第三节会计电算化软件的

第三节　会计电算化软件的 应用流程

一、会计电算化账务处理系统的初始化工作内容

(一)总账系统初始化工作内容

总账是会计软件的核心部分。通常，在一个统筹设计的会计软件中，总账系统初始化操作的结果也可以被其他子系统充分合理地使用，这样无形中就减少了其他子系统的初始化工作量。而非统筹设计的会计软件，其各子系统间相互独立，没有多少联系，每个子系统的初始化工作互不影响、不能互相打通，这样一来，有些初始化工作在一个子系统做了，到了另外一个子系统还得重新再做，在无形中加大了初始化工作整体的工作量。举例来说，在总账系统中为了完成部门核算任务，需要做部门设置初始化工作，在工资子系统、固定资产子系统中也有部门设置初始化工作。在统筹设计的会计软件中，只要在一个子系统执行了此项初始化操作，在其他子系统中就不需要再做这项工作;而在非统筹设计的会计软件中，不仅总账系统需要做部门设置初始化工作，在工资子系统、固定资产子系统仍然需要重复此项操作。所以，用户在做初始化工作前需要认真审查一下其所使用的会计软件在各子系统初始化工作上面是否已经打通。如果打通了，在做某一个子系统的某一初始化工作时就要统筹各系统的使用需要，而不能仅仅注意本系统的情况。一般来说，作为商品化会计软件的账务处理系统，其主要的初始化操作步骤如下：

第1步，财务分工设置。财务分工设置也叫操作人员及操作权限设置，这一步骤主要是为使用系统建立操作员目录，为每个操作员设置操作密码，并且赋予其适当的操作权限，这一工作属于必做的。有的软件将这一初始化步骤从总账系统中独立出来，此时所作的财务分工设置则是对整个会计软件各子系统(或模块)都适用的初始化设置，比如用友U8就是这样。

第2步，建立核算账套。商品化会计软件为了使一套软件可以管多个会计核算实体的账，特意提供了所谓的账套建立功能，这也是使用账务处理系统进行建账时最关键的一步，这一步也是必做的步骤。

第3步，定义外币及汇率。定义外币及汇率属于选做步骤，如果有外币核算的话，则需要事先完成“外币及汇率管理”这一初始化工作。

第4步，建立会计科目。建立会计科目是将单位会计核算中所使用的科目逐一按系统要求进行扫描设置，并将科目设置的结果予以保存。这是至关重要的一个步骤。为了充分体现计算机管理的优势，在会计科目体系建立时需要对本单位的会计科目结构进行优化调整。由于对一级会计科目国家有相应的规定，因此，大部分会计软件都提供了预设一级科目的功能，但都采用交由用户选择使用的方式。利用预设科目功能可以大大缩减会计科目建立的工作量。“建立会计科目”工作不仅属于必做的工作，且该工作制约着以后许多工作，因此属于“不能反悔的工作”。

第5步，建立辅助核算账户。为了说明问题方便，我们将各种辅助核算的初始化工作统一放在此处来简要介绍。从目前商品化会计软件的做法来看，软件所提供的辅助核算主要有部门辅助核算、单位往来辅助核算(有的还细分为客户往来和供应商往来辅助核算)、个人往来辅助核算、项目往来辅助核算。与这些辅助核算功能相对应，一般有部门目录设置、个人目录设置、项目目录设置、客户目录设置、供应商目录设置等初始化设置工作。如果用户想核算各部门管理费用的使用情况，即意味着想启用部门辅助核算功能，则必须完成部门目录设置这一初始化工作。从会计软件的发展趋势来看，将来还可能会提供诸如产品辅助核算、费用辅助核算以及其他一些辅助核算功能，其基本道理都是一样的，初始化工作的要求也基本一样。

第6步，结算方式定义。结算方式定义用来建立和管理用户在经营活动中所涉及的结算方式，它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算、汇票结算等。如果用户需要对有关银行往来的原始票据的有关数据进行收集的话，则需要事先做此项初始化设置工作。

