，则文件名为Username.xlb，Username是登录的用户名），把找到的文件改名为Excel.old或Username.old。重启Excel 2000，然后重新设置个性化工具栏即可。

故障27

如何打开损坏的Word文件

故障现象

一个Word文件，由于管理不善造成损坏并且无法打开。

分析解决

这是一个在Word使用中经常会碰到的故障，要解决这个问题也不是很难，这种故障只需要通过设置就可以解决，方法如下：

（1）在Word中，通过【文件】菜单选择【打开】菜单项，弹出“打开”对话框。

（2）在“打开”对话框中选择已经损坏的文件，从“文件类型”列表框中选择“从任意文件中恢复文本（*.*）”项，然后单击【打开】按钮。这样，就可以打开这个选定的被损坏文件。

提示：要使用此恢复功能，需要安装相应的Office组件。

技巧：打开损坏的Word文档还有另外一个方法，就是使用Word中的文字转换功能。单击【工具】菜单下的【选项】菜单项，在弹出的对话框中选择【常规】选项卡，选中【打开时确认转换】复选框，单击【确定】按钮完成设置。要注意的是，只有打开损坏的文档和Word不能直接打开的文件时，程序才会弹出转换对话框。

故障28

打开邮件发送过来的Word文件时死机

故障现象

使用 Office XP打开一个通过电子邮件发送过来的Word文档时，系统死机。试过很多次，每次都不能正常打开此文档。使用杀毒软件对文件进行病毒查杀，没有发现病毒。

分析解决

这个问题比较少见，可以先将故障文档做一个备份，然后逐一尝试以下几种方法（假定这个故障文件的路径和文件名是D：\guzhang.doc）：

（1）带参数启动Word并且打开故障文档。打开“运行”对话框，输入命令“WinWord /a D：\guzhang.doc.”通过使用这种方法启动Word，通用模板就不会被自动加载，有可能避免一些问题的产生。

（2）使用写字板打开故障文档并且另存。如果文档的故障是因为其中的宏所导致的，那么用写字板打开故障文档就有可能顺利地打开。如果使用写字板打开该文档后发现内容没有损失，也就是说文字和图片都保存完好，就可以执行【文件】菜单中的【另存为】菜单项，打开“另存为”对话框，在“保存类型”中选择“Rich Text Format（RTF），给文件另起一个文件名就可以了。

（3）使用从任意文件恢复文本的方法。方法在前面已经介绍过，此处不再重复。

故障29

打开Word无响应

故障现象

使用Word进行文本编辑，经常发生打开Word文档没有响应的现象。

分析解决

这种情况在使用Word作为文本编辑器时是经常发生的，尤其在使用Windows 9X的系统中。打开Word文档没有响应的常见原因以及处理方法如下：

1．没有足够的磁盘空间。因为Word每打开一个文档的同时都会在磁盘上生成一个名为“～$×× ××”的临时文件，此临时文件保存在与原文件相同的文件夹中。此时，如果原文件所在的磁盘已满，没有空间用于存放该临时文件，就有可能导致打开Word文档没有响应的故障。解决此故障的方法也很简单，就是把该文档所在磁盘分区的文件移一部分到其他分区，释放一部分磁盘空间就可以了。

2．Word文档的文件名过长。理论上，Word可以使用最长为255字符的文件名。但是实际上，如果文档的完整路径加上文件名的字符数超过233字符，Word就不能对该文档进行打开操作了。对于此类故障，只需缩短文件名，然后重新打开即可。

3．文档已经被损坏，这也是最为常见的一种可能。此时可以使用Word提供的文件恢复转换器来对损坏文档进行恢复。

文件恢复转换器的使用方法如下：

（1）在Word中选择【工具】菜单下的【选项】菜单项，打开“选项”对话框。

（2）在“选项”对话框中选择【常规】选项卡，勾选“打开时确认转换”复选框。

（3）单击【确定】按钮，完成设置。

（4）选择【文件】菜单中的【打开】菜单项，打开“打开”对话框。

（5）在“文件类型”下拉菜单中选择“从任意文件中恢复文本（*.*）”选项，然后选中受损文档打开。

故障30

打开文档时提示：该文件正在被另一用户使用，是否打开副本

故障现象

进行文本编辑，在编辑完存盘退出后，再次打开刚刚保存的文档时，Word提示：该文件正在被另一用户使用，是否打开副本。

分析解决

根据情况分析，该文件正在被Word程序使用。如果该文件没有被共享，也没有其他用户通过局域网访问此文件，说明上次编辑文档后，Word没有正常退出。查看系统中正在运行的进程，发现有多个Word.exe，将其全部中止后，能够正常打开Word文档。

