费用管理概述

第一节　费用管理概述

一、费用的概念和特征

1.费用的概念

费用是指小企业在日常活动中发生的、会导致所有者权益减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出。

2.费用的特征

（1）费用是小企业在日常活动中发生的经济利益的总流出

如前所述，日常活动是指小企业为完成其经营目标所从事的经常性活动以及与之相关的其他活动。工业小企业制造并销售产品、商业小企业购买并销售商品、咨询公司提供咨询服务、软件开发小企业为客户开发软件、安装公司提供安装服务、租赁公司出租资产等活动中发生的经济利益的总流出构成费用。工业小企业对外出售不需用的原材料结转的材料成本等，也构成费用。

费用形成于小企业日常活动的特征使其与产生于非日常活动的损失相区分。小企业从事或发生的某些活动或事项也会导致经济利益流出小企业，但不属于小企业的日常活动。例如，小企业处置固定资产、无形资产等非流动资产的损失，因违约支付罚款，对外捐赠，因自然灾害等非常原因造成财产毁损等，这些活动或事项形成的经济利益的总流出属于小企业的损失而不是费用。

（2）费用会导致小企业所有者权益的减少

费用既可能表现为资产的减少，如减少银行存款、库存商品等；也可能表现为负债的增加，如增加应付职工薪酬、应交税费（应交营业税、消费税等）等。根据“资产-负债＝所有者权益”的会计等式，费用一定会导致小企业所有者权益的减少。

小企业经营管理中的某些支出并不减少小企业的所有者权益，也就不构成费用。例如，小企业以银行存款偿还一项负债，只是一项资产和一项负债的等额减少，对所有者权益没有影响，因此不构成小企业的费用。

（3）费用与向所有者分配利润无关

向所有者分配利润或股利属于小企业利润分配的内容，不构成小企业的费用。

二、费用核算的内容

费用包括小企业日常活动所产生的经济利益的总流出，主要指小企业为取得营业收入进行产品销售等营业活动所发生的货币资金流出，具体包括成本费用和期间费用。

成本费用包括主营业务成本、其他业务成本、营业税金及附加等。期间费用是指企业日常活动发生的不能计入特定核算对象的成本，而应计入发生当期损益的费用。期间费用包括销售费用、管理费用和财务费用。

由于主营业务成本、其他业务成本、营业税金及附加在其他章节有详细介绍，本章主要介绍期间费用的管理及核算。

三、小企业期间费用管理

费用管理采用“预算管理，分项管理，归口管理”的原则，各级费用管理的责任承担者必须做到责任内容清楚，职权范围明确。

1.费用预算

财务部门根据公司年度经营计划以及分解到销售、售后服务部的目标任务，制定相应的费用预算。

（1）管理费用预算管理

管理费用项目比较复杂，且多属固定成本，因此可以先由各费用归口部门上报费用预算。企业在比较、分析过去实际开支的基础上，充分考虑预算期各费用项目变动情况及影响因素，确定各费用项目预算数额。值得注意的是，必须充分考虑各种费用是否必要，以提高费用支出效率。

管理费用预算的编制可采取以下两种方法:第一种方法是按项目反映全年预计水平；第二种方法将管理费用划分为变动性费用和固定性费用两部分，前者按预算期的变动性管理费用分配率和预计销售业务量进行测算，后者不变即可。

（2）销售费用预算管理

销售费用预算，是指为了实现销售预算所需支付的费用预算。它以销售预算为基础，分析销售收入、销售利润和销售费用的关系，力求实现销售费用的最有效使用。在安排销售费用时，要利用本量利分析方法，费用的支付应能获取更多的收益。

销售费用预算可以分为变动性销售费用预算和固定性销售费用预算。

①变动性销售费用预算是指为了实现产品的销售量所需支付变动销售费用的预算。变动性销售费用预算要以预计的销售量为基础分项目确定。

②固定性销售费用预算是指为了实现产品销售所需支付的固定性销售费用的预算。企业需要对过去发生的上述费用进行分析，考察上述费用支出的必要性和效果，或者采用零基预算法来确定上述各项费用的预算数额。

（3）财务费用预算

财务费用预算，是指企业对预算期内筹集生产经营所需资金等而发生的费用所进行的预计。财务费用的发生主要与企业存、贷款数额和利率变动直接有关，该项预算较难估计，它涉及企业在预算期内的信贷规模，并牵涉到专门决策预算。所以，首先应进行信贷预算和专门决策预算，在此基础上再进行财务费用预算。

