办公室档案管理

第三节　办公室档案管理

一、档案的特点、作用和种类

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案是人们在社会实践活动中直接形成的原始记录；直接表现为各种形式和载体的文件材料。

（一）档案的特点

1．档案是在社会实践活动中直接形成的原始记录。

国家机关、企业和事业单位等从事社会活动而产生了众多的正式的原始记载文件，其中将日后需要查考利用的文件整理保存起来，就成为档案，比如组织的计划、章程、会议纪要、合同协议等。原始记录性是档案区别于图书、报刊等文献材料的根本所在。

2．档案是由文件有条件地转化而来。

档案源于文件，文件是档案的前身，档案和文件是处于不同阶段的同一事物。

第一，办理完毕的文件才能作为档案保存。所谓办理完毕是指文书办理程序完成，其含义有三：①文件所言事情只需近期办理，确已办理完毕；②文件涉及的事情需长期办理或执行，但文件经过了签收、传阅、研究和部署；③不需要具体承办，只要收发登记和传阅等文书办理程序了结，属办理完毕。

第二，对日后工作和研究活动有查考价值的文件才有必要作为档案保存。不是工作活动中形成的所有文件都要作为档案保存；确定文件是否需要归档，唯一的尺度就是看其对今后的工作或研究活动有无凭证和查考价值。文件是形成档案的基础，档案是文件的精华。

第三，按照一定规律集中保存的文件。作为档案前身的文件是逐日逐件产生的，处于相对零乱状态，而现代一般档案，则是经过科学整理、归档保存的文件。

（二）档案的作用

档案的基本作用：一是凭证作用，二是参考作用，这是档案的基本价值，具体而言有：

1．档案是工作查考的依据。档案是组织发展的持续记录；领导和员工为了熟悉情况、了解政策、研究案例、获取凭证，常常需要查考以往的记载，从而提高办事质量和效率。

2．档案可为未来的发展提供丰富的经验。档案汇集和反映了组织发展过程的种种社会实践活动的情况、成果、经验和教训，因而可为组织未来的建设提供丰富的资料，提供各种管理的可借鉴的内容。

3．档案是科学研究的基础和条件。档案是记录前人成果和史实的最为原始的材料，在各种参考文献中，最具权威优势，因而，大到自然科学、社会科学和思维科学的研究，小到公司企业的决策研究，都必须充分地利用档案的资源。

4．档案是实施教育的生动素材。在国家政治生活中，档案可用于基本国情教育、社会传统教育；而一个组织的历史档案则体现者奋斗创业的艰辛，往往是组织文化的重要组成部分，也是用来教育组织成员，增强凝聚力和树立外部形象的具体生动的教材。

（三）档案的种类

人们习惯将档案划分为文书档案、科学技术档案和专门档案三大类别。

1．文书档案：反映党务、行政管理等活动的档案。

2．科学技术档案：反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。比如工业生产技术档案、农业科学技术档案、基本建设档案、设备仪器档案和科学技术研究档案等。

3．专门档案：在某项专门业务活动中形成的档案材料，例如，人事档案、会计档案。

二、档案工作的内容和意义

（一）档案工作的内容

档案工作可分为狭义的档案工作和广义的档案工作。广义的档案工作是指整个档案事业，它包括档案事业管理工作、档案室工作、档案馆工作、档案专业教育工作、档案科学技术研究工作、档案宣传出版工作和档案国际交往与合作工作等。狭义的档案工作是指用科学的原则和方法管理档案，是为社会实践服务的活动，它包括档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用六个环节。

1．档案收集工作

文件是由单位内各组织机构和个人分散形成的，将单位和社会上的档案进行挑选和收集，就是档案的收集工作。

2．档案整理工作

为了便于保管和利用，对收集起来的档案进行分门别类的区别，并编制检索工具，使之有规可循，就是档案的整理工作。

3．档案保管工作

围绕档案文件的存取自然会形成保管工作；同时，由于自然和社会的原因，档案总是处于渐变性的自毁过程，甚至遭到突变性的破坏。为了尽可能地延长档案的寿命，就需要对其采取保护措施，进行妥善管理，这便是档案的保管工作。

4．档案鉴定工作

随着档案数量日益增多，将失去了保存价值的档案淘汰；使有价值的档案能及时发挥作用，就需要对库存档案进行鉴别、挑选、去粗取精，就是档案的鉴定工作。

5．档案统计工作

档案数量多，成分复杂，为了科学地进行收集、整理、保管和有效地提供利用，档案管理部门和档案事业管理部门要在掌握档案和档案工作的基本情况基础上，对有关状况进行数量的登记、统计和分析研究，这便是档案的统计工作。