出现这种情况，一般是Word程序遭到破坏了，最好查杀一下病毒，并重新安装Word。

故障31

杀毒后无法打开Word文件

故障现象

对系统进行杀毒，将Word文档中的宏病毒和蠕虫病毒杀掉。再次打开这些杀过毒的Word文档，发现不能正常打开了。Word在打开时提示“请选择装载此文件时要使用的编码”，并默认选中了“其他编码”中的“Unicode（utf-8）”。按默认打开方式打开后，出现的全是一些小方框和乱码。

分析解决

首先，对这些无法打开的文档进行备份。以避免在故障处理过程中对文档造成永久性的损坏。然后，可以尝试以下两种方法：

（1）单击Word的【文件】菜单的【打开】菜单项。在“打开”对话框的“文件类型”下拉列表中，选择“从任意文件中恢复文本（*.*）”选项，然后选择有问题的文档打开。这种方法有可能把故障文档中所有的文本恢复回来，但表格、插图等对象则不能被恢复。

（2）安装专用的Word文档恢复工具Office Recover Professional。此工具安装后，Word的【文件】菜单中会多出一个恢复文档的菜单命令。可以尝试用这个专用工具恢复故障文档。

故障32

Word反应慢

故障现象

打开一个比较大的Word文档时，程序的反应速度非常慢。

分析解决

经过检查，发现程序反应速度慢是由Word的“拼写检查语法”功能引起的。在打开文档时，“拼写语法检查”功能会自动从头到尾进行一次语法检查。如果文档很大，检查的时间就会很长，同时占用大量的系统资源，从而直接造成了程序“反应迟钝”。

可以通过以下步骤来关闭这项功能：

（1）选择【工具】菜单下的【选项】命令，打开“选项”对话框。

（2）单击【拼写和语法】选项卡，禁用“键入时检查拼写”、“键入时检查语法”和“随拼写检查语法”选项。

（3）单击【确定】按钮关闭对话框。

提示：关闭拼写检查功能以后，可以在需要时，选择【工具】菜单下的【拼写和语法】命令调用该功能进行检查。

故障33

文件太大，无法保存

故障现象

使用Word完成了一个文档的编辑工作，准备保存时，系统提示文件太大，无法正常保存。

分析解决

如果遇到这种情况，可以采用下面的方法来解决：

（1）最为可靠、也是比较麻烦的方法，就是将这个大文档拆分为几个单独的文件，分别进行保存。

（2）还可以把文档转换为主控文档，然后将其组成部分保存为单独的子文档。

故障34

键入时原文字消失

故障现象

通常编辑Word文档，当在一行中间输入新文字时会插入到原有文字当中，但有时却是在键入文字的时候，原文字将会消失。

分析解决

如果在键入的时候，原有的文字消失了，那么原因是改写模式被打开了。此时，请双击状态栏中的【改写】按钮以关闭改写模式。当状态栏中的【改写】按钮加黑显示时，表示处于改写模式；当显示为灰色时，表示处于插入模式。

故障35

删除Fox mail

故障现象

在Word中的【文件】→【发送】项中有个“Fox mail（以附件形式） ”项，是在以前安装Fox mail的时候添加上的，现在Fox mail已经删除了，但该项依然存在。

分析解决

为了使用方便，Fox mail安装后在Word中嵌入了这个功能。如果想删除它，可以在Office安装目录中的Startup目录下找到一个Fox mail.dot模板文件，该模板跟随Word而启动，然后实现Fox mail在Word中的嵌入功能，只要将它删除就可以去掉在Word中所添加的Fox mail选项了。其他一些嵌入到Word中的应用程序也是使用了添加模板文件这个方法来实现的。

