8．4 登账规则和平行登记
登记账簿是会计处理的基础环节，必须认真、严肃对待，切实做到登记及时，内容完整，数字正确清楚。为了做好记账工作，必须严格遵守各项记账要求。
8．4．1 登账规则
登记会计账簿必须遵循基本规则，根据我国有关法规的规定及实际记账工作中的通行做法，登记账簿的基本要求如下。
（1）根据审核无误的凭证记账。登记账簿的依据是会计凭证。记账人员在登记账簿前，先审核记账凭证及其所附的原始凭证，以确保其所载内容的真实性、合法性和完整性。
（2）准确完整。登记会计账簿时，将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。每项会计事项，一方面要记入相关总账，另一方面要记入该总账所属的明细账。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期。以自制的原始凭证，如收料单、领料单等作为记账依据的，账簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。登记账簿要及时，但对各种账簿的登记间隔应该多长，未做统一规定。一般来说，这要依本企业所采用的具体会计处理形式而定。
（3）注明记账符号。登记完毕后，要在记账凭证上签名或盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。在记账凭证上设有专门的栏目供注明记账的符号，以免发生重记或漏记。
（4）文字和数字必须整洁清晰，准确无误。在登记书写时，不要滥造简化字，不得使用同音异义字，不得写怪异字体；摘要文字紧靠左线；数字要写在金额栏内，不得越格错位、参差不齐；文字、数字字体大小适中，紧靠下线书写，上面要留有适当空距，一般应占格子宽度的1／2，以备按规定的方法改错。记录金额时，如为没有角和分的整数，应分别在角分栏内写上“0”，不得省略不写，或以“－”号代替。阿拉伯数字一般可自左向右适当倾斜，以使账簿记录整齐、清晰。
（5）正常记账使用蓝黑墨水。登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。在会计的记账书写中，数字的颜色是重要的语素之一，它同数字和文字一起传达出会计信息。如同数字和文字错误会表达错误的信息，书写墨水的颜色用错了，其导致的概念混乱也不亚于数字和文字错误。
（6）特殊情形下记账可使用红墨水。下列情况，可以用红色墨水记账：
①按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；
②在不分设借和贷栏（或增和减栏）的多栏式账页中，登记减少数；
③在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；
④根据会计准则体系的规定可以用红字登记的其他会计记录。
在上述几种情况下使用红色墨水记账是会计工作中的惯例。例如，“应交税费——应交增值税”明细账户的设置方法是：在“进项税额”专栏中用红字登记退回所购货物应冲销的进项税额，在“已交税金”专栏中用红字登记退回多交的增值税额，在“销项税额”专栏中用红字登记退回销售货物应冲销的销项税额，以及在“出口退税”专栏中用红字登记出口货物办理退税后发生退货或者退关而补交已退的税款。
（7）顺序连续登记。各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，更不得随便更换账页和撤出账页，作废的账页也要留在账簿中；如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页画线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。
（8）结出余额。凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在借或贷等栏内写明“借”或“贷”等字样。没有余额的账户，在借或贷等栏内写“平”字，并在余额栏内用“0”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。一般来说，对于没有余额的账户，在余额栏内标注的“0”应当放在“元”位。
（9）过次承前。每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。也就是说，“过次页”和“承前页”的方法有两种：一是在本页最后一行内结出发生额合计数及余额，然后过次页并在次页第一行承前页；二是只在次页第一行承前页写出发生额合计数及余额，不在上页最后一行结出发生额合计数及余额后过次页。
（10）登记发生错误时，必须按规定方法更正，严禁刮、擦、挖、补，或使用化学药物清除字迹。发现差错必须根据差错的具体情况采用画线更正、红字更正、补充登记等方法更正。
（11）定期打印。实行会计电算化的企业，总账和明细账应当定期打印；发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。这是因为在以机器或其他磁性介质储存的状态下，各种资料或数据的直观性不强，而且信息处理的过程不明，不便于进行某些会计操作和进行内部或外部审计，对会计信息的安全和完整也不利。
8．4．2 错账更正
