会计凭证传递与保管流程步骤

学习内容四：会计凭证的传递与保管

一、会计凭证的传递

会计凭证的传递是指会计凭证从取得或填制时起，至归档保管整个过程中，在单位有关部门和人员之间的传递程序和传递时间。

1．制定会计凭证的传递流程

规定会计凭证的传递程序，即明确经济业务发生后由谁负责填制这种凭证，交给谁接办该项业务。如果会计凭证是一次数联，则应为每一联规定用途和传递路线。

2．确定会计凭证在各个环节停留的时间

应根据有关部门和人员办理经济业务手续的需要，规定会计凭证传递的时间，既要防止凭证积压，又要避免时间过紧，完成任务匆忙。

3．订立凭证交接的签收制度

为了确保会计凭证的安全和完整，在各个环节中应指定专人办理交接手续，做到责任明确，手续完备、严密、简便易行。各单位要设立传递凭证登记簿，登记制证或接办日期、凭证种类和名称、编号、张数、经办人员签章、交接时间和接班人签章。

二、会计凭证的保管

会计凭证的保管，是指会计凭证登账后的整理、装订、归档和存查工作。对会计凭证的保管，既要做到完整无缺，又要便于翻阅查找。其主要要求有：

（一）定期整理、归类造册

会计部门根据会计凭证记账，应定期（一般每月）将会计凭证加以归类整理，检查有无缺号，附件是否齐全；然后按顺序号排列，折叠整理装订成册，并加具封面；封面上写明单位名称、年度、月份、记账凭证种类、起讫号数、记账凭证张数等，由会计主管及有关人员签章；然后入档保管。会计凭证封面的格式如表3‐12所示。

表3‐12　会计凭证封面

如果某些记账凭证所附的原始凭证数量过多，也可以单独装订保管，但应在其封面及有关记账凭证上说明“附件另订”和原始凭证名称及编号。

对于各种重要的原始凭证，如合同、押金收据、契约及涉外文件等重要原始凭证，应另编目录，单独登记保管；并在有关记账凭证和原始凭证上注明“另行保管”，以便查核。

（二）及时归档

装订成册的会计凭证，应指定专人负责保管。当年的会计凭证，在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管一年，期满后应当移交本单位的档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。会计凭证必须进行科学管理，做到存放有序，妥善保管，查找方便，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、丢失和泄密。

（三）建立借阅手续

已经存档的会计凭证，在需要查阅时，必须经过一定的审批手续。