会计档案管理与会计交接制度

第四节　会计档案管理与会计交接制度

一、会计档案管理

(一)会计档案的概念

《会计档案管理办法》第五条规定，会计档案是指“会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”。由此可见，会计档案是机关团体和企事业单位在其日常经营活动的会计处理过程中形成的，并按照规定保存备查的会计信息载体，以及其他有关财务会计工作应予集中保管的财务成本计划及重要的经济合同等文件资料。

会计档案是国家经济档案的重要组成部分，是企业单位日常发生的各项经济活动的历史记录，是总结经营管理经验、进行决策所需的主要资料，也是检查各种责任事故的重要依据。各单位的会计部门对会计档案必须高度重视、严加保管。大中型企业应建立会计档案室，小型企业应有会计档案柜并指定专人负责。对会计档案应建立严密的保管制度，妥善管理，不得丢失、损坏、抽换或任意销毁。

(二)会计档案包括的具体内容

按照《会计档案管理办法》的规定，企业单位的会计档案包括以下具体内容：

(1)会计凭证类，即原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

(2)会计账簿类，即总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

(3)财务报告类，即月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。

(4)其他类，即银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

(三)会计档案管理的基本内容

为了加强会计档案的科学管理，统一全国会计档案管理制度，做好会计档案的管理工作，国家财政部、国家档案局于1998年8月21日以财会字［1998］32号文发布了《会计档案管理办法》，统一规定了会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等具体内容。

1.会计档案的归档

各单位每年形成的会计档案，应由财务会计部门按照归档要求负责整理立卷或装订。当年形成的会计档案在会计年度终了后可暂由本单位财务会计部门保管一年。保管期满之后，原则上应由财务会计部门编制清册，移交本单位的档案管理部门保管;未设立档案管理部门的，应当在财务会计部门内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

档案管理部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财务会计部门和原经办人共同拆封整理，以分清责任。

对会计档案应当进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸制会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。关、停、并、转单位的会计档案，要根据会计档案登记簿编造移交清册，移交给上级主管部门或指定的接收单位接收保管。

2.会计档案的保管期限

各类会计档案的保管期限是由国家统一规定的，各单位不得擅自变更。国家对不同单位、不同类别的会计档案规定了不同的保管期限。会计档案应分类保存，并建立相应的分类目录或卡片，随时进行登记。按照《会计档案管理办法》的规定，会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两类，其中定期保管期限又分为3年、5年、10年、15年、25年五种。会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。企业单位的会计档案的具体保管期限如表11－1所示。

表11－1　企业和其他组织会计档案保管期限表

3.会计档案的查阅和复制

会计档案归档保管之后，需要调阅会计档案的，应办理档案调阅手续方可调阅，应设置“会计档案调阅登记簿”详细登记调阅日期、调阅人、调阅理由、归还日期等内容。本单位人员调阅会计档案需经会计主管人员同意，外单位人员调阅本单位会计档案要有正式的介绍信，需经单位领导批准。对借出的会计档案要及时督促归还。未经批准，调阅人员不得将会计档案携带外出，不得擅自摘录有关数据。遇特殊情况需要影印复制会计档案的，必须经过本单位领导批准，并在“会计档案调阅登记簿”内详细记录会计档案影印复制的情况。

4.会计档案的销毁

会计档案保管期满需要销毁的，可以按照规定程序予以销毁。会计档案销毁的基本程序和要求如下：

(1)编制会计档案销毁清册。会计档案保管期满需要销毁的，由本单位档案部门提出意见，会同财务会计部门共同进行审查和鉴定，并在此基础上编制会计档案销毁清册。会计档案销毁清册是销毁会计档案的记录和报批文件，一般应包括会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁日期等。单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见。

(2)专人负责监销。销毁会计档案时，应当由单位的档案机构和会计机构共同派人监销;各级主管部门销毁会计档案时，还应当有同级财政、审计部门派人监销;各级财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派人监销。监销人在销毁会计档案前应当按照会计档案销毁清册所列内容，清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，监销人应当在会计档案销毁清册上签章，并将监销情况报告给本单位负责人。