故障36

消失的工具栏和菜单栏

故障现象

Word工具栏和菜单栏都不见了，知道可以利用视窗中的“工具栏”让工具栏显示出现，可是现在菜单栏也没有了，重装Office后问题依旧。

分析解决

是否显示菜单工具栏等是由模板来决定的，Word的模板保存在Word安装目录下的Templates目录，文件名叫“NoRMal.dot”，只要将该文件删除，然后重新启动Word，系统就会生成一个新的“NoRMal.dot”模板文件，这个模板文件就是默认的状态了，其中菜单和常用工具栏都有。

故障37

空格变成小圆点

故障现象

最近使用Word 2003出现一个问题，就是按空格键，屏幕上出现的并不是空格，而是一个小圆点；而打印预览时，空格还是空格，又不是小圆点了。将Office 2003卸载后重新安装，问题依旧。

分析解决

此类问题应该是由Word设置造成的。打开Word文档，依次选择【工具】→【选项】→【视图】菜单命令，在“格式标记”区域中取消勾选的“空格”复选框，单击【确定】按钮即可。

故障38

Word无法显示图片

故障现象

在一次使用Word的时候，在Word中插入的图片都显示不出来，只有一个黑色边框。

分析解决

应该是误勾选了“图片框”复选框所造成的。打开Word文档，依次选择【工具】→【选项】→【视图】菜单命令，在“显示”区域中取消勾选的“图片框”复选框，单击【确定】按钮即可。

故障39

粘贴Word里的图片时严重失真

故障现象

有时候把Word中插入的图片复制出来，选择【复制】命令，然后到图片编辑软件中粘贴，但得到的图片效果和Word中的图片完全是两个样，失真很厉害。

分析解决

遇到这种情况，可以将其保存为Web页来得到真实的图片效果。选择【文件】→【另存为Web页】命令，将文档保存为一个网页，然后用资源管理器找到网页保存的位置，会发现一个与Word文件同名的文件夹，其中包含了文档中具有的所有图片，且图片效果没有失真，将需要的图片复制出来即可。

另外，如果安装Office时也安装了“Microsoft Photo Editor”工具，可以在需要导出的图片上单击鼠标右键选择【编辑图片】，这时可调用Microsoft Photo Editor来打开该图片。在这里，不仅可以保存图片，还可以进行编辑修改等操作。

故障40

Word中插入的所有图片都变成了大红叉

故障现象

在使用Word编辑文档时插入了大量的图片，可是后来再次打开图片全变成了大红叉。

分析解决

类似问题经常发生在插入、粘贴图片、插入的批注上。Word会用红色叉号或圆、方块、三角形等图形来表示它无法显示的对象。

1．如果图片是通过链接方式插入的，请确认被链接的文件的名字，路径没有改变。

2．如果不是链接的图形文件，请验证硬盘上是否有足够的磁盘空间（至少20MB，因为在内存、硬盘空间或其他系统资源不足的情况下，Word可能无法正常显示插图，甚至可能丢失插图数据。确认各种资源充足后，将图片重新插入一次，或者双击图片打开图片编辑器，然后复制图片，将其重新粘贴进Word文档。

3．值得一提的是，Word的“快速保存”功能是一个消耗资源的大户。启用这个功能之后，每次保存Word文档，都只是在原有数据的基础上添加最近修改的记录。结果就是Word文档的体积随着保存次数的增加而越变越大。打开一个巨型文档，系统资源当然就所剩无几了。各种错误，故障接踵而至……关闭这个功能的方法是：

（1）点击【工具】→【选项】，然后选择【保存】选项卡。

（2）取消勾选的“允许快速保存”复选框，最后单击【确定】按钮。

提示：如果Word文档已经因为长期使用“快速保存”功能变成了一个巨型文档，可以将其打开，然后另存为一个新文件，新文件的体积会缩小到正常值。

故障41

复制文本的时候Word中出现了整个Word窗口的截图

故障现象

复制文本的时候Word中出现的不仅有已复制的内容，而且还包括了Word的整个窗口。

分析解决

在Word中，在没有选中任何对象的情况下，按下Ctrl+C组合键，就会拷贝Word整个程序界面到Windows 剪贴板。再按下Ctrl+V组合键，就将这个界面粘贴到Word文档中了。所以，这个故障是由复制文本时的误操作造成的，直接删除它就可以了。

故障42

找回丢失的内容

故障现象

在使用Word编辑文档时，如果突然遇到停电、死机，还没有来得及保存对Word文档的修改，就重新启动电脑和Word。这种情况发生后，怎样尽可能地找回未保存的修改呢？

