人事档案信息管理系统功能需求分析与设计

时间：2023-11-26 百科知识版权反馈

【摘要】：人事档案信息管理系统功能需求是指人事档案管理系统面向实际应用时所应具备的各项功能。这就要求，在设计人事档案管理信息系统时需要将功能设计放在首位，将其看成是人事档案管理信息系统的核心，并以此为基础设计系统的各个模块。具有统一规划的人事档案数据库是人事档案管理信息系统成熟的重要标志。在人事档案信息化过程中，往往需要对于人事档案原件进行上载。

6.3　人事档案信息管理系统功能需求分析与设计

人事档案信息管理系统是利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，对人事档案信息进行收集、传输、加工、储存、服务、更新和维护，以便管理和开发人事档案信息、辅佐决策的人机系统。

人事档案信息管理系统功能需求是指人事档案管理系统面向实际应用时所应具备的各项功能。在人事档案管理信息系统设计过程中，系统功能的设计具有非常重要的作用。如果功能设计存在缺陷，整个人事档案管理信息系统应用起来将会非常困难。尤其是开发一套人事档案信息管理系统并非一朝一夕，功能方面的缺陷会影响相当长的时间。这就要求，在设计人事档案管理信息系统时需要将功能设计放在首位，将其看成是人事档案管理信息系统的核心，并以此为基础设计系统的各个模块。

6.3.1　人事档案管理信息系统功能需求分析

人事档案信息管理系统功能需求的分析可以从内容设置方面考察，也可以从功能设置的角度进行考察。一般地，人事档案信息管理系统的功能需求可以分为基本功能和拓展功能两大部分。其中，基本功能是指人事档案信息系统设计过程中必须具备的功能，这些功能是人事档案管理的基本要求;拓展功能则是人事档案管理信息系统设计过程中，根据实际需要添加的功能，以辅助人事档案信息的管理，例如网络照相功能、原文扫描功能等。

6.3.1.1基本功能

人事档案管理信息系统的基本功能体现在如下方面:

(1)系统设置

系统设置主要体现在系统参数的设置，包括系统字段的设置、部门的设置、信息框的设置、信息提示设置等，这是系统设计过程中必须考虑的方面。

一般地，通过修改数据库的字段名，不仅可以让系统更好地适合本单位的操作需要，而且通过修改，更加符合行业规范。从我们考察的人事档案管理系统看，一般系统都设置了“自定义编辑窗口”，旨在让用户根据本身的需要进行自主设计。简言之，一个灵活性强的人事档案管理系统需要，需要在系统设置方面多为用户着想，为用户留足空间，从而满足不同用户的需要。当然，一旦用户确定，就需要在系统设置方面进行专门的设计和改造，以满足特定用户的需求。

(2)用户管理

用户管理首先表现为用户的权限设置。根据用户类型的不同，给管理工作者、工作人员、人事档案代理单位和人事当事人分别设置操作权限，限制其操作范围。一般地，只有负责人员或系统管理员才可以进行权限设置。系统管理员具有所有的权限，人事代理单位具有本机构或单位代理的人事档案信息“读”、“写”、“修改”等功能。一旦将权限分配给人事档案代理单位，作为用户，该人事档案代理单位也仅有“读”的权限。通过分级的方法给不同用户设置权限，旨在确保人事档案信息的保密性和安全性。

其次是给不同的用户设置密码。为了管理的便利，每个操作人员均有自己的密码，以防止非系统人员进入本系统，确保人事档案信息管理系统的安全性。在当代人事代理制度下，系统管理人员、人事代理单位和当事人都需要分配一定的密码和权限，从而限制系统的操作和使用。

(3)档案信息管理功能

该部分功能首先表现为档案信息录入。通过多种方式，包括人事档案电子文件的网上获取、传递以及扫描，取得人事档案信息，构建人事档案信息资源，尤其是人事档案信息库，为人事档案信息化管理提供基础。当然，执行“初始化”操作，可以清除上次操作结果，以便重新执行查询、更新、统计、输出等功能。

其次是针对录入的档案信息进行科学管理，包括人事档案个人自然情况、工作情况、简历、政治情况等各方面信息以及人事变动、人事资料、人事资料的查询和统计等基本功能。

为了管理的便利，还需要灵活的数据编辑功能，可以随时对记录进行增加、修改、更新、删除、浏览、打印信息和打印空白表等编辑操作。系统管理员通过“更新”采取修改、添加、删除等操作，更新系统所存储的人事档案数据，包括人事档案的基本信息以及各种表格信息等。