第7步，设置凭证类别。设置凭证类别的工作主要还是考虑到手工工作习惯。我们知道，在手工环境下，为了便于登账或管理方便，各单位一般都对记账凭证进行分类编制，但他们的分类方法却不尽相同。在计算机环境中，会计软件设计者为了照顾会计人员这一习惯，同时又为了满足不同的凭证分类方法的要求，特意提供了凭证类别(或凭证种类)设置功能，可由用户根据本单位的实际分类方法来定义设置各种凭证类型。

第8步，自定义项的设置。自定义项是类似于凭证摘要的一种业务辅助信息说明项，它可分类管理。用户除正常的输入摘要外，还可利用辅助说明项分门别类地描述更为详细的经济业务。会计软件为了能够记录这些辅助说明项信息，特意提供了自定义项的初始设置功能。

第9步，常用摘要设置。这不是必做的工作，有的软件甚至也不将该工作纳入到初始化工作之列，而将其放在凭证管理等日常工作中。从该步骤所完成的工作性质来看，我们认为把它放在系统初始化中更合适一些。该功能主要是为了减少凭证输入过程中摘要的输入量，而将经常使用的摘要编成常用摘要字典，在需要使用时只需要调用该字典便可很快将摘要输入，如此也能起到规范摘要使用的目的。

第10步，自动转账分录定义。为了提高会计月末结算转账等业务的处理效率及其准确性，许多会计软件在账务处理系统中都提供了自动转账分录定义的功能模块。该模块可以让用户根据本单位月末核算的具体特点，将一些很有规律性的结算及转账业务通过事先编制结转账分录，告诉计算机该分录的具体结构及发生额的取数规则，由计算机在月末根据用户设置的这一分录结构自动编制记账凭证。这一初始化步骤也属于选做步骤。如果用户不使用此功能，则必须手工编制月末结转账凭证，然后再将这些凭证一一输入，这样就无形中加大了月末工作量，使得会计电算化的工作效率大打折扣。因此，从提高核算效率以及准确性的角度出发，应该重视自动转账分录设置功能的使用。

第11步，期初(年初)余额的录入及试算平衡。期初余额的录入及试算平衡属于必做工作。其目的是将经过手工账整理的各科目的初始余额输入转移到计算机中，使计算机系统获得“非零起点”状态的起步数据。假如是年中启用账务处理系统，则除了要输入各账户的年初余额之外，软件一般还要求将各账户从年初到开始使用软件之时的借、贷方累计发生额一并输入。期初数是将来生成各种账的数据来源之一，而且由于它是起点性质的会计数据，其重要性不言自明。基于期初数的重要性，许多会计软件都设计了相应的正确性控制程序，这就是试算平衡控制程序。如果期初数试算不平，软件一般规定不得继续进行日常账务处理工作。

第12步，各种未达账项的输入。未达账项的输入主要包括银行期初未达账项输入以及各种辅助核算明细账的期初以及未达账项的输入，如果已启用银行对账功能以及辅助核算功能，则此项工作必做。

以上即是账务处理系统主要的初始化工作步骤。其中，第1步为建立计算机会计信息系统安全使用机制;第2～10步可以概括为在计算机上建立会计核算体系;第11～12步则为将手工会计作业有关的历史数据移植到计算机环境中去，使计算机在继承手工会计作业状态的前提下开始软件的运行(“非零状态”)。

(二)会计报表系统的初始化工作

商品化会计软件的会计报表系统(或报表模块)的功能菜单结构会因软件品牌的不同而有所不同，但基本处理过程却是一致的，主要包括会计报表系统的初始化、会计报表系统日常应用、会计报表系统期末业务。会计报表系统的初始化工作主要包括以下几方面内容：

1.新表登记注册

因为商品化的会计报表软件并未提供现成的会计报表文件，因此用户需要根据本单位的实际情况设计财务报表以及其他内部管理报表。为此，首先必须进行新表登记注册，内容包括定义新表名称、新表代码、制作周期(属于月报、季报或年报)等。

