信息系统的作用与功能结构

三、信息系统的作用与功能结构

（一）信息系统的作用

在早期的社会组织中，管理机构既要从事管理决策活动，又要进行信息处理工作。但随着组织活动规模的扩大，管理活动中需要处理的信息急剧增加，管理决策活动也由于组织内外环境复杂多变而日趋繁重。因此，管理决策与信息处理逐步分工，管理机构的主要任务是进行管理和决策，信息处理则主要由信息系统来完成。这样，一个组织除作业系统外，还包括管理决策系统和信息系统。图1-5描述了工业企业的组织模型。

图1-5　工业企业的组织模型

管理决策系统借助于信息系统获得各级管理决策必需的信息，又通过信息系统对作业系统（如工业企业的产、供、销活动）进行控制，实施决策。信息系统为了实现组织的目标，对整个组织的信息资源进行综合管理、合理配置与有效利用。

（二）信息系统的功能结构

1．从信息处理过程看

信息系统的功能符合信息运动的一般规律，一般包括信息收集系统、信息存储系统、问题处理系统、会话和信息输出系统及信息管理机构五个部分，如图1-6所示。

图1-6　信息系统的功能结构（从信息处理过程看）

（1）信息收集。包括原始数据的收集、信息的分类、编码及向信息存储系统与问题处理系统传送信息等过程。在信息系统中，所收集的信息的准确性、完整性和及时性，直接关系到系统输出信息的质量和管理决策水平。在信息收集工作中，必须按照统一的规范对各种原始数据进行科学的、合理的分类和编码，以保证信息处理和传输的准确性与效率，便于信息系统各部分以及信息系统与其他系统之间实现资源共享。据粗略估计，信息收集工作占信息处理全部工作量和经费的一半以上。

（2）信息存储。是信息系统的信息基础。从逻辑上看，信息存储系统可以分为三大部分：数据库系统、模型库系统和知识库系统。数据库能反映复杂事物之间的信息联系，实现数据与应用程序的相对独立和数据资源共享，是传统信息系统的主要支柱，也是现代信息系统的重要基础。模型库存储支持管理决策的各种模型和方法，实现模型与应用程序的相对独立和模型资源共享。现代管理方法往往包括模型和求解方法两个方面，因此，模型库对于每一类模型，都同时存有相应的建模方法与求解方法。知识库存储人们的知识和经验，利用人工智能技术能够科学、合理地吸取、总结、利用这些知识支持管理决策。根据知识类型的不同可以分为不同的知识库，如规则库、案例库等。

（3）问题处理。针对各级管理决策问题的需要，进行信息查询、检索、分析、计算、综合、提炼、优化、预测、评价等工作，是信息系统的核心。信息系统的开发，从技术角度来说，是围绕问题处理展开的。为了支持各阶段的决策活动，信息系统必须根据决策者的需要，及时地综合利用所收集的数据、模型和方法以及有关知识、经验，为决策者提供与问题有关的内外部信息和背景材料，协助决策者明确问题、探索方案，对各种可能的方案进行评价和对决策的实施效果进行实施前预测和实施后评价。

（4）会话和信息输出。是任何信息系统的基本功能，是管理者实施决策、驾驭整个企业的业务活动的主要手段之一。信息系统输出的信息必须及时、准确、适用并且简练、明确、具体、便于执行、便于检查、具有良好的安全保密性。信息系统是一个人机系统，必须具有较强的人机交互功能。

（5）信息管理机构。是信息系统管理者的组织机构，是企业管理的职能机构之一。它负责制定和实施信息系统工作的各项规章、制度、标准、规范，对整个系统的运行进行检查、监督，对各部分的工作进行协调，对信息系统的开发、扩充进行规划、计划并组织实施，对进行信息处理的软、硬件系统组织日常维护、修理与更新。

2．从管理职能看

信息系统包括相互关联的若干子系统，各子系统完成各自特定的功能，在它们之间还存在着大量的信息交换关系，使得组织中各类信息得到充分的共享，从而为组织的管理决策提供支持。以工业企业为例，信息系统一般包括行政、研发、生产、营销、财务、人事、物流7个子系统，如图1-7所示。

图1-7　信息系统的功能结构（从管理职能看）

（1）行政子系统。为高层管理人员制订战略计划、进行资源分配等工作提供支持，同时协助管理者进行日常事务处理，对下级工作进行检查、监督和协调。

（2）研发子系统。组织与实施新产品的研究与开发等。

（3）生产子系统。协助管理者制订与实施产品开发策略、生产计划和生产作业计划，进行生产过程中的质量分析、成本控制与分析等。

（4）营销子系统。进行销售统计、销售计划等工作，协助管理者进行销售分析与预测，制定销售规划和策略。

（5）财务子系统。协助管理者进行财会账务管理、财务计划和财务分析、资本需求规划、收益的度量等。

（6）人事子系统。协助管理者进行人员需求预测与规划、绩效分析、工资管理等。

（7）物流子系统。协助管理者制订物资采购计划和物资的存放与分配管理。