第三节 记账凭证的填制和审核
一、记账凭证的基本内容
记账凭证的主要作用在于对原始凭证进行分类、整理，按照借贷记账法的要求，运用会计科目，编制会计分录，并据以登记账簿。因此，记账凭证必须具备下列基本内容(也称记账凭证要素)：
(1)填制记账凭证的日期;
(2)记账凭证的种类和编号;
(3)经济业务摘要;
(4)会计科目(包括一级科目、二级科目和明细科目)、应记方向及金额;
(5)所附原始凭证的张数;
(6)填制人员、稽核人员、记账人员和会计主管人员(收款凭证和付款凭证还应增加出纳人员)的签章。
二、记账凭证的填制方法
(一)专用记账凭证的填制方法
1.收款凭证的填制方法
收款凭证是用来记录货币资金收款业务的凭证，它是由会计人员根据审核无误的原始凭证填制的。在借贷记账法下收款凭证的设证科目是借方科目(“库存现金”或“银行存款”科目)。在凭证内所反映的贷方科目应填列与“库存现金”或“银行存款”相对应的科目。金额栏填列实际收入的数额，在凭证的右侧填写所附原始凭证张数，有关人员应签名或盖章。
【例6－8】中信公司20××年10月15日销售甲产品一批，价款50 000元，增值税销项税额8 500元，收到购买单位支票一张，收讫58 500元存入银行。会计人员根据审核无误的原始凭证填制银行存款收款凭证，其格式与内容如表6－8所示。
表6－8 收款凭证
2.付款凭证的填制方法
付款凭证是用来记录货币资金付款业务的凭证，是由会计人员根据审核无误的原始凭证填制的。在借贷记账法下，付款凭证的设证科目是贷方科目(“库存现金”或“银行存款”科目)。在凭证内所反映的借方科目应填列与“库存现金”或“银行存款”相对应的科目。
金额栏填列实际付出的数额，在凭证的右侧填写所附原始凭证的张数，有关人员应签名或盖章。
【例6－9】中信公司20××年12月16日购入材料一批，买价80 000元，增值税进项税额13 600元，共计93 600元，开出支票一张支付购料款。出纳人员根据审核无误的原始凭证填制银行存款付款凭证，其格式与内容如表6－9所示。
表6－9 付款凭证
需要注意的是，对于现金和银行存款之间相互划转的业务，如从银行提取现金，或将现金存入银行，为了避免重复记账，只编制付款凭证，不编制收款凭证。如从银行提取现金时，只编制银行存款付款凭证;如将现金存入银行时，只编制现金付款凭证。
3.转账凭证的填制方法
转账凭证是用以记录与货币资金收付无关的转账业务的凭证，它是由会计人员根据审核无误的转账业务原始凭证填制的。在借贷记账法下，将经济业务所涉及的会计科目全部填列在记账凭证内，借方科目在先，贷方科目在后，将各会计科目所记应借应贷的金额填列在“借方金额”或“贷方金额”栏内。借、贷方金额合计数应该相等。有关人员应签名盖章，并在凭证的右侧填写所附原始凭证的张数。
【例6－10】中信公司20××年10月31日计提当月固定资产折旧20 000元，其中生产车间用固定资产折旧14 000元，行政管理部门用固定资产折旧6 000元。会计人员根据“折旧提取计算表”填制转账凭证，其格式与内容如表6－10所示。
表6－10 转账凭证
(二)通用记账凭证的填制方法
通用记账凭证是一种适合各种经济业务的记账凭证。采用通用记账凭证可以将经济业务所涉及的会计科目全部填列在一张记账凭证内，借方在先，贷方在后，各会计科目所记应借应贷的金额填列在“借方金额”或“贷方金额”栏内。借、贷方金额合计数应相等。有关人员应签名盖章，并填写所附原始凭证的张数。
【例6－11】中信公司20××年6月10日销售产品一批。售价40 000元，增值税销项税额6 800元，收到款项存入银行。会计人员根据有关原始凭证填制通用记账凭证，其格式与内容如表6－11所示。
表6－11 通用记账凭证
(三)单式记账凭证的填制方法
单式记账凭证按每项经济业务所涉及会计科目的借、贷方及其对应关系又分为“借项记账凭证”和“贷项记账凭证”。
【例6－12】中信公司20××年12月15日向春光公司出售甲产品一批，售价30 000元，增值税销项税额5 100元，收到款项存入银行。会计人员根据审核无误的原始凭证收款后，所编制的会计分录为：
借：银行存款35 100
贷：主营业务收入30 000
应交税费——应交增值税(销项税额)5 100
以上会计分录涉及一个借方科目，两个贷方科目，应分别填制一张“借项记账凭证”，其格式与内容如表6－12所示;两张“贷项记账凭证”，其格式与内容如表6－13、表6－14所示。
表6－12 单式记账凭证(一)
表6－13 单式记账凭证(二)
表6－14 单式记账凭证(三)
在借项记账凭证和贷项记账凭证中所列示的对应总账科目只起参考作用，不作为登记账簿的依据。
三、记账凭证的填制要求
记账凭证填制的正确与否，直接关系到记账的真实性和正确性。因此，填制记账凭证除了也要遵守填制原始凭证的要求外，还必须注意以下几点：
(1)填制记账凭证必须以审核无误的原始凭证为依据，记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，也可以根据汇总原始凭证填制，但不同内容和类别的原始凭证不能汇总填列在一张记账凭证上。以自制的原始凭证或者汇总原始凭证代替记账凭证使用的，也必须具备记账凭证所应有的项目(加列会计分录)。
(2)填制记账凭证的日期一般应为填制记账凭证当天的日期，但在下月月初编制上月末的转账凭证时应填上月最后一天的日期。
