整理归档会计资料

任务一　整理归档会计资料

单元引言:会计人员日常工作过程中所取得或填制的会计凭证、登记的会计账簿、编制的会计报表等资料，是会计人员的劳动成果，是记录和反映单位经济业务事项的重要历史资料和证据。这些资料必须按要求规范整理，妥善保管，经过整理归档以后的会计资料即为会计档案。

任务描述:整理归档会计资料是将平时工作过程中所形成的会计凭证、账簿、报表等资料分类别、按一定的顺序整理装订成便于长期保管和利用的会计档案资料。整理归档会计资料是一项非常重要的工作任务，要求负责整理装订的人员认真细心，按规范的要求操作。

任务分析:整理归档会计档案的基本方法是，首先明确会计档案管理办法的具体要求，熟悉会计档案范围，把不属于会计档案的内容剔除;其次是熟悉整理会计档案的操作步骤，对操作过程中的每一个步骤都烂熟于心，这样工作起来才会应用自如。学习的重点是会计凭证的整理归档，难点是会计报表的整理。

一、会计凭证的整理与装订归档

第一，业务发生时将原始凭证附于记账凭证后面。页面很小的单据贴在粘贴单上，附在记账凭证后面。页面大小超过记账凭证的单据，应裁去毛边，以左边上边为齐折叠。

第二，根据凭证类别，按顺序号或日期顺序将记账凭证逐张排放好。补充遗漏的必不可少的核算资料，剔除不属于会计档案范围和没有必要归档的一些资料，清除订书钉、曲别针、大头针等金属物，将每一类记账凭证按适当厚度分成若干本墩齐。

第三，进行装订。装订好的会计凭证要四边成线，有棱有角，坚固、规整。装订线上应有封口，并加盖骑缝章。

第四，填写凭证及凭证盒的封面、封脊，将凭证装盒，存于柜中。

第五，填写封面、全宗号、目录号和案卷号:

(1)封面各记事栏是事后查账和查证有关事项的最基础的索引。“启用日期”要把年、月、日写全;“单位名称”要写全称;要注明“本月共╳╳册，本册是第╳╳册”;“凭证张数”一栏中要填本册的凭证张数;记账凭证号数“自第╳号至第╳号”一栏要填写清晰;“保管期限”要注明按规定要求本册凭证应保管多少年。另外，还要把记账凭证及原始凭证的总页数，按照记账凭证及所附原始凭证的张数加计清点，准确地填在封面上。装订年、月、日也要如实填写。会计主管人员和装订人员要盖章。

(2)全宗号，即档案馆给定立档单位的编号，有的可照实填写，没有的空着不填。

(3)目录号，即会计凭证案卷所属会计档案实体分类目录的编号。如“ZKP1”中Z表示专业类档案，K表示会计类档案，P表示凭证类，1表示第一类记账凭证，如收款凭证等。

(4)案卷号，填写目录内每本凭证的顺序编号。

二、会计账簿的整理归档

第一，填写账簿启用表、目录内容。订本账(总账、现金账、银行账)保持账簿原来面貌，不要除去空白页，在目录中注明已使用页数和空白页数，如图7-1-1所示。

图7-1-1

活页账除去账夹和空白账页，填齐账户目录页号，按会计科目在账页的右上方填写总页号和分页号;加装会计账簿封面、封底;按封面、账簿启用表、账户目录、账页、封底顺序排列，装订成册，每册一般不超过150页，如图7-1-2所示。

图7-1-2

第二，填写账簿档案小标签贴在账本封面上，如总账的档案小标签见图7-1-3所示。

图7-1-3

第三，将账簿单独存入档案柜中或先装入档案盒再入柜。

三、财务报告的整理

财务报告一般是按月报、季报、年报分别整理、装订、立卷的。

(一)年度财务报告的整理

每年终了时年度财务报告装订的顺序是:封面、文字说明、会计报表、封底，如图7-1-4所示。

若干年的年度财务报告装订在一起组成一卷，再编页码及目录，如图7-1-5所示。

在档案盒的背面填写全宗号及案卷号，将档案装盒入柜。

(二)月报及季报的整理

每个月的报表装订的顺序是:封面、文字说明、会计报表、封底。

各个月的报表装订在一起组成一卷，并编页码及目录。

在档案盒的背面填写全宗号及案卷号，将档案装盒入柜。

图7-1-4

图7-1-5

四、其他会计资料的整理

其他会计资料主要包括季度、年度的成本、利润计划，月度、年度的财务收支计划，工资计算表，经济活动分析报告等，一些重要的经济合同也随同正式会计档案进行收集整理。即使这部分资料不全部移交档案部门，或在一个很长的时期内由财会部门保存，也需要认真筛选、整理。总之，财会部门要把收集起来的这些资料逐件进行鉴别，将需要移交档案部门保管存放的，另行组卷装订，按要求移交。

会计档案的收集整理要规范化。卷脊、封面的内容要按统一的项目印制、填写，封面、盒、袋要按统一的尺寸、规格制作，做到收集按范围，整理按规范，装订按标准。