6．档案提供利用

单位和社会建立档案工作的最终目的是利用档案。为此，档案工作人员要通过各种方式和手段提供档案和有关资料，以满足利用者需求的工作。

（二）档案工作的性质和意义

1．档案工作的性质

（1）档案工作是一项管理性工作，即档案工作是管理档案的专门工作；一个单位的档案工作又是其管理工作的具体环节之一，如对科学技术档案的管理，就是生产管理、技术管理的重要组成部分。

（2）档案工作是一项服务性工作，即通过管理和提供档案资料的利用达到为各项工作服务的目的。

（3）档案工作是一项机要性工作，即档案工作涉及国家和单位的法定权益，许多档案在一定时间和范围内需要保密。当然，档案的机密性是随着时间的推移而发生变化的。

2．档案工作的意义

档案工作，在社会的历史发展过程中，在社会的政治、经济、科学、文化活动中，占有一定的重要位置。对整个社会来说，档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。对一个单位来说，档案工作是单位重要的基础性工作。

三、档案工作的基本原则

（一）统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则

1．国家全部档案由各级、各类档案机构分别集中保存。

2．全国档案工作，在各级党委和人民政府领导下，由各级档案事业管理机构统一地分层、分专业负责指导和监督。

3．实行党、政档案和党、政档案工作的统一管理。

（二）维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求

维护档案完整，一方面是从数量上，保证档案的齐全，使那些应该集中和保存的档案不能残缺短少；另一方面是从质量上，维护档案的有机联系，不能人为地将其割裂分散，或者零乱堆砌。

维护档案安全，是指从物质上保证档案不遭受人为的和自然的损坏，尽量延长其寿命；同时也是指保证档案不丢失、不被盗、不泄密。

（三）便于社会各方面的利用

便于社会各方面利用，是整个档案工作的出发点和最终目的。一切档案机构和人员的设置，一切档案工作制度的建立，一切档案业务工作的开展，都要服从、服务于这个总目标。

四、档案工作的主要内容

档案收集，是指将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件材料向单位档案室或负责管理档案的人员移交、集中的工作。单位的档案收集工作一般是通过建立、健全文件归档工作制度这一途径完成的。

（一）档案收集

1．执行文件的立卷归档制度及收发文登记制度

要将账内账外文件材料一起纳入登记、清退和归档范围。办公室、档案人员要督促、指导文书立卷人员通过各种渠道，尽一切可能把应归档的文件材料全部收集起来。

2．加强对零散文件的收集

注意可能遗漏的文件，特别是未经收发登记的文件，如领导及有关人员外出学习、考察、参加各种会议带回的有价值的文件材料等。而本单位内部机构产生的文件也容易分散在个人手中，再加之机构调整、员工变动等因素，也可能导致归档文件不齐全、不完整。

采取相应的控制措施，如将文件材料的形成、积累工作，纳入有关部门及有关人员的岗位责任制和奖惩制度；同时，结合保密检查、节日年终清理文件、机构调整或人员变动等机会，把应该归档保存的文件全部集中起来，以补充归档制度的不足。

3．平时收集工作要落实到人

收文环节中，要由文书人员把好阅办关，文件办完后要及时收回；在发文环节中，要由文书人员把好印发关，凡是经过文书部门盖印发出的文件无论是定稿、存本、附件，一律由文书人员收全；外出人员带回的会议文件，各种会议记录，由办公室或办公室主任负责收集，或由文书人员按规定及时收集；本单位召开的会议，由本单位办公室、文书、档案工作人员参加大会办公室组，负责收集；内部文件（本单位形成的计划、总结、各类统计报表和规章制度、政治活动中形成的文件材料），由文书人员随时收集。

不归档的文件材料范围：

（1）本单位的重份文件：同一文件打印或铅印后会有许多份，除特别重要的文件可保留2～3份以外，其他文件均只保留1份，同一文件的草稿、定稿、正本不算重份文件；

（2）无查考利用价值的事务性、临时性文件：如召开一般会议的临时通知，不相隶属单位的驻地迁移、启用印章的通知、要求上报文件材料的公函、洽谈工作的介绍信、单位内不属于主要职能活动的一般文件（如节假日放假通知）等；

（3）未经签发的文电草稿、一般性文件除定稿外的历次修改稿、铅印文件中除主要领导人亲笔修改稿和负责人签订的最后定稿以外的各次校对稿；

（4）无特殊保存价值的信件，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；

（5）单位内部互相抄送的文件材料；

（6）本单位负责人兼任外单位职务形成的文件材料；

（7）为参考目的从各方面搜集的文件材料；

（8）参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

（9）下级单位任免、奖惩非本单位工作人员的材料；

（10）越级和非隶属单位抄送的一般的不需要办理的文件材料；

（11）下级单位送来的不应抄报或不必备案的文件材料；

（12）外单位送来的征求意见的文件未定稿。

（二）档案的整理

1．档案整理的含义和原则

档案整理工作是指按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。档案整理可以为档案工作的其他业务环节奠定基础，是科学管理档案、有效发挥档案作用的前提条件。