2.报表格式设计

新表登记注册成功之后，接下来就要为此报表设计格式，也就是报表格式定义。一般格式定义包括定义表样大小、定义表列属性、绘制表格线、输入表样内容、定义关键字、格式调整修改等内容。有的会计报表软件还总结常用的各种报表，为客户提供报表模板以帮助客户快速制作目标报表。用户如果觉得某个会计报表模板可用的话，可以先套用报表模板形成新表，然后对其进行必要的修改。

3.报表核算公式定义

报表核算公式定义也叫报表数据来源定义，即在新表格式设计完成之后，对新表中需要计算的报表核算项目给出其取数表达式(报表核算公式)。会计报表软件内置了若干报表取数函数，这些取数函数支持加、减、乘、除四则混合运算，并能从账中取数、凭证中取数、表中取数、其他外部系统(指工资、固定资产以及购销存等系统)中取数，有的软件甚至还能从指定的数据库中取数。需要注意的是，有的会计报表软件在报表模板中预置了报表各核算项目的数据来源表达式，用户选用这些模板的话，只要报表核算项目不变，则核算公式基本就不用重新定义。

4.报表审核公式定义

报表审核公式定义的目的在于表达报表内部以及表间的平衡控制关系。比如资产负债表，其表内平衡关系为“资产的年初数=负债的年初数+所有者权益的年初数;资产的期末数=负债的期末数+所有者权益的期末数”。会计报表软件为了体现这种平衡控制关系，一般都是通过让用户自己定义报表的审核公式来实现的。用户在设计完资产负债表的格式以及核算公式之后，可以定义上述两条平衡控制关系的公式为“D43= H43;E43=143”。这里D43表示“资产总计”的年初数，H43表示“负债和所有者权益总计”的年初数;同理，E43和143分别表示这两个项目的期末数，分号则是审核公式的结束标志符。

(三)其他处理系统的初始化工作

1.工资处理子系统的初始化操作

用户单位的基本工资信息在商品化工资软件中是不存在的，必须经过初始化工作将相关资料输入到工资子系统中。工资子系统一般包含以下几个初始化工作步骤：

(1)建立工资账套。这是需要做的第一件事，如同使用账务处理系统一样，首先需要建立核算账套。目前国内很多商品化工资软件都能使工资账具有分别管理不同核算主题工资数据的功能。一般来说，用户所建立的工资账套必须与其先建立的账套一一对应。

(2)部门设置。由于工资系统需要按部门汇总工资发放情况，因此也需要设置部门结构。部门设置最重要的是给每个部门规定唯一的部门代码，它是汇总工资费用的关键字。需要注意的是，对于统筹设计的会计软件，只要用户在账务处理系统中已经完成部门设置工作，则在工资系统中就不再重复设置了。其他情况下，都必须再重新对本单位的部门进行一一设置。

(3)工资类别设置。工资类别是指在一套工资账中，根据所包含工资项目的明显不同而分设的工资数据管理类别，相当于工资账中的二级账。例如，某企业的月薪分为固定月薪与浮动月薪，两者的发放依据不同，因此可以将两者分设为两个不同的类别。商品化工资软件一般在工资账套建立之后会预置一个工资类别，用户还可根据具体业务需要随时新增其他工资类别。

(4)人员类别设置。设置人员类别是便于按不同的人员类别进行工资汇总计算。比如，可以将单位员工分为“生产人员”、“管理人员”以及“辅助人员”三种人员类别。

(5)人员附加信息设置。人员附加信息设置主要提供职工档案基本数据项的增加、修改功能等，可增加职员信息、丰富员工档案的内容，从而实行更有效的职员管理。

(6)工资项目设置。工资项目设置用于定义工资组成项目。除系统预置的若干固定工资项外，用户还能根据需要定义自己的工资项目，并能对大多数的工资项目进行即时的增加、修改、删除操作。

(7)工资项公式设置。工资项公式设置主要提供工资项目的计算公式以及工资项目之间的运算关系等功能。通过工资项公式可直观表达工资项目的实际计算过程，而将设置工作交由用户来做可以体现工资软件的灵活性，即用户单位可以根据本单位实际情况来确定某个工资项的计算公式。比如，该单位对事假扣款实行按日基本工资乘以实际事假天数来计算，则“事假扣款”公式可表达为基本工资/22×事假天数，这里每月工作日按22天算。

