页面格式化

2.4.3　页面格式化

一篇文档，不管是作为书籍的一部分还是作为论文，都必须事先进行页面格式化。页面格式化的内容包括：页面设置、设置页眉和页脚、插入页码和行号、使用分隔符、分栏排版等。通常，Word 2007在新建文档时对纸张大小、方向、页码等参数采用默认的设置，用户可根据具体需要随时修改这些页面格式参数。

1．页面设置

单击“页面布局”功能区中“页面设置”组右下角的“页面设置”按钮，弹出“页面设置”对话框，如图2-27所示。该对话框中共有4个选项卡，其中“页边距”与“纸张”选项卡用来设置文档的页边距和所用纸张的大小。下面分别介绍它们的设置方法。

(1)“页边距”选项组用来设置文档上、下、左、右、装订线与页面边框的距离。

(2)“方向”选项组用于设置纸张的放置方向。单击“纵向”图标，表示纸张竖置；单击“横向”图标，表示纸张横置。文档默认为“纵向”。

(3)在“页码范围”选项组中，打开“多页”下拉列表框，该下拉列表框中有5个选项：“普通”、“对称页边距”、“拼页”、“书籍折页”、“反向书籍折页”。对于一般的打印情况，可以选择“普通”选项。

(4)在“预览”选项组的“应用于”下拉列表框中，还可以在预览框中看到页面设置后的效果。

(5)打开“页面设置”对话框的“纸张”选项卡，如图2-28所示。

(6)单击“纸张大小”下拉列表框，该下拉列表框中已经定义了许多标准的纸型，用户可以根据需要选择其中的一种，默认的纸张大小是A4。

(7)单击“确定”按钮完成页面设置。

图2-27　“页面设置”对话框

图2-28　“纸张”选项卡

2．设置页眉和页脚

页眉与页脚分别位于页面的顶部与底部，分别是每个页面的顶部、底部和两侧页边距中的区域。在页眉与页脚中，主要可以设置文档页码、日期、公司名称、作者姓名、公司徽标等内容。在一篇文档中可以自始至终使用相同的页眉和页脚，也可以使用不同的页眉和页脚。

在功能区选择“插入”选项卡，在“页眉和页脚”组中单击“页眉”按钮，弹出如图2-29所示的下拉菜单，用户在Word提供的“空白”、“空白(三栏)”、“边线型”、“传统型”等24种样式中根据自己的需要选择一种页眉即可。插入页脚的操作与插入页眉的类似。

用户还可根据需要自定义页眉与页脚，即更改页眉与页脚的样式、更改显示内容及删除页眉与页脚等操作。例如，插入日期和时间，单击“插入”功能区中“文本”组内的“日期和时间”命令，弹出“日期和时间”对话框，在“可用格式”列表框中选择一种样式即可，如图2-30所示。

图2-29　添加页眉

图2-30　插入“日期和时间”

3．插入页码

页码用来表明某页位于文档中的相对位置，通常出现在页面的页眉或页脚区。在Word 2007中可以很方便地在文档页面中插入页码，并可以对它进行修改、修饰、删除或者其他特定操作。

插入页码的操作步骤为：选择“插入”功能区中“页眉和页脚”组内的“页码”下拉按钮，弹出“页码”下拉菜单(见图2-31)→单击“设置页码格式”命令，弹出“页码格式”对话框(见图2-32)→在“页码格式”对话框中进行设置→单击“确定”按钮，返回“页码”下拉菜单即可完成添加页码操作。

图2-31　“页码”下拉菜单

图2-32　“页码格式”对话框

4．分栏设置

分栏排版是报纸、杂志中常用的排版格式。在“普通”视图方式下，只能显示单栏文本，如果要查看多栏文本，只能在“页面”视图或“打印预览”方式下进行操作。

设置分栏前先要把插入点光标放在要进行分栏的段落中，或者选定要进行分栏的文本，如果是文档最后一个段落，注意不要选中段落标记，然后按下面方法进行分栏操作。

选择“页面布局”功能区中“页面设置”组内的“分栏”命令，弹出“分栏”对话框(见图2-33)→选择分栏数→在“宽度”与“间距”中分别设置适当数值→如栏与栏之间需要分隔线，选中“分隔线”复选框→单击“确定”按钮即可。