充分利用原有基础，尊重档案的自然形成规律，最大限度地保持文件之间的历史联系，便于保管和利用，是档案整理工作的原则。

2．档案整理的程序

档案整理工作的一般途径和程序有：区分全宗、分类、立卷、案卷排列以及编制案卷目录等。也可称为档案整理工作的内容。

档案整理工作一般是从区分文件所属全宗开始的，只有把属于一个全宗的文件集中在一起，才能根据全宗的具体情况进行下一步的系统整理工作。

一个全宗内文件的系统整理，一般是先分类再立卷。文件怎样分类以及分类是否正确，对立卷有重要关系，因为立卷是在一个类的范围内把文件组成许多小的单位，不是一个类的文件不能组成一个案卷。

案卷的系统排列，只能在立卷之后才可能进行。立成的案卷，为案卷排列提供了实际对象，而排列又确定了案卷的位置。

案卷目录的编制，是在案卷排列之后进行。案卷排列为编制案卷目录提供了具体内容，而案卷目录又最后固定了案卷的排列顺序。

（1）区分全宗

全宗是一个术语，它指由一个国家机构、社会组织或个人形成的全部档案。在我国档案科学和实际工作中，全宗也是一条理论和原则，即：同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

一个公司所形成的全部档案可包括人力资源管理、行政管理、财务管理、市场营销管理和产品开发生产管理等方面的各种门类。一个知名人士，在其一生活动中所形成的著作手稿、讲话稿、日记、文电、信函和音像材料等均属个人全宗中的内容。

（2）档案的分类

一般意义上的档案分类，即全宗内档案分类。就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的工作。

立档单位。与全宗相对应，指其档案能够构成档案全宗的国家机构、社会组织或者个人即称为立档单位。确定一个组织机构是不是立档单位，它的档案是独立构成全宗，还是作为一个全宗的组成部分，要根据一定的条件来分析。构成立档单位的主要条件是：第一，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外单独行文；第二，是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；第三，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权，即就是看这个组织机构在工作上、组织上和财务上是否有一定的独立性。这三个条件通常是互有联系，有此即有彼的。为了确定一个组织单位到底是立档单位，还是立档单位的内部机构，必须从有关这个组织单位职权的法规性、指导性文件和实际活动两个方面去分析。

办理完毕的文件，一般应该在第二年内由文书部门立好卷向档案室归档。对于专业方面的专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为了便于日常工作的查考，可以另行规定切合实际的归档时间。

最常用的档案分类方法。

年度分类法：就是根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成若干类别。

组织机构分类法：就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成若干类别。

问题分类法：就是按照文件内容所反映的问题（或称“事由”）将全宗内档案分成若干类别。

分类中几种方法的结合运用：在实际的档案分类过程中，单纯采用一种分类方法的情况是较少的，多为几种方法的结合运用。这种结合也称复式结构分类法。传统的复式结构分类法主要有：组织机构－年度分类法，年度－组织机构分类法，年度－问题分类法，问题－年度分类法。但是，根据目前国家有关规范的要求及现行立档单位的实际情况，许多单位多采用下述方法：

①年度－组织机构分类法：先将立档单位内的档案按年度分开，然后在每个年度内再按内部组织机构进行分类。此种方法适用于立档单位规模较大，年立卷量较多，且内部组织机构虽有变化但不复杂的全宗。例如某房地产开发公司全宗档案按年度- 组织机构分类法分类如下：

②年度－问题分类法：先将立档单位的档案按年度分开，然后在每个年度内再按问题进行分类。例如某房地产开发公司全宗档案按年度－问题分类法分类如下：

档案分类的具体处理方法

a．分类时如何正确判定档案文件所属年度

正确判断文件材料所属年度问题是档案分类中很重要的问题。对于下面几种情况的文件，应该准确地判定其所属年度：

文件上有两个以上日期但又不是同一个年度的文件：根据文件的特点，确定最能说明该文件特点的日期作为分类的根据。如，法律、法令和条例等法规性文件，以批准日期为根据（公布生效的文件，以公布日期为根据）；指示、命令等领导性文件以签署日期为根据；会议记录以开会日期为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表以内容针对时间为根据。

文件上没有准确日期的文件：运用多种方法，判定和考证文件的准确日期或接近日期。其方法是，分析文件的内容，研究文件的制成材料、格式、字体和各种标记，或者通过与已有准确日期的同类文件比较、对照来判定该文件的日期。