(8)银行名称设置。如果用户单位的工资发放由银行代发，则在系统初始化时就需要在系统中设置代发工资的银行信息，一般包括银行名称、账号等信息的定义。

(9)职工档案的建立。建立职工档案的主要目的是登记本单位需要发放工资的员工的基本档案信息，一般包括职工姓名、职工代号、所在部门以及所属人员类别等信息。

2.固定资产处理系统的初始化操作

固定资产处理系统的初始化用于把手工环境下有关固定资产的核算规则以及历史数据移植到计算机系统中，从而实现手工向计算机的平稳接轨。一般商品化固定资产管理软件的初始化工作内容主要包括以下几个步骤：

(1)建立固定资产账套。其道理与工资处理系统一样，建账时一般要求对本账套启用期间、固定资产编码方式以及对账方式等进行设置。

(2)部门定义。部门定义与工资处理系统软件类似。

(3)类别定义。类别定义就是对本单位的固定资产进行分类，为固定资产核算和统计管理提供依据。比如，可以将本单位的固定资产分为“机械”、“车辆”以及“房屋”等几个类别。

(4)增减方式设置。增减方式设置主要是在固定资产有增减业务时使用，主要包括固定资产的增加方式以及减少方式。软件一般会内置一些增减方式，比如增加的方式主要有直接购买、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入，减少的方式主要有出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等。用户如果有其他增减方式也可在此处设置。另外，在设置了增减方式时须对增减方式设置对应的科目，因为当有此增减方式的业务发生时，系统会自动按此方式对应的科目编制凭证。

(5)使用状况设置。为了便于固定资产的核算和管理，需要明确资产的使用状况。这样一方面可以正确地计算和计提折旧，另一方面便于统计固定资产的使用情况，提高资产的利用效率。主要的使用状况包括在用、季节性停用、经营性出租、大修停用、不需用、未使用等。商品化固定资产管理软件一般会内置基本的使用状况，用户可以在此基础上修改或定义新的使用状况。

(6)折旧方法设置。折旧方法的设置是系统自动计算折旧的基础。软件一般会预置一些常用的固定资产折旧计提方法，另外也允许用户根据需要定义自己合适的折旧方法。除此之外，用户可对每一种折旧方法利用系统预置的折旧项目及计算关系符号等定义出适合本单位业务的折旧计算公式。

(7)卡片项目设置及卡片格式设计。卡片项目是资产卡片上要显示的用来记录资产信息的栏目，如原值、资产名称、使用年限、折旧方法等就是卡片最基本的项目。商品化固定资产管理软件一般会提供一些常用卡片必需的项目，即系统项目。但这些项目不一定能满足用户对资产特殊管理的需要，用户可以通过卡片项目设置功能设置自定义项目来实现对卡片特殊信息项的管理。系统项目以及用户自定义项目构成卡片项目目录。根据这些卡片项目，会计人员通过卡片样式设置功能可以得到真正属于用户定制的卡片样式。

(8)基础卡片数据输入。基础卡片也叫原始卡片，它是固定资产系统启用前已建立的资产卡片。用户在使用固定资产系统进行核算前，必须将已有的原始卡片资料录入系统，以保持历史资料的连续性，并为每月的计提折旧及可能有的后续业务的变动作准备。

(9)转账分录模式定义。所谓转账分录，包括固定资产变动业务的发生以及折旧计提时所需编制的会计分录。固定资产变动业务在发生时所应编制的会计分录结构我们在增减方式设置中已介绍，因此这里的转账分录模式定义的重点是关于折旧费用分配凭证的自定义操作。在会计软件中，这部分工作一般通过“部门折旧对应科目设置”功能来完成。

3.应收、应付处理系统的初始化操作

在计算机环境下，对应收、应付的债权、债务业务的电算化处理模式可分为三种：第一种是直接在账务处理系统中通过设置应收、应付明细科目来反映，它一般适合往来业务较少的单位运用;第二种模式是充分利用账务处理系统中的往来账辅助管理功能来比较细化地反映本单位的往来业务，这一般适合往来单位很多但与大部分往来单位的往来业务又相对较少的用户单位使用;第三种模式是通过应收、应付专门系统来实现对往来业务的科学、细致的核算与管理，这是往来业务管理的最高层次，也是相对于大中型企业最佳的往来账管理模式。但这种模式需要做的系统初始化工作会很多，概括起来有以下三个方面：

