第四节 会计凭证的传递和保管
一、会计凭证的传递
会计凭证的传递是指从会计凭证的取得或填制时起至归档保管过程中，在单位内部有关部门和人员之间的传送程序。会计凭证的传递，要求能够满足内部控制制度的要求，使传递程序合理有效，同时尽量节约传递时间，减少传递的工作量。
会计凭证的传递主要包括两个方面的内容，即凭证传递的程序和在各个环节停留及传递的时间。由于企业生产组织特点不同、经济业务的内容不同和管理要求不同，会计凭证传递也有所不同，为此，企业应根据具体情况制定每一种凭证的传递程序和方法。
会计凭证的传递程序应根据会计凭证所反映的经济业务的特点，结合本单位的机构组织和人员分工情况，以及各职能部门和人员利用凭证进行经济管理的需要来具体确定。要注意防止经过不必要的环节，造成公文旅行。
会计凭证的传递时间，应根据有关部门和人员办理经济业务的各项必要手续，以及业务管理的需要来确定。传递时间的确定要合理，避免造成凭证的积压。例如，对于商品购入业务，应明确规定，商品运达后需要多少时间进行验收，由谁填制入库单，一式几联，各联次的用途是什么，在何时将入库单和发票交采购部门及会计部门，会计部门在收到入库单和发票后，由谁审核及填制记账凭证，由谁据以登记账簿，由谁整理保管等。
会计凭证的传递是否科学、严密、有效，对于及时利用会计凭证所反映的各项经济业务的情况，进行会计核算，实行会计监督，加强企业内部管理，提高会计信息的质量具有十分重要的意义。
第一，科学地组织会计凭证的传递，能够把反映在会计凭证上的有关经济业务完成情况的信息，及时地传递到本单位内各个部门、各个环节，最后集中到会计部门来，这就能及时、正确地反映和监督各项经济业务的完成情况，提高工作效率。
第二，科学地组织会计凭证的传递，对于合理组织经济活动，加强岗位责任制，有效地进行会计监督，具有重要意义。任何单位在经济活动中所发生的各项经济业务，以及本单位与各方面的经济联系，都要借助于会计凭证加以记录和证明。因此，正确组织会计凭证的传递，就能把本单位各有关部门和人员的活动紧密联系起来，协调各方面的经济关系，搞好分工协作，从而使正常的经济活动得以实现。而且会计凭证的传递实际上还起着相互牵制、相互监督的作用，可以督促各有关部门和人员及时、正确地完成各项经济业务，并按规定办理好各种凭证手续，进而强化会计监督、提高会计信息质量。
二、会计凭证的保管
会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证作为记账的依据，是重要的会计档案和经济资料。本单位以及有关部门、单位，可能因各种需要查阅会计凭证，特别是发生贪污、盗窃、违法乱纪行为时，会计凭证还是依法处理的有效证据。因此，任何单位在完成经济业务手续和记账之后，必须将会计凭证按规定的立卷归档制度形成会计档案资料，妥善保管，防止丢失，不得任意销毁，以便于日后随时查阅。
对会计凭证的保管，既要做到完整无缺，又要便于翻阅查找。其主要要求有：
（一）会计凭证应定期装订成册，防止散失。会计部门在依据会计凭证记账以后，应定期（每天、每旬或每月）对各种会计凭证进行分类整理，将各种记账凭证按照编号顺序，连同所附的原始凭证一起加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，在封签处加盖会计主管的骑缝图章。
当从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能作为原始凭证。若确实无法取得证明的，如车票丢失，则应由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。
（二）会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和保管人员应在封面上签章。会计凭证封面的一般格式见图表4-17。
图表4-17 会计凭证封面的一般格式
（三）会计凭证应加贴封条，防止抽换凭证。原始凭证不得外借，其他单位如有特殊原因确实需要使用时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名、盖章。
（四）原始凭证较多时，可单独装订，但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类，同时在所属的记账凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号，以便查阅。对各种重要的原始凭证，如押金收据、提货单等，以及各种需要随时查阅和退回的单据，应另编，单独保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上分别注明日期和编号。
（五）严格遵守会计凭证的保管期限要求，期满前不得任意销毁。每年装订成册的会计凭证，在年度终了时可暂由单位会计部门指定专人负责保管一年，期满后原则上应移交档案部门保管。
1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定，原始凭证、记账凭证和汇总凭证保管15年；银行存款余额调节表保管5年。
保管期满、需要销毁时，必须开列清单，编造会计档案销毁清册，由本单位档案部门提出销毁意见，经本单位领导审核，报经上级主管部门批准后，会同会计部门共同鉴定、严格审查，由档案部门和会计部门共同派员监销；但保管期满而未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。
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