分类账簿的登记方法

学习内容六：分类账簿的登记方法

一、总分类账的登记

总分类账是按照总分类账户分类登记提供总括会计信息的账簿。在总分类账中，应按照总账科目的编码顺序分别开设账户。由于总分类账一般都采用订本式账簿，所以应事先为每个账户预留若干账页。每月应将当月已完成的经济业务全部登记入账，并于月终结出总分类账簿中各账户的本期发生额和期末余额，与明细账余额核对相符后，作为编制会计报表的主要依据。总分类账簿多采用三栏式账页格式。

三栏式总分类账分为不设对方科目和设对方科目两种。

（一）不设对方科目的三栏式总分类账

不设对方科目的三栏式总分类账，账页设置借方、贷方和余额三个金额栏，其格式和内容如表3‐31所示。

表3‐31　总分类账

（二）设对方科目的三栏式总分类账

设对方科目的三栏式总分类账，账页除设置借方、贷方和余额三个基本金额栏外，还分别在借方和贷方栏中另设对方科目栏，以便直接根据总分类账户了解经济业务的来龙去脉，其格式和内容如表3‐32所示。

表3‐32　总分类账

二、明细分类账的登记

明细分类账是根据总分类科目所属的二级科目或明细科目开设账户，用来分类、连续地记录有关经济业务详细情况的账簿。根据经济管理的要求和各种明细分类账记录内容的不同，明细分类账的格式主要有三栏式、数量金额式和多栏式三种。

（一）三栏式明细分类账的设置和登记

三栏式明细分类账的账页只设借方、贷方和余额三个金额栏。它适用于只需反映金额的债权、债务、资本明细账，如“应收账款”、“应付账款”、“实收资本”等账户所属的明细分类账。

会计人员根据审核无误的记账凭证和原始凭证，按经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记。其账页格式和内容如表3‐33所示。

表3‐33　三栏式明细分类账

（二）数量金额式明细分类账的设置和登记

数量金额式明细分类账的账页，是在其借方（收入）、贷方（发出）和余额（结存）三栏下都分别设有数量、单价和金额三个专栏。这种格式适用于既要进行金额核算，又要进行实物数量核算的各种财产物资明细账，如“原材料”、“库存商品”等账户所属的明细分类账。

会计人员根据审核无误的记账凭证和原始凭证，按经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记。数量金额式明细分类账的账页格式和内容如表3‐34所示。

表3‐34　数量金额式明细分类账

（三）多栏式明细分类账的设置和登记

多栏式明细分类账，是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在一张账页内按有关明细科目或明细项目分设专栏，用以集中反映各有关明细科目或明细项目的核算资料。会计人员根据审核无误的记账凭证和原始凭证，按经济业务发生的时间先后顺序逐笔进行登记。按明细分类账登记经济业务的不同，多栏式明细分类账的账页又分为借方多栏、贷方多栏和借方贷方多栏三种格式。

1．借方多栏式明细分类账

借方多栏式明细分类账的账页格式适用于借方需要设多个明细科目或明细项目的账户。费用、成本类明细账，如“在途物资”、“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“销售费用”和“营业外支出”等账户的明细分类核算，一般采用借方多栏式明细分类账。借方多栏式明细分类账的账页格式和内容如表3‐35所示。

表3‐35　借方多栏式明细分类账

续　表

温馨提示：借方多栏式明细分类账由于只在借方设多栏，平时在借方登记费用、成本的发生额，贷方登记月末将借方发生额一次转出的数额，所以平时如发生贷方发生额，应该用红字在借方多栏中登记。

2．贷方多栏式明细分类账

贷方多栏式明细分类账的账页格式适用于贷方需要设多个明细科目或明细项目的账户。收入类明细账，如“主营业务收入”和“营业外收入”等账户的明细分类核算，一般采用贷方多栏式明细分类账。贷方多栏明细分类账的账页格式和内容如表3‐36所示。

表3‐36　贷方多栏式明细分类账

温馨提示：贷方多栏式明细分类账由于只在贷方设多栏，平时在贷方登记收入的发生额，借方登记月末将贷方发生额一次转出的数额，所以平时如发生借方发生额，如销售退回，应该用红字在贷方多栏中登记。

