采购质量管理

任务二　采购质量管理

任务引入

在采购部，审核组看到《采购部工作手册》中规定采购部质量目标的一个内容是：“采购物资合格率100%。”审核员问采购部经理：“采购来的物资能保证都是100%合格吗？”经理说：“凡是不合格的物资我们都退货，所以进库物资可以保证100%合格。”审核员问：“你们对于退货的情况有记录吗？”经理答：“没有记录。”

【任务】　请大家讨论：采购部这种做法合理吗？

任务分析

既然不合格的物资都退货，当然进库的物资应是100%合格了，这个目标定的意义不大。采购部可以把目标改为：例如“进货物资一次交验合格率98%”。采购部应该记录供方进货物资的一次交验结果，这实际上也是对供方的一次评价记录，每个月进行汇总分析，以便对供方合格率进行控制，作为对供方质量重新评价的依据。本案例说明了采购部没有制定出一套科学的合理的有关于采购质量管理的方案。因此本任务要解析的是如何进行采购质量管理。

知识链接

一、采购质量与采购质量管理

1．采购质量

质量是反映实体（产品、过程或活动等）满足明确或暗含的需要的能力的特征总和。采购质量是指一个组织通过建立采购质量管理保证体系，对供应商提供的产品进行选择、评价、验证，从而确保采购的产品符合规定的质量要求。采购质量的高低由采购品或服务是否达到规定的质量来决定。采购质量对采购活动提出了三个必须要面对和解决的问题：第一，怎样把质量管理的思想运用到采购部门的自身的各项活动中去；第二，怎样与供应商合作，不断改进和提高产品的质量；第三，怎样建立采购质量保证体系。

2．采购质量管理

采购质量管理是指对采购质量的计划、组织、协调和控制，通过对供应商质量的评估和认证，从而建立采购管理质量保证体系，保证企业物资供应的相关活动的总称。采购质量管理是整个企业管理的组成部分，也是全面质量管理的一个方面，它决定了采购工作的好坏。采购质量管理要做到在适当的时间、在适当的地点、从适当的供应商处购买适当数量的、适当质量的产品，满足生产经营和销售的需要，提高下游客户的满意度，提高服务质量。因此采购质量管理要遵守五个适当的原则：适当的质量、适当的供应商、适当的时间、适当的数量和适当的地点。值得注意的是，“适当”是关键，过度和不足均会对质量产生负面影响，比如产品质量过高会造成功能过剩，造成不必要的成本浪费。产品过于经久耐用，将影响企业后续产品的销售，也不符合人们“喜新厌旧”的消费观。采购质量管理具有重要作用，体现在以下几个方面。

（1）有利于提高企业产品质量。购买到高质量的原材料，才能生产出优质产品。

（2）有利于保证企业生产有节奏、持续的进行。因为能在适当的时候，得到适当数量和适当质量的产品，生产就可以有条不紊地、按计划连续进行。

（3）有利于保证企业产品生产和使用环节的安全。优质原材料和产品的购入，可以保证生产和使用风险降低。

（4）有利于全面质量管理的成功实施。

（5）有利于服务下游客户，提高企业声誉，增强企业市场竞争力。

二、采购质量管理的规划方案

采购部门在品质管理方面的作业要点可分为事前规划、事中执行与事后考核三大部分。每个部分的详细内容如表8－3所示。

表8－3　采购品质管理作业要点

1．事前规划

在事前规划方面，主要着重于产品规格的制定、供应商的选择和合约控制等。

1）制定产品规格

就制定规格而言，应同时考虑设计、生产要素、商业及行销四种不同的因素。设计因素的考虑，即尽可能在不改变原设计的情况下，获得符合需求的原物料规格；生产要素的考虑即为配合机器设备的操作要求，选择适当规格的物料；而行销因素的考虑则着重于消费者的接受程度，如环保要求及购买力等；而考虑到商业性采购因素时，采购人员必须进行下列几项调查。