(3)不得销毁的会计档案。对于保管期满但仍未结清的债权债务原始凭证以及涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，而应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册上列明。此外，处于建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。

二、会计工作交接

会计工作交接，是会计工作中的一项重要内容，办好会计工作交接有利于保持会计工作的连续性，有利于明确各自的责任。

会计人员调动工作或者离职时与接替人员办清交接手续，可以使会计工作前后紧密衔接，保证会计工作连续进行，防止因会计人员的更换而出现会计核算混乱的现象，同时可以分清移交人员和接替人员的责任。关于会计工作交接问题，有关的会计法规都作了明确的规定。《会计法》第四十一条规定，会计人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。《会计基础工作规范》也有相关的规定。

(一)会计工作交接的要求

《会计工作基础规范》对会计工作交接作了比较具体的规定，其内容包括：

1.会计人员工作调动或因故离职，必须与接替人员办理交接手续，并将本人所经管的会计工作在规定期限内移交清楚。会计人员临时离职或因事、因病不能到职工作的，会计机构负责人、会计主管人员或单位领导必须指定人员接替或代理。会计档案保管人员调动工作的应按照规定办理正式的交接手续。未办理交接手续的，不得调动或者离职。

2.接替人员应认真接管移交的工作，并继续办理移交的未了事项。移交后，如果发现原经管的会计业务有违反财会制度和财经纪律等问题，仍由原移交人负责。接替的会计人员应继续使用移交的账簿，不得自行另立新账，以保持会计记录的连续性。

3.交接完毕后，交接双方和监交人要在移交清册上签名或者盖章，并应在移交清册上注明单位名称、交接日期、交接双方以及监交人的职务和姓名，移交清册页数，以及需要说明的问题和意见等。移交清册一般应填制一式三份，交接双方各执一份，存档一份。

4.单位撤销时，必须留有必要的会计人员会同有关人员办理清理工作，编制决算，未移交前，不得离职。接收单位和移交日期由主管部门确定。

(二)会计工作交接的程序

1.移交前的准备工作

会计人员办理移交手续前，必须做好以下各项准备工作：

(1)对已经受理的经济业务应全部填制会计凭证。

(2)尚未登记的账目应登记完毕，并在最后一笔余额后加盖经办人员印章。

(3)整理应移交的各项资料，对未了事项写出书面材料。

(4)编制移交清册，列明移交的凭证、账表、公章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和物品等内容。

2.移交

移交人员按移交清册逐项移交，接替人员逐项核对点收，具体内容包括：

(1)现金、有价证券等要根据账簿余额进行点交。库存现金、有价证券必须与账簿余额一致，不一致时，移交人应在规定期限内负责查清处理。

(2)会计凭证、账簿、报表和其他会计资料必须完整无缺，不得遗漏;如果有短缺，要查明原因，并在移交清册中注明，由移交人负责。银行存款账户余额要与银行对账单核对相符，各种财产和债权、债务的明细账余额要与总账有关账户的余额核对相符。必要时，可抽查个别账户余额，与实物核对相符或与往来单位、个人核对清楚。

(3)移交人经管的公章和其他实物也必须交接清楚。

(4)会计机构负责人、会计主管人员移交时，除按移交清册逐项移交外，还应将全部财务会计工作、重大的财务收支和会计人员的情况等向接管人员进行详细介绍，并对需要移交的遗留问题写出书面材料。

3.监交

会计人员办理交接手续时必须有监交人负责监交。其中，一般会计人员办理交接手续由会计机构负责人(会计主管人员)监交，会计机构负责人(会计主管人员)办理交接手续由单位负责人监交，必要时主管单位可以派人会同监交。通过监交，保证双方都按照国家有关规定认真办理交接手续，防止其流于形式，保证会计工作不因人员变动而受影响，保证交接双方处在平等的法律地位上享有权利和承担义务，不允许任何一方以大压小，以强凌弱，或采取不正当乃至非法手段进行威胁。移交清册应当经过监交人员审查和签名、盖章，作为交接双方明确责任的证据。

