财产清查的程序和方法

第二节　财产清查的程序和方法

一、财产物资的盘存制度

会计上有两种方法确定财产物资的期末结存数，即实地盘存制和永续盘存制，单位可以根据经营管理的需要和财产物资的不同特点，分别选用不同的方法。

（一）实地盘存制

实地盘存制亦称盘存计耗（销）制，是指平时根据会计凭证只在账簿中登记财产物资的增加数，不登记减少数，到月末结账时，将实地盘点的数额作为账面结存数，倒挤出本月减少数，并据以登记有关账簿。

本期减少数＝账面期初结存数量＋本期增加数－期末盘点实际结存数

这种方法操作起来比较简单，虽然看起来账面是平衡的，但手续不够严密，对于浪费、舞弊以及自然损耗等引起的资产短缺，往往都视为正常减少入账，难以通过会计记录对资产实施日常控制。因此，实地盘存制主要适用于价值低、损耗大、大堆存放的材料物资。

（二）永续盘存制

永续盘存制亦称账面盘存制，是指平时对各项财产物资的增减变化根据会计凭证连续记入有关账簿，并随时结出账面余额的一种方法。其计算公式为：

账面期末余额＝账面期初余额＋本期增加额－本期减少额

采用永续盘存制可以随时掌握财产物资的收、发、结存情况，手续严密，便于会计监督；在明细账中，对数量与金额的双重控制，加强了对财产物资的管理。因此，永续盘存制广泛用于各企业单位。但永续盘存制下财产物资的明细分类核算工作量较大，尤其是财产物资收发频繁、品种繁杂的企业，这一缺点更为突出。采用永续盘存制计算的资产账面结存数与实存数并不一定相符，因此也需要对各项财产物资进行实地盘点，以查明账实是否相符，以及账实不符的原因。

总之，在实际工作中，无论采用哪种盘存制度，都必须对财产物资进行定期或不定期清查盘点。

二、财产清查的一般程序

财产清查是一项复杂细致的工作，它涉及面广、工作量大。为了保证财产清查工作的有序高效，企业必须按规范的程序进行清查工作。

（一）准备阶段

财产清查不仅涉及有关财产物资的保管部门，而且涉及各生产车间和各职能部门乃至个人，因此，在进行财产清查前，必须做好组织准备和业务准备工作。

1.组织准备

财产清查必须有组织、有计划地进行。进行全面清查，应在总会计师或者单位有关人员的领导下，由财会、统计等部门牵头，组织包括设备、技术、生产、行政、会计人员、财产保管人员等有关部门和人员参加的清查小组，具体负责清查工作；开展局部清查也应由专人负责。

在清查过程中，清查小组的主要工作是：拟定清查工作的步骤，确定清查的对象和范围，对清查工作进行分工；在清查过程中具体负责指导清查工作的进行，检查清查进度和质量，研究清查过程中出现的问题；清查结束后，应负责编制清查报告并对发现的财产盈亏提出处理意见。

2.业务准备

会计人员应在财产清查前，将截止到清查日的全部有关业务登记入账，结出余额，并将总分类账与有关明细分类账的余额进行核对，保证账簿记录完整、计算准确、账证相符、账账相符，使之可以作为账实核对的可靠依据。财产物资的管理部门与保管人员，应将截止到清查日的有关经济业务办理好手续及凭证，登入有关记录之中，并结出余额，实物应分类整理清楚，排列整齐，标明品种、规格，方便盘点。其他相关人员应准备好各种必要的度量衡器具，进行检查和校正，以保证计量的准确性；取得银行存款、银行借款的对账单，以及债权、债务的函证材料；准备好各种清查使用的表册，如盘点表、账存实存对比表等。

（二）实施阶段

（1）准备工作结束后，根据各类财产物资的不同特点，采取相应的方法对其数量、质量、品种、类别、金额等予以盘点，并做好盘点记录。

（2）编制“盘存表”，并由盘点人员、保管人员及相关人员签名盖章，以便明确责任。

（3）清查人员根据盘存表资料和有关账簿资料填制“实存账存对比表”，检查账实是否相符，并将对比结果填入该表。

（三）分析处理阶段

（1）对清查所确定的差异进行分析并上报。

（2）根据批示结果进行账务处理。

三、财产清查的方法

（一）实物的清查

实物清查是指对原材料、在产品、库存商品、固定资产等财产物资的清查。各种财产物资都具有实物形态，对它们的清查应当按照清查计划有步骤地进行，以免重复和遗漏。在盘点时，首先要查明各种实物的名称、规格，然后再盘点其数量并检验其质量。

由于实物资产的形态、体积、重量、码放的方式等不同，采用的清查方法也不同，主要包括以下三种方法。

1.实地盘点法

实地盘点法是指在财产物资的存放现场逐一清点数量或用计量仪器确定其实存数的一种方法。此方法数字可靠，大多数财产物资的清点都可以采用这种方法，但工作量较大。

2.技术推算法

技术推算法是指利用技术方法推算财产物资实存数的方法。这种方法适用于煤炭、砂石等大宗物资的清查，是实地盘点法的一种补充方法。此方法盘点的数字不够准确，但工作量较小。