（1）研究品质的需求状况。

（2）确定品质需求已经完整且明确地在规格说明有所规定。

（3）调查供应商合理与相对的成本。

（4）确定品质是以一般通用的规格写成，让有潜力的供应商也能参与竞争。

（5）决定合适的品质是否可由现有的供应商来制造。

（6）确定监督与测试的方法，维护良好的品质水准。

某些原料和成分在这些方面的调查比较容易，但是有些就比较复杂，如新产品的规格。在一些公司中，把品质工程师安排在采购部门中，担任幕僚的工作，协助分析一些复杂的问题。当有技术性的品质问题产生时，品质工程师与采购人员会共同审视产品规格，并将适当的品质需求推荐给产品设计工程师，进行适当的修改。

规格设计有如下一些基本原则可供依循。

（1）通用原则。一般性物料尽量采用国际性及通用性的规格，其理由如下。

①符合标准化要求，可以保证品质优良。

②假如不使用通用规格，必须特别加工，势必提高成本。

③容易把握资源，后续补充也容易。

（2）新颖原则。规格设计力求新颖，并以适应新发明的原料及制造方法为原则。

（3）标准公差原则。

①易于获得。没有合理的公差，厂商多不愿承制。

②可获得较合理的价格。无公差之产品，厂商无交货把握，定会提高报价以避免风险。

③可迅速交货。这是因为有了合理公差，就容易把握制造品质，容易控制时效。

（4）区分规格原则。主要规格力求清晰和明确；次要规格应具有弹性，避免严苛。这是因为：主要规格，如不明确开列，订得过于简单粗陋，不但失去设定品质标准的意义，而且供应商亦失去其制造的依据，日后交货检验，必生争端；次要规格，避免有不必要的限制，如果指定厂牌，一般厂商无法供应。规格恰当与否是采购成败的关键因素之一，然而制定规格并不容易，因此可以参考一些通用的规格，其采用的顺序如下所述。

国内采购规格选用顺序。一是国家标准，凡有国家标准可用者，原则上不应使用其他规格采购；二是各公会或协会制定的标准，如无国家标准可用时，则可考虑使用国内公会或协会、委员会制定的标准。

国外采购规格选用顺序。一是国际通用规格，凡有国际通用规格可采用者，不得使用其他规格采购；二是美国联邦规格，或其他国家规格且有通用性质者；三是美军军品规格而且为其他国家采用者。

辅助规格之使用及限制。一是厂商设计规格，如买方本身无能力编订规格时，可考虑国内具有工业水准及检验能力的厂商代为设计规格。厂商设计的规格，最好先经过专业人员审订后才能使用。二是以产品性能采购。采购时如无规格可供采用，可以性能作为采购物的要求条件，要求厂商先行提供规格，经选定可用规格后，再要求规格可用的厂商进行比价，决标签约。经选定的厂商规格，决标、签约、交货情形良好者，此种规格可列为日后采购的参考。三是蓝图、照片、说明书。仅能作为规格的补助资料，不能单独用以作为采购的唯一依据。

当品质标准与规格决定之后，应予以书面化，包括“规格说明书”或“规格规范手册”，作为买卖双方签订契约的依据。

2）选择优秀的供应商

采购在品质管理事前规划的另一个重点是供应商的选择。许多公司能够把它们的原料品质问题减至最低，就是因为它们在开始就选择了有能力而且愿意合作的供应商，因此品质水准得以维持并得到提升。

3）合约控制

企业与供应商之间通过合约控制来保证产品质量符合要求，合约控制的主要内容如表8－4所示。

表8－4　合约控制的主要内容

2．品质管理的执行

品质检验不只是生产与品质管理部门的责任，采购部门也必须恪尽职守，不仅要检验供应商是否按照规范施工，还要派驻检验员抽查供应商在制品的品质，并提供试制品以供品质检测，以及检视供应商的品质管理措施是否落实，确保采购原物料的品质没有异常状况。

采购部门对执行品质管理必须有所依循，这也就是与供应商签订合作契约中的主要部分。在契约书中必须提到“品质保证协定”，这份协定主要是买卖双方为确保交货物品的品质，相互规定必须实施的事项，并根据这些事项，执行品质检验、维持与改善，对于双方的生产效率与利润均有助益。

