借贷记账法怎么区分借方和贷方

时间：2023-02-16 百科知识版权反馈

【摘要】：第二节　复式记账法会计主体为了核算和监督会计对象，必须采用一定的记账方法登记所发生的各项经济业务。因此记账方法是完成会计任务，实现会计职能的最基本的手段之一。（四）复式记账可对一定时期内所发生的全部经济业务进行综合计算。本书仅就国际通用的借贷记账法作以介绍，其他复式记账法不再阐述。收入的取得和费用的发生，最终会导致所有者权益发生变化。

第二节　复式记账法

会计主体为了核算和监督会计对象，必须采用一定的记账方法登记所发生的各项经济业务。因此记账方法是完成会计任务，实现会计职能的最基本的手段之一。采用复式记账方法对每项经济业务进行登记，就能够把所有经济业务相互联系地、全面地记入有关会计科目中，从而使会计科目能够完整地、系统地反映各项经济活动和财务收支的发生过程和结果，还可以通过会计科目的对应关系了解经济业务的内容及其来龙去脉，可以检查经济业务是否合理合法。

一、复式记账法

复式记账法就是对任何一笔经济业务，都必须用相等的金额同时在两个或两个以上相互联系的会计科目中进行登记的方法。之所以如此，是因为任何一笔经济业务的发生，对会计等式的影响是：都会引起资产和权益发生增减变化，但其变化结果是资产总额永远等于权益总额。即资产＝负债＋所有者权益。

各种经济活动会引起资产和权益发生变化。这些经济活动在会计上称为“经济交易”或“会计事项”。虽然经济业务的发生影响资产和权益，但无论它们怎样变化，都不会破坏会计的基本等式，不会破坏资产和权益之间的平衡关系，该式反映了资产、负债和所有者权益之间的基本数量关系，是复式记账的理论依据。

复式记账法的主要特点是：

（一）复式记账法作为一种科学的记账方法，它不仅要对每一笔经济业务进行全面、系统的反映，而且对会计主体所发生的全部经济业务要进行记录，因此，需要设置完整的会计科目（账户）体系，用来反映各种各样的经济业务。例如，要设置各种资产类和负债类会计科目，又要设置所有者权益类、成本类和损益类会计科目。

（二）复式记账法必须对每一笔经济业务进行核算和监督。这既有必要，又有可能，其必要性在于复式记账要求全面反映企业、行政、事业单位的经济活动，其可能性在于复式记账具有完整的会计科目体系，也就是具有全面反映记录经济业务的条件。

（三）复式记账法对每笔经济业务，都要反映其来踪去迹两个方面，而且也只有通过复式记账才能全面了解每一笔经济业务的内容。

（四）复式记账可对一定时期内所发生的全部经济业务进行综合计算。因为所有经济业务都在两个或两个以上的有关会计科目中相互联系地、以相等的金额进行登记，因此可以用账簿记录综合计算，试算平衡。

根据记账符号的不同，复式记账法可分为借贷记账法、收付记账法和增减记账法。本书仅就国际通用的借贷记账法作以介绍，其他复式记账法不再阐述。

二、借贷记账法

（一）借贷记账法的概念

借贷记账法是以“借”、“贷”为记账符号的一种复式记账法，也就是对每一笔经济业务，都要在两个或两个以上相互联系的会计科目中以借贷方相等的金额进行登记的记账方法。

借贷记账法雏形产生于12世纪的意大利。当时由于海上贸易的不断发展，所使用货币的种类、重量和成色等日益复杂，通过银行进行转账结算便受到人们的普遍欢迎。银行为了办理转账结算业务，设计了“借”、“贷”两个记账方向，将债权记入“借方”，将债务记入“贷方”。到了15世纪初期，人们除增设了“资本”、“损益”会计科目外，又增设了“余额”会计科目，进行全部会计科目的试算平衡。随后借贷记账法传遍欧洲、美洲等世界各地，成为世界通用的记账方法。20世纪初由日本传入我国，目前成为我国法定的记账方法。

（二）借贷记账法的记账符号

顾名思义，借贷记账法以“借”、“贷”为记账符号，分别作为会计科目的左方和右方。这里的“借”、“贷”已失去其原有的含义，变成了纯粹的记账符号。采用借贷记账法，所有会计科目的借方和贷方按相反方向记录，即一方登记增加额，另一方就登记减少额。至于“借方”表示增加还是“贷方”表示增加，则取决于会计科目的性质及结构。

