汇总记账凭证是在填制的各种专用记账凭证的基础上,按照一定的方法进行汇总编制而成的。各汇总记账凭证的编制是汇总记账凭证核算组织程序的核心。汇总记账凭证可分为汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证三种,其编制的方法如下:
(一)汇总收款凭证的编制方法
1.汇总收款凭证编制的基本方法
汇总收款凭证的编制方法是:根据一定时期全部收款凭证的借方科目设置汇总收款凭证,按分录中相应的贷方科目定期(5日、10日或半月)汇总,每月汇总编制一张汇总收款凭证。
收款凭证是按借方科目设置,编制时汇总收款凭证也是将库存现金、银行存款按借方科目设置,按对应的贷方科目归类,定期(5日、10日或半月)汇总,按月编制。月终时,结算出汇总收款凭证中各贷方科目的合计数,作为登记总分类账的依据。收款凭证的借方科目只有库存现金和银行存款,登记总分类账时,根据汇总收款凭证上的合计数记入库存现金、银行存款总分类账户的借方,根据汇总收款凭证中各贷方科目的合计数分别记入相应总分类账户的贷方。这样,按月只需编制一张现金汇总收款凭证和一张银行存款汇总收款凭证就可以了。现金汇总收款凭证的格式如表10-4所示。
表10-4 汇总收款凭证
银行存款汇总收款凭证的格式如表10-5所示:
表10-5 汇总收款凭证
2.汇总收款凭证编制举例
【例10-2】东方厂某月1～10日发生现金收款业务,其记账凭证上编制的会计分录如下:
以上现金收款业务的记账凭证中,借方科目均为“库存现金”,贷方科目有三个,分别为“其他应收款”、“其他业务收入”和“营业外收入”。汇总时,先按借方科目“库存现金”设置汇总收款凭证,按贷方科目“其他应收款”、“其他业务收入”、“营业外收入”进行汇总,计算出该企业1～10日相应科目的发生额:
“其他应收款”科目发生额=5000+1000=6000(元)
“其他业务收入”科目发生额=20000+15000=35000(元)
“营业外收入”科目发生额=400+100=500(元)
根据以上汇总结果,填入该企业本月汇总收款凭证的相应栏目内,其结果如表10-6所示。
表10-6 汇总收款凭证
注:另外两次汇总结果过程略。
3.汇总收款凭证编制注意事项
为了便于编制汇总收款凭证,在日常编制收款凭证时,会计分录的形式最好是一借一贷或一借多贷,不宜采用多借一贷或多借多贷的形式。因为汇总收款凭证是按借方科目设置的,多借一贷或多借多贷的会计分录都会给编制汇总收款凭证带来一定的不便,而且在汇总过程中也容易由于被多次重复使用而产生汇总错误,也容易使账户之间的对应关系变得模糊难辨。
(二)汇总付款凭证的编制方法
1.汇总付款凭证编制的基本方法
汇总付款凭证的编制方法是:根据一定时期全部付款凭证的贷方科目设置汇总付款凭证,按分录中相应的借方科目定期(5日、10日或半月)汇总,每月汇总编制一张汇总收款凭证。
付款凭证是按贷方科目设置,编制时汇总付款凭证也是将库存现金、银行存款按贷方科目设置,按对应的借方科目归类,定期(5日、10日或半月)汇总,按月编制。月终时,结算出汇总付款凭证中各借方科目的合计数,作为登记总分类账的依据。付款凭证的贷方科目只有库存现金和银行存款,登记总分类账时,根据汇总付款凭证上的合计数记入库存现金、银行存款总分类账户的贷方,根据汇总付款凭证中各借方科目的合计数分别记入相应总分类账户的借方。这样,按月只需编制一张现金汇总付款凭证和一张银行存款汇总付款凭证就可以了。银行存款汇总付款凭证的格式见表10-7。
表10-7 汇总付款凭证
2.汇总付款凭证编制举例
【例10-3】东方厂某月1～10日发生银行存款付款业务,其记账凭证上编制的会计分录如下:
以上银行存款付款业务的记账凭证中,贷方科目均为“银行存款”,借方科目有四个,分别为“短期借款”、“应付账款”、“其他应付款”和“应交税费”。汇总时,先按贷方科目“银行存款”设置汇总付款凭证,按借方科目“短期借款”、“应付账款”、“其他应付款”、“应交税金”进行汇总,计算出该企业1～10日相应科目的发生额:
“短期借款”科目发生额=20000(元)
“应付账款”科目发生额=4000+15000=19000(元)
“其他应付款”科目发生额=400+100=500(元)
“应交税费”科目发生额为=1000(元)
根据以上汇总结果,填入该企业本月汇总付款凭证的相应栏目内,其结果如表10-8所示。
表10-8 汇总付款凭证
注:另外两次汇总结果过程略。
3.汇总付款凭证编制注意事项
为了便于编制汇总付款凭证,在日常编制付款凭证时,会计分录的形式最好是一借一贷或多借一贷,不宜采用一借多贷或多借多贷的形式,因为汇总付款凭证是按照贷方科目设置、按借方科目归类汇总的,一借多贷或多借多贷的会计分录会给汇总付款凭证的编制工作带来不便。
(三)汇总转账凭证的编制方法
1.汇总转账凭证编制的基本方法
汇总转账凭证的编制方法是:根据一定时期全部转账凭证(如原材料、固定资产等)的贷方科目设置汇总转账凭证,按分录中相应的借方科目定期(5日、10日或半月)汇总,每月汇总编制一张汇总转账凭证,计算出每一个借方科目发生额合计数,填入汇总转账凭证的相应栏次。汇总转账凭证的格式如表10-9所示。
表10-9 汇总转账凭证
2.汇总转账凭证编制举例
【例10-4】东方厂某月1～10日发生转账业务,其记账凭证上编制的会计分录如下:
以上转账业务的记账凭证中,贷方科目均为“原材料”,借方科目有三个,分别为“生产成本”、“制造费用”和“管理费用”。汇总时,先按贷方科目“原材料”设置汇总转账凭证,按借方科目“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”进行汇总,计算出该企业1～10日相应科目的发生额:
“生产成本”科目发生额=4000+12000=16000(元)
“制造费用”科目发生额=500+600=1100(元)
“管理费用”科目发生额=2000+400=2400(元)
根据以上汇总结果,填入该企业本月汇总转账凭证的相应栏目内,其结果如表10-10所示。
表10-10 汇总转账凭证
注:另外两次汇总结果过程略。
3.汇总转账凭证编制注意事项
为了便于编制汇总转账凭证,在日常编制转账凭证时,会计分录的形式最好是一借一贷或一贷多借,不宜采用一借多贷或多借多贷的形式。因为,汇总转账凭证是按贷方科目设置的,一借多贷或多借多贷的会计分录都会给编制汇总转账凭证带来一定的不便。
以上介绍了各种汇总记账凭证的编制方法。需要注意的是:虽然各种汇总记账凭证的编制方法不尽相同,但每一种汇总记账凭证都是依据同类专用记账凭证汇总编制而成的,即专用记账凭证有收款凭证、付款凭证和转账凭证三种,经汇总以后形成的汇总记账凭证相应地也包括汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证三种。
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