账簿的意义与种类

第一节　账簿的意义与种类

一、会计账簿的概述

会计账簿，是指由一定格式账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务的账簿。在形式上，会计账簿是由相互联系、具有专门格式的若干账页组成的;在内容上，会计账簿又对各项经济业务进行了序时的、科学的分类，并加以记录和反映。因此，会计账簿是会计信息形成的重要环节，是会计资料的主要载体之一，也是会计资料的重要组成部分。

(一)会计账簿的意义

各单位每发生一项经济业务，都必须取得或填制原始凭证，并根据审核无误的原始凭证及有关资料填制记账凭证。通过记账凭证的填制和审核，可以反映和监督单位每一项经济业务的发生和完成情况。但是由于会计凭证数量多，格式不一，所提供的资料比较分散，缺乏系统性，每张凭证一般只能反映个别经济业务的内容。为了连续、系统、全面地反映单位在一定时期内的经济业务及其引起的资产与权益的增减变化情况，给经济管理提供完整而系统的会计核算资料，并为编制会计报表提供依据，就需要设置会计账簿，把分散在会计凭证中的大量核算资料加以集中和归类整理，分门别类地记录在账簿中。因此，每一单位都应按照国家统一的会计制度和会计业务的需要设置和登记会计账簿。通过账簿记录，既能对经济活动进行序时核算，又能进行分类核算;既可提供各项总括的核算资料，又可提供明细核算资料。

合理地设置和登记账簿，能系统地记录和提供企业经济活动的各种数据。它对加强企业经济核算，改善和提高经营管理有着重要意义，主要表现在以下四个方面：

1.账簿是全面、系统地汇总整理和积累会计资料的工具

通过设置和登记账簿，可以系统地归纳和积累会计核算的资料，为改善企业经营管理，合理使用资金提供资料。通过账簿的序时核算和分类核算，把企业承包经营情况，收入的构成和支出的情况，财物的购置、使用、保管情况，全面、系统地反映出来，用于监督计划、预算的执行情况和资金的合理有效使用，促使企业改善经营管理。

2.账簿是编制会计报表，进行成本计算的依据

通过设置和登记账簿，可以为计算财务成果、编制会计报表提供依据。根据账簿记录的费用、成本和收入，可以计算一定时期的财务成果，检查费用、成本、利润计划的完成情况。经核对无误的账簿资料，及其加工的数据为编制会计报表提供总括和具体的资料，是编制会计报表的主要依据。

3.账簿是重要历史档案，也是会计分析、会计检查的依据

通过设置和登记账簿，利用账簿的核算资料，为开展财务分析和会计检查提供依据。通过对账簿资料的检查、分析，可以了解企业贯彻有关方针、政策、制度的情况，用以考核各项计划的完成情况。另外，对资金使用是否合理，费用开支是否符合标准，经济效益有无提高，利润的形成与分配是否符合规定等作出分析、评价，从而找出差距，挖掘潜力，提出改进措施。

4.账簿是监督财产物资安全完整的重要手段

通过账簿记录的账面数与实地盘点的实存数的对比，来检查财产物资是否妥善保管、账实是否相符，如有不符，应追查原因，保护企业财产物资的安全、完整。

(二)会计账簿与账户的区别

会计账簿是账户的表现形式，两者既有区别又有联系。账户是在账簿中通过规定的会计科目来开设，用以规定不同的账簿所记录的内容，账户存在于账簿之中，账簿中的每一账页就是账户的存在形式和信息载体。如果没有账户也就没有所谓的账簿;如果没有账簿，账户也成了一种抽象的东西，无法存在。可以说，账簿是一种外在形式，账户才是它的真实内容。

账簿序时分类地记载经济业务，是在个别账户中完成的，也可以说，账簿是由若干张账页组成的一个整体，而开设于账页上的账户则是这个整体上的个别部分。因此，账簿和账户的关系，是形式和内容的关系，也是整体与部分的关系。

二、会计账簿的种类

会计核算中应用的账簿很多，不同的账簿其用途、形式、内容和登记方法都不相同。为更好地了解和使用各种账簿，对其进行分类是很有必要的。账簿按不同的分类标准可做如下分类。

(一)会计账簿按其用途分类

会计账簿按其用途可以分为序时账簿、分类账簿与备查账簿。

1.序时账簿

序时账簿，也称为日记账，是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔登记经济业务的簿籍。按其记录的内容不同，日记账又可以分为普通日记账和特种日记账。

普通日记账是指用来逐笔记录全部经济业务的序时账簿。即把每天发生的各项经济业务逐日逐笔地登记在日记账中，并确定会计分录，然后据以登记分类账。由于普通序时账簿不利于记账分工和登账，工作量较大，难以比较清晰地反映各类经济业务的情况，所以在我国，大多数单位一般不设置普通日记账，只设置特种日记账。