在品质保证协定中，首先把品质规格的内容说明清楚，包括有关材料、零部件的标准规格，完成图面、工作图面，品质规格检验标准与方法及其他特殊需求的规格。其次，双方必须成立能充分实施品质管制的组织，在采购、制造、检验、包装、交货等作业，建立彼此相关的标准作业程序，以便双方能按照作业标准来完成合作事宜。对供应商的品质检验作业中，应包括下列三个阶段。

1）进料检验

供应商为了提供买方所需物品，其外购的材料、零件必须实施验收；当买方想了解进货的品质时，应提供相关资讯，也就是买方应追踪供应商购料的品质，以确保物品的品质水准。

2）制造过程中的品质管制

买方对于供应商加工及设备的保养，标准化作业的实行及其他必要的项目实施检查，防止制造过程中发生不良产品。也就是要派驻厂检验员抽查在制品的品质及检视供应商是否按照规范施工。

3）制成品出货的品质管制

采购部门在供应商进行大量生产以前，可以要求供应商提供试制品供工程人员进行品质检测，供应商在制成品出货时，必须按照双方谈好的标准实施出货检验，并且要附上相关资料（如制造厂商的试验检查表），让品质管制做到环环相扣。

一般而言，采购部门对于供应商运送来的物料，会先进行检验才可以入库。然而，若事先对供应商的品质管制做得相当彻底，就可以省略此步骤而直接入库，以便节省部分的人力与检验成本。当然，这种做法是建立于彼此对品质管理都非常严谨，而且合作无间的基础上的。目前盛行的全面品质管理就是试图要达到这样的地步。

大部分的采购部门对于进货的物品仍实施检验，在进货检验中，有以下几项重点：①制定抽样的标准和程序，作为双方配合的依据；②根据检验标准、规格、图面，针对供应商交货的物品进行检验、比对，以决定合格、退回修改或退回废弃；③在检验时，发现有不合格的地方，应要求供应商迅速调查原因，并报告处理对策。

3．品质管理的考核

采购部门对于供应商品质管理的考核，在于严格执行验收标准，并提供品质异常报告，要求供应商承担保证，设法解决买卖双方有关品质歧见的问题，考核的结果可作为淘汰不合格供应商的依据。因此，买卖双方在签订合作契约之前，要保持正确的品质管理信念，并了解彼此的要求，共同研发相关的规范，避免日后有品质方面的歧见。下列10项品质管理则是买卖双方在制定品质保证协定时应该要遵守的重要准绳。

（1）买方和卖方具有相互了解对方的品质管理体制，并协力实施品质管理的责任。

（2）买方和卖方务必互相尊重对方的自主性（双方对等、相互尊重）。

（3）买方有责任提供给卖方有关产品的充分资讯。

（4）买方和卖方在交易开始时，对于有关质、量、价格、交货期、付款条件等事项，须订合理的契约。

（5）卖方有责任保证产品是买方使用上可满足的品质，必要时有责任提供必要的客观资料。

（6）买方和卖方在订契约时，务必订定双方接受的评价方法。

（7）买方和卖方对于双方之间的各种争议解决方法及程序，务必于订约时订定。

（8）买方和卖方应相互站在对方的立场，交换双方实施品质管理所必要的资讯。

（9）买方和卖方，为了双方的关系能够更圆满顺利，对于订购作业、生产管制、存货计划等，应经常做妥善管理。

（10）买方和卖方在交易时，都应充分考虑最终消费者的利益。

买卖双方根据上述品质管理的原则建立彼此认同的品质规范，并依据这项协定做日后的考核与评价。考核的重点依产品的不同而不同，但是大都是以不良品率或不良品数作为计算品质绩效的基础。此外，处理品质问题的态度与解决的时效、品质提升计划的配合及执行成效也都是考核的重点。

