会计核算工作流程

二、会计核算工作流程

（一）建账

会计账簿是以会计凭证为依据，序时地、分类地、系统地、完整地记录和反映各项经济业务的簿籍。它由具有一定格式又相互连接在一起的账页所组成。根据财政部《会计基础工作规范》规定，各单位应当按照《中华人民共和国会计法》和国家统一会计制度的规定建立会计账册，进行会计核算，及时提供合法、真实、准确、完整的会计信息。建账任务一般在年度开始进行。新建单位以单位成立日即营业执照签发日或营业执照变更日为建账基准日，一般以成立日当月月末或下月月初建账。

1．建账的主要步骤

第一步：按照需用的各种账簿的格式要求，预备各种账页，并将活页的账页用账夹装订成册。

第二步：在账簿的“启用表”上，写明单位名称、账簿名称、册数、编号、起止页数、启用日期，以及记账人员和会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或会计主管人员在本年度调动工作时，应注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由交接双方签名或盖章，以明确经济责任。

第三步：按照会计科目表的顺序、名称，在总账账页上建立总账账户；并根据总账账户明细核算的要求，在各个所属明细账户上建立二、三级明细账户。

第四步：启用订本式账簿，应从第一页起到最后一页止顺序编定号码，不得跳页、缺号；使用活页式账簿，应按账户顺序编本户页次号码。各账户编列号码后，应填“账户目录”，将账户名称页次登入目录内，并粘贴索引纸（账户标签），写明账户名称，以利检索。

第五步：登记期初余额。原有单位在年度开始建立各级账户的同时，应将上年账户余额结转过来。

库存现金日记账单见图2－3。

图2－3　库存现金日记账单

2．小企业应设置的账簿

（1）现金日记账

一般企业只设1本现金日记账。但如果有外币，则应就不同的币种分设现金日记账。

（2）银行存款日记账

一般应根据每个银行账号单独设立1本账。如企业只设了基本账户，则设1本银行存款日记账。

现金日记账和银行存款日记账均应使用订本账。根据单位业务量大小可以选择购买100页的或200页的订本账。

（3）总分类账

一般企业只设1本总分类账。总分类账一般使用订本账，根据单位业务量大小可以选择购买100页的或200页的订本账。这1本总分类账包含企业所设置的全部账户的总括信息。

（4）明细分类账

明细分类账采用活页形式。存货类的明细账要用数量金额式的账页；收入、费用、成本类的明细账要用多栏式的账页；应交增值税的明细账单有账页；其他的基本全用三栏式账页。因此，企业需要分别购买这四种账页，数量的多少依然是根据单位业务量等情况而不同。业务简单且很少的企业可以将所有的明细账户设在1本明细账上；业务多的企业可根据需要分别就资产、权益、损益类分3本明细账；也可单独就存货、往来账项各设1本……此处没有硬性规定，完全视企业管理需要来设。

（二）取得与填制原始凭证

1．原始凭证定义

原始凭证是指在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录和证明经济业务的具体内容和完成情况，明确经济业务经办人员责任的书面证明。不能证明经济业务发生或完成情况的单据不能作为原始凭证，如购销合同、请购单。

2．原始凭证基本内容

原始凭证的名称、格式和内容都是多种多样的，但原始凭证的基本要素都是一样的。原始凭证的基本要求通常包括：

①填制单位的名称；

②原始凭证的名称；

③填制凭证的日期；

④凭证的编号；

⑤接受凭证的单位名称；

⑥经济业务的基本内容；

⑦经办部门及有关人员的签章。

3．常见的几种原始凭证

出库单见图2－4。

图2－4　出库单

销售发票通知单见图2－5。

图2－5　销售发票通知单

借支单见图2－6。

图2－6　借支单

税收通用缴款书见图2－7。

图2－7　税收通用缴款书

4．原始凭证的填制要求

①记录真实，凭证所反映的经济业务必须合法，必须符合国家有关政策、法令、规章、制度的要求，不符合以上要求的，不得列入原始凭证。填制在凭证上的内容和数字，必须真实可靠，要符合有关经济业务的实际情况。

