原始凭证与记账凭证的填制与审核

第二节　原始凭证的填制与审核

一、原始凭证的概念及种类

（一）原始凭证的概念

原始凭证是在经济业务发生时，由业务经办人员填制或取得的，载明经济业务具体内容和完成情况，用以明确经济责任，具有法律效力的书面证明。

原始凭证是进行会计核算的原始资料和重要依据，一切经济业务的发生都应由经办部门或经办人员向会计部门提供能够证明该项经济业务已经发生或已经完成的书面单据，以明确经济责任，并作为编制记账凭证的原始依据，原始凭证是进入会计信息系统的初始数据资料。一般而言，在会计核算过程中，凡是能够证明某项经济业务已经发生或完成情况的书面单据就可以作为原始凭证，如发票、收据、银行结算凭证、收料单、发料单等；凡是不能证明该项经济业务已经发生或完成情况的就不能作为原始凭证，如生产计划、购销合同、银行对账单、材料请购单等。

原始凭证不仅是一切会计事项的入账根据，而且也是企业单位加强内部控制所常使用的手段之一。原始凭证的质量决定了会计信息的真实性和可靠性。

会计人员应该坚持的原则：①对不真实、不合法的原始凭证拒收，不予受理。②对不准确、不完整的原始凭证退回，要求补充、更正。

（二）原始凭证的种类

原始凭证按其取得的来源不同，可以分为自制原始凭证和外来原始凭证。

1.自制原始凭证

自制原始凭证，是指由本单位内部经办业务的部门或人员，在办理某项经济业务时自行填制的凭证。自制原始凭证按其填制的手续和完成情况的不同，可分为一次凭证、累计凭证、汇总原始凭证和记账编制凭证四种。

（1）一次凭证。即只反映一项经济业务，或同时反映若干项同类性质的经济业务，其填制手续是一次完成的凭证。也叫一次有效凭证。如“收料单”、“领料单”等都是一次凭证。这里例举领料单的具体格式如表6－1所示。

表6－1　领料单

（2）累计凭证。即在一定时期内连续记载若干项同类性质的经济业务，其填制手续是随着经济业务发生而分多次完成的凭证，如“限额领料单”等。限额领料单的格式如表6－2所示。

表6－2　限额领料单

（3）汇总原始凭证。即在会计核算工作中，为简化记账凭证的编制工作，将一定时期内若干份记录同类经济业务的原始凭证加以汇总，用以集中反映某项经济业务总括发生情况的会计凭证，如“发料凭证汇总表”等。编制汇总原始凭证可以简化编制凭证的手续，但它本身不具备法律效力。发料凭证汇总表的具体格式如表6－3所示。

表6－3　发料凭证汇总表

（4）记账编制凭证。即根据账簿记录和经济业务的需要对账簿记录的内容加以整理而编制的一种自制原始凭证，如“制造费用分配表”等。制造费用分配表的具体格式如表6－4所示。

表6－4　制造费用分配表

2.外来原始凭证

外来原始凭证，是指在同外单位发生经济业务往来时，从外单位取得的凭证，外来原始凭证一般都属于一次凭证。例如，从供应单位取得的购货发票、上缴税金的收据、乘坐交通工具的票据等。下面例举购货发票中的增值税专用发票，其具体格式如表6－5所示。

表6－5　增值税专用发票

二、原始凭证的基本内容

由于经济业务的种类和内容及经营管理的要求不同，原始凭证的格式和内容也千差万别。但无论是何种原始凭证，都必须做到所载明的经济业务清晰，经济责任明确。因此，其一般应具备以下基本内容：

（1）原始凭证的名称及编号。（如“长春市服务行业专用发票”、“中国银行转账支票”等，每张原始凭证都有证明其存在的唯一编号。）

（2）填制原始凭证的日期。（如办理转账支票的日期。）

（3）接受原始凭证的单位名称。（如发票上填写的购货单位名称、领料单上填写的领料部门名称等。）

（4）经济业务的内容（含数量、单价、金额等）。（如发票上填写的所售商品的货号、品名和规格等。）

（5）填制单位签章。

（6）有关人员签章。

（7）凭证附件。（如差旅费报销单所附车票、住宿发票等。）

实际工作中，根据经营管理和特殊业务的需要，除上述基本内容外，可以增加必要的内容。对于不同单位经常发生的共同性质的经济业务，有关部门可以制定统一的凭证格式。

三、原始凭证的填制要求

原始凭证是编制记账凭证的依据，是会计核算最基础的原始资料。要保证会计核算工作的质量，就必须保证原始凭证的质量，正确地填制原始凭证。具体来说，原始凭证的填制必须符合以下要求：