分析解决

1．启用“自动恢复”功能

若在发生故障后需恢复文档，一定要在发生故障前打开Word 的自动恢复功能。

（1）单击菜单上的【工具】→【选项】命令，在弹出的“选项”对话框中选择【保存】选项卡。

（2）选勾“自动保存时间间隔”复选框，然后在其后的“分钟”框中设置自动保存的间隔时间。

一般情况下，Word已自动启用了自动恢复功能，但如果编辑的文稿很长，速度又很快，则可将10分钟调到5分钟左右，因为保存的时间间隔越短，出现故障后能恢复的内容就越多。

（3）最后建议选中“允许后台保存”，这样，Word在自动保存文档的同时，能够继续进行编辑工作。

2．自动恢复“自动保存”文档

在断电或类似事故发生之后，可以自动恢复“自动保存”的文档，步骤如下：

（1）重新启动Word，所有在发生故障时处于打开状态的文档都会自动显示出来。

（2）选择菜单中的【文件】→【另存为】选项，弹出“另存为”对话框。在“文件名”中键入原文档的文件名，点击【保存】按钮。

（3）如有提示信息出现，询问是否要替换原有文档，则单击【是】按钮，否则就单击【否】按钮，重新为文档重命名。

注意：在退出Word时，所有未保存的自动恢复文件都将被自动删除。

3．手动恢复文件

如果在重新启动Word后，未能显示出自动恢复的文件，则可尝试手动将其打开，步骤如下：

（1）单击菜单上的【文件】→【打开】选项。

（2）找到包含自动恢复的文件夹。默认情况下Word把自动恢复文件保存在“C：\Windows\application data/Microsoft\word”文件夹中。如果使用的是Windows 2000\2002，自动恢复文件将保存在“C：\Windows\Profiles\用户名\application data\Microsoft/word”文件夹中。在“文件类型”下拉菜单中，选择“所有文件”，就可以看见一些命名为“自动恢复，保存（原文件名）”，并以“.wbk”作为扩展名的文件。选定需要的自动恢复文件，单击【打开】按钮。

（3）确认这个文档是需要的自动恢复文档之后，单击【保存】按钮，系统会弹出“另存为”对话框，在“文件名”框中键入或选中已经存在的文件名，单击【保存】按钮。

（4）当有提示信息询问【是否覆盖原有文档】时，请单击【是】按钮。

最后强调一点：“自动保存”并不等同于正常的文档保存，在使用编辑完成文档后，千万不要忘记使用【保存】命令，对文档进行保存。

故障43

下划线的故障

故障现象

无法使下标的下划线与普通文字的下划线对齐。

分析解决

当给文字添加了下划线，然后对其中的部分文字应用下标格式时，会发现两种文字的下划线没有对齐。此时，可以在文本下方画一条直线来取代对文本应用下划线格式，方法是：在“绘图”工具栏上，单击【直线】，按住Shift键，便可画出一条水平直线。

故障44

启动与退出Word弹出错误提示

故障现象

每次启动Word时，都会弹出一警告框，标题为“Microsoft Visual Basic”，提示内容为“隐含模块中的编译错误：Autoexec”，确定后仍可进入，但退出时又会出现此对话框。

分析解决

此类故障多是加载项和共用模板出现问题。打开对话框，发现在【模板和加载项】栏中多出一项“Pdfmaker.dot”。此时才明白原来曾安装过“Adobe acrobat 5.0”，当时刚装上去就被卸载掉了，并没注意到问题存在，事实上Acrobat会在Word运行时自动加载一个模板文件。由于当时【删除】按钮是处于非激活状态，只好先取消勾选的“Pdfmaker.dot”复选框。确定后重新启动Word，问题依旧，看来取消复选框只能暂时卸载“Pdfmaker.dot”，而下次启动时还会自动加载。注意观察其完整路径，推算出这个模板文件在“C：\Program Files\Microsoft Office\Office\Startup”目录下，退出Word后找到这个文件并删除，问题即可解决。

其实如果要防止自动运行宏，而不想使用开关，还有一种治标不治本的办法，就是在启动Word时按下Shift键。如果是从Office快捷工具栏上启动Word，可先单击工具栏上的Word程序按钮，然后立即在Word启动时按下Shift键