特种日记账是用来专门序时地登记某一经济业务的账簿。目前在我国，大多数单位一般只设现金日记账和银行存款日记账。利用这种日记账，可以反映、监督某一类经济业务的完成情况，因而这种账簿兼有序时和分类的作用。

2.分类账簿

分类账簿，简称分类账，是对各项经济业务按照账户的分类进行登记的账簿。按其反映内容的详细程度的不同，又可以分为总分类账簿和明细分类账簿。

总分类账簿，简称总账，是根据一级会计科目开设的账户，用来分类登记全部经济业务，提供资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等总括核算资料的分类账簿。

明细分类账簿，简称明细账，通常是根据一级科目所属的二级科目或明细科目开设账户，用来分类登记某一类经济业务，提供明细核算资料的分类账簿。

总分类账簿与明细分类账簿之间的关系是：总分类账簿对明细分类账簿起着控制和统驭的作用;明细分类账簿对总分类账簿则有着补充和说明的作用。总分类账簿中的总括内容所登记的金额，应与其所属明细分类账簿金额之和相等。

小型经济单位，若业务简单，记录的交易或者事项发生数不多，可以简化核算手续，将序时账和分类账结合起来使用，设置联合账簿。在会计实务中，最常见的是将序时账簿与总分类账簿结合在一起，如企业设置的日记总账，就是属于联合账簿，既起总账的作用，又有日记账的功能。

3.备查账簿

备查账簿，简称备查账，是对某些未能在序时账簿和分类账簿中进行登记或者登记不够详细的经济业务事项进行补充登记时所使用的账簿，又称为辅助账簿。备查账簿没有固定格式，使用比较灵活，可由各单位根据管理的需要自行设置。如“租入固定资产备查簿”、“应收票据备查簿”、“受托加工材料登记簿”等都属于备查账簿。

(二)会计账簿按其外形特征分类

会计账簿按其外形特征不同，可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。

1.订本式账簿

订本式账簿，也称订本账，是指在账簿启用前，就把具有账户基本结构并连续编号的若干账页固定地装订成册的一种账簿。这种账簿的优点是：可以避免账页散失，防止账页被随意抽换，比较安全;其缺点是：由于账页固定，不能根据需要增加或减少，不便于按需要调整各账户的账页，也不便于分工记账。

订本式账簿一般适用于总分类账、现金日记账和银行存款日记账。

2.活页式账簿

活页式账簿，也称活页账，是指年度内账页不固定装订成册，而是将其放置在活页账夹中的账簿。当账簿登记完毕之后(通常是一个会计年度结束之后)，才能将账页予以装订，加具封面，并给各账页连续编号。这种账簿的优点是：随时取放，便于账页的增加和重新排列，便于分工记账;缺点是：账页容易散失和被随意抽换。因此，活页账在年度终了时，应及时装订成册，妥善保管。

活页账一般适用于明细分类账。

3.卡片式账簿

卡片式账簿，又称卡片账，是指由许多具有一定格式的卡片组成，存放在一定卡片箱内的账簿。卡片账的卡片一般装在卡片箱内，不用装订成册，随时可存放，也可跨年度长期使用。这种账簿的优点是：便于随时查阅，也便于按不同要求归类整理，不易损坏;其缺点是：账页容易散失和随意抽换。因此，在使用时应对账页连续编号，并加盖有关人员图章，卡片箱一般应由记账人员保管，以保证其安全。

卡片式账簿一般适用于固定资产明细账和低值易耗品明细账等明细账户。

(三)会计账簿按其账页的格式分类

会计账簿按其账页的格式不同，可以分为三栏式账簿、多栏式账簿、数量金额式账簿等。

1.三栏式账簿

三栏式账簿，是指其账页的格式主要部分为借方、贷方和余额三栏或者收入、支出和结余三栏的账簿。三栏式账簿又可分为设对方科目和不设对方科目两种。

三栏式账簿主要适用于各种日记账、总分类账以及资本、债权债务等明细分类账。

2.多栏式账簿

多栏式账簿，是指根据经济业务的内容和管理的需要，在账页的“借方”和“贷方”栏内再分别按照明细科目设置若干专栏的账簿。这种账簿可以按“借方”和“贷方”分别设专栏，也可以只设“借方”专栏，“贷方”的内容在相应的借方专栏内用红字登记，表示冲减。

多栏式账簿一般适用于收入、成本、费用等明细分类账。

3.数量金额式账簿

数量金额式账簿，是指在账页中分设“借方”、“贷方”和“余额”或者“收入”、“发出”和“结存”三大栏，并在每一大栏内分设数量、单价和金额等三小栏的账簿，数量金额式账簿能够反映出财产物资的实物数量和价值量。

数量金额式账簿一般适用于原材料、库存商品等明细分类账。

账簿的分类如图6-1所示。

图6-1　账簿的分类