2.费用归口管理

（1）办公用品费、印刷费用按公司办公物料统一采购规定办理。

（2）租赁费、水电费由企业管理部门负责核对并办理费用报销。

（3）劳动保险费（养老保险、医疗保险等）、培训费由企业管理部门负责统计审核并办理费用报销。

（4）其他销售费用、管理费用由发生部门办理费用报销。

3.费用报销的要求

（1）费用报销必须以合理、合法、真实的凭证为依据。经办人凭发票填制报销单，报销单的日期、附件张数、每个项目的报销金额、报销的总额分别填列清楚，发票背后应由经手人和证明人签名。原始发票上付款单位应与公司名称相符、付款内容清楚、金额大小写相符，发票上盖有收款单位财务专用章或发票专用章，发票要素须齐全，内容真实。对于不符合财务报销制度规定的发票，财务部门一律不予报销。

（2）发生的费用必须按规定分类填写公司统一的报销单据，不得随意填写。经办人应按照报销业务的性质分别填写报销单，不同性质的报销内容不能填列在同一报销单上。同一报销内容有不同经办人的应分别由报销人本人填报，不能由一人代签报销。

（3）原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字，相关手续必须完备。

（4）会计人员应认真审核各种凭证，对不合法的原始票据应拒绝报销。

（5）会计部门应加强各项费用凭证的审核工作，对不符合公司制度及越权审批的费用和支出一律不得报支。

4.费用的日常控制管理

（1）财务部门严格按照公司费用管理办法对各项费用进行审核，对不符合规定的费用一律不予报销。

（2）财务部按报销部门和人员进行核算管理，并设置预警值，当各部门或人员费用超出核定费用指标时，向该部门负责人及分管领导发出费用预警通知。

（3）各部门费用超过年初预算额度时，需提交书面报告说明原因，确因业务开展需要增加费用额度的，需提出书面申请，报总经理审批后，由财务部门作相应调整。

■如何审核发票的合法性？

1.从票据填制的内容和加盖的印章进行审核

（1）发票填制的内容是否与发票种类相符合。如一张商业发票所填制的内容应该是商品批发、零售及百货销售之类的商品，如果品名栏填写的是加工费、维修费、租赁费、服务费、印刷费等内容，显然与该票据的种类不相符，这类报销票据就是违规票据。

（2）发票加盖的印章是否与票据的种类相符合。如一张商业发票所加盖的印章是某某印刷厂、某某机关、某某汽车维修厂、某某打字复印社的印章，显然加盖的印章与票据的种类不相符，也是违规票据。报销发票加盖的印章一般是发票专用章，根据《发票管理办法》，报销票据加盖印章可以是发票专用章，也可以是财务专用章。

（3）票据的属地、职能是否与票据上加盖的印章相符合。如一张发票是广东省商业发票，而发票加盖的是河南省某某公司的发票专用章，显然这种票据违反了票据管理的属地原则，也是违规票据，但加盖的是驻外办事处的印章除外。另外要根据票据加盖的印章，查验收费单位是否具有收费的职能。如某村委会向单位收取修路集资款，使用的票据是《某某省行政事业性收费基金专用票据》，填写的内容是修路集资款，加盖的印章是某某村委会财务专用章，这样的票据虽然是正规票据，但该村委会不具有行政事业性收费职能，所以这种票据也是违规票据。

（4）票据客户名称填写是否与报账单位名称相一致。如县初级中学来报账，报销的票据客户名称填写的是县教育局，这种票据是违规票据。同样如果客户名称填写的是个人，所收取的费用是养路费、诉讼费、罚款等应该由个人承担的费用，这样的票据也是不能报销的。但在实际工作中，有些单位职工外出培训所收到的票据，客户名称填写的是个人姓名，对于这样的票据，只要附上有关培训通知文件也可以作为报账依据。

（5）同一本票据号码的排列先后顺序与该票据的填制日期是否合理。如发票号码是No:14 300 638，No:14 300 639，填制票据No:14 300 638的时间是2007年7月10日，而No:14 300 639是2007年4月25日，那么可断定该项票据是违规票据，但注明票据丢失属于补票的情况除外。

（6）票据的大小写金额填写是否相符以及金额是否正确。如果报销发票大小写金额不一致或者金额填写有误，这种票据也是不能报销的。对于这样的发票应当由出票单位重开，不能在票据上更正。

