记账凭证必须附原始凭证吗

第一节　会计凭证设计

会计凭证是会计发展到一定阶段后出现的。在会计产生的初期，人们用流水账的方法记录经济业务时，只是在经济活动发生后，根据回忆记录事项的内容及增减数额，因此当时无会计凭证可言。随着交换的频繁进行，生产力的进一步发展，会计事项越来越多，为考核经济业务真实性的需要，购货方需要销货方提供某种证据用来作为记账的依据，这些证据就成为原始凭证。为便于登记账簿，后来又出现了反映经济业务应记入哪些账户、方向如何，金额多少的记账凭证。由此，会计凭证分为原始凭证和记账凭证两大类，它是记录经济业务、明确经济责任的初始信息载体，是组成账务处理程序的首要要素，也是具有法律证明效力的书面文件。各企事业单位必须取得真实、合法的原始凭证，并据以编制记账凭证，才能登记会计账簿。设计会计凭证是会计制度设计工作的重要内容。

一、会计凭证设计的作用

1.为记录经济业务提供规范的信息载体

无论原始凭证还是记账凭证，都是记录经济业务已经发生、反映经济活动的本来面貌的信息载体，为使各单位使用的会计凭证在内容上和形式上基本统一，必须事先设计出能满足经济管理需要和记账需要的规范化格式，以备在经济业务发生时填制和使用，使记录和事项一目了然、内容清晰。

2.有利于明确经济责任

原始凭证和记账凭证上都包括一些必须具备的内容，如原始凭证上记载的业务经办人、凭证开出单位和接收单位、记账凭证上填制的经办人等，说明了该项业务发生时是由谁办理的或哪个单位出具的证明，这对日后查考或追究当事人的经济责任具有重要作用，尤其是发生经济纠纷和经济案件时，会计凭证就成为有力的法律证据。因此设计科学的会计凭证对明确经济责任、处理经济纠纷奠定了基础。

3.有利于加强内部控制，提高管理水平

会计凭证不仅是记账依据，也是反映业务处理手续，联系有关业务部门的重要方式。科学的自制原始凭证是加强内部控制的重要手段，其本身是内部控制制度的表现形式之一。例如：利用限额领料单控制材料消耗，对降低产品中材料成本具有重要意义;材料入库单、出库单、商品质量检验单等都是重要的原始凭证，对材料和产品的收发领用起着控制作用，若设计的不合理、不科学，则可能起不到应有的控制作用，不利于加强企业管理。

二、会计凭证设计的原则

总的来说，会计凭证设计应遵循以下原则：

1.清晰性原则

原始凭证是对经济业务的写实，记账凭证是对经济业务的科学分类，所以清晰性原则的含义是：(1)能全面反映经济活动的真实情况，例如经济活动的发生时间、地点、内容、责任等情况，让使用者一看便知而不致产生疑问;(2)凭证要素齐全。即会计凭证中必须具备的项目和内容，如对外原始凭证中应设计凭证名称、填制日期、填制单位、接受单位、业务内容、数量、单价、计量单位、金额大小写、填制人签章等内容。缺少任一要素都显得不完整;(3)中心内容或主要内容应排列在凭证的重要位置;(4)对记账凭证而言，科目对应关系要清楚，不仅要有总分类科目的位置，还要有明细分类科目的位置;(5)颜色鲜明，易于区分不同用途的联次，如收款收据一般为三联，第一联给交款人，第二联记账，第三联为存根，各联颜色应有明显区别并标明各联联次。

2.经济性原则

经济性原则要求设计者做到：(1)尽量考虑一证两用甚至多用，以节约纸张和减少数字的转抄。如借款凭证代付款凭证，银行各种结算凭证既是原始凭证又是记账凭证等;(2)凭证面积以能充分反映业务内容为原则，不宜过大或过小，过大浪费纸张，增加印制成本，过小不便于保管;(3)专用凭证的常用项目应事先印制在凭证上，以免手写耽误时间且影响整洁和美观。