②要素齐全，各种凭证的内容必须逐项填写齐全，不得遗漏，手续要完备，经办业务的有关部门和人员要认真审查、签名盖章。

④外来原始凭证（如发票、收据等），必须盖有填制单位的财务专用章或发票专用章，同时具有套印的税务部门或有权监制部门的专用章，以及填制人员的签名或盖章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章，同时应写明住址，必要的注明身份证号码。自制原始凭证（如入库单、领料单等）必须有经办单位负责人（或其指定的人员）和经办人签名或者盖章。

⑤一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。

⑥发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，以及当地主管税务机关开具的“进货退出或索取折让证明单”，不得以退货发票代替收据。

⑦职工因公借款的借据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。

⑧经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。

⑨原始凭证发现错误或无法辨认的，不得涂改、挖补。未入账的原始凭证，应退回填制单位或填制人员补填或更正，更正处应当加盖开出单位的公章；发现有违反财经纪律和财会制度的，应拒绝受理，对弄虚作假、营私舞弊、伪造涂改等违法乱纪的凭证，应扣留，报告领导处理。已经入账的原始凭证，不能抽出，应另外以正确原始凭证进行更正。

⑩原始凭证不得外借。其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位领导批准，可以复制，复制时，须有财务人员在场。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人共同签名或盖章。

如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以将原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。

一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或填制人姓名、经办人的签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。

更正错误或结账、调账的记账凭证，可以不附原始凭证，但应对调整事项说清楚。

知识提示

会计数字书写规范

阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号，或者货币名称简写和币种符号。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。

所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角、分；无角、分的，角位和分位可写“00”，或者符号“——”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“——”代替。

汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷，或者行书体书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元，或者角为止的，在“元”，或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”，或者“正”字。

大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。

阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。

（三）填制与审核记账凭证

1．记账凭证定义

会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表，按照经济业务的内容进行归类，并据以确定会计分录而填制的，直接作为登记账簿依据的凭证。记账凭证分为：通用记账凭证和专用记账凭证。专用记账凭证包括收款凭证、付款凭证和转账凭证。

2．记账凭证的基本内容

记账凭证的基本内容包括：

①记账凭证的名称；

②填制记账凭证的日期；

③记账凭证的字号；

④记账凭证的摘要；

⑤记账凭证的金额；

⑥所附记账凭证张数；

⑦有关人员签名或盖章。

3．记账凭证的填制要求

记账凭证是登记账簿的依据，正确填制记账凭证，是保证账簿记录正确的基础。填制记账凭证应符合以下要求。

①审核无误，即在对原始凭证审核无误的基础上填制记账凭证。这是内部控制制度的一个重要环节。

②内容完整，即记账凭证应该包括的内容都要具备。应该注意的是：记账凭证的日期，一般为编制记账凭证当天的日期，按权责发生制原则计算收益、分配费用、结转成本利润等调整分录和结账分录的记账凭证，虽然需要到下个月才能编制，仍应填写当月月末的日期，以便在当月的账内进行登记。

③分类正确，即根据经济业务的内容，正确区别不同类型的原始凭证，正确应用会计科目。在此基础上，记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总编制，也可以根据原始凭证汇总表填制，但不能将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。

④连续编号，即记账凭证应连续编号。这有利于分清会计事项处理的先后，便于记账凭证与会计账簿之间的核对，确保记账凭证的完整。

⑤除结账和更正错误，记账凭证必须附有原始凭证并注明原始凭证的张数。

⑥一张原始凭证所列的支出需要由两个以上的单位共同负担时，应当由保存该原始凭证的单位开给其他应负担单位原始凭证分割单。

⑦记账凭证编号的方法有多种，可以按现金收付、银行存款收付和转账业务三类别编号，即“现字第×号”、“银字第×号”、“转字第×号”，也可以按现金收入、现金支出、银行存款收入、银行存款支出和转账五类进行编号，即“现收字第×号”、“银收字第×号”、“现付字第×号”、“银付字第×号”、“转字第×号”。各单位应当根据本单位业务繁简程度、人员多寡和分工情况来选择便于记账、查账、内部稽核、简单严密的编号方法。无论采用哪一种编号方法，都应该按月顺序编号，即每月都从1号编起，顺序编至月末。

