第五节 对账与结账
为了保证账簿登记的正确性，必须定期进行账目核对与结账。
一、对 账
对账是指定期将各种账簿记录进行核对，以保证账簿核算资料正确可信的会计工作。在会计核算中，由于种种原因，难免发生各种差错和账实不符的情况，通过对账，可以发现和更正记账差错，做到账证相符、账账相符、账实相符，为编制会计报表提供正确、可信的会计资料。
1.对账的内容
对账的内容一般包括以下几方面。
（1）账证核对的内容
账证核对是指各种账簿记录与其所依据的会计凭证进行核对，核对账簿记录与会计凭证的内容是否吻合。账证核对，日常核算中即可进行，及时更正错账，保证账簿记录的正确性。
具体核对方法是：检查账户记录是否与记账凭证中的会计科目相同，业务内容的摘要、凭证号、记账方向、金额等与记账凭证中相应的内容是否一致。
（2）账账核对的内容
账账核对是指各种账簿之间的核对，要求做到账账相符。包括：
①所有总分类账户的本期借方发生额合计数与所有总分类账户的本期贷方发生额合计数相核对；总分类账户期末借、贷方余额合计数相核对，以检查总分类账户的登记是否正确。
②总分类账户余额与所属明细分类账户余额之和进行核对，以检查总分类账户与明细分类账户登记是否正确。
③现金、银行存款日记账余额应同现金总账、银行存款总账余额进行核对，以检查现金、银行存款账户的登记是否正确。
④会计部门各种财产物资明细账余额应同财产物资保管部门账面余额进行核对，以检查双方登记是否正确。
（3）账实核对的内容
账实核对是指账簿记录余额与各项财产物资、现金、银行存款及各种有价证券的实存数核对，做到账实相符。包括：
①现金日记账余额每天应与库存现金实有数进行核对。
②银行存款日记账余额应与银行对账单定期核对。
③各种财产物资明细账余额与实际结存数核对。
④各种债权、债务账面余额与对方单位相应的债务、债权核对。
2.对账的方法
对账的方法取决于对账的内容，对账的一般方法如下。
（1）账证核对的方法
账证核对是将账簿记录与记账凭证所附的原始凭证核对，检查会计科目运用是否正确，内容、数量、金额等是否相符，因此此项核对应逐笔进行。如果发现差错，应查处差错的原因，及时更正。
（2）账账核对的方法
账账核对一般有以下几种方法：
①检查总分类账的记录是否有差错。可以通过编制试算平衡表，将总分类账户的本期发生额和期末余额的借、贷双方进行试算平衡，如果借、贷双方的金额不相等，说明记账有差错，再作进一步的检查核对。
②总分类账户与明细分类账户之间的核对方法。加计各明细账户的余额合计数直接与总分类账户的相应余额核对。或者编制明细分类账户本期发生额及余额明细表与总分类账户相核对。
③财产物资明细账与保管账之间的核对，一般是将财产物资明细账户的数量、金额等余额直接与保管账的余额核对，如有不符，找出差错，记录原因。
（3）账实核对的方法
账实核对一般采用财产清查的方法。对固定资产、原材料、在产品、产成品、现金等均应通过实地盘点，并与账面余额核对，如有不符，首先调整账面余额，使账存数和实存数相符。然后再查明原因，作进一步处理。对于银行存款的清查，可以通过和银行对账单进行核对的方法。对于债权、债务的清查，可以通过对账单、征询函、面询等方式向对方核对。账实核对的方法将在财产清查一章中详细讲述。
二、结 账
1.结账的含义及意义
结账就是把一定时期发生的经济业务全部登记入账后，在期末时结算出本期发生额及余额。根据会计凭证将经济业务记入账簿后，还不能直接获取所需的各项数据资料，必须通过结账，才能反映出一定时期经济业务的发生引起的资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润增减变动及结果。
期末结账不能提前，也不能滞后。会计分期一般为月、季、年，所以结账分为月结、季结和年结。
2.结账的程序
（1）结账前，必须将本期内发生的各项经济业务全部入账。对需要期末转账的业务，如制造费用的分配、本年利润的接转、有关费用的摊销等，应编制转账凭证并登记到有关账簿。
（2）结账时，应结出每个账户的本期借、贷方发生额和期末余额。
