会计电算化信息系统结构

第二节　会计电算化信息系统结构

会计电算化信息系统的结构和功能划分与企业的业务运营流程密切联系。系统的功能设计和数据关联是从企业的实际需求出发，力求在计算机和网络技术条件下，发挥先进理论和技术的优势，协助优化企业业务流程，提高业务执行和核算的效率，提高数据采集、核算、处理、分析的及时性和正确性。对应于企业运营流程，会计电算化信息系统各子系统的具体划分如图2－1所示。

会计电算化信息系统的结构和基本功能也是符合企业的业务流程和运营过程的。会计电算化信息系统由三个系统组成，包括财务系统、购销存系统、管理与决策系统。每个子系统又可以划分为若干管理具体业务和核算的子系统。其结构如图2－2所示。

图2－1　企业业务流程与会计电算化信息系统子系统

从企业运营过程中所涉及的业务内容和管理需求来看，可以把会计电算化信息系统按照基本功能进行划分，划分为财务系统、购销存系统和管理与决策系统，每个系统又可以进一步划分为对具体业务进行管理的子系统。

一、财务系统

财务系统主要包括账务处理子系统、应收管理子系统、应付管理子系统、薪资管理子系统、固定资产管理子系统、成本管理子系统、资金管理子系统和报表管理子系统。各个子系统对企业特定的业务环节和流程进行核算和管理，收集和处理业务信息和财务信息，提供相关信息的查询和传输，完成本业务流程的工作，并生成管理、决策需要的数据以供使用。

（一）账务处理子系统

账务处理子系统是以会计核算工作为核心功能的模块。系统按照国家会计制度和会计准则规范的核算流程、方法、步骤以及内部控制等方面的要求，完成记账凭证输入、审核、记账、结账以及出纳管理、账簿查询输出等核算流程和功能。账务处理子系统主要进行账务核算工作，生成完整正确的会计账簿数据，为企业财务报表编制提供必备的数据。

图2－2　会计电算化信息系统基本功能结构图

由于企业会计核算工作必须遵循国家会计制度和会计准则，会计核算流程统一、核算方法规范，因此即使是不同软件供应商提供的账务处理子系统的流程也是较为统一和规范的，不存在太大的差异，这与会计核算工作的规范性直接相关。其规范性也使账务处理子系统成为系统实施中最快捷的一个子系统。

账务处理子系统与手工方式下的会计核算工作方式相比，利用了计算机技术的数据共享技术，消除了手工方式下无法避免的数据冗余现象，很多流程的操作实现了自动化，提高了处理的效率和正确性。

（二）应收管理子系统

应收管理子系统主要用于核算和管理客户往来款项，以业务发生过程中的各项原始单据为依据，如发票、费用单、其他应收单等，记录销售业务及其他业务所形成的往来款项，处理应收款项的收回、坏账发生和转回等情况，同时提供票据处理功能。除了对日常应收业务的核算外，应收管理子系统还对客户信用等级、信用记录等进行管理，对应收账款的账龄进行分析，估计坏账准备，对客户、产品信息进行统计等，为应收账款管理和客户关系管理提供支持。

（三）应付管理子系统

应付管理子系统主要用于核算和管理供应商往来款项，完成对各种应付款项的登记、核销分析、预测工作，及时分析各种应付款项的偿还数额、偿还期限，为企业流动资金、流动负债分析提供及时、可靠的数据。

（四）薪资管理子系统

薪资管理子系统是企业人力资源核算和管理的重要组成部分，主要负责对企业员工业绩的考评和薪资的计算，关系到企业每一个职工的切身利益。薪资管理子系统根据职工的个人信息和数据，如工龄、岗位、考勤、工作量等，按照企业薪资计算规定来计算职工工资、所得税，对工资费用进行汇总和分配，并提供职工个人工资信息查询和企业职工全局工资数据的查询和分析功能。

（五）固定资产管理子系统

固定资产管理子系统是对企业的固定资产进行管理，完成企业固定资产日常业务的核算和管理，生成固定资产卡片，按月反映固定资产的增加、减少、原值变化及其他变动，输出相应的增减变动明细数据，自动计提固定资产折旧，根据管理需求，输出固定资产相关数据的报表和账簿。固定资产管理子系统中资产的增加、减少以及原值和累计折旧的调整、折旧计提都要将有关数据通过记账凭证的形式传输到账务管理子系统，同时通过对账保持固定资产账目与账务处理子系统的平衡。固定资产管理子系统为成本核算管理子系统提供与成本核算相关的折旧费用的数据。

（六）成本管理子系统

成本管理子系统的任务是归集和分配在生产过程中发生的各种费用，包括直接材料、直接人工、其他直接费用和制造费用，并按照其所归属的成本项目计算每一产品的总成本和单位成本。成本管理子系统需要将账务处理子系统、薪资管理子系统、固定资产管理子系统、存货管理子系统传递来的数据在各种产品之间、完工产品和在产品之间进行分配，进行产品销售成本结转和产品销售税金提取等核算和处理。其处理核算结果需要制作成记账凭证传递给账务处理系统。