跨年度的文件：一种是一份文件内容跨了两个以上年度。如，前一年的工作总结和后一年的工作计划，内容针对两个年度。对此，应以主要内容为根据，判定其所属年度；内容不分主次的，应归入形成文件的年度。五年计划、三年总结、十年规划等文件，属于计划的，归入计划开始的一年；属于总结的，归入总结针对的最后一年。一种是一组有密切联系的文件，形成于两年以至于两年以上，如一次会议，前一年底开会后一年初结束，此种会议形成的文件，应归入会议开幕年。专门案件形成的跨年度文件放在结案年立卷。

b．如何正确判定档案文件所属机构

按组织机构分类时，对涉及几个机构的文件，在一个立档单位内应有一个统一的规定，以便将文件合理而有规律性地分入相应的类别，这样查找起来就有规可循。如，以公司董事会名义发出的文件，归入董事会机构类内；业务机构起草而以单位行政名义发出的文件，一般归入单位的中心机构，也可归入业务机构；几个机构联合办理的，一般归入主办部门，也可归入批示“退存”的部门或最后承办部门。

c．采用问题分类法应注意的问题

按文件内容中最基本的问题设置类别，如实地反映立档单位的主要面貌。不可随意设类和设虚类。

类目体系力求简明，合乎逻辑。类目设置应按全宗大小、立档单位工作任务的繁简和文件的多少来决定。层次不宜过多，类别概念的外延不与全宗名称的外延等同。同一级各类之间应是平等的并列关系，不能互相包容，彼此交叉。为解决全面性、综合性文件的归类，通常应设总类或综合类。

按文件的主要内容有规律地归类。在实际分类过程中，如遇到既可归入甲类又可归入乙类的或归属不明确的文件，应认真研究并认定文件内容的主要问题，归入相应类别。

（3）档案的立卷归档

各单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，由单位的文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给档案室或负责管理档案的人员集中保存。这项工作称为“归档”。

①一个单位应归档的文件材料，主要有以下几个部分：

重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、纪要、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、录音带、照片等；上级单位发来的与本单位主管业务有关的决议、决定、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

代上级单位拟制并被采用的重要文件的定稿。

单位对外的正式发文，包括命令、决定、决议、指示、条例、规定、通报、通知等文件。

本单位的请示与上级单位的批复、下级单位的请示与本单位的批复。

本单位反映主要职能活动的报告、总结。

本单位与有关单位协商工作的来往文书。

本单位的各种工作计划、统计报表。

本单位党委、团委、工会的工作计划、报告、请示、批复、会议记录、重要的统计材料及简报。

信访工作材料。

本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

本单位干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

本单位及下属单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印章的文件材料。

本单位的历史沿革、大事记及反映本单位重要活动的剪报、照片、录音带、录像带等。

本单位财产、物资、档案等的交接凭证。

本单位编辑的出版物。

本单位外事活动中形成的材料。

同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务，但需要贯彻执行的条例、规定、通知等文件。

下级单位报送的各种报告及统计报表。

②立卷的组合方法

案卷，是具有密切联系的若干文件的组合体，是档案的基本保管单位。所谓立卷，就是将单份文件组合成案卷的工作。文件立卷有利于维护文件的安全；方便管理；有利于保持文件之间的有机联系，方便查找利用。

案卷的组合方法，一般是根据文件不同的特征，将具有某方面共同点和联系密切的文件综合在一起组成一个案卷。根据文件不同方面的特点，适应不同检索途径和日常管理的需要，人们通常采用按问题、作者、文种、地区、时间、通讯者六种特征立卷。

按问题特征立卷：就是将反映同一问题的文件一同组卷，将反映不同问题的文件分别组卷。例如，××公司将“关于员工薪金、福利问题”的文件材料组合成同一案卷，便是采用此种立卷方法。按问题特征立卷，可以保持文件在内容方面的具体联系，反映出一个问题处理的全貌，便于利用者按问题进行查找和利用。所以，此种立卷方法是一种运用得最为广泛的方法。

按作者特征立卷：就是将属于同一作者的文件一同立卷，不同作者的文件分别立卷。此种立卷方法便于从作者角度查阅利用档案。同时，由于作者的职能和地位不同，按作者特征立卷又能适当区分文件的重要程度和保存价值。因此，该方法也是采用较多的一种立卷方法。

按文种特征立卷：就是将种类名称相同的文件一同立卷，将不同种类名称的文件分别立卷。例如，××公司“1998年董事会会议纪要”，就可以按文种特征立卷。文种反映了文件的效能和作用，也能较好地区分文件的重要程度和保存价值。

按时间特征立卷：就是将同属于一个时期或时间阶段的文件一同立卷，将不同时期或时间阶段的文件分别立卷。

按地区特征立卷：就是将内容涉及同一地区的文件一同立卷，将内容涉及不同地区的文件分别立卷。此种方法多用于下属单位的某些行文、调查材料或下属单位的来文。

按通讯者特征立卷：就是将本单位与某单位就某个问题或几个问题的来往文件一同组成案卷。例如，“××公司与××公司就产销问题的来往文书”。

在实际立卷工作中，人们不能只从文件某一方面的特征去考虑如何组卷，而是应该灵活地采取多种立卷方法，做到几种特征的综合运用。例如，题为“成都市××股份有限公司1999年第一次董事会会议记录”的案卷，就运用了作者、时间和文种等多个特征。