图2-33　“分栏”对话框

5．分隔符的使用

分隔符必须在普通视图下才能显示。分隔符包括分节符、分页符、分栏符和换行符等四种。

1)分节符

“节”即文档中的一部分内容，默认情况下一个文档即一节。可向文档插入分节符进行分节。分节的好处是可在不同的节中使用不同的页面格式进行设置。每个分节符包含了该节的格式信息，如页边距、页眉页脚、分栏、对齐、脚注尾注等。插入分节符时，先将插入点光标定位于下一节的开始位置，单击“页面布局”功能区中“页面设置”组内的“分隔符”按钮，在弹出的下拉菜单中选择一种类型的分节符，如图2-34所示，“分节符类型”选项卡中的选项说明如表2-7所示。

图2-34　“分节浮”选项卡

表2-7　“分节符类型”选项卡中的选项说明

如果要改变分节符的类型，可以有以下两种方法。

方法1：删除原分节符。

方法2：首先把插入点光标置于要修改的分节符前面的节中，然后打开如图2-35所示的“页面设置”对话框的“版式”选项卡，在“节的起始位置”下拉框中的“接续本页”、“新建栏”、“新建页”、“奇数页”、“偶数页”5个选项中选择一项来修改节的类型。各分节符类型的含义如表2-8所示。

图2-35　“页面设置”对话框

表2-8　“分节符类型”的含义说明

如果要删除分节符，可以单击“普通”视图按钮，切换到普通视图，或者在“开始”选项卡“段落”组中单击“显示/隐藏编辑标记”按钮，此时可以显示分节符的标记。

选中分节符后，按“Delete”键就可以删除指定分节符了。如果无法选中分节符，则可以把插入点光标定位在分节符前面，然后按“Delete”键，同样可以像删除普通字符一样把分节符删掉。

在删除分节符的同时，也将删除该分节符前面文本的分节格式。该文本将变成下一节的一部分，并采用下一节的格式。所以无论是更改或者是删除分节符，都应该以从后往前的顺序进行。

2)分页符

用分页符可将当前页的内容分为两页或多页。移动插入点光标至将作为下一页文本的第一个字符处，选中“分页符”，单击“确定”按钮，插入点光标后面的内容便被移至下一页。其使用方法主要有以下三种。

方法1：按“Ctrl+Enter”组合键。

方法2：在“页面布局”选项卡“页面设置”组中单击“分隔符”按钮 ，在弹出的下拉菜单中选择“分页符”。

方法3：在“插入”选项卡“页”组中单击“分页”按钮。

还可利用“段落”对话框中的“换行和分页”选项卡控制段落对分页的影响，如图2-36所示。

图2-36　“换行和分页”选项卡

(1)孤行控制：如果某段落的第一行留在了上一页，或其最后一行进入了下一页，这样的行即所谓的孤行。为防止出现孤行，选中“孤行控制”复选框，此后，在可能发生孤行的情况下，Word自动调整分页，将整个段落推至下一页。

(2)与下段同页：有些情况下，要求当前段落与下一段落共处于同一页中，如文章每小节的标题通常应与其下面的段落共处于一页之中，为了使一个表完整地出现在一页之中，也需使该表中每一行(被视为一个独立的段落)共处于同一页之中。为使当前段落与下一段落共处于同一页中，选中“与下段同页”复选框。

(3)段中不分页：为使一个段落的所有行共处于同一页中，选中“段中不分页”复选框。

(4)段前分页：有些情况下，要求将当前段落打印在页的开头，如章标题通常应在新页的顶端打印。为将当前段落打印在页的开头，选中“段前分页”复选框。

3)换行符

在输入文字时，当到了一行的末尾，不需要按回车键，系统会自动换行。当开始一个新段落时需按回车键，这时系统用“”作为段落标记符。有时只需换行而不需开始新的段落，可使用软回车，即按“Shift+Enter”组合键，这时系统用“”作为换行标记符。

4)分栏符

分栏符可以将文档从插入分栏符的位置另起一栏。分栏符必须在分栏排版后才能产生作用。