故障45

选取部分内容时自动选取不需要的部分

故障现象

只希望选中某个单词其中的一部分字母，可当开始拖动单词时，Word总是自动选定整个单词和其后的空格。

分析解决

可以通过对工具的设置达到目的，可以指定是否自动选定整个单词。方法是：在【工具】菜单上，单击【选项】命令，然后单击【编辑】选项卡，取消勾选的“选定时自动选定整个单词”复选框，单击【确定】按钮

故障46

粘贴时自动添加空格

故障现象

当把剪贴板上的内容插入到文档中时，Word总是自动为其添加空格。

分析解决

这是Word提供的【智能剪贴】功能。除添加空格外，该功能还可以在删除文字时自动删除多余的空格。这对英文编辑来说确实十分方便，但对汉字来说稍有画蛇添足之嫌。当然可以禁用“智能剪贴”功能，方法是：在【工具】菜单上，单击【选项】命令，单击【编辑】选项卡，勾选“智能剪切和粘贴”复选框，单击【设置】按钮，清除【粘贴时调整段落间隔】复选框。

故障47

保存文件时出现重名

故障现象

在对文档进行保存操作的时候出现“重名”故障，无法保存文件。

分析解决

原因可能是Word正在执行自动后台保存。如果在【工具】菜单的【选项】命令的【保存】选项卡中，勾选“允许后台保存”复选框，并在Word执行自动后台保存时试图保存一个长文档，则Word会在两种保存操作中使用相同的文件名，从而出现“重名”错误。当Word进行自动后台保存时，状态栏上会出现一个脉动的磁盘图标。此时，请在Word完成自动后台保存后，再进行保存文档。

故障48

拖放操作失效

故障现象

拖放操作是Windows的一大特色。以前在Word中，可以通过拖动来移动或复制所选文本，但近日突然无法进行拖放操作。

分析解决

Word是支持拖放操作，之所以Word突然不能进行拖放操作，是因为关闭了其拖放编辑功能，只需要将其打开。方法是：在【工具】菜单上，单击【选项】命令，然后单击【编辑】选项卡，勾选“拖放式文字编辑”复选框。

故障49

在Word中自动进行填充格式

故障现象

在使用Word过程中插入了一些项目符号，可是每次回车后就要弹出多于的编号。

分析解决

这是因为在Word中起用了【项目符号和编号】，解决此问题只需要打开该对话框，将格式设置为“无”即可。单击【格式】→【项目符号和编号】，选择“无”。

如果想设置格式的话，可进入【编号】选项卡，选择任意一种样式，单击【自定义】按钮，在【自定义编号列表】窗口中“编号格式”栏内输入要填充的内容，在“编号样式”栏内选择“无”，依次单击【确定】退出后即可。

故障50

纸张大小、页面边距等的度量单位为不熟悉的磅或英寸，而不是厘米

故障现象

在使用Word进行编辑的时候想对页面进行设置，发现上面的单位都是磅或英寸等不熟悉的度量单位，如何能转换为厘米？

分析解决

此现象是由软件设置不当引起的，选择【工具】→【选项】选项，在打开的对话框中单击【常规】选项卡，在“度量单位”下拉列表框中将Word度量单位设置为厘米或毫米。

故障51

利用“格式”、“段落”命令设置行间距后对行间距无效

故障现象

在编辑Word文档时利用段落命令进行行间距的调整，发现使用该命令后没有变化。

分析解决

选择【文件】→【页面设置】选项，在打开的对话框中单击【字符数/行数】选项卡，勾选“使用默认字符数”复选框，单击【确定】按钮即可。

故障52

更改表格的排列方式

故障现象

在Word中使用多个表格处理文件时，各个表格一般都是上下排列，有没有办法成左右排列呢？

分析解决

在Word中插入一个表格，对此表格的边框线进行处理。选中表格中间某一列，单击【格式】→【边框和底纹】，打开“边框和底纹”对话框，设置整列的横线不显示，只显示此列的竖线，这样在预览中此表格将一分为二，显示为两个独立的表格并排。

故障53

安装Office 2000后电脑运行异常

故障现象

安装完Office 2000之后，运行程序或重启后，电脑运行速度很慢，等待一段时间后，速度恢复正常。

分析解决

出现这种问题多是因为安装的“Microsoft Office 文件检索”引起的，通过修改注册表可以解决此问题。

在动手解决问题之前请先退出所有程序，然后打开注册表编辑器，找到HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\9.0\find fast，在此目录下新建“双字节值”的Slowdown键，键值设置为十进制大于1000、小于10000的值，如2000等即可。