（三）借贷记账法下的会计科目（会计账户）结构

会计科目（会计账户）按其性质来看，既有反映资产的会计科目，又有反映负债及所有者权益的会计科目，还有反映成本、损益的会计科目。我们从会计等式中看到，资产与权益是同一个经济业务的两个不同方面，两者的总额始终保持相等的平衡关系。因此，在这两个方面的会计科目中，就应当用相反的方向来登记它们的增加数。同样，对它们的减少数，也需要在这两个方面的会计科目用相反的方向登记。

1.资产类会计科目的结构

资产类会计科目的结构是，借方记录资产的增加，贷方记录资产的减少。在一个会计期间内（月、季、年），借方登记的金额合计称为本期（月、季、年）借方发生额，贷方登记的金额合计称为本期（月、季、年）贷方发生额，在每个会计期间的期末，比较本期借贷方发生额，并与其期初余额进行比较，计算出期末余额。由于资产类的增加额在借方登记，它的减少额不大可能大于它的期初余额与本期增加额之和，所以资产类会计科目期末如有余额，应该在借方。

资产类会计科目的内部关系，如下式：

资产类会计科目的结构如图表3-2所示。

图表3-2　资产类会计科目的结构

2.负债及所有者权益类会计科目的结构

“资产＝负债＋所有者权益”会计等式，决定了负债与所有者权益类会计科目的结构与资产类会计科目的结构正好相反，其贷方登记负债与所有者权益的增加额，借方登记负债与所有者权益的减少额。负债与所有者权益的余额，一般为贷方余额。

负债与所有者权益会计科目的内部关系，如下式：

负债与所有者权益类会计科目的结构如图表3-3所示。

图表3-3　负债与所有者权益类会计科目的结构

3.成本类会计科目的结构

企业在一定时期内为生产一定种类、一定数量的产品所支出的各种费用总和，就是这些产品的成本。企业生产的产品，是企业资产的一种存在形式，也就是说，成本属于资产范畴。但对企业而言，生产成本的高低，影响着企业盈利能力的大小，因此需要对生产成本进行单独考核。为适应管理要求，在进行会计科目设置时就单独设置了成本类会计科目。成本类会计科目结构与资产类会计科目结构一致，其内部关系也相同。成本的增加额在借方登记，它的减少额登记在贷方。成本类会计科目期末如有余额，应该在借方。

4.损益类会计科目的结构

损益类会计科目包括收入类会计科目和费用类会计科目。收入的取得和费用的发生，最终会导致所有者权益发生变化。收入的增加是所有者权益增加的因素，费用的增加是所有者权益减少的因素。所以收入类会计科目的结构与所有者权益类会计科目结构基本相同，费用类会计科目结构与所有者权益类会计科目结构相反，与资产类会计科目类似。损益类会计科目是为了计算损益而设立的，因而在会计期末，应将收入、费用全额转出，计算利润。收入、费用转出后，损益类会计科目期末一般没有余额。

（1）收入类会计科目的结构。收入类会计科目的贷方登记收入的增加，借方登记收入的减少和转销额。收入类会计科目期末一般没有余额。

（2）费用类会计科目的结构。费用类会计科目的借方登记费用的增加，贷方登记费用的减少和转销额。费用类会计科目期末一般没有余额。

（四）借贷记账法的记账规则

所谓记账规则，就是指记录经济交易或事项时所应当遵循的规则。运用借贷记账法登记经济交易或事项时，首先要根据经济交易或事项的内容，确定它所涉及的会计要素，以及这些会计要素是增加还是减少；然后确定经济交易或事项所涉及的会计科目；最后确定应将其记入有关会计科目的借方或者贷方及其金额。借贷记账法的记账规则是“有借必有贷，借贷必相等”。即当发生经济交易或事项时，企业必须按照相同的金额，一方面记入一个或者多个会计科目的借方，另一方面同时记入一个或者多个会计科目的贷方，借方金额合计与贷方金额合计必须相等。

