日常接待人员的注意事项有哪些？

一、日常接待

日常接待一般有被动与主动两种情况，相应地，就有被动型和主动型两类日常接待。

(一)被动型日常接待

被动型的日常接待也可称诉询型的日常接待，这一般是指组织在事前无准备的情况下，对上门来联系各种事务的公众的接待。这类接待多围绕着诉求或询查事务来展开的，其最大特点是接待人员经常对所交谈的内容一时心中无数，暂时可能难以驾驭场面。因此，接待人员除了要在平时熟练地掌握交谈技巧和熟悉业务外，还必须尽快地了解将要所谈论的问题。一般说来，进行这类接待，接待人员(他们可能是公共关系专业人员，也可能是组织的一般职工或领导)要在公关意识的指导下注意如下几点。

1.要在符合礼貌原则的前提下，迅速问清和摸透上门访客的来意。这类接待具有被动性，要化被动为主动，关键就在于弄清楚访客的来意，然后才能有的放矢。但是，在询问访客的来意时，要讲究礼貌，不必第一句就劈头要求对方讲出来意，而可以通过寒暄客套等创造了应有的气氛后，再自然地进入话题。

2.要争取给公众以诚恳满意的答复。当所谈的问题明了后，接待人员应对来客的要求给以诚恳满意的答复。如一时不能给予明确答复的，要诚恳说明困难，并给予“容后再谈”的机会。总之，要尽量让对方获得较为满意的信息，避免给人“白跑一趟”的那种失落和懊丧。

3.要关心对方的去从。当接待结束后，接待人员应对对方的下一步去从适当地表示关切。从我国目前的日常接待工作来看，这一点是最易为大家所疏忽的，但它却往往有其特殊作用。尤其是在对方对下一步去从犹豫不决时，你对此表示关切，并在力所能及的范围内，予以一定的帮助，常常能给人留下十分深刻的印象，彼此间距离也可以一下子缩小，感情也就容易建立了。

(二)主动型日常接待

主动型的日常接待亦可称邀请型的日常接待，它是指组织出于自身需要，对于主动邀请上门的公众访客的接待，如对应邀来组织参观者的接待。在这种类型的接待中，由于组织担当了组织者的角色，因此它必须把满足对方需要的与事务有关的一切义务承担下来。其中包括:第一，通过交谈进一步了解对方的各种实际需要;第二，接待人员把自身组织的情况和个人背景向客人作简洁的口头介绍，以便他们进一步了解组织和熟悉接待人员;第三，接待人员将能够达到的满足对方需要的程度和范围以及条件阐述清楚，以便让客人尽快作出选择;第四，对客人所有的疑问接待人员都有义务也必须解释清楚。

总之，口语传播在日常接待工作中，既要使组织与公众相互交流信息，也要使两者之间建立起一定的感情，以利于今后的联系。