（三）档案的保管

档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义。档案保管工作质量的高低，对于提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定的条件下具有决定性的影响。无论是以有序化和快捷存取为目的的档案日常管理，还是以延长档案寿命、保守档案机密为目的的档案保护，都是在为整个档案工作的进行提供物质对象，提供一个最起码、最基本的前提。

所谓档案的保管工作，简言之，就是指档案的存放管理和维护档案完整与安全的活动。其具体内容有：

1．凭借柜具或库房对档案实施的日常管理。主要包括档案库房的使用与安排，档案及其柜具的有序化摆放和档案检索、提供、利用等环节密切相关的档案移出、收进等。

2．对一切可能损毁档案的社会的、自然的因素采取必要的措施。①防止档案的损坏：研究和掌握档案损坏的原因和规律，通过经常性的具体工作，采取专门技术措施和方法，最大限度地消除各种可能损坏档案的不利因素的影响，把档案的自然损坏降低和控制在最小的范围内。②延长档案的寿命：档案保管工作要从根本上采取更积极的措施，最大限度地延长档案的寿命。如在文件制作阶段，选用耐久的载体和书写材料；在档案保管阶段，对文件进行复制、修补和采取其他处理措施等。③维护档案的安全：一方面要从物质上保证档案不损坏，最大限度地延长其寿命；另一方面，不因档案保管不当造成档案丢失或内容的泄露，使档案的所有者乃至国家蒙受政治或权益上的损害。

（四）档案的鉴定与保管期限

1．档案的鉴定

档案鉴定工作包括鉴定档案的真伪和鉴定档案的价值两个方面。但通常所说的档案鉴定工作仅指档案价值的鉴定工作，是档案部门或档案人员按照一定的原则、方法、标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项档案业务工作。

档案价值鉴定工作的主要内容是：制定档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表；具体分析档案的价值，划分和确定不同保存价值的档案的保管期限；剔除无保存价值或已失去保存价值的档案予以销毁，以及围绕这些工作而开展的一系列鉴定组织工作。

档案价值鉴定工作的意义在于它是解决档案庞杂和精练之间矛盾的主要途径。鉴定工作开展得好，可以节约档案保管成本，提高工作效率，一旦遇到天灾人祸对档案的突袭还可以有所主次，保证重点档案的保护和抢救。

2．档案的保存期限及确定标准

根据有关规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三种。永久保存指将档案无限期地永远保存下去；长期保存，一般指保存16～50年；短期保存，一般指保存15年（含15年）以下。保管期限的计算，通常是从文件产生和形成后的第二年算起。

（1）凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，在本单位工作和国家经济建设、文化建设、政治斗争、科学研究中需要长远利用的档案，应列为永久保管。它主要包括两部分：一部分是本单位工作中制成的重要文件，如指示、命令、决议、决定、各种会议的重要文件、工作计划和总结、重要的请示或报告以及有关机构演变、人事任免的文件材料等；另一部分是上级单位颁发的属于本单位主管业务并需要贯彻执行的重要文件，如指示、命令、批复等，还有下级单位报送的有关方针政策性的和重要问题的请示、报告、总结等文件材料。

（2）凡是反映本单位一般工作活动，在相当长时间内本单位需要查考的档案，应列为长期保管。它主要包括：一是本单位工作中制成的，在相当长时间内需要查考的文件材料；二是上级单位颁发的和下级单位报送的比较重要的文件材料。

（3）凡是在较短时间内本单位需要查考的各种文件材料，均应列为短期保管。它主要包括本单位一般事务性的文件材料，上级单位和同级单位颁发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级单位报送的一般工作总结、报告和统计表等文件材料。

（五）档案的利用工作

1．档案利用的概念

档案利用工作是通过开发和直接提供档案，为社会各项事业服务的工作，它包括“提供档案利用”和“利用档案”这两个概念。

“提供档案利用”是指档案管理部门和人员以所藏档案信息资源为基础，通过一定的方式和途径，直接提供档案，为前来了解查询问题的利用者提供服务的工作。

“利用档案”是指利用者以阅览、复制、摘录等形式使用档案的活动。

2．档案利用的意义

（1）档案利用是档案工作的根本目的和中心任务

对整个社会来说，档案是维护党和国家历史真实面貌的重要依据，而对一个单位来说，档案也是单位发展建设的历史见证。所以，档案是社会的历史发展过程中，社会的政治、经济、科学、文化等实践活动的基础，是历史的重要组成部分。

档案利用就是借鉴历史，通晓历史才能走向未来。档案工作的出发点和归宿，是有利于社会、各项事业和单位内各个部门对档案的利用，因而整个档案工作中的利用环节便是这一根本目的和中心任务的直接体现。