无论企业经济交易或事项怎样复杂，均可概括为以下四种类型：

一是资产与权益同时增加，总额增加；

二是资产与权益同时减少，总额减少；

三是资产内部有增有减，总额不变；

四是权益内部有增有减，总额不变。

无论哪一种类型的经济业务，都将以相等的金额记入有关会计科目的借方，同时记入有关会计科目的贷方，如图表3-4所示。

图表3-4　

现举例说明如下：（下列业务均不考虑税收因素）

（1）资产与权益同增，总额增加。如：企业收到投资人100000元投资，存入银行。此项业务中，一方面使资产类中的“银行存款”会计科目增加100000元，记入该会计科目借方，另一方面使权益类中的“实收资本”会计科目增加100000元，记入该会计科目贷方，借贷金额相等。

（2）资产与权益同减，总额减少。如：企业用银行存款50000元偿还短期借款。此项业务中，一方面使资产类中的“银行存款”会计科目减少50000元，记入该会计科目贷方，另一方面使权益类中的“短期借款”会计科目减少50000元，记入该会计科目借方，借贷金额相等。

（3）资产内部有增有减，总额不变。如：企业以银行存款3000元购买材料。此项业务中，一方面使资产类中的“原材料”会计科目增加3000元，记入该会计科目借方，另一方面使资产类中的“银行存款”会计科目减少3000元，记入该会计科目贷方，借贷金额相等。

（4）权益内部有增有减，总额不变。如：经企业申请，银行于20XX年4月18日同意将该企业短期借款60000元展期两年，变更为长期借款。此项业务中，一方面使权益类中的“短期借款”会计科目减少60000元，记入该会计科目借方，另一方面使权益类中的“长期借款”会计科目增加60000元，记入该会计科目贷方，借贷金额相等。

综上所述，借贷记账法的记账规则为：有借必有贷，借贷必相等。

（五）会计科目的对应关系和会计分录

1.会计科目的对应关系

使用借贷记账法记账，所有交易或事项在进行会计记录时，必须同时记入两个或两个以上相关会计科目中，这样，会计科目之间就形成了一定的相互关联、相互依存的对应关系，也称应借、应贷关系。存在对应关系的会计科目称为对应科目。通过会计科目间的这种对应关系，可以了解每笔经济业务的内容，掌握经济业务的来龙去脉，检查经济业务的处理是否合理、合法。

例如，购买设备记入“固定资产”科目的借方，同时因为用银行存款支付了购买设备款，所以同时记入“银行存款”的贷方，这样，在“固定资产”与“银行存款”之间就形成了应借和应贷关系，即科目的对应关系。

又如，购入原材料100000元，已用银行存款支付了其中80000元，另外20000元货款暂欠供货方。该笔经济业务发生时，应记入“原材料”科目借方100000元，同时记入“银行存款”科目贷方80000元和“应付账款”科目贷方20000元。这样“原材料”科目与“银行存款”、“应付账款”科目之间就形成了应借、应贷的对应关系，但“银行存款”和“应付账款”科目之间由于都是应贷方，因此两者之间不存在对应关系。

2.会计分录

会计分录是指对某项经济交易或事项标明其应借应贷会计科目及其金额的记录，简称分录。会计上需要设置的会计科目很多，发生的经济业务又十分频繁。为了保证账簿记录的正确性，在经济交易或事项登记入账前，应先对每项经济业务进行分析，确定应登记的会计科目名称、应登记会计科目的方向及应借应贷金额，这是对经济业务的会计确认和计量的初步记载，也是将经济业务记入会计账簿前的一项准备工作。通过编制会计分录还可以根据分录中各会计科目的对应关系以及借、贷金额的平衡来检验并保证其后所进行的会计账簿记录的完整性和正确性。在实务中，会计分录是在记账凭证上登记的。每笔会计分录主要包括三个要素：会计科目、记账符号、金额。

编制会计分录的格式，一般是先借后贷、上借下贷、左借右贷。除在固定格式的记账凭证编制会计分录外，在平时书写会计分录时，一般“贷”字应对齐借方会计科目的第一个字，金额也要错开书写。举例如下：

【例3-10】某企业将零星收入现金2000元存入开户银行。编制会计分录如下：

按照会计科目对应关系的不同情况，会计分录可分为简单会计分录和复合会计分录两种。

简单会计分录，指只涉及一个会计科目借方和另一个会计科目贷方的会计分录，即一借一贷的会计分录。这种会计分录下的会计科目间的对应关系十分清晰，容易理解和掌握。

复合会计分录，指由两个以上（不含两个）对应会计科目所组成的会计分录，即一个借方会计科目与多个贷方会计科目互相对应，或多个借方会计科目与一个贷方会计科目互相对应，或多个借方会计科目与多个贷方会计科目互相对应的会计分录。复合分录中三种对应关系一般称作“一借多贷”、“多借一贷”、“多借多贷”。

