会计凭证和记账凭证有什么区别

时间：2023-02-16 百科知识版权反馈

【摘要】：第四节　会计凭证的传递与保管科学合理地组织会计凭证的传递，做好会计凭证的保管工作，是及时进行各项会计核算为有关各方提供真实、准确的数据资料的保证。会计部门据此记录材料的增加，进行会计核算。

第四节　会计凭证的传递与保管

科学合理地组织会计凭证的传递，做好会计凭证的保管工作，是及时进行各项会计核算为有关各方提供真实、准确的数据资料的保证。同时，对于强化内部会计监督机制，加强岗位责任制也具有重要意义。

一、会计凭证的传递

会计凭证的传递是指会计凭证从填制时起到归档时止，在单位内部各有关部门及人员之间的传递程序和传递时间。为了能够利用会计凭证，及时反映各项经济业务，提供会计信息，发挥会计监督的作用，必须正确、及时地进行会计凭证的传递，不得积压。

（一）会计凭证传递的作用

正确组织会计凭证的传递，对于及时处理和登记经济业务，明确经济责任，实行会计监督具有重要作用。从一定意义上说，会计凭证的传递起着在单位内部经营管理各环节之间协调和组织的作用。会计凭证传递程序是企业管理规章制度重要的组成部分，传递程序的科学与否，说明该企业管理的科学程度。其作用为：

1.有利于完善经济责任制度

经济业务的发生或完成及记录，是由若干责任人共同负责、分工完成的，会计凭证作为记录经济业务、明确经济责任的书面证据，体现了经济责任制度的执行情况。单位会计制度可以通过会计凭证传递程序和传递时间的规定，进一步完善经济责任制度，使各项业务的处理顺利进行。

2.有利于及时进行会计记录

从经济业务的发生到账簿登记有一定的时间间隔，通过会计凭证传递，可使会计部门尽早了解经济业务发生和完成情况，并通过会计部门内部的凭证传递，记录经济业务，进行会计核算，实行会计监督。

（二）会计凭证传递的组织

为了充分发挥会计的作用，必须合理组织会计凭证的传递。合理组织会计凭证的传递是会计管理制度的重要方面，是经济管理的重要组成部分。

各种记账凭证所记载的经济业务内容不同，涉及的部门和人员不同，办理经济业务的手续也不尽一致。组织会计凭证传递，必须遵循内部牵制原则，力求做到及时反映、记录经济业务。内部牵制原则是建立内部牵制制度的基本准则，主要是指办理经济业务的各项手续制度要相互制约、相互监督。内部牵制制度是单位内部的一种管理制度，是指单位的领导、各职能部门、基层机构及其人员之间，在处理各项经济业务时相互联系、相互制约的管理制度体系，通过其相互联系、相互制约的关系，达到控制和管理经济活动的目的。建立单位的内部牵制制度，必须结合单位内部管理的要求及特点，必须符合内部牵制的基本准则。

内部牵制制度的基本准则主要包括三个方面的内容：一是各职能部门及其人员的职权和责任必须划分清楚；二是各职能部门及其人员按办理经济业务的程序，明确各自的手续制度；三是明确各职能部门及其人员之间的相互联系。内部牵制制度特别强度相互制约的关系，要求在处理各项经济业务时，应由多人负责，共同完成，并相互制约，防止一人包办，尤其要钱、物、账分管，同时建立复核查对制度。组织会计凭证的传递还必须根据办理经济业务手续所需的时间，规定会计凭证在各环节的停留时间，保证经济业务及时记录。

会计凭证的传递工作主要包括以下三方面的内容：

（1）规定会计凭证的传递路线。应规定何种经济业务应填制何种会计凭证，经济业务发生时由谁填制或取得，交谁接办该项业务，当某项业务由两个以上部门共同办理时，还应规定凭证应传递到哪些环节及其先后顺序。如果一种经济业务需要填制或取得数联会计凭证时，还应为每一联会计凭证分别规定其用途和传递路线。各种会计凭证的传递路线应根据它所记录的经济业务的特点，本单位机构的设置，岗位分工以及经济管理的需要等情况具体规定，但要避免通过不必要的环节，防止公文旅行，以提高办事效率。

（2）规定会计凭证在各个环节的停留时间。会计凭证在各个环节的停留时间应由有关部门或人员根据会计凭证办理业务手续对时间的合理需要进行确定，既要讲求效益，加速业务处理过程，又要避免规定的停留时间过短，以致经办人员不能在规定的时间内完成。应特别注意，一切会计凭证的传递和处理都必须在报告期内完成，否则，将影响会计凭证的及时性和正确性。

（3）规定会计凭证传递过程中的交接签收制度。为了防止会计凭证在传递过程中遗失、毁损或其他意外情况的发生，保证凭证在传递过程中的安全完整，应制定各环节凭证的交接签收制度。

