【摘要】：数据清单可以像数据库一样使用，其中行表示记录，列表示字段。记录单是数据清单的一种管理工具，使用它可以在数据清单中一次输入、显示、修改、删除和移动记录，还可以进行数据的查找。具体操作方法为：选择“数据”菜单中的“记录单”命令，弹出如图3-68所示的“Sheet1”对话框→对数据清单中的记录进行修改、添加或删除后关闭该对话框即可。
3.6.1 创建数据清单
在对数据进行分析和管理前，必须将数据存放在数据清单中，这样才能应用该清单进行相应的操作。因此，创建数据清单是一切工作的前提。数据清单是包含相关数据的一系列数据行，其实也是一张工作表，如发货单数据库、学生成绩表或联系电话等。数据清单可以像数据库一样使用，其中行表示记录，列表示字段。数据清单的第一行中含有列的标记——每一列中内容的名称，表明该列中数据的实际意义，如图3-67学生成绩表中的“语文”表明该列中的数据为“语文”课程的成绩。记录单是数据清单的一种管理工具，使用它可以在数据清单中一次输入、显示、修改、删除和移动记录，还可以进行数据的查找。
创建数据清单时应同时满足以下条件。
(1)清单上方有字段名，通常占1～2行。
(2)列相当于关系数据库的字段，每列应包含同一类型(如字符型、数值型等)的数据。
(3)清单区域内不能有空行或空列。
(4)每行数据相当于一个记录。
(5)如果列表有标题行，则与其他行(例如字段名行)应至少隔开一空行。
凡是符合上述条件的工作表，Excel就把它识别为数据清单，并支持对它进行编辑、排序、筛选等基本的数据管理操作。
数据清单可以通过在某个工作表的基础上修改获得，也可以创建一个新的数据清单，图3-67所示就是一个数据清单。
如果要修改数据清单中的记录，则可以直接在表格中修改，也可以在“记录单”对话框中修改。具体操作方法为：选择“数据”菜单中的“记录单”命令，弹出如图3-68所示的“Sheet1”对话框→对数据清单中的记录进行修改、添加或删除后关闭该对话框即可。
图3-67 学生成绩表
图3-68 “Sheet1”对话框
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