(1)建立客户和供应商档案。将企业的客户和供应商的详细信息通过本步骤登记到客户和供应商的档案中。

(2)输入期初余额。第一次使用系统时，当完成了往来目录登记后，必须把手工方式下往来单位或个人尚未结清的往来款项输入计算机。

(3)业务处理规则设置。业务处理规则设置主要包括业务处理控制参数和核算规则设置。其中，业务处理控制参数又包括应收账款核销方式、控制科目的依据、存货销售科目、制单方式、坏账处理方式、汇兑损益计算方式、预收款核销方式及现金折扣显示方式等项目;核算规则设置包括凭证科目的设置、坏账准备设置、账龄区间设置、报警级别设置、单据类型设置等。

以上以较大的篇幅来介绍首次使用商品化会计软件所要做的软件安装工作、系统初始化的操作步骤及基本技术要领，可以说这部分内容是会计软件能否用好的关键所在。由于这部分内容属于所谓的“不可后悔”或者“后悔允许度较低”的操作步骤，这些操作步骤的结果会制约后续的日常使用和期末处理等过程，因此用户必须对初始化工作给予高度重视，做好计划和系统初始化的前期准备工作，真正做到认真、细致、系统、合理。

二、会计电算化账务处理系统的日常作业

会计电算化账务处理系统初始化工作完成后，就可以转入日常应用阶段。这一阶段最主要的工作内容就是输入会计凭证以及业务单据，并对这些凭证、单据进行必要的审核确认，然后予以记账。这个阶段在操作技能要求上相对初始化阶段要简单一些，其流程也更清晰。操作上最主要的要求是会计数据输入应做到真实无误，因为这是会计账表形成的唯一数据源头。

(一)账务处理系统的日常作业

账务处理系统的日常作业主要包括记账凭证的输入、审核、修改和记账等工作。具体内容及步骤如图12－2来所示。

图12－2　账务处理系统的日常作业内容示意图

需要说明的是，在图12－2中有些工作步骤是经过合并的，比如辅助账核算、银行对账、系统维护与管理等。而将系统维护与管理也放在此处，主要在于它也属于日常性工作。有的商品化软件将步骤9、步骤10以及日记账管理通过单独设立出纳管理模块予以实现。在账务处理系统中，一般规定记账凭证未经过审核不得记账;对于已经记账的凭证不得直接修改，而必须是带有痕迹的修改，也就是应采用红字(负数)冲销的方法对错误予以更正。

(二)会计报表系统的日常作业

准确地说，会计报表系统基本上只有初始化、期末处理以及报表系统的维护管理等工作，日常要做的工作很少。为了让读者对会计报表系统日常工作内容有一个感性认识，这里列出一些基本上属于日常操作范围的步骤：一是报表数据输入，即针对报表在数据来源定义时设定为手工送数的报表项目，需要在日常工作输入该项目的实际数值;二是报表查询与打印;三是报表系统的其他日常处理，一般包括审核报表、使用报表数据作图形分析、对以前期间的报表进行二次加工分析等。

(三)其他处理系统的日常作业

1.工资处理系统的日常作业

(1)职工变动处理。职工变动处理工作主要完成职工的增加、减少及内部调动功能。

(2)职工工资数据编辑与计算。也叫职工工资结算单处理，主要是完成职工工资项目实际数额的输入、修改计算以及输出的功能。

(3)个人所得税计算与申报。个人所得税的计算一般在“职工工资数据编辑与计算”中完成，本操作步骤侧重于将扣税结果按申报表格形式编辑显示并供用户浏览，用户在此处可以自定义所得税率及本次扣税的范围。

(4)银行代发工资处理。目前，社会上许多单位的工资发放采用信用卡或存折形式来替代现金发放形式。本操作步骤就是完成以上述工资发放形式，向银行传输代发工资文件并输出给开户银行。