通过某些“字段”的选择，系统自动生成的Excel表格，从而获取某些信息，包括性别、年龄、文化程度、技术职务、政治面貌、工资等。通过统计功能，可以统计某个人的信息，也可以统计本单位人员的某些方面的信息，实现分类统计、图表显示等功能。

档案信息管理过程中，数据库建设尤为重要。具有统一规划的人事档案数据库是人事档案管理信息系统成熟的重要标志。

当然，鉴于信息安全方面的考虑，系统还需要有数据迁移(备份、导入和导出)与上传功能。

(4)用户服务功能

该部分功能主要侧重用于用户的服务方面，包括具有比较友好的人机界面，以便于人机交互式操作，同时系统需要设计成网络版，便于多人同时操作。

查询是用户服务的基本功能之一。例如，通过某些关键字或词的设置，采取姓名、身份证号码、部门等多种途径进行检索，可以方便地查找到有关人员的信息。

信息输出时，既可以按照某些给定的条件生成“条件表”，系统将某个人、某一类人或全体人员的信息输出，包括在显示屏上显示，或者打印成册，也可以提供“空白表”，在需要时输出空白表。

6.3.1.2　拓展功能

从当前实践来看，人事档案管理信息系统需要拓展功能主要包括:

(1)提醒功能

打开系统后，系统首先提醒有关重要的日程，包括今天到期的合同、今天过生日的员工等信息，从而为当天的管理提供参考。当然，时间的设置可以为今天，也可以为本周、本月。所有提醒的事项都可以导出到Excel表格，便于执行，见图6-1。

(2)网络照相功能

通过网络照相机采集人事档案影像文件，这也是当前人事档案管理系统拓展的功能之一，见图6-2。

友讯、松下等公司都有网络照相机出售。以Panasonic KXHCM10为例，其主要优点有:通过网络浏览器监视控制;即插即用，不需直接与PC连接;通过网页浏览器直接观看和控制;同时可以观看四个镜头的画面;支持多用户同时观看;可以发送图像E-mail;可将图像发送到网站或硬盘;可设置密码，安全可靠。对于人事档案而言，其照相和图像发送功能最为重要。

从当前的网络照相机来看，图像分辨率一般为160×120、320×240或640×480，而LifeCam NX-6000像素配置上动态为200万像素，静态则为760万像素，飞利浦为笔记本电脑专门配置的SPC2050NC则具备200万像素(视频)、800万像素(照片)、90帧/秒视频和自动对焦带来的高清视频质量。

图6- 1　凌鹏人力资源管理系统的提醒功能

图6- 2　伊神人事档案管理系统的照相功能界面

网络照相的静态图像格式常为JPEG、BMP，支持HTTP、TCP/IP、UDP、RARP、PING、ARP、DHCP、PPPOE等通信协议。然而，截至目前，网络照相的规格及功能还没有一套公认的标准，各个公司处于自我开发状态中。

(3)原文件上载功能

在人事档案信息化过程中，往往需要对于人事档案原件进行上载。从技术上看，纸质、照片、录音、录像以及缩微品都可以进行上载，以此为基础形成人事档案全文数据库，从而有利于人事档案资源的建设和服务。

从存档管理的角度看，各种载体的档案原件在上载到人事档案管理信息系统时往往需要进行一定的格式转换。按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)和《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31—2005)的有关规定，纸质文件扫描后的图像格式为TIFF或JPEG格式。其中，采用黑白二值模式扫描的图像文件一般采用TIFF格式存储，采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。对于那些提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。扫描时一般设置为100dpi，需要利用OCR汉字识别的档案，一般设置为200dpi。国外有些机构将长期保存的扫描文档设为600dpi。声音格式要求为WAV、MP3，影像文件的通用格式为MPEG、AVI。

(4)信息发布功能

在人事档案信息系统开发过程中，通过预留接口整合互联网和无线应用通信协议(Wireless Application Protocol，简称WAP)，以满足以短信通信沟通的需求，轻松通过移动平台发送各种人才交流中心或其他人事档案管理机构的短(彩)信消息，让人事档案管理中心和人事代理单位、人事当事人进行信息交流，不仅减少了人事档案管理机构的负担，而且有利于提升人事档案信息的服务功能。

人事档案管理信息系统该功能的设计需要与电信部门合作完成。应人事档案管理信息系统的要求，电信部门可以设计专用的工作流程和模板，随时通过浏览互联网或手机，实现多方及时交流，从而提高信息发布和交流的效率。

