第二节 会计账簿的设置和登记
一、会计账簿的设置原则
会计账簿的设置包括确定账簿的种类、设计账页的格式和内容、规定账簿的登记方法。账簿的设置应遵循以下原则。
（1）账簿的设置既要符合会计制度的有关规定，又要符合会计主体自身经济业务的特点、经营规模的大小及经济管理的要求。
（2）账簿的设置体系要完整，应全面、系统地反映会计主体的经济活动情况，为经营管理提供序时和分类的核算指标。
（3）账簿的设置应有利于反映财产物资的增减变动，力求与财产物资的管理相结合。
（4）账簿格式要求简便实用，避免烦琐复杂。
二、日记账的设置和登记
日记账有普通日记账和特种日记账两类。
（一）普通日记账的设置和登记
普通日记账也称分录簿，是指对经济业务按照发生的时间顺序进行登记的账簿。在普通日记账与特种日记账同时设置的情况下，普通日记账只登记除特种日记账以外的经济业务。在不设置特种日记账的情况下，普通日记账要登记全部经济业务，这种日记账在西方会计界比较普遍，但在我国较少使用。普通日记账的一般格式如表7－4所示。
表7－4 普通日记账的一般格式
普通日记账的登记方法如下。
（1）日期栏：填写经济业务发生或完成的具体时间。
（2）摘要栏：简明扼要地填写经济业务的简要内容。
（3）账户名称栏：填写该笔会计分录所涉及的会计科目的名称。
（4）借方金额栏：填写应借记账户的金额，与借方账户同一行次。
（5）贷方金额栏：填写应贷记账户的金额，与贷方账户同一行次。
（6）过账栏：在将日记账的金额过入分类账后，为避免漏记或重复登记，需要在此栏中打上“√”符号，表示已经登记入账，以便日后查账。
（二）特种日记账的设置和登记
常用的特种日记账包括现金日记账和银行存款日记账，有的企业还开设销售日记账和购货日记账等。
1.现金日记账
现金日记账是由出纳人员根据审核无误的现金收、付凭证，按经济业务发生的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。现金日记账一般采用三栏式，其基本结构如表7－5所示。
表7－5 现金日记账的基本结构
三栏式现金日记账的登记方法如下。
（1）日期栏：登记现金实际收付日期，应与所依据的记账凭证日期相一致。
（2）凭证栏：应分别登记据以记账的凭证种类及凭证号数。其凭证种类有：“现金收款凭证”，简写为“现收”；“现金付款凭证”，简写为“现付”；“银行存款付款凭证”简写为“银付”。
（3）摘要栏：摘录入账经济业务要点，既要文字简练，又要说明清楚。
（4）对方科目栏：登记现金收入或现金付出的对应科目及子目。
（5）收入栏：登记收入现金的数额。
（6）付出栏：登记付出现金的数额。
（7）结余栏：可登记每笔收付业务后的现金结余数额。每日营业终了后，必须结算并登记当天的现金结余数额，并与库存现金核对相符，即做到“日清”。月终，计算本月的现金收入、支出和结余额，称之为“月结”。
余额结出后，由出纳人员盘点现金实有数额，核对账实是否相符。如果账实不符，应及时查明原因。目前，大多数企业采用三栏式现金日记账。
2.银行存款日记账
银行存款日记账是由出纳人员根据审核无误的银行存款收、付凭证，逐日逐笔顺序登记银行存款账户的收入、支付的账簿。每日终了，应分别计算出银行存款收入和支出的合计数，并且结出当日银行存款余额。
银行存款日记账的登记方法与现金日记账的登记方法基本相同，如表7－6所示。
表7－6 银行存款日记账的基本结构
三、分类账簿的设置和登记
（一）总分类账的设置和登记
总分类账也称总账，是根据总账科目开设的，用来分类登记全部经济业务，提供总括核算资料的账簿。总分类账能全面、总括地记录和反映单位的资金运动和财务收支状况，并为编制报表提供主要数据。因此，所有单位都应当设置总分类账簿。