(5)输出各种工资账表。在职工工资数据编辑计算之后，可以以此为基础加工生成一系列工资账表，主要包括工资发放条、职工工资票面分解表、工资卡、部门工资汇总表、工资变动明细表、工资发放汇总表等。

(6)输出工资分析表。工资分析表主要有项目工资增长分析表，即针对本年度和上年度的对比情况，来分析工资增长的比例情况;部门工资构成分析表，即按照各个工资项的实际数额与其占合计额的百分比作为分析数据，统计生成。

2.固定资产处理系统的日常作业

(1)固定资产增加处理。在系统日常使用过程中，可能会购进或通过其他方式增加企业资产，该部分资产通过“资产增加”操作录入系统。此步操作又称为“新卡片录入”，用户应该将其与“基础卡片输入”相区别。

(2)固定资产减少处理。资产在使用过程中总会由于各种原因，如毁损、出售、盘亏等退出企业，该部分操作称为“资产减少”。因此固定资产管理软件一般都会提供资产减少处理的功能，以满足此项工作的需要。

(3)固定资产其他变动处理。此处的变动业务一般包括原值变动(增加或减少)、部门转移、使用状况变动、使用年限调整、折旧方法调整、净残值调整、工作总量调整、累计折旧调整、类别调整等。软件一般会提供资产变动清单，按时序记录资产的所有变动情况，并提供对这些变动作必要的会计处理的功能(即可以帮助用户自动编制会计分录)。

(4)本月工作量输入。主要针对采用“工作量”法计提折旧的资产，每月计提折旧前必须录入该资产当月的工作量。

(5)固定资产账表输出(查询、统计汇总、打印)。输出内容为账簿、折旧表、统计表、分析表。其中，账簿包括固定资产总账、明细账以及资产登记簿，折旧表包括部门折旧计提分配表、折旧计算明细表，统计表包括原值一览表、固定资产统计表、盘盈盘亏报告表等，分析表包括使用状况分析表和价值结构分析表。

(6)对账。固定资产处理系统在运行过程中，其所管理的固定资产的价值和账务处理系统中固定资产科目的数值应该相等。而两个系统的资产价值是否相等，可以通过系统提供的对账功能来实现。

(四)应收、应付处理系统的日常作业

使用应收、应付处理系统处理往来业务时，日常作业的核心内容是直接将发票(销售发票和购货发票)和往来业务单据通过相应模块输入到系统之中，经过审核处理后，由系统自动编制凭证，并将其传送到账务处理系统中。详细的日常作业步骤由以下内容组成：

1.单据处理

单据处理是应收系统和应付系统日常处理业务的起点，在应收系统中可以录入销售业务中的各类发票及销售业务之外的应收单，在应付系统中可以录入购货业务的发票及购货业务以外的应付单。主要操作流程如下：

单据录入——单据审核——单据制单——单据查询

这里的单据录入指的是未收到款项的单据录入或未支付款项的单据录入。单据制单指的则是根据审核后的业务单据由系统自动编制凭证的过程。

2.单据结算

单据结算是指对已收到或已支付款项的单据进行的录入、核对与核销工作，其操作流程如下：录入结算单据——单据的核对——单据的核销。

这里的结算单据指的是已交来应收款项的收款单和已办理应付款项的付款单。单据的核对是指将已达账项作上已结清的标记，核对分自动和手动两种方式。单据的核销指的是对债权、债务已结清的业务进行删除以表示本业务彻底结清。

3.票据管理

票据管理指对银行承兑汇票和商业承兑汇票的管理。

4.坏账处理

坏账处理包括坏账计提、坏账发生及收回处理。具体来说，在年末计提坏账准备之前要求用户首先选择坏账处理方法，软件通常会提供三种方法，即销售收入百分比法、应收账款余额百分比法和账龄分析法。在坏账发生时一般要求输入往来客户的名称、发生坏账的日期、业务员、部门等信息。而在处理坏账收回业务时，一般要求输入客户名称、收回坏账的日期、收回金额、业务员、部门、结算单据编号、款项币种等信息。