3.统一性原则

统一性原则要求凭证的内容和格式应尽量做到统一和标准化。全国性使用的凭证如车船票、增值税专用发票等，有关部门设计时应做到全国统一。一个单位内部使用的凭证更应做到标准化，例如收款凭证中会计科目栏称总分类科目，而付款凭证中该栏又称一级科目，或者收款凭证面积大，付款凭证面积小，都是不符合统一性原则的。贯彻统一性原则不仅使凭证内容更清晰，同时也便于装订和归档保存，还有利于电算化操作和在全国范围内传递及使用信息。

4.有利于加强内部管理原则

如上所述，自制的许多原始凭证是为加强企事业单位内部管理服务的，设计时应充分注意贯彻这一原则。例如员工考勤表、工时记录、产量记录、管理费用分配卡等的设计，都要便于各种核算、控制、分析和检查，满足管理需要和内部控制的需求。

三、会计凭证设计的任务和范围

会计凭证设计的任务就是根据被设计单位的实际情况，对凭证的种类、内容、用途、格式、传递程序作出科学的规划，绘制出科学、规范的格式，以便为完整、及时、真实地记录经济活动提供所需要的信息载体。同时会计凭证还有整理、审核、保管等问题，在设计中也要考虑。

会计凭证有原始凭证和记账凭证之分，其中原始凭证又分为外来原始凭证和自制原始凭证两种。显然设计一个单位的会计凭证时，只有自制原始凭证和记账凭证是设计的范围。值得注意的是，自制原始凭证中对外使用的凭证，如收款收据、销售发票等，必须符合国家规定的有关票据管理的要求，应加盖税务专用章的应由有关部门监制。其他完全在单位内部流转使用的凭证则可按要求来设计。

四、原始凭证的设计

(一)原始凭证要素

原始凭证是证明经济业务发生的初始文件，其基本要求是忠实地反映经济业务的内容，以便会计人员日后据以科学分类并编制记账凭证。由于经济业务的内容和经济管理的要求不同，每种原始凭证的名称、格式和内容不一样，例如有些原始凭证是内部使用的，另一些是内外部都需要的，因此原始凭证的格式也就多种多样。但无论哪一种原始凭证，在设计时都要把其所反映的经济业务内容如实、完整、详细地反映在凭证上，以提供最确切、最完整、最真实的信息。因此任何一种原始凭证都必须具备一些基本内容，通常称为凭证要素，这些基本要素主要包括：

1.原始凭证的名称

原始凭证的名称表明原始凭证所记录的经济业务类型，反映原始凭证的用途。如“收料单”表明仓库收到了购入的原材料并已验收入库、“领料单”表明企业内部某职能部门向仓库领用材料的业务、“发票”表明企业的销售或采购业务等。

2.凭证填制日期

填制原始凭证的日期应该是经济业务发生或完成的日期。如果在业务发生或完成时，由于各种原因未能及时填制原始凭证的，应以实际填制日期为准。如在领料单上要写明填制领料单的日期，以备考查。

3.凭证的编号

凭证编号是为了加强会计管理和监督。

4.交易双方单位的名称

一份完整的原始凭证应该能载明交易双方单位的名称，以便准确地反映双方的经济责任，否则就很难追查其真实性。如“╳╳公司”、“╳╳商场”等。

5.经济业务的基本内容

包括所发生经济业务的摘要、名称、规格及有关附注说明等内容。

6.经济业务所涉及的数量、单价和金额

如领料单上要有计量单位、数量、单价和金额等，这些不仅是记账所必需的资料，也是检查业务的真实性、合理性和合法性所必需的。

7.填制单位及有关人员的签章

如领料单上应有主管人员、记账人员、领料单位负责人、领料人和发料人的签名或签章，这是明确经济责任所必需的。

以上这些只是原始凭证的基本内容，是原始凭证的共同特征，对于一些特殊的原始凭证，还应当符合一定的附加条件。例如：

(1)外来原始凭证应该使用统一的发票，发票上应该印有税务专用章，必须加盖开票单位的公章，但几种公认的特殊外来原始凭证例外，如火车票、机票、汽车票等;

(2)支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明，不能仅仅以支付款项的有关凭证代替;