提示：如果没有足够的剩余硬盘空间，也很容易出现此问题。

故障54

安装Office 2003 SP1出现错误提示

故障现象

安装Office 2003 SP1之后，出现了“Installation Unsuccessful”或“The update cannot be applied”的错误提示。

分析解决

出现这个问题大多是因为注册表损坏。因此，只要修复注册表项即可。

（1）参考support.microsoft.com/kb/832672/得到Office 2003的产品代码Guide。

（2）执行【运行】命令，在对话框输入“Regedit”，打开注册表编辑器，找到HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\Delivery\Sourceengine\downloads，这里会有一个由数字及字母组成的子项，如90240409-6000-11D3-8CFE-0150048383-C9，展开该子项下的“Sources”子项。

（3）在下面会看到刚刚找到的Office 2003产品代码值子项。

（4）在其下新建【字串值】键，键名为“Path”，设置其键值为Office 2003程序原始安装源的完整路径，比如是用安装光盘，则直接输入光驱盘符即可。

（5）搜索其他Office 2003产品代码值子项，按第4步骤进行操作。

故障55

Office 2003的打印故障

故障现象

将Office 2003的文档打印至PS打印机时，具有透明区域的图形使用白色边框沿这些区域的边缘进行打印。

分析解决

这是因为打印时，Office 2003的Graphics Device Interface plus（GDI）将位图形式的透明呈现为4位模式，所以出现此问题。修改此问题同样需要修改注册表。

打开注册表编辑器，找到HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Gdiplus，新建“双字节值”，并命名为“PSTransparencyvalue”（不含引号）的键，修改其键值为“7f”。

故障56

Office运行慢，出现假死现象

故障现象

从网络中打开某文件时，Office程序可能会运行得很慢，甚至出现“假死”状态。

分析解决

一般这种情况是因为Office打开文件时，网络突然断开或文件被删除引起的。解决方法同样需要用到注册表。

执行【运行】命令，输入“Regedit”，打开注册表编辑器，找到HKEY_CURRENT_USER\SOFT WARE\Microsoft\Office\11.0common\Open find，新建一个“双字节值”键，键名为“Enableshelldatacaching”，键值为“1”即可。

故障57

打开文档出现～$NoRMal.dot提示

故障现象

文档保存并正常关闭后，再次打开该文档时，仍会自动出现～$NoRMal.dot这一提示。

分析解决

这多是由于在修改NoRMal.dot时，Word异常退出所致。解决方法非常简单，只要进入“C：\Documents and settings\用户账号\application data\Microsoft\templates”目录，删除“～$NoRMal.Dot”即可。

故障58出现“The windows installer service could not be accessed”等提示

故障现象

安装或修复 Office时出现“The windows installer service could not be accessed”（无法访问 Windows installer 服务）或“本程序已经更新，某个文件正在使用，请重新启动你的计算机再试！”错误信息。

分析解决

原因是Windows installer文件已损坏或丢失，可能会发生此问题。

（1）重新注册 Windows installer（适用于Windows 2000/XP），打开注册表，找到HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Msiserver分支，确定分支下的“Image Path”字符串数值包含Msiexec.exe文件的正确路径。

下面是正确路径的一个示例，其中Drive 是Windows 安装到的驱动器：

Drive：\Windows\system32\msiexec.exe /V（如果没有请建立此键值）

重新启动计算机，按F8键进入安全模式，点击【开始】→【运行】，输入“Msiexec /regserver”，然后单击【确定】按钮。

重启计算机后，如果问题仍未解决，请用方法2。

（2）重新安装 Windows installer，进入MS-dos（在Windows2000/XP中是命令提示符窗口），运行以下命令：

Windows XP下：attrib -r -s -h drive：\Windows\system32\dllcache

依次输入下面命令，输入一条按一下回车键：

ren msi.dll msi.old

ren msiexec.exe msiexec.old

ren msihnd.dll msihnd.old

最后在命令提示符处，键入Exit，然后按回车键，重新启动计算机，将 Windows installer文件更新为最新版本。

故障59

打不开的.xls文件

故障现象

安装Office后无法打开扩展名为.xls的文件。

分析解决

后缀为.xls的文件是用Excel制作的表格文件。安装Office后仍然无法打开，可能是因为没有完整安装Office中Excel程序引起的，重新运行Office安装程序：

