填制原始凭证

任务二　填制原始凭证

单元引言:在日常会计工作中，会计人员必须按照会计数码字书写规范、原始凭证的基本要素以及常见原始凭证的填制要求，根据所发生的经济业务准确无误地填制各种原始凭证。

任务描述:对于会计人员来讲，“填制原始凭证”是一项重要的职业能力。经济活动千变万化，由此产生的原始凭证也具有较大的差别，对于填制原始凭证而言，主要是掌握自制原始凭证的填制方法。

任务分析:经济单位发生的经济业务都必须取得或填制原始凭证，为了正确填制原始凭证，会计人员必须掌握原始凭证的基本要素、原始凭证的填制要求以及会计数码字的书写规范，这是填制原始凭证的基础和关键。

一、原始凭证的填制

原始凭证是经济业务发生或完成时的最初记录，是记账的原始依据。经济业务是多种多样的，因此原始凭证的内容及格式取决于它所反映的经济业务的内容。例如，材料收发、现金和银行存款的收入与付出、产品销售、货款结算等，都要有记录这些经济业务内容的原始凭证。但是，无论哪一种原始凭证，都应当说明经济业务的执行和完成情况，都应该明确经办业务部门和人员的经济责任。因此，原始凭证都必须具备一定的基本内容。

(一)原始凭证的基本内容

(1)原始凭证的名称和编号。原始凭证的名称，可以说明凭证所代表的经济业务的种类和凭证的用途。例如，发票反映商品购销双方的交易行为;借款凭证反映资金借贷双方的业务往来等。原始凭证的编号是为了加强凭证的管理以及事后备查而对凭证的编码。

(2)填制凭证的日期。填制原始凭证的日期一般是经济业务发生或完成的日期，出现特殊情况未能及时填制原始凭证的，应以实际的填制日期为准。

(3)交易双方的名称。每一项经济业务的发生，都会涉及当事人双方，例如销售商品有买卖双方、向银行借款有借贷双方等。因此，一份完整的原始凭证应当载明当事人双方的名称，以准确地反映双方的经济责任，同时也为检查验证该项经济业务的真实性提供方便。

(4)经济业务的内容、数量、单价和金额等。经济业务的内容是指经济业务的项目、名称、规格等;数量、单价、金额是对有关经济业务的定量说明，是原始凭证的核心。

(5)填制人员的签名或盖章。为了明确具体的经济责任，有关的经办人员应在原始凭证上签名或盖章。

(6)原始凭证的联次及附件。

有些原始凭证的内容不仅应当满足财务、会计工作的需要，而且还应当满足计划、统计和其他管理方面的需要，增加某些必要的说明，如计划金额、合同编号等。

(二)原始凭证的填制要求

原始凭证是会计记账的原始依据。原始凭证是否准确，直接关系到会计工作的质量。只有在形式上和实质上符合要求的原始凭证，才能正确、及时、清晰地反映各项经济业务的真实情况。具体来说，填制原始凭证的要求是:

(1)真实可靠。凭证上有关经济业务的内容、金额等项必须根据实际情况填列，不能弄虚作假、歪曲事实，随意填写;所反映的经济业务必须合法、合理、合规。经办人员应对所填制原始凭证的真实性负责。

(2)内容完整。凡是凭证格式规定的各项内容必须逐项填写齐全，不得遗漏和省略，以完整地反映经济活动的全貌。尤其需要注意的是，年、月、日要按照填制原始凭证的实际日期填写;名称要写全，不能简化;品名或用途要填写明确，不许含糊不清;有关人员的签章必须齐全。

(3)数字准确。凭证上有关数字的计算必须准确无误。大小写金额必须相符，数量、单价和金额之间的计算必须准确等。

(4)填制及时。有关人员必须在经济业务发生或完成时及时填制原始凭证，以便及时地反映经济业务并进行会计核算。

(5)书写清楚。原始凭证只能用蓝(黑)色墨水填写，不得使用铅笔或圆珠笔填写;字迹应工整、清晰，易于辨认;不得使用未经国务院颁布的简化字;阿拉伯数字要逐个填写，不得连写;文字数字书写应紧靠行格底线，上方应留有适当空距，以便写错字时有更改的空间，不得满格(顶格)书写;金额数字的填写要符合规范性的要求;复写的凭证，不串格、不串行、不模糊。

(6)编号连续。各种凭证都必须连续编号，以备查找;已经事先印好编号的凭证作废时，应在作废的凭证上加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得随意撕毁。