(3)购买实物的原始凭证，必须附有验收证明;

(4)销售货物并发生退回时，必须以退回发票、退回验收证明和对方的收款收据作为原始凭证;

(5)职工暂借款时填制的借款单，必须附在记账凭证后。收回借款时，应该另开收据或者退还借款副本，不得退还原借款凭证;

(6)需经有关部门批准办理的某些特殊业务，应将批准文件作为原始凭证的附件，若批准文件需单独归档，应在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。

在实际工作中，各会计主体可以根据经济业务的特点和本单位会计核算和管理的需要，按照原始凭证应当具备的基本内容和补充内容，设计和使用适合本单位的各种原始凭证，以充分发挥原始凭证的作用。对于在一定范围内经常发生的同类经济业务，可以由有关主管部门设计统一的原始凭证格式。例如，由税务部门统一印制的增值税专用发票、交通部门统一印制的运费单据、中国人民银行统一印制的结算凭证等。这样可以加强宏观管理，防止舞弊等违法行为的发生。

(二)原始凭证设计的步骤与方法

明确原始凭证的设计步骤，有利于在设计凭证时，统筹规划，合理安排，防止重复、遗漏等现象发生。设计原始凭证的步骤如下：

1.设计原始凭证的格式和联次

不同种类的原始凭证具有不同的用途，因此，各种原始凭证的具体内容也不同。这就要求企事业单位针对不同用途的原始凭证，分别设计各种原始凭证的格式和联次，并规定各联次的具体用途。设计原始凭证的格式时，要考虑以下几方面：(1)凭证的联次主要根据企业的组织机构、管理要求及与企业外部的关系加以确定;(2)凭证内容排列的先后要考虑凭证传递顺序的要求，应便于登记，一般项目名称在左边，要填制的内容在右边，重要的项目应设置在主要位置;(3)凭证的版式包括印刷纸质、凭证的颜色及印刷数量等，在进行设计时都应作出合理安排。

以下举例说明原始凭证的内容和联次。例如，某企业经常发生委托外单位加工材料业务，根据会计核算和管理要求，需要设计“委托加工材料出库单”及“委托加工材料入库单”两张原始凭证。在“委托加工材料出库单”中，除了要反映原始凭证的基本要素外，还应反映：加工合同的编号，委托加工的单位，发料仓库，加工后材料的名称、规格、单位、数量，交货日期等这一委托加工业务的特殊内容。如果这一业务涉及单位中的供应、仓库和会计等多个部门的话，则此原始凭证应一式四联：一联由供应部门留存;一联交材料仓库发料、记账;一联交财务部门;一联交材料核算组。如企业规模较大，涉及的部门较多，则可适当增加联次。大家可以试着设计“委托加工材料入库单”的联次。

2.确定原始凭证的传递程序

原始凭证传递程序是指凭证从填制或取得开始，到最后归档时为止，在本企业各部门和人员之间的传递过程和停留时间。在设计中，应明确凭证由什么部门填制，一式几联，凭证的传递途径与业务的流程如何保持同步和一致，并最终如何归档等内容。科学合理的原始凭证传递程序，是建立正常的会计业务核算程序、加强会计工作内部控制、提供真实可靠的会计资料、促进会计工作提高效率的保证。

3.建立原始凭证的使用保管制度

任何单位在设计完成原始凭证后，都应明确规定原始凭证的使用要求，建立规范化的使用制度，保证原始凭证使用的合理性和合法性。对于使用过的原始凭证，在完成经济业务手续并记账后，必须对原始凭证妥善保管，以便日后查阅。对于未使用的空白原始凭证也应由专人负责保管，特别是事先已经盖章的原始凭证和已经使用的原始凭证存根，更要加强管理，防止丢失。各单位应按照《会计档案管理办法》的要求，对原始凭证的保管办法、保存期限、查阅和复制手续、销毁办法等作出明确规定，建立严密完善的原始凭证保管制度。