3.结账的方法
（1）月结。每月终了，应在各账户最后一笔业务下面划一条通栏红线，表示本月结束；然后在红线下结算出本月借、贷方发生额和期末余额（月末无余额的，可在“借或贷”栏写“平”字，或在余额栏“元”位上写“0”），在摘要栏注明“本月合计”字样，并在下面划一条通栏红线，表示完成月结工作。
（2）季结。每季度终了时，在各账户的本月份最后一个月的月结下面，划一条通栏红线，表示本季结束；然后在红线下结出本季借、贷方发生额和期末余额，在摘要栏注明“本季合计”字样，并在下面划一条通栏红线，表示完成季结工作。
（3）年结。年末时，在办理了第四季度季结后，在下面划一条通栏红线，表示年度终了；然后，在红线下面结算出全年借、贷方发生额和期末余额，在摘要栏注明“本年合计”字样，并在下面划两条通栏红线，表示完成年结工作。最后将年末借方或贷方余额填入本年发生额合计下一行的贷方或借方，在摘要栏注明“结转下年”字样，并在其下方划一条通栏红线，以示封账。需要更换新账簿的，应在进行年结的同时，在新账簿中有关账户的第一行“摘要”栏内注明“上年结转”或“年初余额”字样，并将上年末的余额以同方向记入新账中的余额栏内。新旧账有关账户余额的转记事项，不编制记账凭证。
结账的具体方法如表7-15所示。
表7-15 总分类账总页
三、账簿的更换与保管
1.账簿的更换
会计年度末，进行了会计年度结账后，应将本年账簿更换为下年新账。更换的规则为：总分类账、日记账和大部分明细账必须每年更换一次，只有少部分明细，如固定资产明细账（固定资产卡片明细账）等不必每年更换，可以跨年度使用。
更换新账的程序是：
（1）检查本年度账簿记录，将全部账户结清后，余额转入下年。
（2）根据本年度有余额的账户，直接将余额数字记入次年新账中相应账户的第一行“余额”栏内，并在“借或贷”栏注明余额的方向。在“日期”栏注明1月1日，在“摘要”栏内注明“上年结转”或“年初余额”字样。需注意的是，该项结转不必编制会计分录，也不用记入借方或贷方栏，而是直接记入“余额”栏。
2.账簿的保管
账簿记载着单位的重要会计资料，是单位的会计信息载体和储存器，因此，必须建立账簿的管理制度，妥善保管。账簿管理可分为日常管理和归档保管两方面内容。
（1）账簿的日常管理
①各种账簿应分工明确，由专人负责保管，一般由账簿的记账人员负责保管，账簿经管人员既要负责记账、对账、结账等工作，还要负责账簿安全、完整。
②会计账簿未经有关领导或会计负责人批准，非经管人员不得随意查阅、摘抄、复制。
③会计账簿一般不得随意携带外出，特殊情况需要带出（如与外单位核对等），应经单位领导或会计主管人员批准，并指定专人负责外出会计账簿的安全、完整。
④会计账簿不得随意交于其他人员管理，防止涂改、毁坏账簿等问题的发生。
（2）旧账归档保管的要求
年度终了更换新账后，对旧账应当整理装订，按规定办理移交手续，归档保管。
①归档前，应检查更换的旧账是否齐全，是否全部结账，余额是否都已结转；订本式账簿应注销空行及空页；活页式账簿应抽出未使用的空白账页，装订成册并注明账页的总页码及每一账户得分页码。
②更换下来的旧账簿，在进行整理的基础上装订成册。装订时应注意，活页账一般按账户分类装订成册，加具封面，一个账户可装订一册或数册，某些账户账页较少的，也可以几个账户合并装订成一册。装订时，应检查账簿的扉页内容是否齐全，手续是否完备。装订后，有经办人员、装订人员和会计主管人员在封口出签名或盖章。
③旧账整理装订后应编制目录，填写移交清单，办理移交手续，归档保管。将账簿名称、册书、页码、保管期限等填入“会计账簿归档保管登记表”，其具体格式如表7-16所示。
表7-16 会计账簿归档保管登记表
④各种账簿与会计凭证、会计报表一样，都是重要的经济档案，必须按照会计制度统一规定的保管期限妥善保管，不得丢失和任意销毁，保管期满后，应按照规定的审批程序报经批准后才能销毁。
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