银行存款的清查方法是采取存款单位与开户行核对账目的方法进行的,即将本单位的“银行存款日记账”与银行的“对账单”逐笔进行核对。在核对双方账目之前,存款单位应事先检查银行存款账户记录是否完整正确,逐一核对银行存款的收款凭证和付款凭证是否全部入账,以保证账证相符。在收到银行的对账单后,应将银行存款账户上的每笔业务与银行对账单逐笔勾对。双方余额相符,一般说明没有错误,当发现双方账面余额不一致时,主要原因有两方面,一是双方账簿记录发生错记或漏记,应予以及时查清更正;二是存在未达账项。
所谓未达账项是指企业和银行之间,由于凭证传递时间上的差异,而导致的一方已经入账,另一方没有接到凭证尚未入账的款项。即银行已经入账而企业未入账或企业已经入账而银行未入账。企业和银行之间的未达账项主要有以下四种情况:
(1)存款单位已经收款入账,银行尚未收款入账。
(2)存款单位已经付款入账,银行尚未付款入账。
(3)银行已经收款入账,存款单位尚未收款入账。
(4)银行已经付款入账,存款单位尚未付款入账。
上述(1)、(4)两种情况会使存款单位银行存款账户账面余额大于开户银行对账单所列的存款余额;(2)、(3)两种情况会使存款单位银行存款账户账面余额小于开户银行对账单所列示的存款余额。这就要求在清查过程中,查找出双方未达账项的金额,并据以编制“银行存款余额调节表”,清除未达账项的影响,以便检查双方记账有无差错,并确定企业银行存款实有数额。
“银行存款余额调节表”的编制,是以双方账面余额为基础,各自分别加上对方已经收款入账而己方尚未入账的数额,减去对方已付款入账而己方尚未入账的数额。现举例说明银行存款余额调节表的编制方法。
【例8-3】某企业2010年5月30日银行存款日记账账面余额68420元,银行对账单余额61250元,经逐笔核对,发现未达账项如下:
(1)5月29日企业签发转账支票一张支付广告费,金额7500元,银行尚未入账。
(2)5月29日企业收到客户转账支票一张,金额15790元,支票已送存银行,企业已经入账,但银行尚未入账。
(3)5月30日银行计算企业存款利息4680元,已经记入企业存款账户,企业尚未收到凭证,未入账。
(4)5月31日,银行为企业扣付水电费3560元,已经从企业存款账户支付,但企业尚未收到凭证,未入账。
根据以上未达账项,编制银行存款余额调节表,如表8-4所示。
表8-4 银行存款余额调节表
发现有未达账项,应该通过编制银行存款余额调节表,对未达账项进行调整。调整后相等的余额,是企业在调节日真正的存款余额。调整后的余额如果相符,一般可以说明企业和银行双方账簿记录没有差错。如果调节后双方余额仍然不一致,则说明双方账簿记录有差错,应该进一步查明原因。需要特别注意的是,对于企业的未达账项,即银行已经入账,企业尚未收到凭证未入账的款项,企业应该在收到有关凭证后,再登记入账,而不能根据银行存款余额调节表将未达账项提前入账。
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