建设工程信息管理

10.2　建设工程信息管理

10.2.1　建设工程项目信息的表现形式

1）书面文字图形信息

书面文字图形信息包括地质勘察报告、土地测绘图、设计施工图纸及说明书和计算书、标准图集、所有的合同、施工验收规范、施工组织设计、监理通知单、联系单、原始记录、统计图表、报表、信函等。

2）语言信息

语言信息包括口头通知、汇报、平行和巡视检查、会议等。

3）声音和图像信息

声音和图像信息包括通过网络、电话、电报、传真、电视录像、录音、照片等手段搜集、处理的信息。

10.2.2　建设工程项目信息的分类

1）按照建设工程的监理工作内容划分

（1）投资控制信息。

投资控制信息包括：合同价格的构成；清单报价书；变更的内容及计算方法；已完工程量及工程进度款付款报表；工程量变化表；人工及材料调查表；贷款利息变动；招标投标文件；竣工决算；工程索赔等。

（2）进度控制信息。

进度控制信息包括：施工总进度计划；月进度计划；目标分解计划；计划进度与实际进度的偏差；网络计划的调整及优化；进度控制的方法和手段及风险分析等。

（3）质量控制信息。

质量控制信息包括：施工组织设计的审批；组织机构人员配备情况；施工人员的素质；施工机械的配备情况；施工材料的进场报验及复检；国家颁布的有关的质量标准及法规；合同约定的质量标准；质量控制的方法；抽样检查记录；检验批次及分项和分部检查记录；质量事故记录和处理报告等。

（4）安全管理信息。

安全管理信息包括：施工操作人员的岗前培训情况；安全控制措施；安全操作方案及实施情况等。

（5）合同管理信息。

合同管理信息包括：施工过程中所签订的所有合同；招投标文件等。

2）按照建设工程信息的来源划分

（1）内部信息。

内部信息主要来自于建设工程参建各方。

（2）外部信息。

来自于建设工程项目外部环境的信息称为外部信息。如市场的变化、材料价格调整、国家政策和法规的约束，物价指数及贷款利息的变化，新工艺、新材料、新技术的应用情况。

3）按照工程建设不同阶段划分

（1）工程建设前期的信息。

包括可行性研究报告的信息，设计文件的信息，勘察和测绘的信息等。

（2）工程实施阶段的信息。

工程实施阶段参与的单位较多，施工情况复杂，来自各方面的信息都有，而且信息量大。建设单位作为工程项目建设的负责人，经常要提一些自己的意见和看法，并对合同约定单位提一些要求；承包商作为施工的主体也必须与其他参建各方联系，接收、发放各种文件，还有来自设计单位的设计变更或通知等。

（3）工程竣工阶段的信息。

工程竣工验收阶段需要整理大量的竣工验收资料，填写许多与验收有关的表格，这里包含了许多信息，工程是否按合同约定完成所有内容，使用功能是否完备，施工质量是否达到了验收规范的要求，这些结论都需从平时收集的信息中分析整理以后得出。

4）按其他标准划分

①按照信息范围不同，把建设监理信息分为精细的信息和摘要的信息两类。

②按照信息时间不同，把建设监理信息分为历史性信息、即时信息和预测性信息三类。

③按照监理阶段不同，把建设监理信息分为计划信息、作业信息、核算信息、报告信息。

④按照对信息的期待性不同，把建设监理信息分为预知信息和突发信息两类。

⑤按照信息的稳定程度不同，把建设监理信息分为固定信息和流动信息等。

10.2.3　建设工程监理信息的特点

1）真实性

事实是信息的基本特点，找到事物真实的一面，就可以为决策和管理服务。

2）时效性

在工程建设监理中，大量发生的是在工程建设中的实时数据，工程建设又具有投资大、工期长、项目分散、管理部门多、参与建设单位多的特点，如果不能及时得到工程中发生的数据，不能及时把不同的数据传递到需要相关数据的单位、部门，会影响各部门工作，影响监理工程师作出正确的判断，因而影响监理项目的工程质量。