3.外调核对法

外调核对法是指对于委托加工、保管的物资，可以采用去函、去人调查，并与本单位账存数相核对的方法。

为了明确经济责任，便于查核，在盘点各种实物时，实物保管人应在场，并参加盘点工作。对各项物资的盘点结果，应逐一登记“盘存单”（见表8－1），并由盘点人和实物保管人签字盖章。盘存单上要详细列明各种物资的名称、规格、数量、单价、金额等。盘存单至少要填制一式两份，一份由实物保管人保存，一份交会计部门与账面记录相核对。

表8－1 盘存单

根据盘存单上所列各种物资的盘点数量，会计部门应按结存数量进行核对，并编制“实存账存对比表”（见表8－2）。通过对比，揭示账面结存数与实际结存数之间的差异，以便分析查明原因，并作出适当处理。在实际工作中，为了简化编表工作，账存实存对比表上通常只列账实不符的物资，账实完全相符的物资并不列入该表中。这样的对比表主要是反映盘盈、盘亏情况的，因此一般也称为“盘盈盘亏报告表”。

表8－2 实存账存对比表

（二）货币资金的清查

企业的货币资金包括库存现金、银行存款、其他货币资金等。下面仅以库存现金和银行存款为例来说明货币资金的清查方法。

1.库存现金的清查

库存现金的清查是通过实地盘点进行的。由于现金收支业务频繁，且容易出现差错，因此出纳人员应当每天进行现金盘点并与现金日记账的余额相核对。进行清查时，如果发现溢余或短缺，清查人员必须会同出纳人员当场核实。库存现金的盘点，除了要清查现金实有数额外，还要检查是否有挪用和用白条等抵充现金以及超过库存现金限额等情况。对于盘点的结果，要编制“库存现金盘点报告表”（见表8－3），由负责盘点人和出纳员共同签字盖章。

表8－3 库存现金盘点报告表

2.银行存款的清查

银行存款的清查是采取与开户银行核对账目的方法进行的，即将单位登记的“银行存款日记账”与银行送来的对账单逐笔进行核对。通过核对，可以检查双方账目是否一致。如果不一致，原因可能有两个方面：一是双方账目可能发生记账差错，二是存在未达账项。所谓未达账项是指由于企业与银行取得有关凭证的时间不同，而发生的一方已取得凭证登记入账，另外一方由于未取得凭证尚未登记入账的事项。

未达账项主要有以下几种情况。

（1）企业送存银行的款项，企业已记账，作为银行存款的增加，但银行因没有接到有关凭证，尚未入账。

（2）企业开出支票或其他付款凭证，企业已作为银行存款减少，但银行因没有接到有关凭证，尚未入账。

（3）企业委托银行代收的款项，银行已作为企业存款增加登记入账，但企业因没有接到有关凭证，尚未入账。

（4）企业委托银行付款，银行已作为企业存款减少登记入账，但企业因没有接到有关凭证，尚未入账。

对上述未达账项应通过编制“银行存款余额调节表”进行检查校对。如没有记账错误，调节后的双方余额应当相等。

银行存款余额调节表的格式如表8－4所示。

表8－4 银行存款余额调节表

【例8－1】　某企业2012年6月30日银行存款日记账余额为65 900元，银行对账单上的企业存款余额为87 500元，经逐笔核对，查明有以下未达账项：

①6月29日，银行代扣电话费500元，付款通知尚未到达企业；

②6月29日，企业送存转账支票8 100元，并已作为银行存款增加入账，而银行尚未入账；

③6月30日，企业委托银行收取货款6 600元，银行已收妥入账，但收款通知尚未到达企业；

④6月30日，企业开出转账支票一张，金额23 600元，并已作为银行存款减少入账，而持票人尚未到银行办理转账手续。

根据以上资料，应编制银行存款余额调节表如表8－5所示。

表8－5 银行存款余额调节表

需要指出的是，银行存款余额调节表并不作为更改有关账簿记录的原始凭证，而是及时查明本单位和银行双方账目记载有无差错的一种清查办法。银行存款日记账的登记，必须在收到相关原始凭证后再予以进行。银行借款虽然不是货币资金，但清查的方法与银行存款的清查方法基本相同。

（三）往来款项的清查

往来款项主要包括应收应付款、预收预付款等债权债务款项。往来款项的清查一般采用发函询证的方法进行核对。首先，应将本单位往来账目核对清楚，确认准确无误后，再向对方填发“往来款项对账单”（见表8－6）。“往来款项对账单”应按明细账逐笔填列，一式两联，其中一联作为回单，对方单位若核对相符，应在回单上盖章后退回；若发现数字不符，应将不符情况在回单上注明或另填对账单退回，作为进一步核对的依据。

表8－6 往来款项对账单

_____________单位：

你单位20××年××月××日购入我单位外单位甲产品1 000件，已付款10 000元，尚有32 000元货款未付，请核对后将回单联寄回。

清查单位：（盖章）　

20××年××月××日

沿此虚线裁开，将以下回单联寄回！

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往来款项对账单（回联）

_____________清查单位：

你单位寄来的“往来款项对账单”已经收到，经核对相符无误。

××单位（盖章）　

20××年××月××日

在收到对方回单后，清查人员应填制“往来账项清查表”，其格式如表8－7所示，注明核对相符与不相符的款项，对不相符的款项按照未达账项、有争议账项、无法收回账项等情况进行归类合并，针对具体情况及时采取措施予以解决。

表8－7 往来账项清查表