（7）发票填制字迹、笔体、笔画的精细、压痕是否异常。从发票的正面和反面来观察，本应一式多份复写的是否符合复写的实际情况，背面有无局部复写的痕迹。发票的第二联报销联如果不是复写的而是用钢笔或圆珠笔填写的，这样的票据就存在一定的问题；同时，还要查验发票是否存在用药剂褪色、用橡皮擦、小刀刮等涂改痕迹，如存在上述现象，该票据也是不能报销的。

（8）发票填写位置是否存在位移。所谓位移是指第二联经复写后，票据上的文字或数字出现错位，如一张票据大写金额是6 000元，小写金额是60 000元，这样的票据也是不合规票据，因为税务机关指定的企业在印制装订发票时，各联次纵横行列都是对齐的，有固定位置，不会出现位移现象。

（9）报销票据是否属白条、收据。所谓白条、收据是指报纸杂志订阅单、培训费收据、政府部门收费收据等，这种以收据、白条代替发票或基金票据使用的，其目的是偷逃税款或私设“小金库”，这样的票据也是不能报销的。

2.从报销票据所附清单及有关审批手续进行审核

（1）报销发票所附清单的审核。一般情况下，报销发票的品名按所采购的商品填写，但不能填写食品、办公用品、图书、花木等字样。如果一次购买品种较多，必须附有商品明细清单，商品明细清单金额必须与发票金额相一致，并加盖销售单位发票专用章或财务专用章。对于会议费报销票据必须分项注明住宿费、餐费、场地使用费等内容，并附上宾馆所开具的原始单据。汽车维修费报销须注明修车单位、车牌号、维修零配件、维修工时等内容。如果零配件更换较多，也要附上明细清单。

（2）报销票据有关人员签名、签署意见及事由的审核。首先要鉴别领导签字是否与印鉴卡的签字相一致，领导签名要签全名，领导签署意见应注明本人意见，如“同意”等，不可只签名字不签意见；实报金额与票面金额不一致时应由领导签字注明实报金额；其次是审查经办人、验收人以及财务联系人的签字是否齐全；最后要审查报销票据是否注明事由，如采购的食品，须注明是招待用或是看病人用。

3.从报销发票本身的防伪性能来鉴别发票的真假

以北京为例，新版发票的防伪措施包括:在发票背面用指甲划过，划痕显示紫红色线条；发票正面“税徽”图案用手按压3秒，颜色可变浅；“发票号码”和“发票代码”用10倍放大镜观看，号码由颗粒状图案组成；发票监制章用10倍放大镜观看，可见章内细线中有“北京国税”字样。

四、小企业期间费用税前扣除的规定

会计上，符合小企业会计准则和各企业财务制度的费用都可以报销，但是报销的费用在所得税前不一定能够扣除，为进行纳税筹划，需要系统了解费用税前扣除相关的规定。

1.工资薪金

《企业所得税法实施条例》第四十、第四十一、第四十二条所称的“工资薪金总额”，是指企业实际发放的工资薪金总和，包括基本工资、奖金、津贴、补贴、年终加薪、加班工资，以及与员工任职或者受雇有关的其他支出。但不包括企业的职工福利费、职工教育经费、工会经费以及养老保险费、医疗保险费、失业保险费、工伤保险费、生育保险费等社会保险费和住房公积金。

（1）企业发生的合理的工资薪金支出，准予扣除。

（2）企业安置残疾人员所支付的工资的加计扣除，是指企业安置残疾人员的，在按照支付给残疾职工工资据实扣除的基础上，按照支付给残疾职工工资的100%加计扣除。

2.职工福利费、职工教育经费、工会经费

企业发生的职工福利费支出，不超过工资薪金总额14%的部分，准予扣除。

除国务院财政、税务主管部门另有规定外，企业发生的职工教育经费支出，不超过工资、薪金总额2.5%的部分，准予扣除；超过部分，准予在以后纳税年度结转扣除。软件生产企业的职工培训费用，可按实际发生额全额在企业所得税前扣除。