总分类账的格式一般采用三栏式订本账，如表7－7所示。总分类账的登记依据和登记方法是由所采用的会计核算形式决定的，可以直接根据记账凭证逐笔登记，也可以根据汇总记账凭证登记。
表7－7 总分类账的格式
总分类账的登记方法一般如下。
（1）日期栏：填写登记总账所依据的记账凭证上的日期。
（2）凭证号栏：填写登记总账所依据的记账凭证的种类及其编号。
（3）摘要栏：填写登记总账所依据的记账凭证的摘要内容。
（4）对应科目栏：填写与所设置总账账户发生对应关系的账户名称（有的总分类账无此栏）。
（5）借方金额栏：填写登记总账所依据的记账凭证上记载的各账户的借方发生额。
（6）贷方金额栏：填写登记总账所依据的记账凭证上记载的各账户的贷方发生额。
（7）借或贷栏：此栏为余额方向栏，如为借方余额填写“借”字，如为贷方余额填写“贷”字，如期末余额为零，则填写“平”字，并在“余额”栏上填写“0”。
每月经济业务全部记账完毕后，应该在月末计算出各总分类账户的本期发生额和期末余额，并在余额方向栏中列明余额方向。
（二）明细分类账的设置和登记
明细分类账也称明细账，是根据总账科目所属的明细科目设置，用以记录某一类经济业务明细核算资料的分类账。明细分类账能够记录和反映资产、负债、所有者权益、费用、成本、收入和利润的详细资料，为编制报表提供一定的资料。明细分类账在财产的收发和保管、往来款项的结算、收入的取得以及费用的开支等方面也起着重要的作用。因此，每一个企业都必须根据实际需要和有关规定，设置和运用必要的明细分类账。
明细分类账的格式，应根据各单位经营业务的特点和管理需要来确定。常用的账页格式有三栏式、数量金额式、多栏式、平行式。其外表形式一般采用活页账，有时也可以采用卡片账。
1.三栏式明细账
三栏式明细分类账的基本结构为“借方”、“贷方”、“余额”三栏。它适用于只需要进行金额核算的明细账，如“应收账款”、“应付账款”、“短期借款”、“实收资本”等明细账。其格式如表7－8所示。
表7－8 三栏式明细账的格式
2.数量金额式明细账
数量金额式明细分类账的账页的基本结构为“收入”、“发出”和“结存”三栏，每栏分设“数量”、“单价”和“金额”三栏。采用这种格式，还应按实际需要在账页上端设置和登记一些必要的项目信息。它适用于既提供价值核算指标，又提供实物数量核算指标的明细账账簿，如“原材料”、“库存商品”的明细分类账簿。其一般格式如表7－9所示。
表7－9 数量金额式明细账的一般格式
3.多栏式明细账
多栏式明细分类账是根据经济业务的特点和提供资料的要求，在一张账页上，按明细科目分设若干专栏，集中反映有关明细项目的核算资料。这种格式适用于成本费用和收入类科目的明细核算，如“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“主营业务收入”等账户的明细分类核算。其格式如表7－10所示。
表7－10 多栏式明细账的格式
明细分类账的登记依据有记账凭证、原始凭证和原始凭证汇总表三种。明细分类账登记的具体方法有：逐笔登记、逐日登记、定期（周、旬、月）汇总登记。采用哪种方法，应根据明细账的种类来确定。对于债权债务明细账，应逐日逐笔登记，以便及时反映其增减变动情况；对于库存商品和原材料明细账，如果业务不多，可以逐笔登记，如果业务较多，则可以逐日汇总登记；成本费用明细账，采用定期汇总登记可以简化记账工作。
4.平行式明细账
平行式明细分类账也称横线登记式明细分类账。它的账页结构特点是，将前后密切相关的经济业务在同一横线内进行详细登记，以检查每笔经济业务完成及变动情况。该种账页一般用于“在途物资”及“委托银行收款”等明细分类账。“在途物资明细分类账”账页格式如表7－11所示。
表7－11 平行式明细账的格式
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