(5)基本数据共享功能

鉴于人事档案分阶段、分机构保管的特征，人事档案信息管理系统需要与其他系统之间建立基本数据共享功能。例如，为了减少从学校到工作单位、人才交流中心信息流转中容易出现的错误，减轻档案管理工作部门的压力，学校需要提供毕业生的基本信息电子版。如果可能，公安部门、计划生育部分、高校等涉及个人基本信息的单位，都需要实现某些基本数据的共享，例如姓名、性别、出生日期、住址、学习与培训经历等，都需要共享。

目前，从我国条块管理的实际出发，实现上述共享仍然存在困难。但从技术角度上看，这种共享是完全可以实现的。例如，通过前置服务器，既可以方便地将各种主机系统连接起来，实现跨系统的信息交流，达到某些基本信息的共享，又节约系统投资、简化系统结构，可以减轻负担，也可以确保后台的安全。

(6)网络化信息服务功能

人事档案管理信息系统通过周密的设计与建设，将成为各种人事档案信息数据库。用人单位如果需要养老保险、医疗保险、失业保险等方面内容，或各种考试机构提供的资格证书、考试资料等，都可凭一定手续被授权上网查找，这样得到的信息既准确，又快捷。这种趋势表明，网络化的人事档案信息服务是未来不可阻挡的潮流。这种潮流决定了人事档案管理信息功能设计过程中，仅靠单机版是不够的，必须提供网络版。

在建立网络化管理过程中，对档案信息应实行分级管理。按管理权限逐层逐级建立人事档案局域网，通过局域网间的连接，实现网络化管理。在管理权限上，实行分级分部门管理，坚持谁管理谁负责，严格按管理权限由主管部门负责档案网络的日常管理与维护。

在使用权限上，根据不同用户的情况，通过密码和身份确认，提供所需的档案资料。

(7)统一的人事档案管理信息系统

中组部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》(组通字〔1991〕3号)第六条规定:“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上(含县)机关单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。”为此，应建立统一的政府所属的人事档案管理中心，以方便当事人使用。与此同时，还需要建立统一的人事档案管理信息系统，通过该系统进行数据转移和提取服务，不仅可以减少重复开发造成的浪费，而且服务更加便捷。例如，采取将人事档案信息存于IC卡中，该卡的数据只能读不能写，由个人持有。一旦持卡人转换单位尤其从甲地到乙地时，在当地的人事档案管理信息系统插入该卡，卡中信息可以立即输进计算机，从而得到持卡人的各种信息。

(8)预归档审核功能

预归档功能在网络环境下具有很多好处，尤其是人事档案形成机构需要通过网络归档时，人事档案信息管理系统的预归档功能自行判断该文件是否符合存档的基本规范。如果符合规范，则列入预归档文件名单中;否则，系统将自动退回该文件，由该文件形成单位重新完善相应填写事项，直到符合系统的要求才予以接受。

(9)人事档案信息反馈功能

人事档案信息反馈功能，可以及时收到人事当事人反馈的信息，包括人事档案信息的修改、增减或者预约借阅等。

(10)办公自动化功能

人事档案管理信息系统中往往嵌入简易的办公自动化软件，从而有助于电子化环境下的办公。

(11)预留模块功能

人事档案管理信息系统需要预留特定的模块，以便开发本机构或单位的拓展功能和特色功能。此外，现有的系统也需要和其他系统如OA系统相连接，便于网上办公的开展和网上信息的传递。

总而言之，人事档案管理信息系统需求需要人事档案管理机构领导和工作人员进行具体化。对于采用功能模块设计的软件，每个模块完成一个相对独立的子功能，而且模块之间相对独立，易于扩充、易于测试与维护。

6.3.2　人事档案管理信息系统功能设计

根据上述关于人事档案管理信息系统功能需求的分析，在设计时，就需要把握重点功能，兼顾一般功能，循序渐进，从而实现人事档案管理系统的稳定性、层次性和开放性。

当前，人事档案管理信息系统功能设计主要分两种情况:一是独立的人事档案管理信息系统或软件，其专指性强，比较适用于大型企事业单位;二是将人事档案管理功能融入到其他软件，尤其是人力资源管理系统之中，比较适用于中小型企事业单位。