交接工作完成后，移交人员应当对所移交的会计资料的真实性、完整性负责。

本章小结

本章阐述了组织会计工作的意义、会计机构和会计人员的设置，重点阐述了会计工作的组织形式、会计档案管理办法以及会计工作交接等内容。

重要概念

会计工作组织　会计机构　会计人员　集中核算　非集中核算　会计档案　会计交接

案例分析

张明于2011年1月1日投资开办了天利公司，经营房地产业务。公司在会计核算过程中采用权责发生制原则作为确认损益的基础。在2011年年末，公司由于业务发展的要求，需要增加新的资金投入。于是，张明以天利公司的名义向当地一家银行申请贷款500万元，并吩咐公司的会计编制了相关的财务报表。银行对该公司报送的会计报表进行了全面的审查，认为这笔贷款风险过大，最终拒绝了张明的申请。

张明收到银行的拒绝贷款通知书之后对拒绝的理由进行了研究，发现银行拒贷的主要原因就是会计报表所反映的公司财务状况、经营成果不是很好，特别是在公司提供给银行的会计报表中反映出来的公司债务大于债权600多万元，资产的流动性也不是非常理想。于是，张明要求公司会计按照收付实现制原则为基础重新编制了一份财务报表。在这份报表中，一方面，该公司将以前已经收现(即收款)但没有实现的预收款转为本年的收入，以改善公司的盈利状况、减少债务的额度;另一方面，将2011年10月12日公司在一次房展会上与客户签署的一项意向性协议所包含的协议款列为债权(应收款)，而这个协议所达成的意向将在2013年10月份才可能生效。经过这样的调整，在重新编制的会计报表中出现了比较理想的财务状况和经营成果。

张明带着这份被修饰了的会计报表又向另一家银行申请贷款，并且，张明还在申贷会上声称本公司在以往的贷款活动中从来没有被拒绝过。

案例要求：

1.运用所学的会计知识对张明及其公司的行为展开讨论，发表自己的见解。

2.你认为第二家银行会怎样处理天利公司的申贷要求?

案例提示：

该案例是供大家讨论的，所以，在此只给出一个分析的思路。

天利公司在第一家银行被拒贷，其直接原因就是公司账面的债务过多，近期偿债能力又不强(资产的流动性弱)，除此之外，公司目前的经营状况直接影响到未来的发展潜力和获利空间，这些因素对第一家银行而言都意味着产生风险的可能性。

对于第二家银行而言，被修饰的报表或许可以不被发现，这就要求银行的会计人员要有一定的专业知识和职业判断能力，特别是张明一再声称“从未被拒贷过”应引起注意(为何不继续在没被拒贷过的银行贷款)。另外，还要从该公司的往来款项入手进行仔细的审查，“收现”和“实现”在权责发生制原则下的意义绝不相同。而且，意向性的协议在会计上是不能作为原始凭证的，将未来的一种可能性等同于现实是错误的。