登记会计账簿是一项很细致的工作。在记账工作中，可能由于种种原因会使账簿记录发生错误，有的是填制凭证和记账时发生的单纯笔误；有的是写错了会计科目、金额等；有的是合计时计算错误；有的是过账错误，登记账簿中发生的差错，一经查出就应立即更正。对于账簿记录错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写，而必须根据错误的具体情况和性质，采用规范的方法予以更正。错账有多种类型，归纳起来，有证错和账错两种。证错，就是记账凭证中错填会计科目和金额，引起账簿记录的错误。账错，就是记账和结算账户时发生的错误，如漏记账、记重账、记反账、记账串户、记错金额等。为了迅速准确地更正错账，就必须采用比较合理的方法查找错账。错账发现后，应视其错误的具体情况，采用不同的方法更正。错账更正方法通常有画线更正法、红字更正法和补充登记法等几种。
1．画线更正法
记账凭证要填制正确。在记账或结账过程中发现账簿记录中文字或数字有错误，应采用画线更正法。具体做法是：先在错误的文字或数字上画一条红线，表示注销，画线时必须使原有字迹仍可辨认；然后将正确的文字或数字用蓝字写在画线处的上方，并由记账人员在更正处盖章，以明确责任。对于文字的错误，可以只画去错误的部分，并更正错误的部分，对于错误的数字，应当全部画红线更正，不能只更正其中的个别错误数字。例如，把“3 457”元误记为“8 457”元时，应将错误数字“8 457”全部用红线注销后，再写上正确的数字“3 457”，而不是只删改一个“8”字。如记账凭证中的文字或数字发生错误，在尚未过账前，也可用画线更正法更正。
2．红字更正法
在记账以后，如果发现记账凭证中应借、应贷科目或金额发生错误时，可以用红字更正法进行更正。具体做法是：先用红字金额，填写一张与错误记账凭证内容完全相同的记账凭证，且在摘要栏注明“更正某月某日第×号凭证”，并据以用红字金额登记入账，以冲销账簿中原有的错误记录，然后用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，登记入账。这样，原来的错误记录便得以更正。
红字更正法一般适用于以下两种情况错账的更正。
（1）记账后，如果发现记账凭证中的应借、应贷会计科目有错误，那么可以用红字更正法予以更正。
例8－1 A车间领用甲材料2 000元用于一般消耗。
①填制记账凭证时，误将借方科目写成“生产成本”，并已登记入账。原错误记账凭证为：
借：生产成本 2 000
贷：原材料 2 000
②发现错误后，用红字填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证。
借：生产成本 2 000（红字）
贷：原材料 2 000（红字）
同时，应在该补编的记账凭证摘要栏中注明“冲销××号凭证错记科目金额”字样。
③用蓝字填制一张正确的记账凭证。
借：制造费用 2 000
贷：原材料 2 000
同时，应在该补编的记账凭证摘要栏中注明“更正××号凭证错记科目金额”字样。
④相关账户登记情况如T形账户，如图8－2和图8－3所示。
图8－2 生产成本和原材料的T形账户
图8－3 制造费用和原材料的T形账户
（2）记账后，如果发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷的账户没有错误，只是所记金额大于应记金额。对于这种账簿记录的错误，更正的方法是：将多记的金额用红字填制一张与原错误记账凭证会计科目相同的记账凭证，并在摘要栏注明“更正某月某日第×号凭证”，并据以登记入账，以冲销多记的金额，使错账得以更正。
例8－2 承例8－1，假设在编制记账凭证时应借、应贷账户没有错误，只是金额把2 000元写成了20 000元，并且已登记入账。
该笔业务只需用红字更正法编制一张记账凭证将多记的金额18 000元用红字冲销即可。编制的记账凭证为：
借：制造费用 18 000（红字）
贷：原材料 18 000（红字）
同时，应在该补编的记账凭证摘要栏中注明“冲销××号凭证多记金额”字样。有关账户登记情况如T形账户，如图8－4所示。
图8－4 制造费用和原材料的T形账户
3．补充登记法
在记账之后，如果发现记账凭证中应借、应贷的账户没有错误，但所记金额小于应记金额，造成账簿中所记金额也小于应记金额，这种错账应采用补充登记法进行更正。更正的方法是：将少记金额用蓝笔填制一张与原错误记账凭证会计科目相同的记账凭证，并在摘要栏内注明“补记某月某日第×号凭证”并予以登记入账，补足原少记金额，使错账得以更正。
例8－3 承例8－1，假设在编制记账凭证时应借、应贷账户没有错误，只是金额由2 000元写成了200元，并且已登记入账。
该笔业务只需用补充登记法编制一张记账凭证将少记的金额1 800元补足即可。其记账凭证为：
借：制造费用 1 800
贷：原材料 1 800
同时，应在该补编的记账凭证摘要栏中注明“补记××号凭证少记金额”字样。有关账户登记情况如T形账户，如图8－5所示。
图8－5 制造费用和原材料的T形账户
红字更正法和补充登记法都是用来更正因记账凭证错误而产生的记账错误，如果非因记账凭证的差错而产生的记账错误，则只能用画线更正法更正。
以上三种方法是对当年内发现填写记账凭证或者登记账错误而采用的更正方法。如果发现以前年度记账凭证中有错误（会计科目和金额）并导致账簿登记出现差错，就用蓝字或黑字填制一张更正的记账凭证。因错误的账簿记录已经在以前会计年度终了进行结账或决算，不可能将已经决算的数字进行红字冲销，只能用蓝字或黑字凭证对除文字外的一切错误进行更正，并在更正凭证上特别注明“更正××年度错账”的字样。