5.转账处理

应收账款与其他类别的款项在特定情况下需作特殊的冲抵业务，这也是一种清欠业务，主要包括“预收冲应收”、“应收冲应付”、“红字单据冲抵正向单据”、“预收冲应收”操作。主要适用于两种情形：一是由于合同或其他原因造成取得了对方单位的预收款，但对方单位却有应收款尚未支付给本单位;二是由于按合同规定支付给了对方单位预付款，需要将预收款与应付款对冲。“应收冲应付”操作主要适用于对方单位(客户或供应商)既有应收款，又发生了应付款的情形，此时可用应收款对冲应付款。“红字单据冲抵正向单据”一般是指对同一个客户的销售业务，应收款与退货之间可以用红字单据冲销正向单据来处理。

6.凭证处理(制单)

凭证处理(制单)即根据应收应付的原始单据由计算机自动编制记账凭证的过程。

7.统计分析

统计分析包括应收、应付账龄分析，收款、付款账龄分析，欠款账龄分析等。

8.账表查询输出

账表查询输出一般指对往来汇总表和往来账款明细账等所提供的查询和打印输出功能。

三、会计电算化账务处理系统的期末处理业务

会计电算化软件与其他软件的最大区别，就在于它必须按照会计循环原理来处理业务数据。在软件中表现为必须要有会计期间的概念，能够支持期末处理业务，以便对会计信息作定期报告。也就是说，会计电算化软件必须提供高效率解决诸如各种费用的分摊与计提、各种成本费用的结转、各类账户的试算平衡、对账和结账等期末业务的功能模块。我们已经知道，会计电算化软件为了通用以及可兼容将来可能更新的会计处理方法，它一般会通过提供转账模式自定义平台以及核算描述语言，让用户自己来构造本单位对期末业务所采用的具体会计处理方法，并且通常要求此项工作在系统初始化阶段就应该完成。因此，经历了日常作业工程，大量本期发生的经济业务都已被适当确认、记录、处理、保存在会计信息系统中，到了期末应用阶段，用户所要做的实际工作基本上只是点击相应的期末处理模块就可以自动完成各种期末处理业务，应该说这才是真正体现计算机会计高效率、高度自动化的时候。

(一)账户处理系统的期末处理业务

1.转账生成

到每月月末，根据用户在初始化阶段所定义的转账凭证的分录结构，执行转账生成操作即可快速生成各种转账凭证并将其自动追加到未记账凭证中。通常这类凭证主要反映的是月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。

2.对账、试算平衡

对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账和明细账、总账和辅助账数据来完成账账核对。一般来说，计算机记账后，只要记账凭证正确，计算机自动记账后各种账簿都应是正确、平衡的。但由于非法操作或计算机病毒等其他原因，有时可能会造成某些数据被破坏，因而引起账账不符。为了保证账证相符、账账相符，用户应经常使用本功能进行对账，至少一个月一次，一般可以在月末结账前进行。在结账前，如软件一般会提供试算平衡检查功能，检查后如不平，不得转入后面的“期末结账”处理。“试算平衡”包括“借贷平衡”两部分，只有两者都通过，试算平衡才能通过。试算平衡会给出试算结果，如有未通过部分，系统会给出差额提示，在用户未能调平差额之前，将无法继续操作“期末结账”模块。

3.期末结账与月末工作报告的生成

与手工会计相类似，计算机账务处理一般也会提供期末结账功能以符合会计制度的要求。期末结账一般有下列一些规则：上月未结账，则本月不能结账;上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、复核凭证;本月还有未记账凭证时，则本月不能结账;已结账月份不能再填制凭证;结账只能由具体结账权的人进行;若总账与明细对账不符，则不能结账;每月只能作一次期末结账操作，并且每个会计期末必须作一次。结账成功之后，系统会生成月末工作报告。

(二)会计报表系统的期末处理业务

1.报表编制

报表编制也叫报表计算，是指根据报表初始化阶段所定义的报表核算公式对各报表核算项目进行自动取数计算的过程。

2.报表试算平衡(平衡控制)