应当注意，“多借多贷”复合分录的对应关系应从总体上实现借方和贷方的金额相等。一般只能在一笔经济业务存在复杂关系时，才能编制多借多贷的复合会计分录；不允许将不同类型的交易或事项合并编制多借多贷的会计分录。

借贷记账法应用的第一步是根据经济业务发生或完成时取得的原始凭证，编制会计分录，在实际工作中会计分录是写在记账凭证中，作为记账的依据。一个完整的会计分录应包括：账户的名称，即会计科目；记账符号，即记账方向；应记会计科目的借方或贷方以及记账的金额。

会计分录的编制可按照以下步骤进行：

第一，分析经济业务涉及的是资产（费用、成本）还是权益（收入、利润）类会计科目；

第二，确认涉及到哪些会计科目，是增加还是减少；

第三，确认计入哪个（或哪些）会计科目的借方、哪个（哪些）会计科目的贷方；

第四，确认应借应贷会计科目是否正确，借贷方金额是否相等。

现举例说明复合会计分录的编制：

【例3-11】本期生产产品直接耗用原材料23000元，生产车间管理方面耗用原材料4000元，计27000元。分录为：

【例3-12】偿还应付账款23200元，其中以现金偿还200元，以银行存款偿还23000元，分录为：

（六）借贷记账法的试算平衡

1.试算平衡的含义

会计记录也许会发生错误，必须及时发现，及时处理。根据会计等式关系，采用借贷记账法，所有会计科目期初借方余额合计数和期初贷方余额合计数必然相等，而会计期间内的借方发生额与贷方发生额也必然相等，因而期末的借方余额合计与贷方余额合计也就必然相等，这就形成了会计科目之间的一系列平衡关系。这种平衡关系主要有三个方面：

（1）全部会计科目的借方期初余额合计数＝全部会计科目的贷方期初余额合计数。

（2）全部会计科目的本期借方发生额合计数＝全部会计科目的本期贷方发生额合计数。

（3）全部会计科目的借方期末余额合计数＝全部会计科目的贷方期末余额合计数。

通过上述三种平衡关系，可以用来检查会计科目记录的正确性。如果三种平衡关系保持平衡，说明记账工作基本正确。因此，所谓试算平衡，就是以会计恒等式和借贷记账规则为理论基础，根据资产与权益之间的平衡关系，按照记账规则的要求，通过对所有会计科目记录的汇总和计算，来检查各类会计科目的记录是否正确的一种方法。

2.试算平衡的分类

试算平衡分为发生额试算平衡法和余额试算平衡法两种方法。

（1）发生额试算平衡法。它是根据本期所有会计科目借方发生额合计与贷方发生额合计的恒等关系，检验本期发生额记录是否正确的方法。公式为：

全部会计科目本期借方发生额合计＝全部会计科目本期贷方发生额合计

在借贷记账法中，根据“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则，每一笔经济业务都要以相等的金额，分别计入两个或两个以上相关会计科目的借方和贷方，借贷双方的发生额必然相等。推而广之，将一定时期内的经济业务全部记入有关会计科目之后，所有会计科目的借方发生额合计与贷方发生额合计也必然相等。现将上述四项业务的账务处理，编制发生额试算平衡表如图表3-5。

图表3-5　本期发生额试算平衡表

（2）余额试算平衡法。它是根据本期所有会计科目借方余额合计与贷方余额合计的恒等关系，检验本期会计科目记录是否正确的方法。根据余额时间不同，又分为期初余额平衡与期末余额平衡两类。期初余额平衡是期初所有会计科目借方余额合计与贷方余额合计相等，期末余额平衡是期末所有会计科目借方余额合计与贷方余额合计相等，这是由“资产＝负债＋所有者权益”的恒等关系决定的。公式为：