（2）档案工作的发展取决于档案利用

档案工作的发展取决于内部和外部两个因素。就外部因素而言，通过提供档案实际发挥作用，能使人们深刻认识档案的价值和档案工作的重要性，从而扩大档案工作在社会上的影响，增强社会及本部门决策层对档案工作的重视程度，赢得包括经费的投入和各部门的协调支持、积极参与。就内部因素而言，档案利用对整个档案工作有着检验和带动作用。可以在利用工作中发现档案工作的薄弱环节和不足之处，比如资料收集不齐全、整理不系统、鉴定不准确，或者保管不科学、检索工具不完备、参考资料不丰富等，从而提高整个档案工作水平，使各项档案业务工作健康、协调地发展。

3．档案利用的一般方式

（1）设置档案阅览室

由于档案材料通常只有一份，有的还有一定机密性，因而档案一般不能像图书一样外借，只能设置档案阅览室。利用者在阅览室借阅档案，一是便于保护档案材料的物质安全，避免档案的丢失，而且能减少档案的辗转、磨损，延长其“寿命”；二是便于及时周转，提高档案利用率；三是有利于保守党、国家和一个机构内部的机密。

设置档案阅览室应注意：

①应建立必要的规章制度，以维护阅览室秩序和保证档案的安全。比如阅览室接待对象、档案材料的阅览范围、批准权限和入室手续、档案索取和归还手续，以及利用者应爱护档案的若干具体规定等。

②提供整洁环境，实施严格管理。阅览室应当明亮、宽敞、安静、舒适、清洁。为方便利用，还应准备历史、地理、政治、经济、文化和语言等方面的工具书以及与所藏档案密切相关的参考材料。阅览桌以无抽屉为宜，便于管理人员进行必要的监护。

③管理人员要有良好的职业素养。一是要熟悉相关政策，懂得业务（如熟悉室藏和各种检索工具等）；二是要认真、细致、负责，在借出和收回档案时，维护档案的完整与安全。

（2）对外借阅档案

档案馆档案一般不得借出馆外使用，在特殊情况下（如某些工作岗位的特殊需要或必须用档案原件作证等特殊需要），可以将档案暂时借出馆外。

档案外借必须做到：

①档案材料经一定的审批手续方能外借；

②借出期限不宜过长，数量也应有所限制；

③借用单位和个人要负责档案的安全，不准转借和私自摘录、复制、翻印，更不能遗失、拆散、调换、抽取和污损档案材料，并保证按期交回。

（3）按档案原件制发复制本

这项工作通常被称为复制供应，包括内供复制和外供复制。外供复制是实现科技档案有偿交流的一个途径。

档案复制本有副本和摘录两种形式。复制方法主要有复印、手抄、打字、印刷和摄影等。

制发档案复制本既可以提高档案利用率，缓和供需矛盾，又便于保护档案原件，是档案利用的一种有效方法。缺点是可能出现多处多份复制，不利于档案保密和维护知识产权；不能满足作为原始凭证的要求。为此，要在严格控制档案复制本批准权限和制发范围的基础上提高复制技术水平，尽可能使复制件十分近似于原件，并在档案文件空白处或背面注明档案保管单位名称、档案原件编号，必要时，还要加盖公章，以示负责。

（4）出具档案证明

档案证明是档案保管单位向申请询问、核查某种事实在所藏档案中有关记载的利用者出具的书面证明材料，比如，公安、司法、检察部门在审理案件过程中需要证明材料；公证机关或个人在确认工龄、学历、财产方面需要证明材料等等。

档案人员必须在利用者提出正式申请，并对申请进行严格审查，确认符合有关规定后才能出具档案证明。申请书应写明要求出具证明的目的以及所查证问题的发生地点、时间和经过。拟写档案证明应根据档案的正本或经过认真校对的可靠的副本。在没有正本或副本的情况下，也可利用草稿（草案）。

档案部门和人员的职责仅是对某一问题在所藏档案中有无记载和怎样记载的情况加以证明。只能对有关材料进行客观的、如实的叙述或摘录，尤其对所要证明的问题起关键性作用的内容应做到与原件的字、句甚至标点完全吻合。不能妄加评论和总结。拟写的档案证明必须加盖公章才能生效。

（5）提供咨询服务

档案人员需要提供各种情况的咨询服务，有一般性咨询，也有专门性咨询、事实性咨询、知识性咨询、专题研究性咨询、情报性咨询。在服务中，档案人员应当以档案为依据，以自己所掌握的业务知识和专业技术知识为基础，对查询者提出的问题进行解答，或指导利用者获得有关某一方面档案的线索。

（6）印发档案目录

用于交流情况，互通信息的档案利用服务工作。这项工作是将档案目录印制分发到有关部门，分为内部印发（向内部各机构和下属单位印发）和外部交流两种。

（7）举办档案展览

就是根据某种需要，按照一定主题，系统地陈列档案材料。档案展览主要有两个方面的作用：一是大力宣传档案和档案工作的重要意义。通过精心挑选档案的珍品，能以档案材料的原始性、可靠性和丰富的内容，给观众留下深刻的印象，进而引起人们对档案和档案工作的进一步重视。二是举办档案展览本身就是一种提供利用的方式，尤其是对那些有普遍宣传教育意义的档案材料，服务面广，影响面大。