（1）点击【添加或删除功能】按钮，然后在弹出的窗口中点击组件列表中的“Microsoft excel for windows”，选择“从本机运行”。

（2）点击【开始更新】按钮，完成后就可以打开.xls文件了。

故障60

自动输入货币符号

故障现象

无法在Excel中自动输入货币符号，用Excel制作表格，经常会涉及金额运算，需要在数字后面添加货币单位如RMB、$等。输入非常麻烦，但Excel中似乎没有自动输入的功能。

分析解决

Excel中可以通过设置单元格的格式，实现自动输入货币单位的功能。操作步骤如下：

（1）选定所有要自动设置单元格的格式，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择【设置单元格格式】。

（2）在弹出的“单元格格式”窗口中，选择“分类”中的“货币”，然后在右边的“货币符号”中选择需要的货币单位符号。选择好之后，单击【确定】按钮。这样，以后在这个单元格中输入数字时，就会自动添加选定的货币单位符号了。

故障61

PowerPoint中无法插入Flash动画和MP3音乐

故障现象

在使用PowerPoint制作课件的时候发现无法插入Flash动画和MP3文件。

分析解决

（1）首先应该确保已经安装了Flash和Flash player。然后启动PowerPoint，在幻灯片视图中打开要插入的Flash动画。单击菜单【插入】→【对象】，打开“插入对象”对话框。

（2）在“插入对象”对话框中，选择“由文件创建”。单击【浏览】按钮找到并打开要插入的Flash文件。最后返回“插入对象”窗口，单击【确定】按钮。

（3）在幻灯片视图上，右击Flash文件图标。在弹出的快捷菜单上，选择【动作设置】。弹出的“动作设置”窗口中，在【单击鼠标】选项卡中的“对象动作”选框中选“激活内容”，

这样设置后，在放映幻灯片时单击Flash文件图标，然后点击【确定】按钮即可播放Flash动画。

故障62

如何实现多幅图片同时动作

故障现象

常规的PowerPoint制作动画效果均受到顺序的限制，如何实现多幅图片同时动作？

分析解决

可按以下步骤操作解决此问题。

（1）把插入的多幅图片合理布局，在菜单栏中选择【编辑】→【全选】选项。

（2）点击绘图工具栏中的【绘图】按钮，选中【组合】，这样就将多幅图片组合成了一个对象。

（3）用鼠标右键单击任意一幅图，选择【自定义动画】，在弹出的对话框中设置感兴趣的动画效果即可。

故障63

无法创建多个幻灯片模板

故障现象

在制作幻灯片的时候只能创建一个模板，有没有办法创建多个模板呢？

分析解决

创建多个幻灯片模板可以通过一些设置进行，具体操作步骤如下：

（1）以一种想重复的样式创建一张单独的幻灯片。

（2）切换到【幻灯片浏览】视图，选择想用的幻灯片模板，复制这张幻灯片，然后编辑附件中的文字和图表。

（4）如果想把这些模板用到另一个演示文稿中，把两个文件都切换到“幻灯片浏览”视图，并排放置，然后把某模板幻灯片用鼠标拖拉到另一个窗口就可以了。

故障64

无法插入Mpeg视频文件

故障现象

使用PowerPoint制作幻灯片需要导入视频文件，但是在导入Mpeg格式的文件时却无法正常导入。

分析解决

此类故障多是由Mpeg驱动引发的故障。打开“系统配置实用程序”对话框（可以通过【开始】菜单中的【运行】选项运行Msconfig命令即可），此时可发现“Mpeg =”后面是空白，问题应该出自这里了，选中“Mpeg =”项，点击“系统配置实用程序”右下角的【编辑】按钮，输入正常计算机中的内容“Mpeg = MPEGVideo”，然后点击【确定】退出该配置程序，重新启动计算机，在Powerpoint2000重复Mpeg视频导入操作，故障排除。