报表试算平衡也称为报表审核，它是指报表数据生成以后为了验证数据的正确性需要利用先前所定义的审核公式对报表数据进行检查复核的过程。

3.报表输出

报表输出主要包括输出方式选择(屏幕显示输出、打印输出、磁盘输出、网络输出)和报表输出内容形式的选择(仅输出报表结构、输出编制完整的报表、输出能被其他系统接收的报表数据)。

4.报表汇总

报表汇总是指同种报表不同期间的汇总和主管部门对基层单位报表的汇总。

5.报表合并

报表合并主要用于设计合并报表格式，定义抵消分录项目及抵冲分录数据，自动抵消合并项目，生成合并工作底稿，最终形成合并会计报表。报表合并功能主要适合于集团公司使用。

6.图表分析

在会计报表系统中，大量的数据是以表页的形式分布的，正常情况下每次只能看到一张表页。要想对各个表页的数据进行比较，可以利用数据透视功能，把多张表页的多个区域的数据显示在一个平面上。

(三)其他处理系统的期末处理业务

1.工资处理系统的期末处理业务

(1)工资分摊。根据工资总额及所设定的计提基数可自动完成工资分摊、计提、转账工作。

(2)月末结转。月末结转指将当月数据经过处理后结转到下月。由于在工资项目中工资项目的数据每月都会发生变化，因此在每月工资处理前均须将其数据清零，而后输入当月新的数据，这就是所谓的清零处理。商品化工资软件对月末结转的基本规则是：①只限定在每个会计年度的1～11月份进行;②只有当月工资数据全部处理完毕后才可以执行月末结转;③如果分多类别处理工资数据，则应对每个工资类别分别进行月末结算;④若本月工资数据未汇总，系统也不允许执行月末结算功能;⑤进行期末处理之后，本月的工资数据不允许再作任何改动;⑥月末结转一般要求主管人员来操作。

(3)结转上年数据。结转上年数据是指将工资数据经过处理后结转至本年，结转前应先建立新年度账。

2.固定资产处理系统的期末处理业务

(1)计提折旧。一般来说，商品化固定资产软件都会提供计提折旧的操作模块，这也是计算机系统极具效率的特征之一。执行本步骤功能，系统会对当前所有的固定资产进行扫描以判断资产是否应该计提折旧，并对需计提折旧的资产按照用户先前所定义的折旧计提方法自动计算其当前折旧额和累积折旧值。软件一般规定每期只能计提一次折旧。

(2)自动生成转账凭证。计提完折旧之后，执行本步骤，系统会自动形成折旧费用和配表，并根据此表的内容制作折旧转账凭证。

(3)对账。对账指的是对本系统的固定资产当前价值与账务处理系统的固定资产相关科目的余额进行符合性检查，以判断两者的资产价值是否相等。一般在结账时系统会自动执行对账操作，以判断是否允许执行结账功能。

(4)结账。像财务处理系统一样，固定资产系统也有结账操作步骤，而且此项操作一般必须在账务处理系统结账之前进行。关于此步骤的有关规定可参照工资处理系统的相应内容。

3.应收、应付处理系统

(1)计算汇兑损益。如果系统中有外币单据业务，则月末计算汇兑损益，并对这些外币单据进行相应处理。用户在执行自动计算汇兑损益操作之前，应选择适当的汇兑损益处理办法。软件一般会提供两种方法供用户选择：①月末一次性结转汇兑损益，采用此方法，系统会根据用户指定的期间和币种一次性地将当期涉及外币业务所发生的汇兑损益结转，并编制记账凭证。②单据结清后计算汇兑损益，即仅当某种外币余额结清时才计算汇兑损益。在计算汇兑损益时，界面中仅显示外币余额为零且本币余额不为零的外币单据，计算之后可以编制相应的记账凭证。

(2)月末结账。本月各项应收、应付业务处理结束后即可执行月末结账功能。在结账前，本月的单据(发票和应收、应付单)应全部审核通过，如果仍有未核销的单据，则本月不能结账。如果是本年度最后一个期间结账，在本年度进行的所有核销、坏账、转账等处理必须制单，否则不能向下一年度结转。