更正编制分录和过账中的差错的程序根据差错的性质和差错发现的时间来判断，表8－12是更正方法的汇总表。
表8－12 更正错账的方法
相关链接：前期差错
根据《企业会计准则第28号——会计政策、会计估计变更和差错更正》，前期差错，是指由于没有运用或错误运用下列两种信息，而对前期财务报表造成省略或错报。
（1）编报前期财务报表时预期能够取得并加以考虑的可靠信息。
（2）前期财务报告批准报出时能够取得的可靠信息。
前期差错通常包括计算错误、应用会计政策错误、疏忽或曲解事实以及舞弊产生的影响以及存货、固定资产盘盈等。
这里的“前期”是指以前年度。也就是说，如果封账后发现了以前年度的错账，是不能采用本章所介绍的三种更正方法的，需要按企业会计准则第28号的规定进行会计处理，请参阅《中级财务会计》第16章。
对于不重要的前期差错，不调整财务报表相关项目的期初数，只调整发现当期与前期相同的相关项目。具体来说，若前期差错影响损益，应直接调整发现当期的净损益，其他相关项目也应作为本期数一并调整；不影响损益的前期差错，只调整发现当期的相关项目。
8．4．3 总账和明细账的平行登记
总分类账户与明细分类账户的密切关系，决定了总分类账户与其所属的明细分类账户应该进行平行登记。所谓平行登记，是指对所发生的每项交易或事项都要以会计凭证为依据，一方面记入有关总分类账户，另一方面记入有关总分类账户所属明细分类账户的方法。总分类账户与明细分类账户平行登记要求做到以下几点。
1．登记依据相同
总分类账户和明细分类账户反映的是同一项经济业务，一般要依据相同的会计凭证来进行登记。不能根据对应账户记录进行转记，以便总分类账户和明细分类账户之间能够相互核对。
2．登记期间相同
对于发生的经济业务，要在同一个会计期间内，一方面在有关的总分类账户中进行总括的登记，另一方面要在其所属的明细分类账户中进行详细的登记。如果同时涉及多个明细分类账户，则应分别在有关的几个明细分类账户中进行登记。
3．登记方向相同
对于发生的经济业务，在总分类账户和所属的明细分类账户进行登记时，其记账方向必须相同，即如果在有关总分类账户中登记在借方，则在其所属的明细分类账户中也应该登记在借方；如果在有关总分类账户中登记在贷方，则在其所属的明细分类账户中也应该登记在贷方。
4．登记金额相同
对于发生的经济业务，记入有关总分类账户中的金额与记入其所属明细分类账户中的金额必须相等。如果一个总分类账户需要设置多个明细分类账户，则记入总分类账户的金额与记入其所属的几个明细分类账户的金额之和应当相等。
下面举例说明总分类账户和明细分类账户平行登记的方法。
例8－4 2013年1月1日，东方公司的“原材料”和“应付账款”总分类账户及其所属的明细分类账户的余额如下。
（1）“原材料”总账账户为借方余额35 000元，其所属明细账户结存情况如下：
①“甲材料”明细账户，结存2 000千克，单位成本为10元，金额合计20 000元；
②“乙材料”明细账户，结存50吨，单位成本为300元，金额合计15 000元。
（2）“应付账款”总账账户为贷方余额10 000元，其所属明细账户余额如下：
①“A工厂”明细账户，贷方余额6 000元；
②“B工厂”明细账户，贷方余额4 000元。
2013年1月，东方公司发生的有关交易或事项及其会计处理如下。
（1）1月9日，向A工厂购入甲材料500千克，单价10元，共计5 000元；向B工厂购入乙材料l00吨，单价300元，共计30 000元，甲、乙材料已验收入库，货款均尚未支付。
对发生的该交易或事项，东方公司的会计处理如下：
借：原材料——甲材料 5 000
——乙材料 30 000
贷：应付账款——A工厂 5 000
——B工厂 30 000
（2）1月12日，向A工厂购入甲材料400千克，单价10元，合计4 000元；购入乙材料50吨，单价300元，合计15 000元，材料均已验收入库，货款尚未支付。
对发生的该交易或事项，东方公司的会计处理如下：
借：原材料——甲材料 4 000
——乙材料 15 000
贷：应付账款——A工厂 19 000
（3）1月20日，以银行存款偿付以前欠A工厂的货款20 000元，B工厂货款30 000元。
对发生的该交易或事项，东方公司的会计处理如下：
借：应付账款——A工厂 20 000
——B工厂 30 000
贷：银行存款 50 000
（4）1月26日，生产车间为生产产品从仓库领用甲材料1 000千克，金额为10 000元；领用乙材料100吨，金额为30 000元。
对发生的该交易或事项，东方公司的会计处理如下：
借：生产成本 40 000
贷：原材料——甲材料 10 000
——乙材料 30 000
根据平行登记的要求，将上述交易或事项在“原材料”和“应付账款”总账账户及其所属的明细账户中进行登记。平行登记结果如表8－13至表8－18所示。
表8－13 总账账户
表8－14 总账账户
表8－15 原材料明细分类账
表8－16 原材料明细分类账
表8－17 应付账款明细账
表8－18 应付账款明细账
总分类账户与其所属明细分类账户之间平行登记的结果是：总分类账户与其所属明细分类账户之间必然形成相互核对的关系，可用公式表示如下：
总分类账户期初借（或贷）方余额＝所属明细分类账户期初借（或贷）方余额之和
总分类账户本期借（或贷）方发生额＝所属明细分类账户本期借（或贷）方发生额之和
总分类账户期末借（或贷）方余额＝所属明细分类账户期末借（或贷）方余额之和
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