故障65

不能导入RM格式的文件

故障现象

在制作产品演示的时候需要导入RM格式的影片，可是好像并不能直接导入。

分析解决

RM格式的视频文件，是不能通过插入方式直接插入到PowerPoint中的。虽然可用EO Video等第三方软件转换成AVI格式文件再插入，但速度慢且转换后的文件体积剧增。非常麻烦。不过可利用PowerPoint中的控件工具箱来插入RM格式文件，方法如下：

打开PowerPoint，点击【视图】→【工具栏】→【控件工具箱】→【其他控件】→【Real player G2 control】，当鼠标变成“+”字形时，用左键在工作区内拖出大小合适的区域（此区域就是Real player播放器的大小）。

然后右击鼠标，在弹出的快捷键中选择【属性】选项，弹出属性对话框。在属性对话框内的Source后填上要插入的RM格式文件名（必须带上后缀.rm，例如，12345.rm，否则不能显示），在Controls后填上Image window，control panel（Image window表示显示播放窗口，control panel表示显示控制按钮）。

最后把PowerPoint文件和插入的RM格式文件保存在同一目录下。利用这种方法插入的RM文件，在播放时可以方便地控制音量、暂停。当然，如果不想显示这些按钮，只需要在Controls后填上Image window，在Auto start后选择“True”即可。

故障66

PowerPoint文件的压缩问题

故障现象

做了一个产品演示的PowerPoint文档，其中引用了不少图片，完成之后的PowerPoint文档容量相当大，无法用U盘移动存储。

分析解决

PowerPoint中的图片体积过大是整个文档体积肥大的主要原因，PowerPoint 2002以上版本可以对图像进行压缩并删除不需要的数据。

方法是：右键单击图片，再单击快捷菜单上的【设置图片格式】。单击【图片】→【压缩】。在“选项”下，勾选“压缩图片”复选框和“删除图片的剪裁区域”复选框。如果系统给出提示，请单击“压缩图片”对话框中的【应用】，PowerPoint将自动压缩一张或多张图片。

如果使用PowerPoint 2002以前的版本，请单击要压缩的图片将它选中，在【编辑】菜单上选择【复制】，再在【编辑】菜单上单击【选择性粘贴】。对于大多数图像，例如照片或扫描图形，单击【JPG】。对于具有大面积单一色彩的图像或者包含重要文字或细致画面的图像，请单击【PNG】。最后删除初始的图像即可。

故障67

插入菜单没有插入Flash选项

故障现象

最近在PowerPoint中制作课件时，要在其中插入Flash动画，可插入菜单中并没有此选项，能不能像插入影片那样操作呢？

分析解决

在PowerPoint中是不能直接插入Flash动画的，可以用两种办法解决：“控件法”和外挂软件法。相对来讲，安装外挂软件会更简单，比如“Swiff point player”，安装它重启PowerPoint，然后单击【插入/Flash movie】，找到要插入的Flash动画文件后点击【Insert】按钮，即可将该动画放到PPT作品中。

故障68

上传的FrontPage无法显示图形

故障现象

用FrontPage做好主页后上传到网上，但是图形却有大部分打不开。

分析解决

原因在于“相对路径”和“绝对路径”的错误，就是说，比如HTML文件在根目录下，图片在C：\images下，在HTML文件里调用图片的语句应该写成 〈img src=“/article/UploadPic/20074/2007418114331675.gif”〉而不能写成〈img src=“c：//article/UploadP ic/20074/20074-18114331675.gif”〉，即要用相对路径，不能用绝对路径。

故障69

文字跟随表格的改变而改变

故障现象

使用FrontPage将在一个页面中编辑好的表格，连接到另一页面后，因为页面尺寸变化，表格大小也跟着变化，请问怎样使表格内的文字能够自适应表格的变化？

分析解决

在输入文字的时候不要硬回车，需要换行的时候，按住Shift键，再下回车键，就行了。去除图像不雅的外框，经常看见一些网页里的图像周围会有一个不雅的外框， 其实是由于为图像生成链接时，自动将其Solid border设为了2， 只要将其改为0就可以了。

故障70

去除动画文件的白色背景

故障现象

在预览作品时发现插入的动画文件（SWF）的背景是白色的，严重影响了整个作品的效果，请问如何将FrontPage中去除动画文件的白色背景？

分析

解决

此故障可以双击白色背景处，选择Object标记，改变宽度和高度为想要的大小，或如果有Scale显示比例选项的话，选择Show all即可去除白色背景。