(3)记账凭证的摘要栏是对经济业务的简要说明，填写时既要简明，又要确切。对于收付款业务写明收付款对象的名称、款项内容，使用银行支票的还应填写支票号码;对于购买材料、商品业务，要写明供应单位名称和主要品种、数量;对于经济往来业务，应写明对方单位、业务经手人、发生时间等内容。
(4)会计科目的使用必须正确，应借、应贷科目的对应关系必须清楚。编制会计分录要先借后贷，可以填制一借多贷或一贷多借的会计分录。如果某项经济业务本身需要编制一笔多借多贷的会计分录时，为了反映该项经济业务的全貌，可以采用多借多贷的会计科目对应关系，不必人为地将一项业务所涉及的会计科目分开而编制两张记账凭证。
(5)记账凭证在一个月内应当连续编号，以便查核。在使用通用记账凭证时，可按经济业务发生的顺序编号。采用收款凭证、付款凭证和转账凭证的，可采用“字号编号法”，即按凭证类别顺序编号。例如，收字第×号、付字第×号、转字第×号等。也可采用“双重编号法”，即按总字顺序编号与按类别顺序编号相结合。例如，某收款凭证为“总字第×号，收字第×号”。一笔经济业务需要编制多张记账凭证时，可采用“分数编号法”。例如，一笔经济业务需要编制两张转账凭证，凭证的顺序号为20号时，可编转字20(1/2)、转字20(2/2)。前面的整数表示业务顺序，分子表示两张凭证中的第一张和第二张。在使用单式记账凭证时，也可采用“分数编号法”。
(6)除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。记账凭证上应注明所附有原始凭证的张数，以便查核。原始凭证张数一般应当以原始凭证的自然张数为准。凡是与记账凭证中的经济业务记录有关的每一张原始凭证都应作为记账凭证的附件，有一张算一张。如果附件中既有原始凭证又有原始凭证汇总表，应当把所附原始凭证和原始凭证汇总表的张数一并计入附件张数。如果原始凭证为零散车票、船票等，应当先将其粘贴在“原始凭证粘贴单”上，以一张粘贴单作为一张附件计算。如果根据同一原始凭证填制数张记账凭证时，则应在未附原始凭证的记账凭证上注明“附件××张，见第××号记账凭证”。如果原始凭证需要另行保管时，则应在附件栏目内加以注明。
(7)如果在填制记账凭证时发生差错应当重新填制。已经登记入账的记账凭证在当年发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某字号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，并注明“订正某月某日某字号凭证”字样。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。
(8)在同一项经济业务中，如果既有现金或银行存款的收付业务，又有转账业务时，应相应地填制收、付款凭证和转账凭证。如胡军出差回来报销差旅费800元，原已预借1 000元，剩余款项交回现金。对于这项经济业务应根据收款收据的记账联填制现金收款凭证，同时根据差旅费报销凭单填制转账凭证。
(9)记账凭证填写完毕应进行复核与检查，并按所使用的记账方法进行试算平衡。有关人员，包括会计主管、稽核(复核)、记账和制单(或称制证，即编制记账凭证)人员，均要在记账凭证上签名盖章。有关收付款凭证，还要有出纳人员签章。出纳人员根据收款凭证收款或根据付款凭证付款时，应在原始凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以免重收重付或漏收漏付。
四、记账凭证的审核
为了保证账簿记录和会计信息的质量，记账凭证编制完以后，要经过有关稽核人员的审核才能登记账簿。如前所述，记账凭证是根据审核无误的原始凭证填制的。因此，记账凭证的审核，除了要对原始凭证进行复审外，还应对以下内容进行审核：
1.内容是否真实
审核记账凭证是否附有原始凭证，所附原始凭证的构成要素是否齐全，内容是否合法、真实，记账凭证所记录的经济业务与所附原始凭证所反映的经济业务是否相符，记账凭证汇总表的内容与其所依据的记账凭证的内容是否一致等。
2.项目是否齐全
审核记账凭证各项目的填写是否齐全，如日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数及有关人员签章等。
3.科目是否正确
审核记账凭证的应借、应贷科目是否正确，是否有明确的对应关系，所使用的会计科目是否符合国家统一会计制度的规定等。
4.金额是否正确
审核记账凭证所记录的金额与原始凭证的有关金额是否一致，记账凭证汇总表的金额与记账凭证的金额合计是否相符，原始凭证中的数量、单价、金额计算是否正确等。
5.书写是否正确
审核记账凭证中的记录是否文字工整、数字清晰，是否按规定使用蓝黑墨水或碳素墨水，是否按规定进行更正等。
在审核记账凭证过程中如发现填制有误，应查明原因，并按照规定的方法及时更正，只有经过审核无误的记账凭证才能据以登记账簿。
实行会计电算化的单位，对于机制记账凭证要认真审核，应做到会计科目使用正确，数字准确无误。打印出的机制记账凭证要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或签字。
对会计凭证进行审核是保证会计信息质量，实施会计监督的重要手段，是一项政策性很强的工作。为做好这项工作，会计人员既要熟悉和掌握国家政策、法令、制度和计划、预算等有关规定，又要熟悉和了解本单位的经营状况。只有这样，才能明辨是非，并保证国家法规、制度的贯彻执行。
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