会计档案保管期限和销毁谁制定

11．6　会计档案管理

11．6．1　会计档案的内容

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。根据财政部规定，会计档案包括以下四类：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。

（1）会计凭证

包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。

（2）会计账簿

包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。

（3）财务报告

分为月度、季度、年度财务报告。财务报告内容包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。

（4）其他

包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册以及会计档案销毁清册。

11．6．2　会计档案管理

1）会计档案管理的重要性

会计档案管理是现代企业财务管理和会计事务管理的重要内容。活跃而有序的市场经济要求企业的经济活动在各项规范所允许的范围进行，任何违法违规活动都为成熟的市场经济所不容。为了促进企业财务管理的合理化、现代化，达到建立现代企业制度的根本目的，必须实行有效的会计档案管理。会计档案管理对规范会计工作，打击违法活动，保证会计档案资料的质量，为投资者、债权人、社会公众及政府宏观调控部门提供真实、准确的会计资料起着重要作用。因而，现代企业制度离不开会计档案管理。加强会计档案管理是建立现代企业制度的一个重要保障。

2）会计档案保管要求

（1）每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档的要求整理立卷，装订成册。

（2）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

永久保存的有年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等；定期保管期限又分为3年、5年、10年、15年和25年。

（3）各单位保存的会计档案不得擅自借出。

（4）会计档案保管期满应予销毁时，应当由档案机构、会计机构及有关单位共同派员参加监销。

3）会计档案保管的主要规定

（1）保管地规定。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本企业会计部门保管一年；期满后，应由会计部门编造清册全部移交本企业的档案部门保管，不得自行封包保存。

（2）会计档案保管期限的规定

①会计凭证类：原始凭证、记账凭证一般15年；汇总凭证15年。

②会计账簿类：日记账一般15年。其中：库存现金和银行存款日记账25年；明细账、总账、辅助账，15年；涉及外来和对私改造的会计账簿，永久性保存。

③会计报表类：主要财务指标报表3年；月、季度账务报告3年；年度会计报告永久性保存。

④其他类：会计移交清册15年；会计档案保管清册及销毁清册永久保存；银行存款余额调节表5年；银行对账单5年。

根据《会计档案管理办法》的规定，企业和其他经济组织会计档案保管期限如表11．6．1所示。

表11．6．1　企业和其他组织会计档案保管期限表

（3）会计档案的销毁和移交管理的主要规定

保管期满的会计档案，符合销毁条件的，可以按照以下程序销毁：

①由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

②单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

③销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。

④监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

11．6．3　电算化下会计档案管理

随着我国会计电算化事业的不断发展，应做好会计电算化会计档案的管理工作，使其发挥更大、更好的作用。

1）电算化会计档案内容

电算化会计档案不仅包括传统会计档案中的各种纸质账簿、报表、凭证，还包括存储在计算机硬盘中的会计数据，以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和会计软件系统开发运行中编制的各种文档资料等内容。与传统的会计档案相比，电算化会计档案一般具有自身的特点，因此，它的管理也有一定的方式。

2）电算化会计档案管理特点

（1）会计档案的载体发生了变化

1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要保存电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，这就使得电算化会计档案拥有了双重的会计档案载体，即纸质会计档案与存储在计算机硬盘、光盘或其他磁性介质上的电子会计档案。

（2）载体变化带来的新特点

由于不具备纸质会计档案的直观可视性，电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可视；电子档案易被修改；电子档案的保存受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素的影响。

（3）电子会计档案归档范围的新特点

在传统的手工操作条件下，从原始凭证的制作到会计报表的编制，都是靠人工完成的，因而具有保存价值的档案资料仅指那些反映经济业务的会计凭证、会计账簿、会计报表及有关的附属资料。实行会计电算化以后，所有的会计核算业务都是通过计算机来完成的。由于计算机是一种特殊的操作工具，财务人员首先需要设计能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码，然后才能借助计算机进行会计核算处理。由于这些程序文件、数据结构文件以及各种代码既是使电算化会计信息系统能够运行的前提条件，又是保证电算化会计信息系统正常运转的故障维护查询资料，因而这些资料虽然不是会计核算活动的产物，没有具体的数据和表格，但是由于没有它们的支持，整个会计核算过程就无法进行，所以必须作为电算化会计档案的特殊部分予以保存。

（4）电算化会计系统对人员的素质与系统安全操作提出了新要求

电算化会计档案管理要求从业人员不仅要熟悉会计核算工作的各种专门方法，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识，同时也对个人安全操作使用提出了新的需要。