3．借方贷方多栏式明细分类账

借方贷方多栏式明细分类账的账页格式适用于借方和贷方均需要设多个明细科目或明细项目的账户。“本年利润”账户的明细分类核算，一般采用借方贷方多栏式明细分类账。借方贷方多栏式明细分类账的账页格式和内容如表3‐37所示。

表3‐37　借方贷方多栏式明细分类账

三、总分类账与明细分类账的关系及其平行登记

（一）总分类账与明细分类账的关系

总分类账是按照总分类账户分类登记经济业务的账簿，明细分类账是按照明细分类账户分类登记经济业务的账簿。两者既有内在联系，又有区别。

1．联系

①两者所反映的经济业务内容相同。如“库存商品”总分类账与其所属的“甲商品”、“乙商品”等明细分类账户都是用来反映库存商品的收发及结存业务的。

②登账的原始依据相同。登记总分类账户与登记其所属明细分类账户所依据的记账凭证或原始凭证是相同的。

2．区别

①反映经济内容的详细程度不同。总分类账反映资金增减变化的总括情况，提供总括核算资料；明细分类账反映资金运动的详细情况，提供详细资料。如“应收账款”总分类账反映和提供企业应收账款的增减变动及期末总金额，而下设的“宝隆企业”明细账户则反映应收宝隆企业货款的具体情况。

②作用不同。总分类账提供的会计核算资料，是明细分类账的综合，对其所属的明细分类账起着统驭和控制作用；明细分类账提供的详细资料，对其总分类账起着补充和说明的作用。

（二）总分类账与明细分类账的平行登记

在会计核算中，为了确保核算资料的正确、完整，便于账户的核对，必须采用平行登记的方法，在总分类账及其所属的明细分类账之间进行记录。所谓平行登记是指对所发生的每项经济业务，要根据同一会计凭证，一方面登记有关总分类账户，另一方面登记该总分类账户所属各有关明细分类账户的方法。

采用平行登记规则，应注意以下要点：

1．登账依据相同

对于发生的每一项经济业务，应根据审核无误后的相同记账凭证及所附原始凭证，登记有关总分类账户，同时记入该总分类账户所属的各有关明细分类账户。

2．登账期间相同

经济业务发生后，总分类账户和所属明细分类账户应当在同一期间登记入账。这里的期间相同并非指同一时点，因为明细分类账的登记和总分类账的登记可以有先有后，但必须在同一会计期间内登记完成。

【学中做3‐2‐10】　有人说“登账的期间相同就是同一天登记总账和所属的明细账”，你认为这种说法正确吗？为什么？

3．登账方向一致

这里所指的方向，是指总分类账及所属明细分类账的增减变动方向，而并非是指账户的借贷方向。

温馨提示：一般情况下，总分类账及其所属的明细分类账都按借方、贷方和余额设三栏登记。这时，在总分类账户及其所属明细分类账户中的借贷记账方向是相同的，如债权、债务结算账户、各类财产物资账户、资本账户等即属于这种情况。但对于采用多栏式格式的明细分类账，某项需要冲减有关项目金额的事项，在明细分类账中只能用红字记入其相反的记账方向，而与总分类账中的记账方向不一致。这样，在总分类账及其所属的明细分类账中，就不可能按相同的借贷记账方向进行登记，但其体现的增减变动方向是一致的。

4．登账金额相等

记入总分类账户的金额应与记入其所属各明细分类账户的金额合计数相等。

综上所述，总分类账户与其所属的明细分类账户，按平行登记规则进行登记可以概括为：依据相同，期间相同，方向一致，金额相等。

一般情况下，根据上述平行登记规则记账之后，总分类账与明细分类账之间会产生下列数量关系：

（1）总分类账有关账户本期发生额与其所属各明细分类账户本期发生额合计数相等。

（2）总分类账有关账户期末余额与其所属明细分类账户期末余额之和相等。

企业应当根据总分类账户与所属的明细分类账户的发生额和余额必然相等的原理，通过检查总分类账户和所属的明细分类账户的记录是否相符来确认记账的正确性。

温馨提示：以上总分类账和明细分类账的这种勾稽关系，是检查账簿记录是否正确的依据。一般期末都要用这种方法核对总账和所属的明细账，以便及时查错并加以更正，保证会计记录准确无误。