代码的功能

5.2　代码的功能

代码是一个或者一组有序符号排列、便于人或计算机识别和处理的符号。在管理信息系统中，代码是数据元的一种标准表示形式，是一种人机信息语言的表达形式。

代码作为人机交互的重要基础，具有以下功能:

1.标识惟一性

当用代码(数字或字母等符号)表示某一事物或概念时，代码本身代替了某事物或概念的具体名称，为事物提供了一个概要而不含糊的认定。例如，身份证号、学生的学号和职工的职工号等。

代码和具体的人形成了一一对应的关系。代码在标识事物或概念这一方面具有独特的优点，即惟一、准确和简单。这是因为用文字或自然语言标识和描述事物或概念时，有时候会产生混淆、误解和多义性。如果采用姓名来表示具体的人，就会由于重名的存在而失去一一对应的关系，必须附加其他的说明或描述才能区别他们，如男女、胖瘦、高矮等。但是作为学号代码，是学校统一编制的，学号和人形成了一一对应关系，因此既简单又准确，惟一标识了编码对象。

代码便于数据的存储和检索，缩短了事物的名称，无论是记录、记忆还是存储，都可以节省时间和空间。

2.分类功能

当编码对象是按照其属性或特征进行分类并分别赋予代码时，代码可反映原编码对象属性的类别。例如，铁路系统对旅客列车的编码，“Yxxx”表示旅游车，用奇数和偶数来表示列车行驶的方向，其中偶数可表示行驶方向是向北京开的列车。

3.排序功能

当编码对象是按发现(产生)的时间、所占的空间或其他方面的顺序关系进行分类并赋予代码时，代码可反映编码对象的排列顺序关系。例如，房间号、门牌号都反映了编码对象在位置上的相对顺序关系。又如职工注册号作为职工姓名的代码，可以给出职工入厂先后的次序。

4.特定含义

由于某些客观需要，在设计代码时，采用一些专用字符并作出一些特殊规定，此时，代码具有一定的特殊含义。

5.可提高处理的效率和精度

如果通过代码对事物进行排序、累计或按某种确定的算法进行统计分析，就可以十分迅速地达到目的。

6.提高数据一致性

对同一事物，即使在不同的场合有不同的叫法，都可以通过编码统一起来，提高了系统的整体性，减少了因数据不一致而造成的错误。

7.人机交互语言

在信息系统中，代码已经成为鉴别某些信息的主要依据和手段。因此，在信息系统建立时，必须首先建立相应的代码体系，使系统中的事物或概念代码化、各项数据体系化。

所谓数据体系化是按信息所表示的数据特征或属性以及用途等进行分类、排序，并选用合适的代码结构予以代码化，从而形成有条不紊的管理数据，以提高数据的使用效率。

代码为数据体系化提供了一种简短方便的符号结构，为数据记录、存取、检索提供了方便，并且还可以提高该数据处理和传输的效率和准确性。很明显，用自然语言对事物或概念命名和描述远比采用代码繁琐，而且不如代码确切。特别是对需要处理和传输大量数据的信息系统，用自然语言描述与命名也是十分不经济的。无论从机器的存储空间还是数据的处理和传输时间，都将造成极大的浪费，而且由于描述不准确还会造成混乱。因此，惟有内容和格式简单、降级的代码才能大大提高数据处理、传输的效率和准确性。由此可见，代码在当前信息系统中起着极为重要的作用。

现代化企业的编码系统已由简单的结构发展成为十分复杂的系统。我国十分重视制定统一编码标准的问题，并已公布了《GB 2260-80:中华人民共和国行政区划代码》、《GB 1988-80:信息处理交换的七位编码字符集》等一系列国家标准编码，在系统设计时，要认真查阅国家和部门已颁布的各类标准。