现金明细分类账日记账的登记方法

8．3　会计账簿的格式与登记方法

8．3．1　日记账的格式和登记方法

1．普通日记账

普通日记账是用来记录全部经济业务的日记账簿。在账页中，要按照每日发生的经济业务的先后顺序编制会计分录，因此，也称分录日记账。它的格式采用两栏式，设有借方和贷方两个金额栏，不结余额。普通日记账的格式如表8－1所示。

表8－1　普通日记账

普通日记账的登记方法如下：

日期栏：登记经济业务发生的日期；

摘要栏：登记经济业务的主要内容；

会计科目栏：登记会计分录应借、应贷的科目名称；

借方金额栏和贷方金额栏：登记会计分录的借方金额和贷方金额；

过账栏：每日应根据日记账中的会计分录登记总分类账，在此栏做标记。

2．特种日记账

特种日记账是用来序时地记录和反映某类经济业务发生和完成情况的账簿。现金日记账和银行存款日记账是应用比较广泛的特种日记账。设置和登记现金日记账和银行存款日记账，可以序时反映库存现金和银行存款每笔收付业务的发生情况，并可以随时结出余额。而且与库存现金或银行对账单核对，有利于对货币资金的保管、使用和对现金管理制度的执行情况进行严格的日常监督。为了防止账页散失和随意掉换，以及便于查阅，现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式，并为每张账页顺序编号。

（1）现金日记账的格式和登记方法。现金日记账是由出纳人员根据审核后的现金收付款凭证编号顺序逐笔登记的；对于从银行提取现金的业务，一般只填制银行存款付款凭证，不填制现金收款凭证，现金的收入数应根据银行存款付款凭证登记。同时，根据账款分管原则，由会计人员根据收付款凭证，汇总登记总分类账。现金日记账必须日清月结，每日收付款项逐笔登记完毕后，应分别计算现金收入和支出的合计数及账面的结余额，并将现金日记账的账面余额与库存现金实存数相核对，借以检查每日现金收入、支出和结余情况。现金日记账可以采用三栏式，也可以采用多栏式。三栏式的基本结构为收入、付出和结余三栏，其格式如表8－2所示。

表8－2　三栏式现金日记账

三栏式现金日记账的登记方法如下：

日期栏：根据现金收付款凭证登记经济业务发生的日期；

凭证字号栏：登记现金收付款凭证的种类和编号；

摘要栏：登记经济业务的主要内容；

对方科目栏：登记与现金收入或支出对应的会计科目；

收入栏：登记现金增加的金额；

支出栏：登记现金减少的金额；

结余栏：登记现金的余额。

多栏式现金日记账就是将收入栏和支出栏分别按照对应科目设置若干专栏。在会计实务中，采用多栏式现金日记账和银行存款日记账，可以将多栏式日记账各科目发生额作为登记总分类账簿的依据。在收款凭证和付款凭证数量较多时，采用多栏式日记账可以减少收款凭证和付款凭证的汇总编制手续，简化总分类账簿的登记工作，而且可以清晰地反映账户的对应关系，了解货币资金每项收支的来源或用途。

采用多栏式现金日记账格式（见表8－3）时，如果对应账户较多，账页篇幅必然过大，会使登记不便，容易发生错栏串行的错误。为解决这一问题，可以分别设置现金收入日记账（见表8－4）、现金支出日记账（见表8－5）。

表8－3　多栏式现金日记账

表8－4　多栏式现金收入日记账

表8－5　多栏式现金支出日记账

多栏式现金支出日记账根据现金付款凭证登记现金支出日记账，每日应结出现金支出日记账中当日支出合计数，再转记到现金收入日记账中当日支出合计栏内；多栏式现金收入日记账根据现金收款凭证登记现金收入日记账，按日结算出每天现金收入总数，登记在收入合计栏内，并根据转过来的支出合计，结算出当天现金的结存金额。

（2）银行存款日记账。银行存款日记账也是由出纳人员根据审核后的各有关银行存款及收付款凭证顺序逐笔登记的。对于现金存入银行的业务，一般只填制现金付款凭证，不填制银行存款收款凭证，银行存款的收入数，应根据现金付款凭证登记。每日结出账面的结余额，便于检查监督各项收支款项的发生情况，并便于定期同银行送来的对账单逐笔核对。银行存款日记账的格式，与现金日记账相同，可以采用三栏式，也可以采用多栏式，格式可参考现金日记账。

8．3．2　分类账的格式和登记方法

分类账分为总分类账和明细分类账。下面分别介绍总分类账和明细分类账的格式和登记方法。

1．总分类账的格式和登记方法

总分类账也称总账，是按总分类科目开设账页进行分类登记，总括地反映和记录具体经济内容增减变动情况的账簿。总分类账是编制财务报表的重要依据，一般采用三栏式账页格式。由于总分类账能全面总括地反映和记录经济业务引起的资金运动和财务收支情况，并为编制财务报表提供数据，因此，企业必须设置总分类账。