（七）资金管理子系统

为了适应社会经济的快速发展，在日趋激烈的市场竞争中得以生存，越来越多的企业开始关注资金管理问题。如何预知企业未来的资金流向和流量，以保证资金的合理流动，使有限资金得以充分利用；如何使资金有计划地收支，保障企业生产经营顺利进行；如何加强企业内部资金管理，合理考核各部门或业务员的资金占用情况，已成为企业亟待解决的问题。

资金管理系统一般为用户提供的功能有：资金预测、资金计划、筹投资管理、内部资金管理等。资金预测：通过使用资金预测功能，用户可以随时掌握企业未来的资金流向、流量和盈缺情况；同时资金管理系统还提供了资金风险预警功能，以帮助用户防范支付危机。资金计划：实现了对资金计划的编制、审批、追加以及执行情况分析等全过程管理，为保障企业生产经营顺利进行奠定了坚实的基础。筹投资管理：通过使用筹投资管理功能，用户可以进行筹投资规划和筹投资管理。内部资金管理：实现了对企业内部存取款以及借还款业务的管理，同时还提供了计息处理功能，用以计算资金收益／成本，作为各部门或业务员的一项考核依据。

（八）报表管理子系统

报表管理子系统是报表事务处理的工具，用以根据企业外部财务报告需求、内部管理决策需求从相关业务子系统提取需要的数据，按照用户设计的格式，自动生成各种报表，进行数据的分类、汇总、计算等，能够根据报表数据生成各种分析图示、图表。

二、购销存系统

购销存系统主要包括采购管理子系统、存货管理子系统和销售管理子系统。在企业实际运营中，购销存业务核算数据量大，数据变化频繁，核算方法复杂，采用电算化方式可大大提高核算的效率和正确性，也提高了数据的及时性，消除在手工方式下的数据延迟现象，为企业提供高效、准确、完备、及时的数据。

企业的购销存是经营过程中密切联系的环节，是企业业务核算与管理工作中繁杂而又重要的一个部分。采购管理子系统、销售管理子系统和存货管理子系统三者间关系密切，一脉相承。采购业务的状况会直接影响企业整体运营状况，采购业务管理不善会导致企业物料过剩而使资金过多占用，影响企业流动资金的周转，或采购计划滞后会导致企业物料短缺而停工待料，延迟订单完工，给企业造成损失。采购业务的准确性、适时性是保证供给、降低采购成本、保证企业正常生产的保障。

销售管理子系统负责对企业订货、发货、开票、退货等日常销售业务的管理和核算，并对客户信用登记、额度进行管理，对销售售价、销售折扣进行规范，并提供对销售增长、销售结构、销售毛利、市场变动、产品周转等方面的数据，供企业管理决策层分析使用。

存货管理子系统管理的是企业重要的流动资产，其价值在企业流动资产中占据很大比重。存货管理子系统对存货的日常收发存进行管理，还需要实时监控企业存货水平，为企业采购计划和存货周转分析提供必要数据。

（一）采购管理子系统

采购管理子系统主要是收集、处理、核算企业采购环节中的各项业务数据，为企业采购部门、财务部门和管理决策部门提供准确、及时的数据。采购业务主要包括制定采购计划、请购、订货、到货、入库、采购发票、采购结算等。企业采购业务会产生应付账款，因此采购管理子系统与应付管理子系统有着较为密切的数据关联。

（二）存货管理子系统

存货管理子系统主要是对企业日常存货的收、发、结余业务进行核算，提供存货的实时耗用情况和结余情况。同时，在业务数据的基础上，提供对存货数据的分析，如对存货资金周转和占用指标的分析等。系统同时提供对于存货结余数据的监控，根据企业实际需求，设置和实现自动存货警戒提醒，为企业采购计划和采购控制提供有效数据。系统还能提供对于存货收、发的统计分析，为企业各类存货的周转、使用、流动提供可追索的审计线索。

（三）销售管理子系统

销售管理子系统主要是管理企业运营过程中的销售业务，主要包括对销售报价、销售订货、销售发货、销售调拨、销售退回、发货折扣、委托代销等业务的管理和核算，提供各类销售明细账、销售明细表及各种统计表，提供各种销售分析及综合查询统计分析，采集、处理销售业务中的各种数据，并对数据进行分类、汇总、分析等，为企业管理决策提供必要的数据支持。企业的销售业务会产生应收账款，所以销售管理子系统和应收管理子系统有着密切的数据联系。