(三)各种主要原始凭证的设计

原始凭证种类多，使用范围广，内容差异大，不可能全面予以介绍。下面介绍几种主要原始凭证的设计。

1.记录存货收发业务的原始凭证

存货的收发是大多数企事业单位都要涉及的业务，从业务环节看主要有存货(材料、商品)采购和验收入库两个环节。记录存货收发的原始凭证如材料入库单、领料单、收货单、商品验收报告单、发货票等。其格式如表5-1至表5-6所示。

表5-1　材料入库单

表5-2　限额领料单

表5-3　收货单

表5-4　商品验收报告单

表5-5　销货发票

表5-6　增值税专用发票

表5-1中的单价指实际单价，“备注”栏登记验收情况，如短缺、盈余、质量是否相符等，“合同数量”栏可记录合同中规定的数量和质量(如一等品、合格品等)，以便与实际情况比较。表5-2在右上角有限额记录，若本月合计领用数低于限额则为节约，反之为超支，记入“限额结余”栏，注意每次领用都必须由领料人和发料人签章。

表5-3所示的收货单应标明材料或商品的运输和检验情况、名称、规格、单位、数量和成本等事项。该凭证应设计为一式三联，一联由收货人留存、一联由收货仓库留存、一联为财务核算联。

表5-4所示的商品(材料)验收报告单是对收货进行的补充说明，其主要内容是说明商品的验收情况，该凭证一般为一式四联，第一联为仓库留存、第二联为公司业务部门留存、第三联为公司财务或结算部门留存、第四联交供货单位。

表5-5为普通发票，适用于不交纳增值税的商品销售，交客户的一联必须加盖公章，开票人应与收款人分离，双方均应签章。

表5-6是增值税专用发票的格式，因其不仅是商事凭证，而且还具有抵扣税款的功能，因此必须有防伪标志，由国家税务总局监制，由国务院税务主管部门指定的印刷企业印制。

在增值税专用发票的设计中除作为发票的原始凭证所应具备的要素外，还应考虑增值税及其抵扣经济业务的需要，增加一些特殊内容。因此增值税专用发票的票面内容包括：购货单位、销货单位名称、地址、电话、纳税人登记号、开户银行及账号(目的是便于核定、交叉稽核)，货物或应税劳务名称、金额、税率、税额等。增值税专用发票设计的基本联次可为四联：第一联为存根联，由销货方留存备查;第二联为发票联，购货方做付款的记账凭证;第三联为税款抵扣联，购货方做抵扣凭证;第四联为记账联，销货方做销售的记账凭证。为方便区分，各联应使用不同的颜色。为适应规模不同的企业，根据需要，也可设计为七联专用发票。

2.产品生产、成本计算的原始凭证

制造业中产品生产、成本计算是其主要业务，该业务环节涉及的原始凭证主要有材料耗用汇总表、职工薪酬分配表、固定资产折旧费用分配表、辅助生产费用分配表等，如表5-7至表5-10所示。

表5-7　材料耗用汇总表

表5-8　职工薪酬分配表

续表

表5-9　固定资产折旧费用分配表

表5-10　辅助生产费用分配表

表5-7是材料耗用汇总表的格式，若领用某种材料，则可列示实际单价和计划单价，若领用多种材料，则可只填实际单价或计划单价，“实际金额”和“计划金额”两栏是汇总数字，无论领用一种或多种材料都应填列。

表5-8、表5-9、表5-10均为反映费用分配情况的原始凭证，设计这类原始凭证时必须与该企业的生产经营特点结合起来，对成本项目的划分要与成本核算相一致;应在凭证的显著位置标明费用的分配标准和分配率;要有制单人员和主管会计人员的签章。

3.反映货币资金收付的原始凭证

按现行制度规定，货币资金收付绝大部分通过单位的开户银行办理。收付凭证分为三类：通过银行办理结算的收付凭证;单位购销业务发生时的收付凭证;单位内部现金收付凭证。前两类凭证由银行和财税部门设计，如银行设计的收款通知单、进账单;财税部门设计的专用发票等。单位设计的主要是内部现金收付凭证，包括收款收据、借据、差旅费报销单等。