总分类账一般采用订本式账簿形式，按照会计科目的编码顺序分别开设账户，并为每个账户预留若干账页。由于总分类账只进行货币度量的会计处理，因此最常用的格式是三栏式，在账页中设置借方、贷方和余额三个基本金额栏，如表8－6所示。总分类账中的对应科目栏，可以设置也可以不设置。借或贷栏是指账户的余额在借方还是在贷方。

总分类账的登记可以根据记账凭证逐笔登记，也可以通过一定的方式分次或按月一次汇总成汇总记账凭证或科目汇总表，然后据以登记，还可以根据多栏式现金、银行存款日记账在月末时汇总登记。总分类账登记的依据和方法，取决于企业采用的账务处理程序。

表8－6　三栏式总分类账

多栏式总账是将所有的总账科目合并设在一张账页上，这种格式的总账叫做日记总账，其格式和登记方法如表8－7所示。

表8－7　日记总账

2．明细分类账的格式和登记方法

明细分类账简称明细账，是对各项经济业务按照各个明细分类账户进行分类登记的账簿。明细分类账所提供的有关经济活动的详细资料，也是编制会计报表的依据。根据经营管理的需要，各个企业应为各种材料物资、应收应付款项、费用成本和收入、成果等有关总账科目设置各种明细分类账，进行明细分类会计处理。明细分类账的登记方法应根据各个企业业务量的大小和经营管理上的需要，以及所记录的经济业务内容而定。可以根据原始凭证、汇总原始凭证或记账凭证逐笔登记，也可以根据这些凭证逐月或定期汇总登记。明细分类账一般采用活页式账簿。明细分类账的账页格式有三栏式、数量金额式和多栏式三种。

（1）三栏式明细分类账。三栏式明细分类账的账页格式与三栏式总分类账格式基本相同，账页内只设有借方、贷方和余额三个金额栏。这种格式适用于那些只需要进行金额处理的资本、债权、债务等类科目，如“应收账款”、“应付账款”，“其他应收款”、“短期借款”、“长期借款”、“实收资本”等科目的明细分类会计处理。三栏式明细分类账的格式如表8－8所示。

表8－8　明细分类账（三栏式）

（2）数量金额式明细分类账。数量金额式明细分类账的账页格式和三栏式现金日记账的格式很相似，不同的是，它在收入、支出、结余三栏内，再分别设置数量、单价、金额等栏目。这种格式适用于那些既要进行金额明细会计处理，又要进行数量计算的财产物资类项目，如“原材料”等。它能提供各种财产物资收入、发出、结余等的数量和金额资料，满足开展业务和加强管理的需要。数量金额式明细分类账的格式如表8－9所示。

表8－9　明细分类账（数量金额式）

（3）多栏式明细分类账。多栏式明细分类账是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在一张账页的借方栏或贷方栏设置若干专栏，集中反映有关明细项目的会计处理资料。它主要适用于只记金额、不记数量，而且在管理上需要了解其构成内容的费用、成本、收入、利润账户，如“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“主营业务收入”等科目的明细分类账。“本年利润”、“利润分配”和“应交税费——应交增值税”等科目所属明细科目则需采用借、贷方均为多栏式的明细账；多栏式明细账的格式视管理需要而呈多种多样。它在一张账页上，按明细科目分设若干专栏，集中反映有关明细项目的会计处理资料。例如，“制造费用明细账”，它在借方栏下可分设若干专栏，如工资和福利费、折旧费、修理费、办公费等。其格式如表8－10所示。这类账页，多用于关于费用、成本、收入等类型科目的明细会计处理。

表8－10　制造费用明细账

多栏式明细分类账是由会计人员根据审核无误的记账凭证或原始凭证，按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的，对于成本费用类账户，只在借方设专栏，平时在借方登记费用和成本的发生额，贷方登记月末将借方发生额分配转出的数额。但对于贷方发生额，在登记明细账时，由于明细账簿未设置贷方栏，所以要用红字金额在借方有关栏内登记，表示应从借方发生额中冲减。同样，对于收入、成果类账户，其明细账只在贷方设专栏，平时在贷方登记收入和成果的发生额。对于借方发生额或转出额，则要用红字金额在贷方有关栏内登记。

各种明细账的登记方法，应根据业务量的大小和经营管理上的需要，以及所记录的经济业务内容而定，可以根据原始凭证、汇总原始凭证或记账凭证逐笔登记，也可以根据这些凭证逐日登记或定期汇总登记。

3．备查账的格式和登记方法

备查账是对某些在日记账和分类账等主要账簿中未能记载或记载不全的事项进行补充登记的账簿，这种账簿属于备查性质的辅助登记，没有固定格式，可根据实际需要加以设计。备查账簿的记录不列入本企业的会计报告，如租入固定资产登记簿，其格式如表8－11所示。

表8－11　租入固定资产登记簿