三、管理与决策系统

管理与决策系统的功能是对企业业务数据进行采集，提供必要的分析、决策工具，根据企业的管理决策需要，对已有的数据进行处理、分析，用以支持管理决策。

（一）财务分析子系统

财务分析是财务管理的重要组成部分，是利用已有的账务数据对企业过去的财务状况、经营成果及未来前景的一种评价。财务分析子系统运用了各种专门的分析方法，对账务数据作进一步的加工、整理、分析和研究，从中取得有用的信息，从而为决策提供正确依据。财务分子系统根据已有的分析理论和方法提供多种分析工具和方式。分析方法一般包括对比分析、结构分析、绝对数分析、定基分析、环比分析、趋势分析。提供的分析内容可包括因素分析、基本财务指标分析、产品毛利率分析、项目毛利率分析、现金收支分析、现金收支增减分析、现金收支结构分析。为了更为直观地显示分析结果，财务分析子系统一般还能够根据已有分析数据提供多种图形分析，易于理解和比较。

比较完备的财务分析子系统提供对外数据接口，支持分析数据的导入和导出，以及与其他数据文件格式的转换，如对生成的分析表提供与文本文件、DBASE文件、ACCESS文件、EXCEL文件或LOT US123文件相转化的功能等，以便用户数据的导入、导出以及进一步的分析处理。

（二）预算管理子系统

预算系统面向各类企业的预算管理人员而设计，帮助企业全面统筹各项费用支出，降低经营成本。系统提供折旧费用、工资费用、制造费用、管理费用、销售费用、财务费用、投资与其他支出预算的编制、控制与分析等功能，与费用管理系统紧密集成，根据预算对所有报销费用进行实时管控。

以用友ERP系统为例，预算管理子系统的主要功能包括：

1．预算方案设置。系统提供预算方案管理功能，支持设置明细预算方案和跨期预算方案，预算方案周期以天为最小单位，支持为执行状态的预算方案选择多种控制策略，企业可根据自身业务需要设置实际方案周期和控制策略，系统自动根据设置的策略控制各部门实际业务，按周期维度进行统一的预算分析。

2．预算控制平台。系统提供费用报销预算控制策略设置功能，支持从部门、业务员、预算项目、预算科目等维度，控制费用报销单、差旅费报销单和费用移转单的保存和审核过程，支持不控制、提醒、密码、严格控制四种预算控制方式，帮助企业根据费用性质灵活定义不同的预算管理方式和力度。

3．预算授权管理。系统提供预算基础资料授权、预算编制授权、预算报表查询权限和多级审核授权功能，通过严密的权限设定，提高企业预算信息的保密性和安全性。

4．折旧费用预算。系统提供折旧费用预算编制功能，支持新增、修改和删除折旧费用预算单，记录折旧费用承担部门、金额、成本项目等信息，帮助企业合理预测折旧费用。

5．工资费用预算。系统提供工资费用预算编制功能，支持新增、修改和删除工资费用预算单，记录工资项目、应付金额、预计发放金等信息，帮助企业合理预测工资费用。

6．制造费用预算。系统提供制造费用预算编制功能，支持新增、修改和删除制造费用预算单，记录费用事由、部门、金额、成本项目等信息，帮助企业合理预测制造费用。

7．管理费用预算。系统提供管理费用预算编制功能，支持新增、修改和删除管理费用预算单，记录工作事由、部门、业务员、预算费用等信息，帮助企业合理预测制造费用。

8．销售费用预算。系统提供销售费用预算编制功能，支持新增、修改和删除销售费用预算单，记录部门、业务员、物料、预算费用等信息，帮助企业合理预测销售费用。

9．财务费用预算。系统提供财务费用预算编制功能，支持新增、修改和删除财务费用预算单，记录部门、业务员、预算费用等信息，帮助企业合理预测财务费用。

10．投资预算。系统提供投资预算编制功能，支持新增、修改和删除投资预算单，记录事由、投资项目、部门、预算金额等信息，帮助企业合理预测投资规模。

11．其他支出预算。系统提供投资预算编制功能，支持新增、修改和删除投资预算单，记录部门、要素项目、预算金额等信息，帮助企业合理预测其他支出耗费。

12．预算分析。系统提供跨期费用预算执行分析表，支持从部门、业务员、供应商、费用项目等维度进行预算审批金额与实际金额的对比分析，帮助企业实时监控预算进度。

13．预算检查。系统提供预算检查功能，支持查询本系统预算科目编制结果与预算管理系统数据的差异，帮助企业及时检查长短期预算的符合度。

（三）绩效评价子系统

绩效评价管理通常包括绩效计划、绩效沟通、绩效评价、绩效反馈和应用等环节，提供了制定绩效计划、依照计划开展绩效评价、对评价结果进行沟通反馈面谈、绩效评价结果应用等功能。

绩效评价子系统提供上下级互动的绩效目标分解下达、绩效过程管理、绩效考核、绩效总结等全面的业绩流程管理，可完成上下级互动的绩效目标分解下达、绩效过程管理、绩效总结等工作，提供的常见绩效评估方法包括平衡计分卡、KPI等多种绩效评估方式，支持绩效的定性评估和定量考核。系统支持同时设置多种不同评估对象、不同评估方式、不同考核周期的组织绩效方案或个人绩效方案，满足多种不同模式的绩效过程管理和绩效评估管理。