表5-11为常见的收据格式。

表5-11　收　据

为体现经济性原则，这类凭证可设计为一证两用的凭证，收据代现金收款凭证、借款单代付款凭证，其参考格式如表5-12、5-13所示。

表5-12　收　据

表5-13　借款单(代付款凭证)

4.反映固定资产业务的原始凭证

固定资产的购建、更新改造、折旧、报废和盘点等也是大多数企事业单位均要涉及的业务。这类原始凭证一般没有固定格式，多采用书面报告或自行设计其格式。设计这类凭证时应注意要在凭证上全面、详细记录固定资产的情况，以便记账、提取折旧和日常管理(包括报废、毁损和盘点)。表5-14为某一控股集团下属某公司固定资产的报废、毁损单。该原始凭证不仅反映了固定资产的基本情况(使用年限、折旧等)，还反映了固定资产报废的原因、技术鉴定的结果、主管部门的意见等。根据涉及的部门及管理核算的需要，该凭证可设计为一式四联。一联交固定资产使用部门;一联交设备管理部门;一联交财务部门;一联交技术鉴定部门。表5-15为固定资产盘点报告单的格式，注意盘盈、盘亏都要标明原因。

表5-14

表5-15　固定资产盘点报告单

五、记账凭证的设计

记账凭证是根据原始凭证或原始凭证汇总表填制的用于作为记账直接依据的信息载体。其主要作用是对原始凭证所反映的经济业务进行分类，并确定应使用的会计科目及金额。可见记账凭证是会计分录的表格化形式。

(一)记账凭证的分类和凭证要素

记账凭证按使用的形式不同可分为通用记账凭证、专用记账凭证和汇总记账凭证三类。通用记账凭证是指不论收款业务、付款业务，还是转账业务，都记录在一种格式中的记账凭证;专用记账凭证是指将收款业务、付款业务和转账业务分别用不同格式进行记录的记账凭证，一般分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种;汇总记账凭证是指用以对记账凭证进行汇总的凭证。通用记账凭证和专用记账凭证既可用来登记明细分类账也可用来登记总账，但汇总记账凭证只能用来登记总账。

记账凭证按反映会计分录的形式可分为单式记账凭证和复式记账凭证两种。单式记账凭证是在一张凭证中只记录一个会计科目的凭证(另一对应科目虽然也要填写，但只起参考作用并不记账);复式记账凭证是在一张凭证中记录经济业务所涉及的全部会计科目的凭证。在个别大型企业中，会计分工较细，为了加速凭证的传递和方便记账及汇总，采用单式记账凭证，优点是简单明了，便于分工记账;但缺点较多，凭证的数量至少增加一倍，编制和装订凭证的工作量相应增加，且凭证附件分割，不便查账，为审计工作造成不便。总之，采用单式记账凭证的利小于弊，不符合清晰性和经济性原则。所以绝大多数单位都采用复式记账凭证。

无论哪种记账凭证都须具备以下基本内容，也称为凭证要素：

①凭证的名称。

②凭证的填制日期。

③记账凭证的编号。

④经济业务的内容摘要。

⑤应借、应贷账户的名称、记账方向和金额(包括一级账户、二级或明细账户)，即会计分录。

⑥记账标记。

⑦所附原始凭证的张数。

⑧会计主管、复核、记账、制证人员的签名或盖章，收、付款凭证还要有出纳人员的签名或盖章。

在设计时，①～③要素一般置于凭证上端，④～⑥要素一般置于凭证的中部，⑦要素置于凭证右边旁侧，⑧要素置于凭证下端。

(二)记账凭证的设计步骤和方法

记账凭证的设计，一般应按下列步骤进行：

1.设计记账凭证的种类

在各企业、行政事业单位里，使用何种记账凭证，主要受单位经营规模的大小、经济业务量的多少，财会机构内部分工的粗细等因素所决定，同时还受会计账务处理程序的影响。如果是小型经济单位，且设计的账务处理程序是逐笔过账的处理程序即记账凭证账务处理程序或日记总账账务处理程序，则可设计单一的、通用的记账凭证，无论是现金、银行存款的收付业务，还是转账业务都可以统一使用。如果是大中型企业，且设计的账务处理程序是凭证汇总的处理程序(科目汇总表账务处理程序和汇总记账凭证账务处理程序)，则应设计专用记账凭证和汇总记账凭证，以便区分各类经济业务;如果已设计的账务处理程序是利用账户汇总的处理程序，也应选择专用记账凭证。