此外，负责档案管理的办公室人员可配合中心工作，举办各种小型展览会，如工作或生产、科研成就展览会，公文质量展览会等。

档案展览要将思想性、科学性、业务性和艺术性结合在一起。首先要选好展览主题，精心组织材料；其次要对档案合理分类，科学美观地布局。同时还要注意保密和保护工作，机密档案展览严格按照事先确定的范围组织参观。参展档案，一般使用复制品，必须展出原件时，应将其陈列于玻璃柜中或采取其他保护措施，以确保档案不受损坏。

4．档案信息的深层次开发

编写档案参考资料是利用档案信息进行深层次开发的主要途径和方式之一。

档案参考资料是档案部门或档案人员依据一定题目，依据所存档案综合而成的一种可供人们参考的加工品，具有问题集中、内容准确、文字精炼、概括性强的特点。档案参考资料的特点在于它不仅能起到一定的介绍和报道档案情况的作用，而且可以直接为利用者提供有实际内容的档案材料。档案参考资料的类型有：

（1）大事记

大事记是按照时间顺序，简要地记载一定时期发生的重大事件的一种参考资料。它是总结工作、编写资料、考证历史的重要依据，可以向利用者提供某一问题的历史梗概，便于人们研究史实的演变及其规律性。

办公室人员编写的大事记主要是持续反映本单位情况的企事业单位的大事记。

①编写大事记的原则和要求

实事求是，尊重历史、尊重史实，维护事物的本来面目，客观地加以记述。其含义有三：第一，观点正确，用材真实；第二，大事突出，要事不漏，小事不要；第三，系统条理清晰，简明扼要。

②大事记的内容

大事的发生时间：是大事记的基本要素，每件大事年、月、日齐备，一般要求记载准确日期，严格按照大事发生的先后顺序排列。大事记述：大事的合理选择，是撰写这部分内容的关键。大事选择原则是：立足于本单位活动；突出一定时期的中心工作、重大事件和要事；根据本单位的性质、任务和主要职能活动选择大事和要事。

（2）组织机构沿革

组织机构沿革是完整记载一个单位或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种材料，大致包括单位（系统）概况、机构名称改变、地址迁移、成立、撤销或合并时间、隶属关系、性质和任务、职权范围、领导人变动、编制扩大与缩小以及内部机构设置变化等方面内容。

组织机构沿革有文字叙述或图表形式，也可图文并茂。其主体结构通常有两种体例：一种是以时期（年度或阶段）为主线，先将材料分成若干阶段，然后在每个时期下分题目叙述；另一种是以题目为主线，先将材料按其叙述的内容分成若干题目，然后在每个题目下面分时期叙述。

（3）统计数字汇集

统计数字汇集是反映一个单位、系统或某一方面基本情况的一种数字材料。这种材料简单明了，形式灵活，是有关人员了解情况、研究问题、制订计划、指导工作和总结经验必不可少的依据和参考。

统计数字汇集有综合性和专题性两种形式。综合性的统计数字汇集记载和反映一个单位、系统的全面情况，包容性强，篇幅较大；专题性的统计数字汇集则记载着一个单位或系统某一方面的基本情况。

（4）会议简介

会议简介是简明扼要地记述会议基本情况的一种文字材料。会议简介的主要内容包括会议性质与届次，会议的时间、地点、主持人、参加人（代表名额、分配情况、列席范围），会议议程与讨论事项，会议决策事项以及选举结果等。

（5）科技成果简介

科技成果简介是将获得成果的科研设计项目的档案资料，扼要摘录其内容汇集成册的一种参考资料，是科技档案的编研成果之一。一般包括项目名称、项目内容、投资费用、主要技术经济指标或主要技术参数、经济效益、应用推广情况、鉴定评审情况、获奖情况、转让方式和费用等内容。

科技成果简介的主要功能：促进学术和技术交流，推动科技成果推广；检阅和考核获取科技成果能力和水平；推动技术成果转让的媒介。

科技成果简介可用简明文字叙述，也可采用表格形式；根据所汇集成果数量的多寡，可以编印成一册，也可分类分册编印。

（6）企业年鉴

企业年鉴是一种综合性的参考资料，它记录和汇集了一个企业一年间的生产、经营、基本建设、科学研究等各类大事的有关文献、照片和统计数据等重要资料。

企业年鉴以年度为界，一年编制一个卷册，年年更新，但又前后连贯。它通过年度的各种文字总结、数据报表、照片和说明文字等，来记述和反映一个企业的综合发展状况。

企业年鉴可以为了解企业的综合情况、总结工作、预测未来、计划决策，以及进行科学研究和编史修志等，提供比较系统和全面的档案材料。

5．为领导工作提供档案服务

（1）为领导工作提供档案服务的基本要求

领导者是单位中的特殊群体，其自身的工作有权威、宏观和繁重等特点，在档案利用上要求求尊、求快、求全和求准。因此，档案和办公室人员在为领导提供档案服务方面要做到以下几点：

