信息沟通的过程和要素

二、信息沟通的过程和要素

信息沟通的过程是指一个信息发送者通过选定的沟通渠道把信息传递给信息接收者的过程，如图9-1所示。信息的发送者需要把某种意图通过一定形式把它转变成信息接收者所能理解的信息(如语言、文字、手势、表情等)，然后通过一定的沟通渠道(如电话、文书、电报、电脑网络等)，传递给信息的接收者；信息接收者对所接收的信息进行加工、处理、分析接受和理解，然后把所理解的信息反馈给信息发送者，以便确认其所接收的信息是否正确。有时信息沟通没有经过反馈这一阶段，另外在信息沟通过程中，还可能存在着各种各样的“噪音”干扰。

图9-1　信息沟通过程模型

从图中信息沟通的过程看，信息沟通的要素包括:信息发送者、编码、信息、沟通渠道、信息的接收者、解码、反馈和噪音。

(一) 信息的发送者

信息的发送者又可称为沟通主体，他可能是要告诉某人做某事，或者是有某个问题向某人请教，或者是向某人提供信息。例如，组织的管理者经常要安排各种各样的工作给下属，管理者就是信息的发送者。又如，企业要定期地向有关部门提供企业的财务状况和经营成果，企业就是信息的发送者。

(二) 编码

信息发送者要把其意图或想法传递给信息的接收者，首先应把其意图转换成信息接收者所能接受和理解的形式，如语言、文字、图表等。例如，企业要把其财务状况和经营成果的信息提供给股东，就必须把企业经营活动的原始资料，通过会计方法的处理，编制成股东所能理解的资产负债表和损益表。

(三) 信息

信息发送者通过编码把其意图或原始的资料转换成信息。信息就是所需要沟通的内容。

(四) 沟通的渠道

沟通渠道指信息从发送者到达接收者的途径。信息的传递可以是口头的或者书面的，也可以通过电话、电报和计算机网络来传递。

(五) 信息的接收者

信息的接收者即接受信息的人，他们在沟通过程中应注意接收信息，把原始信息全部接收。

(六) 解码

信息的接收者把原始的信息转换成思想或者与发送者理解的信息相互接近的意思。只有当信息的发送者与信息的接收者所理解的信息含义相同或相近时，沟通才得以实现。否则，只是信息的传递，信息没有被接受和理解。

(七) 反馈

为了检查信息沟通的效果，信息接收者应把所接受和理解的信息反馈给信息的发送者。通过反馈，使信息发送者明白其传递的信息是否被理解。反馈把信息沟通的双方转换过来，信息的接收者成为信息的发送者，而信息的发送者成为信息的接收者。

(八) 噪音

信息的沟通经常受到噪音的干扰，如电话信息不清楚、环境噪音大等。除了噪音的干扰外，还有由于语言方面所理解的差异、用语不当、各种成见等因素产生的干扰，这些对有效的沟通都有很大的影响。

了解信息沟通的过程和要素以及它们之间的相互关系，可以帮助我们了解信息沟通的问题，提高信息沟通的有效性。