每次进货的检验结果应该于月底编制“品质月报表”并提供品质异常报告，作为供应商奖惩的依据。

品质考核的目的在于通过对供应商的奖惩，期望品质能日益精良。对于绩效优的厂商给予荣誉奖牌，提前付款、订购量提高，以及当有新产品开发时，列入优先考虑的合作对象；对于绩效差的厂商则降低订购量、加强辅导、扣款、降低使用量，甚至淘汰。

课后实训

××公司进料验收管理办法（案例）

第一条　本公司对物料的验收以及入库均依本办法作业。

第二条　待收料

物料管理收料人员于接到采购部门转来已核准的“采购单”时，按供应商、物料类别及交货日期分别依序排列存档，并于交货前安排存放的库位以方便收料作业。

第三条　收料

1．内购收料

（1）材料进厂后，收料人员必须依“采购单”的内容，并核对供应商送来的物料名称、规格、数量和送货单及发票并清查数量无误后，将到货日期及实收数量填记于“请购单”，办理收料。

（2）如发觉所送来的材料与“采购单”上所核准的内容不符时，应即时通知采购部门处理，并通知主管，原则上非“采购单”上所核准的材料不予接受，如采购部门要收下该等材料时，收料人员应告知主管，并于单据上注明实际收料状况，并会签采购部门。

2．外购收料

（1）材料进厂后，物料管理收料人员即会同检验单位依“装箱单”及“采购单”开柜（箱）核对材料名称、规格并清点数量，并将到货日期及实收数量填于“采购单”。

（2）开柜（箱）后，如发觉所载的材料与“装箱单”或“采购单”所记载的内容不同时，通知办理进口人员及采购部门处理。

（3）当发觉所装载的物料有倾覆、破损、变质、受潮等异常时，经初步计算损失将超过5　000元以上者（含），收料人员即时通知采购人员联络公证处前来公证或通知代理商前来处理，并尽可能维持其状态以利公证作业，如未超过5　000元者，则依实际的数量办理收料，并于“采购单”上注明损失数量及情况。

（4）对于由公证或代理商确认、物料管理收料人员开立“索赔处理单”，呈主管核实后，送会计部门及采购部门督促办理。

第四条　材料待验

进厂待验的材料，必须于物品的外包装上贴材料标签并详细注明料号、品名规格、数量及入厂日期，且与已检验者分开储存，并规划“待验区”以示区分。收料后，收料人员应将每日所收料品汇总填入“进货日报表”以作为入账清单的依据。

第五条　超交处理

交货数量超过“订购量”部分应予退回，但属买卖惯例，以重量或长度计算的材料，其超交量的3%（含）以下，由物料管理部门于收料时，在备注栏注明超交数量，经请购部门主管（含科长）同意后，始得收料，并通知采购人员。

第六条　短交处理

交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但经请购部门主管（科长含）同意者，可免补交，短交如需补足时，物料管理部门应通知采购部门联络供应商处理。

第七条　急用品收料

紧急材料于厂商交货时，若物料管理部门尚未收到“请购单”时，收料人员应先洽询采购部门，确认无误后，始得依收料作业办理。

第八条　材料验收规范

为利于材料检验收料的作业，质量管理部门就材料重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，依所需的材料质量研订“材料验收规范”，呈总经理核准后公布实施，作为采购及验收的依据。

第九条　材料检验结果的处理

1．检验合格的材料

检验人员于外包装上贴合格标签，以示区别，物料管理人员再将合格品入库定位。

2．不合格验收标准的材料

检验人员于物品包装贴不合格的标签，并于“材料检验报告表”上注明不良原因，经主管核示处理对策并转采购部门处理及通知请购单位，再送回物料管理凭此以办理退货，如果是特殊采购则办理收料。

第十条　退货作业

对于检验不合格的材料退货时，应开立“材料交运单”并检附有关的“材料检验报告表”呈主管签认后，凭此异常材料出厂。

第十一条　实施修正

本办法呈总经理核准后实施，修订时亦同。

实训要求：

结合上述案例，在实训模拟物料验收，注意验收过程中发现的问题，并提出解决的措施，完成实训报告。