在一些行业中，经济活动具有特殊性，所设计的记账凭证也具有特殊性。例如银行企业，要办理大量的转账结算，涉及收付款双方单位的名称、开户银行和账号，因此必须用专门格式来反映转账业务。这些结算凭证都属于原始凭证，考虑到经济性原则的要求，有关部门在设计这些原始凭证时辟出专门的位置用来填写会计科目，使其兼具记账凭证的功能(一证两用)，这就是银行会计中的特种转账凭证。

2.设计记账凭证的格式

由于记账凭证的填制方式不同，有些是把同类经济业务所涉及的会计科目集中填列在一张凭证上，反映经济业务的全部内容;有些是把同类经济业务所涉及的会计科目分别填列在几张记账凭证上，一张凭证只记一个会计科目，反映经济业务某方面的内容。由此，记账凭证分为复式记账凭证和单式记账凭证两种，正如在前文记账凭证的种类中所提到的。这就要求设计记账凭证时，应确定采用复式记账凭证还是单式记账凭证，并在此基础上设计凭证格式。

根据单位规模大小等因素确定了使用的记账凭证种类后，就可以按照记账凭证设计原则对各种记账凭证进行格式的设计。这一步骤是设计记账凭证的具体工作和关键。我们通过下面“主要记账凭证的设计”为大家讲解。

3.规定记账凭证的用途和管理制度

记账凭证格式设计完毕后，应当对各种记账凭证的用途、使用方法及注意事项等作出明确的规定，以保证各种记账凭证的合理使用，使凭证自身的用途与其经济业务的内容相符。例如，通用的记账凭证适用于一切经济业务，而收款、付款和转账等专用记账凭证则分别适用于现金、银行存款的收、支业务和与现金、银行存款无关的转账业务。

此外，由于记账凭证是对原始凭证内容的分类整理和会计加工，它反映了经济业务发生后引起的资金变化情况，因此，它也是重要的会计资料。必须建立完善的管理制度，使记账凭证同原始凭证一起保管和销毁。这也是设计记账凭证时应当注意的问题。

(三)主要记账凭证的设计

1.通用记账凭证的设计

表5-16为通用记账凭证的格式，收付款业务和转账业务都用此格式。其优点是简便;缺点是三种不同业务用同一种格式反映，不便于区分，而且一般在编制时就对凭证进行了顺序编号，日后装订时势必造成收、付、转三种凭证相互夹杂，不利于专门核对收款业务和付款业务的凭证。若想克服该缺点，只有不事先顺序编号，待每日业务终了时再分别集中三种凭证各自按顺序编号，这样处理的结果又无异于采用专用记账凭证，且可用颜色相互区分。因此通用记账凭证一般只适用于规模小业务不多的企事业单位。

表5-16　记账凭证

在有的企业中，通用记账凭证还有如表5-17的设计格式。这种记账凭证的设计思想是将金额栏置于借贷方科目之间，似乎要体现这个金额是借贷方科目共有的，然而若是一借多贷或一贷多借分录，并非借贷方科目可共有金额，同时也不符合人们自左至右的常规阅读习惯，并非一种好的设计格式。

表5-17　记账凭证

2.专用记账凭证的设计

收、付款凭证是记录现金、银行存款收入、付出的凭证，对于收款凭证其借方科目是固定的，对于付款凭证其贷方科目是固定的，所以在设计时可以将借方科目置于收款凭证的左上角，将贷方科目置于付款凭证的左上角。这样，既突出了收款凭证借方科目(付款凭证贷方科目)的作用，又有节约栏目的作用。收款凭证的格式如表5-18所示，付款凭证的格式如表5-19所示。