(7)手续完备。各种凭证手续要完备，经办业务部门的人员要认真审核，签名盖章。从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章。自制原始凭证必须有经办部门负责人或其指定人员的签名或盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位的公章。所谓“公章”应是具有法律效力和规定用途，能够证明单位身份性质的印鉴，如业务公章、财务专用章、发票专用章、收款专用章或结算专用章等。

(8)更正规范。在原始凭证填制过程中，难免会出现填制错误。出现错误时，应当由开出单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。如果原始凭证金额有错，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。无论是填制错误，还是其他原因，原始凭证都不得涂改、刮擦、挖补。

除此之外，在填写原始凭证时还应当符合如下附加要求:

(1)一式几联的原始凭证，必须注明各联的用途，并且只能以一联用作报销凭证;一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写，或本身具备复写功能，并连续编号，作废时加盖“作废”戳记，连同存根一起保存。

(2)一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当由保存该原始凭证的单位开具原始凭证分割单给其他应负担的单位。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容，如凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者签章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。“原始凭证分割单”的格式如图1-2-1所示，一般为一式两联，第一联为存根联，由填制单位留存并与被分割的原始凭证附在一起，用以证明相关原始凭证减少填制记账凭证的金额数及其原因，也便于同接受“原始凭证分割单”的单位对账;第二联为支出证明联，由填制单位交付款单位作为付款结算凭证。

图1-2-1

(三)会计数码字书写要求

会计人员采用手工填制会计凭证、登记会计账簿和编制财务报表时，都离不开会计数码字书写，规范书写会计数码字是会计人员的一项基本技能，十分重要。会计数码字书写有以下具体要求:

1．阿拉伯数字书写的要求

(1)每个数字要大小均匀，笔顺清晰，笔画流畅、自然、不刻板，除“4”、“5”以外的数字必须一笔写成，不能人为地增加数字的笔画，要逐个填写，不得连笔写，每个数字独立有形，使人一目了然，但不可预留间隔(以不能增加数字为好)。书写时字迹工整，排列整齐有序，且有一定的倾斜度(数字与底线通常成60度倾斜)，书写数字时，应使每个数字(7、9除外)贴紧底线，不可顶格书写，一般每个格内数字占1/2或2/3的位置，以便为更正错误留有余地。

(2)在数字前应写明币种符号或者货币名称简写和币种符号，例如人民币符号“￥”、港币符号“HK $ ”。币种符号与数字之间不得留有空白。凡数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位，如不能写成“￥1000元”。

(3)所有以元为单位的数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分;无角分的，角位和分位写“00”或“—”;有角无分的，分位应当写“0”，不得用“—”代替。

(4)在阿拉伯数字的整数部分，可以从小数点起向左按“三位一节”用“，”或空一格分开，例如“6，129.20”或“6 129.20”。

除此之外，还应注意不要把“0”和“6”、“1”和“7”、“3”和“8”、“7”和“9”写得辨认不清。书写数字“1”时，不能写短，且要合乎倾斜度要求，防止改为“4”、“6”、“7”、“9”;书写数字“6”时，上端比其他数字高出1/4，下圆要明显，以防止改为“8”;书写数字“7”和“9”时，落笔可下伸到底线外，约占1/4的位置;书写数字“6”、“8”、“9”、“0”的圆圈必须封口;书写数字“2”、“3”、“5”、“8”时，应各自成体，避免混同。

2．中文大写数字的书写要求

(1)中文大写金额数字应用正楷或行书填写，如“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整”等;不得用“一、二(两)、三、四、五、六、七、八、九、十、念、毛、另(或0)”填写;不得自造简化字。

(2)中文大写金额数字前要冠以“人民币”或“币”字样，其与大写金额首位数字之间不留空位，数字之间也不能留空位。

(3)中文大写金额数字到“元”为止的，在“元”之后，应写“整”(或“正”)字;中文大写金额数字到“角”为止的，在“角”之后，可以写“整”(或“正”)字，也可不写“整”(或“正”)字;大字金额数字有分的，“分”后面不写“整”(或“正”)字。

(4)大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白，如“人民币玖万元整”。

3．阿拉伯数字与中文数字之间的对应要求

阿拉伯小写金额数字中有“0”时，中文大写应按照汉语语言规律、金额数字构成和防止涂改的要求进行书写，例如:

(1)阿拉伯数字中间有“0”时，中文大写金额要写“零”字。如￥4 509.60，应写成“人民币肆仟伍佰零玖元陆角整”。

(2)阿拉伯数字中间连续有几个“0”时，中文大写金额中间只写一个“零”字。如￥7 008.12，应写成“人民币柒仟零捌元壹角贰分”。

(3)阿拉伯金额数字万位或元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”，万位、元位也是“0”，但千位、角位不是“0”时，中文大写金额中可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。例如“￥101 568.35”，应写成“人民币壹拾万零壹仟伍佰陆拾捌元叁角伍分”，也可写成“人民币壹拾万壹仟伍佰陆拾捌元叁角伍分”;例如“￥3 560.12”，应写成“人民币叁仟伍佰陆拾元零壹角贰分”，或写成“人民币叁仟伍佰陆拾元壹角贰分”;例如“￥106000.35”，可写成“人民币壹拾万陆仟元零叁角伍分”，或写成“人民币壹拾万零陆仟元叁角伍分”。

(4)阿拉伯金额数字角位是“0”，而分位不是“0”时，中文大写金额“元”后面应写“零”字。例如“￥3 568.05”，应写成“人民币叁仟伍佰陆拾捌元零伍分”。

(5)表示位的文字前必须有数字，例如“￥10.00”应写成“壹拾元整”。

二、常用原始凭证的填制方法

原始凭证是记录经济业务发生的原始资料，其填制方法和要求既有共性又有特性。在填制原始凭证之前，应先熟悉每笔经济业务，对经济业务的性质、发生的条件、原因、制度规定和情况有所了解，在此基础上，选择合适的原始凭证并按照原始凭证的填制要求，认真逐笔填制原始凭证。

(一)发票

发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。

开具发票应当按照规定的时限、顺序，逐栏、全部联次一次性如实填开，填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次性复写或打印，内容完全一致，并在发票联或者抵扣联加盖单位财务印章或发票专用章。

1．一般纳税人增值税发票

一般纳税人增值税发票分为增值税专用发票和一般纳税人增值税普通发票两种。一般纳税人应通过增值税防伪税控系统使用专用发票和普通发票。

(1)增值税专用发票。这是增值税一般纳税人(以下简称一般纳税人)销售货物或者提供应税劳务开具的发票，是购买方支付增值税额并可按照增值税有关规定据以抵扣增值税进项税额的凭证。专用发票由基本联次或者基本联次附加其他联次构成，基本联次为三联:第一联记账联，作为销货方记账凭证;第二联抵扣联，作为购货方抵扣凭证;第三联发票联，作为购货方记账凭证。一般纳税人增值税专用发票的填制方法如图1-2-2所示。

图1-2-2　增值税专用发票

(2)一般纳税人增值税普通发票。这是纳入增值税防伪税控一机多票系统的增值税一般纳税人销售货物或者提供应税劳务时使用该系统开具的带有税控信息的机打普通发票，是购销双方的收付款凭证。已纳入防伪税控一机多票系统的纳税人不得使用非防伪税控系统开具普通发票，另有规定的除外(如出口商品发票、机动车销售统一发票、收购发票等)。一般纳税人增值税普通发票分为两联和五联两种，基本联次为两联:发票联和记账联。发票联作为购买方核算采购成本的记账凭证，记账联作为销售方核算销售收入和增值税销项税额的记账凭证。各联次的颜色依次为蓝、橙、绿蓝、黄绿和紫红色。一般纳税人增值税普通发票的填制方法如图1-2-3所示。

2．增值税普通发票

从事经营活动并办理了税务登记的各种纳税人(包括一般纳税人和小规模纳税人)领购使用增值税普通发票。增值税普通发票的填制方法如图1-2-4所示。

图1-2-3　一般纳税人增值税普通发票

图1-2-4　增值税普通发票

普通发票应当按照规定的时限、顺序，逐栏、全部联次一次性如实开具，并加盖单位财务印章或者发票专用章。同时注意:必须如实填开付款单位全称，不得以简称或其他文字、符号等代替付款单位全称;“单价”、“金额”栏填写含税单价、金额，并在金额合计数(小写)前用“￥”符号封顶;不得涂改。如填写有误，应另行开具，并在误填的发票上注明“误填作废”四字。填错的发票，全部联次应当完整保存。

(二)收料单的填制

收料单是在外购的材料物资验收入库时填制的凭证，一般一式三联，一联验收人员留底，一联交仓库保管人员据以登记明细账，一联连同发货票交财会部门办理结算。收料单的填制方法如图1-2-5所示。

图1-2-5

(三)限额领料单的填制

限额领料单是一种一次开设、多次使用、领用限额已定的累计凭证。在有效期(最长1个月)内，只要领用数量累计不超过限额就可以连续使用。限额领料单的填制方法如图1-2-6所示。

图1-2-6