3）层次性

建设工程监理的不同层次、不同部门、不同阶段虽然都需要信息，但侧重点不同。在工程前期，较多地需要外界的信息，例如资金市场、期货市场、劳务市场、科技市场的信息。一旦工程开工，则需要收集工程中发生的工程质量、工程进度、合同执行情况的信息。工程后期则要收集工程中实际执行情况的信息，及关于竣工验收和保修所需的信息。不同的业务部门收集信息侧重点也不同。例如：经管部门需要知道工程的大致进度，但他们更关心的是工程中实际发生的资金使用情况及其与计划价格之间的差异；对监理高层管理者来说，不一定需要工程细部发生的资金使用情况，而更多的是关心分项、分部工程使用资金的总体情况；对具体的监理业务部门来讲，则需要详细的、系统的、全面的本部门所需数据，以及其他部门信息。因此，监理信息管理部门就应该满足这些不同阶段、不同层次、不同部门的信息需要，提供不同类型、不同精度、不同来源的信息。

4）系统性

信息可以来自很多方面，只有全面地掌握各方面的数据后才能得到信息。信息是系统中的组成部分，必须用系统的观点来对待各种信息，才能避免工作的片面性。监理工作中要求全面掌握投资、进度、质量、合同、安全等各个方面的信息。

10.2.4　建设工程监理信息的收集

收集信息是进行信息处理的基础，收集信息是为了更好地运用信息。信息收集应遵循以下原则。

1）工作主动性原则

监理工程师要想做到主动控制，就必须积极主动地收集信息，善于发现和捕捉各类信息，这样才能及时、准确地收集到有价值的信息，信息才具有时效性。

2）可预见性原则

监理工程师通过对已收集到的信息进行分析，可以预测未来的情况。例如通过已收集到的质量信息来预测以后的质量情况，就可以做到事前控制。

3）真实有效性原则

只有收集到真实反映工程情况的信息，监理工程师才能做出正确的判断，选择合理有效的预控方案。

10.2.5　信息管理的基本任务

因为监理工程师在监理过程中承担着信息管理的工作，平时就应做好各种信息的收集和整理。信息管理的任务主要包括以下几个方面。

①了解和掌握信息来源，对信息进行分类。

②收集来自于项目内部和外部的各种信息，将其汇总整理，按照目标控制的要求，及时修改监理规划，并确保信息畅通。

③按照目标分解的原则，建立子目标信息流程，确保该系统正常运行。

④按照《建设工程监理规范》（GB 50319—2012）要求的格式汇总监理资料。

信息管理会影响监理组织内部和整个项目管理系统的工作效率，是各个部门沟通的桥梁。

10.2.6　建设工程文件和监理档案资料管理

建设工程文件包括前期文件（立项、审批、勘察、设计、招投标等文件）、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收等文件。

建设工程档案资料是项目准备和实施阶段形成的，具有保存价值的各种形式的记录。其中监理资料是按照《建设工程监理规范》（GB 50319—2012）中第7章“施工阶段监理资料的管理”和第8章中“设备采购监理与设备监造的监理资料”的要求进行整理归档。