不论是独立式的还是嵌入式的人事档案管理信息系统，不同的设计者在设计系统时的既有共同的地方，也存在着差异，尤其是在人事档案管理信息系统拓展功能方面有所取舍，但系统管理、人事档案信息管理、人事档案信息服务三个功能是最基本的，也是人事档案管理信息系统功能设计必须考虑的。

6.3.2.1　系统管理

系统管理可以通过登录用户“名称”的方式进入系统界面，也可以通过“用户类型”中选择合适的类型进行登录。如果是网络版的人事档案管理信息系统，则需要输入相应的IP地址或者局域网设置以及系统管理员及其密码，才能登录系统，见图6-3。

图6- 3　人事档案信息管理系统用户进入界面

系统管理还包括系统设置。本着灵活性、实用性原则，人事档案管理信息系统本身需要根据各个单位的需要进行设置，包括某一机构单位及其二级单位的设置，由此产生的代码、字长等问题，需要在系统设计时预留足够的空间，以保证相同的该系统的实用性。系统设置见图6-4。

图6- 4　系统设置

此外，系统管理还包括系统的维护，尤其是防止网络安全问题的发生，确保系统的安全性。

6.3.2.2　人事档案信息管理

人事档案信息管理主要是通过认识档案信息的录入、整理、归档等一系列操作，从而实现人事档案信息资源的有序化管理。

对于某一机构单位而言，当新增人员时，需要通过该系统的管理录入并归档管理该新增人员的信息;当人员情况有所变动时，需要在该系统中得到及时的反映。

人事档案信息管理的主要任务是录入(增加)、修改和删除人员信息，见图6-5。

6.3.2.3　人事档案信息服务

人事档案信息服务是人事档案管理信息系统的最终目标。通过人事档案信息服务，不仅可以通过网络查询有关信息，而且可以根据需要打印成表，在必要的时候可以拷贝到其他载体上，也可以进行数据提交和恢复等功能，见图6-6。

图6-5　人事档案管理信息管理

图6-6　人事档案信息服务

6. 3. 3　伊神人事档案管理软件功能分析

伊神人事档案管理软件是一款基于人力资源管理的专业型人事档案管理软件。该软件界面友好美观，操作简单容易上手;通用性极强，适用于各种机关单位以及企事业单位。该软件的基本功能包括:人事档案信息的录入、查询，员工请假、调动、离职复职管理，图表、报表统计，导出数据到EXECL、报表打印等。尤其是该软件采用树形结构，管理非常方便，可以根据机构单位的实际人事情况自由地为部门等分类信息进行自定义命名，直观易用，更富人性化，具有资料列表、人事卡片、表格三种管理模式。既有单机版，也有网络版。软件使用Access数据库，适合单机使用(可以在多台电脑安装)。

本书对该软件进行简要的介绍。

6.3.3.1　用户管理

(1)设置用户

增加用户时，按“添加”按钮后，就可输入新用户的内容，如用户名称、密码和权限。所输入的登录名不能重复。只有“超级管理员”具有“管理权限”时才能增加和删除用户。

以伊神人事档案管理软件为例，单击菜单“系统管理”—“用户管理”进入用户管理窗口，管理员用户可以在这里添加/删除用户、修改用户密码以及修改用户的权限，见图6-7。

图6-7　伊神人事档案管理软件的新增用户及其权限设置

其基本步骤是:

①选中左列的用户名，右边的窗口将会显示其名称以及密码、权限等信息，修改好后直接单击“+”号进行保存;

②单击左列空白地方，右边的资料被清空，在右边填写好新建的用户名、密码以及权限再单击“+”号可以进行添加新用户操作;

③选中左边的用户名再单击“－”号可以删除该用户;

④要刷新显示用户列表，请单击“－”号下面的按钮。

修改用户设置时，按“修改”按钮后，就可修改选中用户的用户名，密码和权限，每一权限对应系统菜单上的一项功能，可为该用户选择任意的权限。用户在使用本系统时，要求输入用户的口令，为了安全，用户需建立一个只有自己才知道的特殊口令，见图6-8。

图6-8　伊神人事档案管理系统修改用户功能

系统的权限分为:管理权限可以设置用户和系统参数;输入权限可以完成档案卡片生成、个人简历输入和家庭成员输入;查询权限可以查询和统计档案。

删除某一用户时，先选定该用户，按“删除”(凌鹏人力资源管理系统)按钮或者“—”(伊神人事档案管理软件)后，经确认，则选中的用户被删除。

(2)用户登录

用户登录进入人事管理系统。系统启动后，首先要做的就是用户登录。若不登录系统，所有功能都无法使用。登录时，选择“用户类型”或“用户名称”，输入密码，即可登录系统。

用户只有登录系统后，根据其具有的权限，才能执行一定的操作。进入系统登录界面后，要求选择“管理员”并输入“登录密码”，只有其登录名和口令完全正确，才能进入工资管理系统。系统会根据为用户分配的权限，设置其对应的功能为有效，用户就可操作该功能。伊神单机版和网络版登录分别见图6-9、图6-10。