（1）记录要真实。原始凭证所填制的内容和数字，必须真实可靠，符合实际情况。

（2）内容要完整。原始凭证所要求填制的项目必须填列齐全，不得遗漏和省略。年、月、日要按填制原始凭证的实际日期填写；名称要齐全，不能简化；品名和用途要填写明确，不得含糊不清；有关人员的签章必须齐全。

（3）手续要完备。单位自制的原始凭证必须有经办业务的部门和人员签名盖章；对外开出的原始凭证必须加盖单位公章；从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章。购买实物的原始凭证必须有验收证明；支付款项的必须有对方收款证明。一式几联的凭证，必须用双面复写纸套写，便于查对，单页凭证必须用钢笔填写。销货退回时，除填制退货发票外，必须取得对方的收款收据或开户行的汇款凭证，不得以退货发票代替收据，以完善退货机制。各种借出款项的收据，必须附在记账凭证上，收回借款时，应另开收据，不得退回原借据。办理特殊业务的还应附有相关部门的批准文件（如开办某项业务的资质）等。总之，取得的原始凭证必须符合手续完备的要求，以明确经济责任，确保凭证的合法性、真实性。

（4）书写要规范、清楚。原始凭证要按规定填写，文字要简练，字迹要清楚，易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化汉字。大小写金额必须相符且填写规范，小写金额用阿拉伯数字逐个书写，不得连笔，在金额的前面要填写人民币符号“￥”，人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白，金额数字一律填写到角分，无角分的，写“00”或符号“—”，有角无分的，分位写“0”，不得用符号“—”；大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行书字书写，大写金额前应加写“人民币”字样，“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白，大写金额到元或角为止的，后面要写“整”字。如小写金额为￥1008.00，大写金额应与读法一致，写成“壹仟零捌元整”。

（5）编号要连续。各种凭证要连续编号，以便查考。如果凭证已预先印定编号，如发票、支票等重要凭证，在写错作废时，应加盖“作废”戳记，妥善保管，不得撕毁。

（6）不得涂改、挖补、刮擦。原始凭证有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

（7）填制要及时。原始凭证一定要及时填写，并按规定的程序及时送交会计机构、会计人员进行审核。

四、原始凭证的审核

为如实反映经济业务的发生和完成情况，充分发挥会计的监督职能，保证会计信息的真实性、可靠性和正确性，会计机构、会计人员必须对原始凭证进行严格审核。具体内容包括：

（一）审核原始凭证的真实性

原始凭证作为会计信息的基本信息源，其真实性对会计信息的质量具有至关重要的影响。其真实性的审核包括凭证日期是否真实、业务内容是否真实、数据是否真实等。

对外来原始凭证，必须有填制单位公章和填制人员签章；对自制原始凭证，必须有经办部门和经办人的签名盖章。此外，对通用原始凭证，还应审核凭证本身的真实性，以防假冒。

（二）审核原始凭证的合法性

审核原始凭证所记录经济业务是否有违反国家法律法规的情况，是否履行了规定的凭证传递和审核程序，是否有贪污腐化行为。

（三）审核原始凭证的合理性

审核原始凭证所记录的经济业务是否符合企业生产经营活动的需要，是否符合企业有关的计划和预算等。

（四）审核原始凭证的完整性

审核原始凭证各项基本要素是否齐全，是否有漏项的情况，日期是否完整，数字是否清晰，文字是否工整，有关人员的签章是否齐全，凭证联次是否正确等。

（五）审核原始凭证的正确性

审核原始凭证中金额的计算是否正确；大小写是否正确。

（六）审核原始凭证的及时性

原始凭证的及时性是保证会计信息及时性的基础。因此，要求在经济业务发生或完成时及时填写有关原始凭证，及时进行原始凭证的传递。审核时应注意审核凭证的填制日期。尤其是支票、银行汇票、银行本票等时效性较强的原始凭证，更应仔细验证其签发日期。

对于审核完成符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证入账。