3）电算化会计档案管理应注意问题

（1）存储介质的管理

选用会计档案的存储介质时，要优先选用质量好的、安全可靠性高的存储介质。因为存储介质的质量关系到会计档案能否被使用，而传统的纸质只会影响日后的使用效果。对以前年度的会计档案应定期复制，最好每半年复制一次，并且复制双份交叉保存在不同的地点。同时，在复制的每一份档案上标明复制的时间、操作人员的姓名。存放在磁性介质上的会计档案应写好注意事项，放置在防热、防潮、防磁、防尘的场所。对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换，并且对硬盘上的会计档案定期备份到U盘或光盘上。存有会计资料的存储介质，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位，不得随意堆放，严防损坏、散失和泄密。经领导同意借阅的会计资料，应该履行相应的借阅手续，存放在磁性介质上的会计档案被借阅归还时，应认真检查，防止感染病毒。

（2）电算化会计档案系统中的软件和硬件管理

由于电算化会计档案的调用和会计软件的版本密切相关，随着电算化会计版本的不断更新和涌现，在对电算化会计档案进行管理时，应注意保存各种版本软件系统的软件档案和相应的磁性介质或光盘会计档案。在存储介质上标明所使用软件的版本号、对应关系，以便调阅和进行数据的恢复。要做好会计档案中软件文档的管理。这些软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料，它甚至能够帮助理解软件程序设计的思路和编制的源程序代码，没有了这些软件文档，系统的维护将非常困难。对硬盘上的会计档案，应具有相应的安全保密措施，防止对会计档案进行修改。

总之，为了更好地管理电算化会计档案，使其发挥举足轻重的作用，在力争做好以上方面外，还必须形成一套电算化会计档案的管理制度，包括存档手续、分类管理、使用审批手续、保存期限及销毁等内容，以便对电算化会计档案的管理形成制度化。

【本章小结】

本章主要阐述了会计工作组织与管理。会计工作组织与管理的内容包括会计机构的设置，会计人员的配备，会计职业道德建设，会计档案管理。会计工作是一项综合性很强的管理工作，要充分发挥会计作用，使会计工作顺利进行，以及提高企事业单位的经济效益，均离不开对会计工作进行合理组织与科学管理。

会计机构是直接从事和领导单位会计工作的职能部门。一般情况下，各单位都应当根据会计专业需要，设置会计机构。与此同时，企事业单位应按规定配备数量及质量相当的，具备会计从业资格的会计人员。从事会计工作的各级会计人员应遵守会计职业规范，坚守职责，保证全面完成各项会计工作。

会计职业道德是现阶段我国会计工作面临的严峻话题。会计人员应充分理解职业道德的内涵，不断提高职业素质，加强自我道德品质修养，满足社会对会计人员提出的更高要求。

会计档案管理是现代企业财务管理和会计事务管理的重要内容。有效的会计档案管理，对规范会计工作，打击违法活动，为投资者、债权人、社会公众及政府宏观调控部门提供真实、准确的会计资料起着重要作用。

思考题

1．科学地组织会计工作的意义是什么？

2．组织会计工作应遵循哪些要求？

3．简述集中核算和非集中核算的主要区别及其各自的优点。

4．会计人员的基本职责是什么？

5．什么是会计职业道德？其具体内容有哪些？

6．会计职业道德与会计法律的关系如何？

练习题

一、判断题

1．在实际工作中，企业可以对某些业务采用集中核算，而对另外一些业务采用非集中核算。　　　　　　　　　　　　　　（　　）

2．企业单位采用非集中，财会部门掌握的资料比较完整、详细。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（　　）

3．实行会计工作岗位责任制，可以一岗多人，也可以一岗一人或一人多岗。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（　　）

4．会计人员的主要职责就是进行会计核算，即通常所说的记账、算账、报账。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（　　）

5．总会计师是单位的行政领导成员，应协助主要行政领导人工作，直接对其负责。　　　　　　　　　　　　　　　　　　（　　）

6．会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两种，其中定期保管又分为3年、5年、10年、15年和25年。　　　　　　　（　　）

7．各单位销毁会计档案时，应由审计和财务会计部门共同派员监销。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（　　）

8．诚实守信、客观公平、提高技能、强化服务都是会计职业道德的基本内容。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（　　）