伊神人事档案管理软件(单机版)登录界面

图6-10　伊神人事档案管理软件(网络版)登录界面

6.3.3.2　软件设置

(1)字段列表管理

伊神人事档案管理系统是一款高智能、通用性极强的人事档案管理软件，您可以通过修改数据库的字段名，以让它更好地适合您的操作需要以及行业规范，见图6-11。

图6-11　软件管理

单击“系统管理”菜单—“软件设置”或直接在工具栏上单击“软件设置”选中第一个选项卡，见图6-12。

图6-12　字段表管理界面

修改后，单击“确定”按钮保存退出。此时，列表框将按修改时设置的字段位置以及是否让其显示等信息重新排版，见图6-13。

图6-13　字段表修改后显示

(2)部门管理

在“软件设置窗口”，选择第二个选项卡“部门管理”，见图6-14。

图6-14　部门管理界面

选中某一个部门，可以添加平行部门或二级子部门。操作方法是:在“设置窗口”中，点击“部门管理”，在部门中可添加“同级部门”或“子部门”，这时可以在右边的“标题文本”框中为其命名，见图6-15。如果需要，还可以调节部门的顺序，从而体现出本机构单位的部门特色。

图6-15　添加同级部门操作界面

一旦该部门或子部门合并或撤销，可以点击“删除部门”进行。

(3)组合框信息设置

人事信息里的某些字段，如职务、工种、职称、所学专业、文化程度等这些是可以归门别类的，我们可以预先设置好常用的项目，以加快信息的录入。

组合框信息设置方法是:单击工具栏上的“软件设置”，在弹出的窗口中，切换到“组合框信息”选项卡，见图6-16。

为字段添加或者删除好项目后，在输入人事信息时，即可以快速选择，见图6-17。

(4)提醒设置

进入软件设置窗口后，选择“提示设置”选项卡，见图6-18。

在上面的窗口中设置好并单击“确定修改”，回到主窗口的列表中单击记录便会显示相关信息提示，见图6-19。

(5)自定义编辑窗口

图6-16　组合框信息界面

图6-17　快速选择人事信息

图6-18　“提示设置”界面

图6-19　提醒信息示例

在添加人事资料时，可以根据公司的实际要求对某些字段进行设置，例如家庭成员、考评管理、奖惩记录等。

进入“软件设置窗口”，选“自定义编辑窗口”选项卡，见图6-20。

图6-20　自定义编辑窗口界面

设置好后，在人事编辑窗口中显示效果，见图6-21。

(6)修改单位信息

设置单位信息时，单击“系统管理”菜单—“单位信息”或在树形框里单击右键，选择“单位信息”，见图6-22。

弹出单位信息设置窗口，单机“保存”即可，见图6-23。

图6-21　卡片式窗口

22　单位信息操作界面

图6-23　单位信息编辑界面

6.3.3.3　档案信息管理

(1)信息录入

①添加记录

单击“档案管理”—“添加新记录”或直接在工具栏单击“添加新记录”按钮，即可进入人事档案窗口“添加记录”，见图6-24。

图6-24　添加新记录界面

在该添加记录中，编号自动生成，从“基础信息”、“自定义信息”、“奖惩记录”等选框，依次输入该新人的各项信息，单击“保存”即可保存该新记录，见图6-25。

②添加用户照片

在“人事档案窗口”的照片框里单击右键，选择“添加照片”可以浏览现成的照片或者选择“数码照相”通过已连接在电脑上的摄像头等设备为员工摄取一张头像即可。双击照片框，可以放大显示用户照片。添加照片操作见图6-26。

该系统也可以批量导入员工照片。操作方法是:单击“数据维护”—“批量导入员工相片”，可以将员工的照片一次到位全导入数据库，导入库后，再压缩一下数据库便可，见图6-27、图6-28。

