分类账簿的设置与登记

表7-10　总分类账

分类账根据反映的经济业务详细程度分为总分类账和明细分类账。

(一)总分类账簿的设置与登记

为了总括、全面地反映经济活动和财务收支情况,并为编制会计报表提供资料,每个会计主体必须设置总分类账。总分类账是根据总分类账户分类登记全部经济业务的账簿。一般按照一级会计科目的编码顺序分设账户,并为每个账户预留若干账页。为了保证账簿资料的安全完整,总分类账簿应采用订本式账簿。总分类核算只运用货币量度,即只登记各账户金额的增减变化。因此,总分类账簿的账页格式,一般采用借方、贷方、余额三栏式。其三栏式账页格式如表7-10所示。

总分类账的账页格式也有多栏式的。多栏式总分类账是把所有的总账(一级)科目合并设在一张账页上,但其具体设计又有两种格式,一种是按会计科目分设专栏,所有的经济业务根据记账凭证序时、分类别直接登记入账。这种格式的总分类账兼有序时账和分类账的作用,实际上是序时账和分类账结合的账簿,这种格式的总账称为日记总账。其账页格式如表7-11所示。

表7-11　日记总账

另一种格式是按经济业务性质分设专栏,所有经济业务根据记账凭证定期汇总登记入账,其账页格式如表7-12所示。

表7-12　总分类账

总分类账的登记可以根据各种记账凭证逐笔登记,也可以根据汇总记账凭证(汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证)或科目汇总表汇总登记,还可以根据多栏式现金日记账、银行存款日记账逐笔或定期登记。总分类账采用什么方式登记,取决于所采用的账务处理程序。但是不管采用什么形式,月终都要在全部经济业务登记完了之后,结出各账户的本期发生额和期末余额。

(二)明细分类账的设置与登记

明细分类账简称明细账,它根据二级科目或明细科目开设,用于分类、连续记录和反映有关资产、负债、所有者权益和收入、费用、利润等各会计要素的详细情况,为编制会计报表提供所需的详细资料。各单位应结合自己的经济业务特点和经营管理的要求,在总分类账基础上设置若干明细分类账,作为总分类账的必要补充。这样,既可以根据总分类账了解某一账户的总括情况,又可以根据明细分类账了解该账户更详细的情况。明细分类账一般采用订本账、活页账,也有少数采用卡片账。根据管理要求和各种明细分类账记录的经济内容不同,明细分类账的账页格式主要有三栏式、数量金额式、多栏式三种格式。

1.三栏式明细分类账

三栏式明细账的账页格式与总分类账的三栏式账页格式相同,即只设有借方、贷方、余额三个金额栏,不设数量栏,用来登记只需反映金额的经济业务。一般适用于债权、债务等不需进行数量核算的明细分类账户,如“应收账款”、“应付账款”、“其他应收款”等业务的明细核算。其账页格式如表7-13所示。

表7-13　应付账款明细账

2.数量金额式明细账

数量金额式明细账在收入(借方)、发出(贷方)和结存(余额)栏下分设数量、单价和金额三个小栏,用来登记既要反映金额,又要反映实物数量的经济业务。如“原材料”、“库存商品”等的收发结存业务的核算。其账页格式如表7-14所示。

表7-14　原材料明细账　第　页

3.多栏式明细账

多栏式明细账簿是根据经济业务的需求,在一张账页上按明细项目分设若干专栏,用于登记明细项目多、借贷方向单一且无需数量核算的收入、费用等业务。如“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“主营业务收入”、“本年利润”等明细账。

费用明细账一般按借方设置多个栏目,当发生一笔或少数几笔贷方金额时,可在借方有关栏内用红字登记,表示从借方发生额中冲减。会计期末将借方净发生额从贷方结转到“本年利润”账户或其他账户中,其账页格式如表7-15所示。

表7-15　制造费用明细账　第　页

收入明细账一般按贷方设置多个栏目,当发生一笔或少数几笔借方金额时,可在贷方有关栏内用红字登记,表示从贷方发生额中冲减。会计期末将贷方净发生额从借方结转到“本年利润”账户。其格式如表7-16所示。

表7-16　主营业务收入明细账　第　页

利润明细账一般按借方和贷方分设多栏,即按利润构成项目设多个栏目。其格式如表7-17所示。

表7-17　本年利润明细账　第　页

明细分类账的登记可以直接根据原始凭证、记账凭证逐笔登记,也可以根据汇总原始凭证逐日、定期汇总登记。对于固定资产、低值易耗品、债权债务等明细账应当逐笔登记,便于反映和监督其具体增减变动情况。产品和材料明细分类账,如业务发生不是很多,可以逐笔登记;如业务发生较多,为了适当简化记账工作,也可以逐日汇总登记。

(三)总分类账和明细分类账的平行登记

1.总分类账户和明细分类账户的关系

总分类账户是根据总分类科目开设,以货币为计量单位,提供总括指标的账户;明细分类账户是根据明细分类科目开设,以货币为计量单位或同时以货币和实物为计量单位,提供明细指标的账户。总分类账和明细分类账都是用于提供会计核算指标的,但从其提供指标之间的关系考虑,前者是对后者的综合,后者是对前者的具体化。因此,总分类账对其所属的明细分类账户起着统驭和控制的作用,称之为统驭账户,而明细分类账对其总分类账起着辅助和补充、说明的作用,称之为从属账户。需注意的是,并不是任何总分类账户都要分设明细分类账户,因为有些账户没有必要进行明细核算。没有设明细分类账户的总分类账户不能称之为统驭账户。

2.平行登记的规则

总分类账户与其所属的明细分类账户所反映的经济内容是相同的,因而保持总分类账和明细分类账记录的一致,是记账工作的一条重要规则。为了便于账户核对,使总分类账户与其所属的明细分类账之间能起到统驭和补充的作用,并确保核算资料的正确完整,必须采用平行登记的方法,在总分类账及其所属的明细分类账中进行记录。平行登记是指发生经济业务后,根据会计凭证,一方面要登记有关的总分类账户,另一方面,要登记该总分类账户所属的各明细分类账户。采用平行登记规则应注意以下要点:

(1)依据相同。对于需要提供详细指标的每一项经济业务,应根据会计凭证,一方面,在有关总分类账户中进行登记,另一方面,在其所属的明细分类账户中进行登记。

(2)期间相同。对发生的经济业务,总分类账户和其所属的明细分类账户必须在同一会计期间(如一个月、一个季度等)全部登记入账。注意,这里所指的同一会计期间并不代表同时,因为明细账一般根据记账凭证及其所附的原始凭证在平时登记,而总分类账因会计核算组织程序不同,可能在平时登记,也可能定期登记,但登记总分类账和明细分类账必须在同一会计期间内完成。

(3)方向相同。在一般情况下,如果在总分类账户中登记的是借方,在其所属的明细分类账户中也应登记在借方;反之,如果在总分类账户中登记的是贷方,在其所属的明细分类账户中也应登记在贷方。

(4)金额相等。在总分类账户及其所属的明细分类账户中登记的金额是相等的。当总分类账户同时涉及几个明细分类账户时,则在总分类账户中登记的金额应当与其所属的明细分类账户中登记的金额之和相等。具体有:

总分类账户本期发生额=所属明细分类账户本期发生额合计

总分类账户期末余额=所属明细分类账户期末余额合计

在会计核算工作中,可以利用上述关系,检查账簿记录是否正确。检查时,可以编制明细分类账簿的本期发生额和余额明细表,与相应的总分类账户本期发生额和余额相互核对,以检查总分类账与其所属的明细分类账记录的正确性。