本案例涉及“会计事项处理基础”、“收入的确认、计量”、“会计凭证”、“会计报表”、“会计职业道德”等会计核算的相关知识。

同步测练

一、单项选择题

1.下列说法正确的是(　　)。

A.会计档案销毁清册需要保管15年　　B.银行存款余额调节表需要保管5年

C.固定资产卡片账应保管15年　　　　D.现金日记账需要保管15年

2.会计档案和其他类是指与会计核算、会计监督密切相关，由会计部门负责办理的有关数据资料，不包括(　　)。

A.银行对账单　　　　　　　　　　　B.存储在磁性介质上的会计数据

C.财务数据统计资料　　　　　　　　D.生产计划书

3.保管期限为25年的会计档案有(　　)。

A.各类会计凭证和会计账簿　　　　　B.银行存款余额调节表和银行对账单

C.现金、银行存款及税收日记账　　　D.月度和季度财务会计报告

4.原始凭证和记账凭证的保管期限为(　　)年。

A.3年　　　　　　　　B.5年　　　　　　　C.10年　　　　　　D.15年

5.下列会计档案中需要保管15年的是(　　)。

A.月、季度财务报告　B.明细账

C.会计档案保管清册　D.银行对账单

6.按照《会计档案管理办法》的规定，企业记账凭证的保管期限为(　　)。

A.15年　　　　　　　B.5年　　　　　　　　C.3年　　　　　　D.10年

7.各种会计档案的保管期限，根据其特点分为永久、定期两类。定期保管期限分为(　　)。

A.1年、3年、5年、10年、25年五种

B.3年、5年、10年、15年、20年五种

C.3年、5年、10年、15年、25年五种

D.1年、5年、10年、15年、20年五种

8.需要永久保存的会计档案是(　　)。

A.现金日记账　　　　B.原始凭证

C.会计档案保管清册　D.银行对账单

9.各单位每年形成的会计档案，都应由本单位(　　)负责整理立卷，装订成册，同时编制会计档案保管清册。

A.档案部门　　　　　B.财务会计部门　　　　C.人事部门　　　　D.指定专人

10.以下内容不属于会计档案的是(　　)。

A.银行存款日记账　　B.总账

C.购销合同　　　　　D.购货发票

二、多项选择题

1.关于会计档案的销毁，下列说法正确的有(　　)。

A.应当由本单位财务会计部门提出销毁意见

B.应当编制会计档案销毁清册

C.单位负责人应在销毁清册上签署意见

D.应由单位档案机构和会计机构共同派员监销

2.下列会计档案中需要永久保存的有(　　)。

A.汇总凭证　　　　　B.辅助账簿

C.年度财务报告　　　D.会计档案销毁清册

3.企业的下列会计档案中保管期限为15年的应有(　　)。

A.固定资产总账　　　B.库存商品明细账

C.现金日记账　　　　D.长期股权投资总账

4.会计档案中的定期档案的保管期限有(　　)。

A.5年　　　　　　　B.10年　　　　　C.15年　　　　　　D.20年

5.按照《会计档案管理办法》的规定，下列说法中正确的有(　　)。

A.会计档案的保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类

B.正在建设期间的建设单位，其会计档案不论是否已满保管期限，一律不得销毁

C.固定资产卡片于固定资产报废清理后保管5年

D.会计档案为本单位提供查阅所用，不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或复制

6.下列关于会计档案管理的说法中正确的有(　　)。

A.出纳人员不得兼管会计档案

B.会计档案的保管期限从会计档案形成后的第一天算起

C.单位负责人应在会计档案销毁清册上签署意见

D.采用电子计算机进行会计核算的单位，应保存打印出的纸质会计档案

7.下列属于会计档案的内容的有(　　)。

A.记账凭证B.明细分类账

C.会计报表D.银行存款余额调节表

8.会计档案的内容包括(　　)。

A.会计凭证类　　　　　　　B.会计账簿类

C.财务报告类　　　　　　　D.其他会计核算资料

9.档案部门接收保管的会计档案需要拆封重新整理时，不正确的做法是(　　)。

A.由原封装人员拆封整理

B.由原财务会计部门拆封整理

C.由档案部门拆封整理

D.由档案部门会同原财务会计部门和经办人员共同拆封整理

10.会计档案销毁清册是销毁会计档案的书面记录和报批文件，其内容一般应包(　　)。

A.销毁会计档案的名称　　　　　B.卷号、册数、起止年度和档案编号

C.应保管期限和已保管期限　　　D.销毁时间

三、判断题

1.对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。(　　)

2.对于保管期满的会计档案可以直接销毁。(　　)

3.会计档案保管清册要保管15年。(　　)

4.会计账簿类会计档案的保管期限均为15年。(　　)

5.各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。

6.各单位保存的会计档案原则上不得借出，但如有特殊需要，经本单位负责人批准则可以借出。(　　)

7.本单位的会计档案机构为方便保管会计档案，可以根据需要对其拆封和重新整理。(　　)

8.企业员工查阅会计档案，必须经本单位负责人批准。(　　)

四、简答题

1.科学地组织会计工作有什么重要意义?

2.什么是会计档案?简述其包括的内容。

3.简述会计档案的保管、移交、销毁的基本规定。

4.简述《会计基础工作规范》对会计工作交接的基本规定。