⑧若记账之前发现记账凭证有错误，应重新编制正确的记账凭证，并将错误凭证作废或撕毁。已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，应用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度的错误，应用蓝字填制一张更正的记账凭证。

特殊情况：在出现以下经济业务时，要同时编制两种记账凭证。一是销售一批产品，现有一部分货款已收到，而另一部分货款没有收到，这个时候，应该同时编制收款凭证和转账凭证两种；二是业务人员出差回来后报销差旅费，余款退回，此时，也应该同时编制收款凭证和转账凭证两种。

4．记账凭证的审核

所有填制好的记账凭证都必须经过其他会计人员认真审核并签章。加强对记账凭证的审核，是保证会计核算工作质量的重要环节，只有经过审核无误的记账凭证才能作为登记账簿的依据。

（四）登记账簿

1．登账原则

会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。登记账簿的基本要求如下。

①登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。

②登记完毕后，要在记账凭证上签名，或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。

③账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的二分之一。

④登记账簿要用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或铅笔书写。

⑤下列情况，可以用红色墨水记账：按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。

⑥各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页画线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或盖章。

⑦凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“0”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。

⑧每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。

对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数；对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。

2．错账更正

账簿记录发生错误，不准涂改、挖补、刮擦，或者用药水消除字迹，不准重新抄写，必须采用正确的更正方法。更正方法如下。

①结账前发现的，记账凭证正确，但在过账过程中发生文字或数字错误的错账。更正方法：登记账簿时发生错误，应当将错误的文字，或者数字画红线注销，但必须使原有字迹仍可辨认；然后在画线上方填写正确的文字，或者数字，并由记账人员在更正处盖章。对于错误的数字，应当全部画红线更正，不得只更正其中的错误数字。对于文字错误，可只划去错误的部分。

②记账凭证中使用的会计科目发生错误，并已按错误凭证登记入账，且记账凭证和账簿记录相吻合，更正方法及步骤如下。

第一步，用红字金额编制一张与原错误记账凭证内容一致的记账凭证，在摘要栏中注明“冲销×日×号凭证错误”，填制日期为错账的更正日期，凭证编号按本日已编凭证顺序编写；

第二步，用红字金额记入有关账户，以冲销原来的错账。

第三步，用蓝字编制一张正确的记账凭证，在摘要栏中注明“更正×日×号凭证错误”。

第四步，用蓝字登记有关账户，以更正错账。

③记账凭证中使用的应借、应贷会计科目正确，只是所记金额大于应记金额，并已登记入账，且记账凭证和账簿记录相吻合，更正方法及步骤如下。

第一步，填制一张红字金额为正确与错误金额的差额的记账凭证（账户及对应关系均与原记账凭证相同），在摘要栏中注明“冲销×日×号凭证多记金额”。

第二步，用红字金额登记有关账户，冲销多记金额。

④记账凭证中使用的应借、应贷会计科目正确，只是所记金额小于应记金额，并已登记入账，且记账凭证和账簿记录相吻合，更正方法及步骤如下。

第一步，填制一张蓝字金额为正确与错误金额的差额的记账凭证（账户及对应关系均与原记账凭证相同），在摘要栏中注明“补充×日×号凭证少记金额”。

第二步，用蓝字登记有关账户，补记少记金额。

（五）编制会计报表

各单位必须按照国家统一会计制度的规定，定期编制财务报告。会计报表应当根据登记完整、核对无误的会计账簿记录和其他有关资料编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。任何人不得篡改，或者授意、指使、强令他人篡改会计报表的有关数字。一般中小企业编制的财务报表主要包括资产负债表和利润表。