企业拨缴的工会经费，不超过工资薪金总额2%的部分，准予扣除。

3.社会保险费

（1）按照政府规定的范围和标准缴纳的“五险一金”，即基本养老保险费、基本医疗保险费、失业保险费、工伤保险费、生育保险费等基本社会保险费和住房公积金，准予扣除。

（2）企业为投资者或者职工支付的补充养老保险费、补充医疗保险费，在国务院财政、税务主管部门规定的范围和标准内，准予扣除。企业依照国家有关规定为特殊工种职工支付的人身安全保险费和符合国务院财政、税务主管部门规定可以扣除的商业保险费准予扣除。

自2008年1月1日起，企业根据国家有关政策规定，为在本企业任职或者受雇的全体员工支付的补充养老保险费、补充医疗保险费，分别在不超过职工工资总额5%标准内的部分，在计算应纳税所得额时准予扣除；超过的部分，不予扣除。

（3）企业参加财产保险，按照规定缴纳的保险费，准予扣除。企业为投资者或者职工支付的商业保险费，不得扣除。

4.利息费用

（1）非金融企业向金融企业借款的利息支出、金融企业的各项存款利息支出和同业拆借利息支出、企业经批准发行债券的利息支出可据实扣除。

（2）非金融企业向非金融企业借款的利息支出，不超过按照金融企业同期同类贷款利率计算的数额的部分可据实扣除，超过部分不得扣除。

（3）关联企业利息费用的扣除。

①企业从其关联方接受的债权性投资与权益性投资的比例超过规定标准而发生的利息支出，不得在计算应纳税所得额时扣除。接受关联方债权性投资与其权益性投资比例为:金融企业为5∶1；其他企业为2∶1。

②企业从其关联方接受的债资比例未超过规定标准而发生的利息支出，不超过按照金融企业同期同类贷款利率计算的数额的部分可据实扣除，超过部分不允许扣除。

（4）企业向自然人借款的利息支出。

①企业向股东或其他与企业有关联关系的自然人借款的利息支出，符合规定条件的，准予扣除。

②企业向除上述规定以外的内部职工或其他人员借款的利息支出，其借款情况同时符合以下条件的，其利息支出在不超过按照金融企业同期同类贷款利率计算的数额的部分，准予扣除。

条件一:企业与个人之间的借贷是真实、合法、有效的，并且不具有非法集资目的或其他违反法律、法规的行为。

条件二:企业与个人之间签订了借款合同。

5.借款费用

（1）企业在生产经营活动中发生的合理的不需要资本化的借款费用，准予扣除。

（2）企业为购置、建造固定资产、无形资产和经过12个月以上的建造才能达到预定可销售状态的存货发生借款的，在有关资产购置、建造期间发生的合理的借款费用，应予以资本化，作为资本性支出计入有关资产的成本；有关资产交付使用后发生的借款利息，可在发生当期扣除。

小企业通常不会出现无形资产及存货资本化的情况。

6.业务招待费

企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出，按照发生额的60%扣除，但最高不得超过当年销售（营业）收入的5‰。

7.广告费和业务宣传费

（1）广告费不同于赞助支出，赞助支出不得扣除。

（2）一般行业的扣除标准:企业发生的符合条件的广告费和业务宣传费支出，除国务院财政、税务主管部门另有规定外，不超过当年销售（营业）收入15%的部分，准予扣除；超过部分，准予结转以后纳税年度扣除。

8.手续费及佣金支出

（1）企业发生与生产经营有关的手续费及佣金支出，不超过以下规定计算限额以内的部分，准予扣除；超过部分，不得扣除。

①保险企业:财产保险企业按当年全部保费收入扣除退保金等后余额的15%（含本数，下同）计算限额；人身保险企业按当年全部保费收入扣除退保金等后余额的10%计算限额。

②其他企业:按与具有合法经营资格中介服务机构或个人（不含交易双方及其雇员、代理人和代表人等）所签订服务协议或合同确认的收入金额的5%计算限额。

（2）除委托个人代理外，企业以现金等非转账方式支付的手续费及佣金不得在税前扣除。企业为发行权益性证券支付给有关证券承销机构的手续费及佣金不得在税前扣除。

（3）企业不得将手续费及佣金支出计入回扣、业务提成、返利、进场费等费用。

（4）企业已计入固定资产、无形资产等相关资产的手续费及佣金支出，应当通过折旧、摊销等方式分期扣除，不得在发生当期直接扣除。

（5）企业支付的手续费及佣金不得直接冲减服务协议或合同金额，应如实入账。

部分期间费用税前扣除标准如表1-14-1所示。

表1-14-1　部分期间费用税前扣除标准

（续表）