①了解全局形势和本单位工作进展情况，具有超前意识，以便有的放矢、快速高效地做好档案服务工作。

②不仅能向领导提供单份档案文件，还要能提供经过筛选、综合、归纳和提炼而成的（如前所述的）档案参考资料。

③不仅能向领导提供本单位档案室的档案材料，还能提供利用国家各级各类档案馆的档案，以及由档案、图书和情报综合而成的信息资料。

（2）为领导提供档案服务的一般内容

领导决策与管理所需的档案材料一般有如下几项：

①本单位的机构沿革，工作或经营活动方面的历史情况和统计数据。

②与本单位工作业务有关的国家和地方的法律、法规、行政规章。

③上级部门方针、政策方面的规定。

④单位的规章制度、规划、计划和总结。

⑤有关某方面工作的成功和失败的典型案例。

⑥本单位员工的自然情况。

⑦国内外同行业的情报材料。

6．档案的检索

（1）常用档案检索工具的编制和使用

档案检索工具，是查找档案使用的目录、索引、指南等的统称。

①案卷目录

案卷目录是以案卷为单位，按照档案整理顺序组织起来的档案检索工具，它是档案部门最基本、使用较为频繁的一种检索工具，如表6.5所示。

表6.5　案卷目录

②全引文件目录

全引文件目录又称案卷文件目录，是将全宗内文书档案或其一部分卷内文件目录按一定的排列方法（分年度或分保管期限）汇编在一起而成的检索工具。它是案卷目录与卷内文件目录“合二为一”的产物。其形式有两种：一种是先列出案卷号、题名、年度、页数、期限，随之就在下面标出此卷内文件目录。如表6.6所示。

另一种是指明案卷号（在卷内文件目录的右上角），下面再列出这个案卷内的卷内文件目录。如表6.7所示。

表　6.6

表　6.7

此种方法简便易行，将已使用的卷内文件目录（标有案卷号），复制一套，按照一定的规律装订成册即可。

全引目录这种检索工具的优点是，揭示档案的内容和成分比较具体，查找案卷或单份文件都方便，编制也比较简单，但不便按专题查找档案。

③人名索引

人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明其档案出处的检索工具。人名索引一般由人名和档号两部分组成。利用者借助人名索引，可以查到记载某一人物的材料。

人名索引可分为综合性人名索引和专题性人名索引。综合性人名索引是将档案中所涉及的人名都编成索引；专题性人名索引是根据所列专题范围（如任免、奖惩等），对涉及该专题的人名编制索引。

人名索引，一般按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。

④全宗指南

全宗指南是以文章叙述形式介绍和揭示档案室所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种书本式检索工具。其体例包括以下内容：

a．立档单位和全宗的历史概况。简要地叙述立档单位的成立时间、人数、机构设置情况，主要领导的配备，立档单位的性质、任务及主要职能活动情况，隶属关系以及全宗历史的沿革等。

b．全宗内档案内容和成分的介绍。是全宗指南的主体部分。首先，介绍全宗内档案的构成及数量；其次，以档案内容或以组织机构为主线分别介绍档案情况，突出有价值的内容；第三，介绍全宗内档案的整理（分类、编目）及保管情况。

c．全宗指南的辅助材料。此部分主要包括：关于利用全宗内档案材料的说明（利用方式、服务手段、利用效果），有关立档单位历史和全宗历史的参考资料情况（自编参考资料的种类、数量）等。

（2）档案检索工作

档案检索工作是指存储和查找档案或档案信息的过程。

档案检索工作是由档案信息存储和档案查找两部分构成的。前者是档案查找的基础和前提，后者是档案信息存储的起因和目的。

档案检索工作的意义主要在于它是档案提供利用工作的先决条件。档案能否及时、准确地提供给利用者，充分发挥其作用，在很大程度上取决于检索工作。检索工作是衡量档案工作水平的一个很重要的尺度，有经验的文秘、档案工作者总是不惜时间和精力，认真编制各种检索工具。

在企事业单位档案部门，所存档案形成时间不长，利用者又基本为内部员工。因此，这里的检索工具，只要有案卷目录、全宗文件目录、文号目录、人名目录和全宗指南等检索工具就能够满足需要。

思考题

1．文书的作用及特点有哪些？

2．如何撰写常用正式公文？

3．如何撰写常用事务性文书？

4．文书处理的内容及基本原则是什么？

6．档案工作的作用和意义有哪些？

7．档案工作的主要内容有哪些？

8．什么是档案工作的利用原则？

9．怎样为领导提供档案利用？