（1）监理文件资料应包括以下主要内容：

①勘察设计文件、建设工程监理合同及其他合同文件；

②监理规划、监理实施细则；

③设计交底和图纸会审会议纪要；

④施工组织设计、（专项）施工方案、施工进度计划报审文件资料；

⑤分包单位资格报审文件资料；

⑥施工控制测量成果报验文件资料；

⑦总监理工程师任命书，工程开工令、暂停令、复工令，开工/复工报审文件资料；

⑧工程材料、构配件、设备报验文件资料；

⑨见证取样和平行检验文件资料；

⑩工程质量检查报验资料及工程有关验收资料；

工程变更、费用索赔及工程延期文件资料；

工程计量、工程款支付文件资料；

监理通知、工作联系单与监理报告；

第一次工地会议、监理例会、专题会议等会议纪要；

监理月报、监理日志、旁站记录；

工程质量/生产安全事故处理文件资料；

工程质量评估报告及竣工验收监理文件资料；

监理工作总结。

（2）监理日志应包括以下主要内容：

①天气和施工环境情况；

②当日施工进展情况；

③当日监理工作情况（包括旁站、巡视、见证取样、平行检验等情况）；

④当日存在的问题及协调解决情况；

⑤其他有关事项。

（3）监理月报应包括以下主要内容：

①本月工程实施情况；

②本月监理工作情况；

③本月施工中存在的问题及处理情况；

④下月监理工作重点。

（4）监理工作总结应包括以下主要内容：

①工程概况；

②项目监理机构；

③建设工程监理合同履行情况；

④监理工作成效；

⑤监理工作中发现的问题及其处理情况；

⑥说明和建议。

（5）设备采购文件资料内容：

①建设工程监理合同及设备采购合同；

②设备采购招投标文件；

③工程设计文件和图纸；

④市场调查、考察报告；

⑤设备采购方案；

⑥设备采购工作总结。

（6）设备监造文件资料内容：

①建设工程监理合同及设备采购合同；

②设备监造工作计划；

③设备制造工艺方案报审资料；

④设备制造的检验计划和检验要求；

⑤分包单位资格报审资料；

⑥原材料、零配件的检验报告；

⑦工程暂停令、开工/复工报审资料；

⑧检验记录及试验报告；

⑨变更资料；

⑩会议纪要；

来往函件；

监理通知与工作联系单；

监理日志；

监理月报；

质量事故处理文件；

索赔文件；

设备验收文件；

设备交接文件；

支付证书和设备制造结算审核文件；

设备监造工作总结。

1）监理文件资料归档

项目监理机构应及时整理、分类汇总监理文件资料，按规定组卷，形成监理档案。工程监理单位应根据工程特点和有关规定，保存监理档案，并向有关单位、部门移交需要存档的监理文件资料。

监理文件档案资料管理的主要内容是：监理文件档案资料的收/发文及登记；监理文件档案资料的传阅；监理文件档案资料的分类存放；监理文件档案资料归档/借阅/更改/作废。

①应设专人负责监理资料的收集整理和归档工作，所有收文/发文必须进行登记，标明文件名称，文件主要内容，文件的收/发单位，文件编号和收/发文日期。

②监理文件档案资料的传阅须经总监理工程师同意，如需传阅应注明传阅人员范围及名单。传阅人员阅后应在文件上签名，并注明日期，传阅期限不应超过该文件的处理期限。传阅完毕后，文件原件应交还信息管理人员归档。

③所有发文必须有总监理工程师或监理工程师签名，加盖项目机构图章，进行分类编码。

④监理资料必须采用科学的方法进行分类存放，便于今后查阅和求证。

⑤所有文件资料需登记造册，收文/发文需登记，借阅要严格履行借阅程序，不得随意更改和损坏。

项目监理机构存放的监理文件和档案原则上不得外借，如确有需要应经过总监理工程师同意，并办理借阅手续。

监理文件档案的更改应由原制订部门相应责任人执行，涉及审批程序的，由原审批责任人执行。作废文件信息管理部门可以保存文件的样本以备查阅。

2）监理文件档案资料的存放

按照《建设工程文件归档整理规范》，监理文件有10大类27小点，要求在不同的单位存档保存。具体要求见表10－1。

表10－1　监理文件归档要求

10.2.7　监理工作常用表格

根据《建设工程监理规范》，基本用表有以下三类。

A类表共14个，为承包单位与监理单位之间的联系用表，见附录A。

B类表共8个，为监理单位与承包单位之间的联系用表，见附录B。

C类表共3个，为通用表格，是建设单位、监理单位和承包单位之间的联系用表，见附录C。

10.2.8　常见监理文件

1）监理规划

编制内容及要求见本书第9章。

2）监理实施细则的编制

编制内容及要求见本书第9章。

3）监理日记的记录

监理日记每天应从不同的角度记录，应包括以下主要内容：

①天气和施工环境情况；

②当日施工进展情况；

③当日监理工作情况（包括旁站、巡视、见证取样、平行检验等情况）；

④当日存在的问题及协调解决情况；

续表

⑤其他有关事项。

4）监理月报

监理月报应由总监理工程师组织编制，签认后报建设单位和本监理单位，具体报送时间由双方协商确定。施工阶段监理月报应包括以下主要内容：

①本月工程实施情况；

②本月监理工作情况；

③本月施工中存在的问题及处理情况；

④下月监理工作重点。