9．对于不具备设置会计机构条件的单位，应由代理记账业务的机构完成其会计工作。　　　　　　　　　　　　　　　　　（　　）

二、单项选择题

1．在一些规模小、经济业务简单的单位，应（　　）。

A．单独设置会计机构

B．在有关机构中配备专职会计人员

C．在单位领导机构中设置会计人员

D．不设专职的会计人员

2．集中核算和非集中核算，在一个企业里（　　）。

A．可同时采用

B．可分别采用

C．既可同时采用，又可分别采用

D．不能同时采用

3．实行会计监督，会计人员对不真实、不合法的原始凭证（　　）。

A．不予受理

B．代为更正

C．先进行处理，然后向本单位领导人报告

D．先办理后更正

4．企业的库存现金日记账和银行存款日记账保管期限为（　　）年。

A．15年

B．3年

C．25年

D．永久

5．不属于会计专业职称的是（　　）。

A．会计师

B．助理会计师

C．总会计师

D．高级会计师

6．企业年度会计报表的保管期限为（　　）。

A．5年

B．15年

C．25年

D．永久

7．会计档案中保管期限15年的是（　　）。

A．月、季度会计报表

B．银行存款余额调节表

C．原始凭证

D．库存现金和银行存款日记账

8．会计人员有权以其特有的专业地位（　　）企业的各种管理活动。

A．参加

B．监督

C．要求

D．指导

三、多项选择题

1．采用集中核算组织形式，（　　）集中由厂级会计部门进行。

A．编制记账凭证

B．总分类核算

C．会计报表编制

D．明细分类核算

2．无论采用集中还是非集中核算，都应由厂级会计部门进行办理的业务有（　　）。

A．编制原始凭证

B．总分类核算

C．对外的货币资金收支和债权债务结算

D．编制对外的会计报表

3．会计人员和会计机构的主要职责是（　　）。

A．进行会计核算

B．实行会计监督

C．拟定本单位办理会计事务的具体办法

D．拟定经济计划、业务计划

4．会计人员有权参与本单位的（　　）工作。

A．编制预算

B．编制计划

C．对外签订经济合同

D．参加有关的生产、经营管理会议

5．我国会计专业技术职称分别规定为（　　）等。

A．会计师

B．助理会计师

C．注册会计师

D．总会计师

6．电算化会计档案是指（　　）等会计核算专业资料。

A．会计凭证

B．会计账簿

C．会计报告

D．会计软件文档资料

7．科学合理地组织会计工作可以（　　）。

A．保证会计工作质量，提高会计工作效率

B．确保会计工作与其他经济管理工作协调一致

C．加强各单位内部的经济责任制

D．防止会计造假行为的发生

8．国有企业、事业单位的（　　）的任免，应当经过上级主管单位同意，不得任意调动或者撤换。

A．会计机构负责人

B．会计人员

C．总会计师

D．会计主管人员

9．各单位按规定销毁会计档案时，应由（　　）部门共同派员监销。

A．档案

B．审计

C．财政

D．财务会计

10．会计职业道德的基本内容有（　　）。

A．爱岗敬业，诚实守信

B．廉洁自律，客观公正

C．坚持准则，提高技能

D．参与管理，强化服务

【案例分析】

案例一：摩尔经纪公司贪污案

简·金伯森是布朗·摩尔经纪公司在哥伦比亚的密苏里办事处的出纳。当阑尾炎使她不得不休假时，其业务主任布鲁斯·里奇发现了她的问题——有顾客抱怨没有收到他们存款的信用卡。由此，里奇发现了一个经过精心策划长达5年的贪污公款行为。

法庭发现金伯森在这一“拆东墙、补西墙”的诡计中共盗窃现金610　934美元。她不断地把顾客的存款转入到她个人的账户，并通过将其他客户的钱转过来以隐瞒自己的贪污行为。用这种方法，只要她出面回答顾客的质询——简单地解释为账户的暂时不平衡，就可把该顾客的账户转平。但当金伯森住院后其继任不能解释这种顾客账户的异常现象，最后所有的调查证据都证明了金伯森的罪行，她被判入狱，而里奇也明白了金伯森以前从未休假的原因。

根据上述案例，试分析以下几个问题：

（1）布朗·摩尔公司的问题出在哪里？

（2）怎样能够避免简·金伯森的贪污行为？

（3）类似布朗·摩尔公司的这种贪污问题能否彻底消除？

（4）怎样避免这种损失？

案例二：会计人员的配备

海明国有食品加工企业在2006年1月份新领导班子上任后，作出了精简内设机构的决定，将会计科撤并到企业管理办公室（以下简称“企管办”），同时任命原企管办主任王吏兼任会计主管人员。会计科撤并到企管办后，会计工作分工如下：原会计科会计继续担任会计；原企管办工作人员，王吏的女儿担任出纳工作。企管办主任王吏自参加工作后一直从事文秘工作，为了使王吏尽快胜任会计主管工作岗位，企业同意王吏脱产半年参加会计培训班，并参加2007年会计从业资格考试。

结合所学知识，试分析该企业在配备会计人员过程中存在的问题。