图6-25　基础信息添加示例

图6-26　添加照片操作界面

图6-27　批量导入照片界面

图6-28　批量导入照片操作界面

③添加用户证书扫描附件或者其他信息

切换“人事档案窗口”下方的选择夹到“添加附加信息”，然后在里面的证件框里点右键，选择“添加证件图”然后添加到要添加的图片(或者文件也可以)即可，见图6-29。

图6-29　添加证件操作

如果是图片信息，可以双击里面的缩略图或者选择“全屏显示”进行放大。

(2)修改记录

①单条记录修改

先在“员工列表框里”选中要修改的记录，然后单击“档案管理”—“修改记录”，见图6-30。或者，直接在该员工的记录上单击右键，选择“修改记录”即可进入“人事档案窗口”对该员工的信息进行编辑，见图6-31。

②批量修改信息

先在“员工列表框”里选择要修改的员工记录，可以按住＜Ctrl＞或＜Shift＞键进行多项选择，也可以按下＜Ctrl＞+＜A＞组合键进行全选，这些被选定的部分是待批量修改的内容。然后，单击鼠标右键，弹出对话框，选中“批量修改信息”，见图6-32。

图6-30　修改记录界面

图6-31　编辑记录界面

单击“批量修改信息”，弹出对话框，对该对话框进行填充，单击“开始修改”即可，见图6-33。

图6-32　批量修改信息界面

图6-33　批量修改信息对话框

上述操作也可以按照如下次序进行:单击“档案管理”—“批量修改信息”，再弹出的修改窗口中选择某字段，以及欲赋予的值后，单击“开始修改”即可。

③删除记录

“员工列表框”里选择要删除的记录，然后单击档案管理”—“删除记录”即可执行删除该条记录;也可以先选定该条记录，单击鼠标右键，选中“删除选中的记录”执行删除操作，见图6-34。

图6-34　删除记录界面

在删除多项记录时，按住＜Ctrl＞或＜Shift＞键同时选中多项记录，然后单击“档案管理”—“删除记录”，或者单击鼠标右键，对弹出的对话框“删除选中的记录”进行操作。

(3)人事变动操作

①请假

在“员工列表框”里选中要请假的员工记录，单击“人事变动”—“员工请假”即可载入“员工请假”窗口，填写有关项目即可。也可以在选中要请假的员工后，单击鼠标右键，在弹出的对话框中选中“员工请假”，见图6-35。然后，单击“员工请假”，对弹出的对话框进行填写，设置好请假天数以及请假原因，再单击“确定”按钮保存。根据需要，也可以单击“打印请假单”打印该条请假，见图6-36。

②调动、离职与复职的管理

图6-35　员工请假操作

图6-36　员工请假对话框

在“员工列表框”里选中要调动的员工记录，单击“人事变动”—“调动”即可载入“员工调动”窗口。或者在选定该项记录后，单击鼠标右键，弹出对话框中选中“调动”，见图6-37。

图6-37　员工调动操作界面

选中“调动”后，弹出对话框，见图6-38。该对话框中，左边为调动前的部门、职务等信息，是系统自动生成的，无须修改。右边选择调动后的部门、工种、职务、职称、调动原因等信息，单击“确定”保存即可，保存后可以打印调动信息。

员工离职、复职的操作同上。

6.3.3.4　信息查询

(1)按部门筛选

在软件的主窗口中，更改“在职状态”的组合框或者部门树状框里的项目，都会自动进行筛选，见图6-39。

(2)按照姓名查询

在系统界面上，从“快速查询”处按照姓名(汉字或拼音)或编号进行查询，可以快速查询到本系统中存储的员工及其信息，见图6-40。当查询列表中的项目为按姓名拼音查询时，查的是整个数据库，例如输入拼音“X”就会自动显示与其声母相关的记录。

图6-38　员工调动对话框

图6-39　按照部门查询信息

图6-40　快速查询界面

(3)高级组合查询

从“档案操作”—“查询”，在弹出的对话框“万能查询”中，输入“字段”、“条件”、“值”和“逻辑”，则可以进行任意条件的组合查询，见图6-41、图6-42。这种高级组合查询对于大型机构单位挑选符合某些特殊要求的人才来说非常有用。

图6-41　查询界面

图6-42　万能查询示例

6.3.3.5　报表统计

(1)统计报表

可根据时间段对新进员工、离职复职、员工调动等信息进行报表统计并快速保存及打印出来。操作方法是:从“统计报表”进入，选中需要统计的项目，然后对弹出的对话框进行操作即可。以“新进员工报表”为例，依次选中“统计报表”—“新进员工报表”，弹出“新进员工报表”进行操作，即可生产报表，见图6-43、图6-44。