全部会计科目的借方期初余额合计＝全部会计科目的贷方期初余额合计

全部会计科目的借方期末余额合计＝全部会计科目的贷方期末余额合计

实际工作中，余额试算平衡是通过编制试算平衡表方式进行的。如图表3-6所示

图表3-6　试算平衡表

上述试算平衡表根据有关会计科目本期发生额和余额填列。本表表明，所有会计科目期初借方余额合计1238200元与贷方余额合计1238200元相等；所有会计科目本期借方发生额合计213000元与贷方发生额合计213000元相等；所有会计科目期末借方余额合计1288200元与贷方余额合计1288200元相等。

在编制试算平衡表时，应注意以下几点：

（1）必须保证所有会计科目的余额均已记入试算平衡表。因为会计等式是对六项会计要素整体而言的，缺少任何一个会计科目的余额，都会造成期初或期末借方余额合计与贷方余额合计不相等。

（2）如果本试算平衡表借贷不相等，肯定会计科目记录有错误，应认真查找，直到实现平衡为止。

（3）即便实现了有关三栏的平衡关系，并不能说明会计科目记录绝对正确，因为有些错误并不会影响借贷双方的平衡关系。例如：①漏记某项经济业务，将使本期借贷双方的发生额发生等额减少，借贷仍然平衡。②重记某项经济业务，将使本期借贷双方的发生额发生等额虚增，借贷仍然平衡。③某项经济业务记错有关会计科目，借贷仍然平衡；④某项经济业务在会计科目记录中，颠倒了记账方向，借贷仍然平衡；⑤借方或贷方发生额中，偶然一多一少并相互抵销，借贷仍然平衡等等。

因此在编制试算平衡表之前，应认真核对有关会计科目记录，以避免上述错误发生。

三、总分类科目与明细分类科目的平行登记

（一）总分类科目与明细分类科目的关系

总分类科目对明细分类科目具有统驭控制作用；明细分类科目对总分类科目具有补充说明作用。总分类科目与其所属明细分类科目在总金额上应当相符。为了说明两者相互关系，举例如下：

【例3-13】某商品流通企业，“应收账款”期初余额计45000元，其中应收甲商店货款为31000元，应收乙商店货款为14000元。在本期中赊销给甲商店商品50000元，乙商店商品30000元；收到甲商店还来货款42000元，乙商店还来货款18000元。根据记账凭证登记总分类账和明细分类账后，如图表3-7所示。

从下列图式中，可以看到，需要了解企业有多少应收账款，可以从总分类账“应收账款”会计科目中取得，如果需要进一步了解“应收账款”有哪些客户，每一客户应收多少金额，就需要从“应收账款明细分类账”中按客户名称设置的明细会计科目中取得。同时，我们从下列图式中（见图表3-7），亦可明确它们的统驭和补充的相互关系。

图表3-7　总分类账

（二）总分类科目与明细分类科目的平行登记

所谓平行登记是指对所发生的每项经济业务，都要以会计凭证为依据，一方面记入有关总分类科目，另一方面记入有关总分类科目所属明细分类科目的方法。平行登记既可以满足管理上对总括会计信息和详细会计信息的需求，又可以检验会计科目记录的完整性和正确性。其要点主要包括以下四个方面：

1.依据相同。对发生的经济业务，都要以相关的会计凭证为依据，既登记有关总分类科目，又登记其所属明细分类科目。

2.方向相同。将经济业务记入总分类账和明细分类账时，记账方向必须相同。即总分类科目记入借方，明细分类科目也记入借方；总分类科目记入贷方，明细分类科目也记入贷方。

3.期间相同。对每项经济业务在记入总分类科目和明细分类科目过程中，可以有先有后，但必须在同一会计期间（如同一个月、同一个季度、同一年度）全部登记入账。

4.金额相等。记入总分类科目的金额，应与记入其所属明细分类科目的金额合计相等。这里包含以下含义：总分类科目本期发生额与其所属明细分类科目本期发生额之合计相等；总分类科目期末余额与其所属明细分类科目期末余额之合计相等。

【例3-14】某企业20××年3月1日“原材料”科目账面余额140000元，“应付账款”科目账面余额20000元，其有关明细科目的账面余额分别见图表3-8、3-9。

图表3-8　原材料

图表3-9　应付账款

3月份发生以下经济业务（为简化，本部分的例题中不考虑有关税收的因素）：

①2日，向A公司购入甲材料300公斤，每公斤50元，货款以银行存款支付。会计分录为：