在会计凭证传递过程中，若遇有不合理的环节，应根据实际情况及时加以修改，确保会计凭证传递和程序的合理化、制度化。

如制造企业的入库单，首先是由仓库的有关人员在材料验收入库时填制一式若干联，其中一联由仓库留作原始凭证，登记仓库材料保管的账簿；一联由仓库传递到有关业务部门，如采购部门，使采购部门了解到该项采购业务所购进的材料已经入库，以便于其掌握库存材料的动向；一联由仓库传递到会计部门，使会计部门从价值方面掌握库存材料。会计部门据此记录材料的增加，进行会计核算。入库单还可以按其他途径传递。不论按何种途径传递，都应该保证它经过必要的环节，在每一环节停留必要的时间。

二、会计凭证的保管

会计凭证是记录经济业务，明确经济责任并据此登记账簿的书面证明文件。会计凭证可以及时反映和监督经济业务的发生和完成的时间、内容，是登记账簿的依据，还可以明确对此项经济业务所应承担的法律和经济上的责任。所以会计凭证是企业发生经济业务的见证和重要历史资料，是会计档案的重要组成部分，各单位必须按规定建立立卷归档制度，妥善保管会计资料，以便日后查用。会计凭证的保管工作主要包括以下几个方面内容：

（1）经手会计凭证的每个会计人员应有强烈的责任心，认真做好会计凭证的保管工作，使其齐全、完整、不丢失、不缺损。

（2）根据企业经济业务量的大小，定期（一般为每旬或每月）将登记账簿后的各种记账凭证进行分类整理，并按记账凭证的编号顺序连同所附的原始凭证或原始凭证汇总表折叠整齐，加具封面封底装订成册，并在封面封底上加贴封签，在封签处加盖会计主管的骑缝图章。认真、准确地填写记账凭证的封面。

如果附在记账凭证后的原始凭证过多，可以单独装订成册保管，并在装订成册的封面上注明所属记账凭证的日期、种类和编号，同时在有关的记账凭证上注明“附件另订”，并在相关的原始凭证和记账凭证上都相互注明日期和编号，以便于日后查找。另外，各种经济合同、存出保证金收据及涉外文件等重要的原始单据，应当另编目录，单独登记保管，并在有关记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

（3）装订成册的会计凭证应指定专人保管，不得外借或涂改。若其他单位需要借阅存档凭证时，必须经过本单位主管人员同意并批准，方可调档、借阅，提供复印件。

（4）会计凭证的保管期限和销毁方法，必须严格按照国家会计法规、会计制度的有关规定执行。对于一般的会计凭证，保管期限为15年，银行对账单为5年。对于重要的会计凭证，例如涉外业务凭证，按照国家法规应长期保存。对于保存期满的会计凭证必须开列清单，经本单位领导审核，报上级主管部门批准，方可销毁。

【本章小结】

会计凭证是记录经济业务、明确经济责任并据以登记账簿的书面证明文件。填制和审核会计凭证是会计核算的一种专门方法，是会计核算工作的起点。

会计凭证的种类很多，按其填制的程序和用途，可以分为原始凭证和记账凭证两大类。

原始凭证，又称原始单据，是指在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录、证明经济业务已经发生或完成的证据，是进行会计核算的原始资料。

原始凭证，按其取得的来源不同，分为外来原始凭证和自制原始凭证。原始凭证按照其填制方法不同，又可以分为一次原始凭证、累计原始凭证和汇总原始凭证。

原始凭证的填制应真实可靠、内容完整、填制及时、手续完备、书写规范，会计部门和经办业务的有关部门应对原始凭证的真实性、合法性、合理性、完整性和正确性进行严格的审核。

记账凭证是指对审核无误的原始凭证或汇总原始凭证编制，明确会计分录，据以记账的会计凭证。记账凭证作为登记账簿的直接依据。

记账凭证，按其用途分类，分为专用记账凭证和通用记账凭证。专用记账凭证按其记录的经济业务内容不同，一般可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。记账凭证，按其填制方法分类，可分为单式记账凭证、复式记账凭证和汇总记账凭证。会计部门应指定专人负责对记账凭证的审核工作，以保证记账凭证编制和账户记录的准确性。

会计凭证的传递，是指会计凭证从编制时起到归档时止，在单位内部各有关部门及人员之间的传递程序和传递时间。为了能够利用会计凭证，及时反映各项经济业务，提供会计信息，发挥会计监督的作用，必须正确、及时地进行会计凭证的传递，不得积压。

【思考题】

1.填制会计凭证具有哪些重要意义？

2.填制原始凭证的基本要求是什么？

3.记账凭证应包括哪些基本内容？

4.应从哪些方面做好会计凭证的传递？

【业务题】

1.目的：练习记账凭证的填制方法。

2.资料：

兴达工厂2009年12月发生下列经济业务：

（1）12月1日，从银行提取库存现金5000元，备用。

（2）12月2日，厂长出差借支差旅费900元，以库存现金支付。