表5-18　收款凭证

表5-19　付款凭证

对转账凭证的设计毫无疑问，借贷方科目都必须置于凭证的中部。实际工作中大部分转账业务必须用专用凭证填制，少数转账凭证可用原始凭证代替，如前列举的辅助生产费用分配表等。

表5-20和表5-21分别列举了两种转账凭证的格式，大家可以作一下对比。这两种转账凭证从凭证要素上看都是齐全的，但格式不同。表5-20的特点是突出借方和贷方的账户，后面的金额方向是与账户方向一致的，这与会计分录的编写格式一致。而表5-21的特点是突出金额应记的方向，这与登记账户时的处理顺序是一致的，因而能更好地避免把金额记错方向。从这个意义上说，表5-21比表5-20更符合清晰性原则。但凭证中的账户对应关系，要借助后面的金额栏才能看出，不如表5-20那样直接。

表5-20　转账凭证

表5-21　转账凭证

至于原始凭证代转账凭证的格式，则比一般转账凭证要复杂些，因其除具备一般转账凭证的内容外，还应具备能反映经济业务的其他内容。兹列举差旅费报销单代转账凭证的格式如表5-22所示，以供参考。

表5-22　差旅费报销单(代记账凭证)

银行的转账凭证有其特定的格式如表5-23所示。

表5-23　中国╳╳银行特种转账收入传票

3.汇总记账凭证的设计

汇总记账凭证对记账凭证起汇总作用，一般也应具备记账凭证的有关要素，但因它是登记总账的依据，故无需设计明细科目栏，在下端的经办人中也不设“出纳”签章处。一般的汇总记账凭证的格式如表5-24所示，此表可用于汇总收付款凭证，也可用于汇总转账凭证。

表5-24　汇总记账凭证

六、凭证设计的其他问题

(一)凭证编号的设计

为了方便记账、对账、查账，会计凭证应当编号。设计人员应对如何编号作出规定。

原始凭证一般采用连续编号，重要的原始凭证如销货发票、材料入库单、收款收据、现金支票等的编号已事先印制，无需另外编号。因此，这里着重讨论记账凭证的“字”和“号”如何编制的问题。

记账凭证的编号是指凭证右上角上的“字”和“号”。根据企事业单位使用的凭证种类不同可有不同的编号方法。对于规模小，经济业务不多，采用通用记账凭证的单位，可按编制记账凭证的时间顺序从“1”起进行连续编号，每月更换一次，凭证的“字”可定为“记”字或“总”字。对于采用专用记账凭证的大中型企事业单位，可根据单位实际情况和以往的习惯，自行规定。原则上每类凭证的“字”数应不相同，且各“字”后要单独连续编号，即从1起连续编号。

记账凭证最简单的编号方法是：把收款凭证定为“收”字，付款凭证定为“付”字，转账凭证定为“转”字。由于收、付款凭证中有现金收、付款和银行存款收、付款两种，因而“收”字前面应加上“现”字或“银”字来区分它们，成为“现收字╳╳号”、“现付字╳╳号”、“银收字╳╳号”、“银付字╳╳号”。转账凭证的“字”一般可定为“转”字。注意在采用汇总记账凭证账务处理程序的企事业单位，由于转账凭证要按贷方科目进行汇总，因而，最好将单位所使用的各科目(现金、银行存款除外)都规定一个“字”数，日后在汇总记账凭证时较方便。例如将固定资产科目定为“1”字，则月末所有贷记固定资产科目的凭证全部集合于“1”字下，再按时间顺序连续编号：1字1号，1字2号，1字3号……

(二)记账凭证传递的设计

为了保证会计工作有条不紊地进行和及时提供会计信息，防止会计凭证的失散和账户记录的遗漏，对会计凭证的传递也应在会计制度中加以规定。

会计凭证的传递包括原始凭证的传递和记账凭证的传递。对原始凭证的传递要规定正确的路线和各环节的停留时间，以使其及时传递到会计部门。不同的原始凭证有不同的传递路线，应定时定点，定人传递。例如对领料单，可由负责“材料”账户的会计每月定时去仓库收集或由仓库保管员定时送交会计部门。这里着重讨论原始凭证到达会计部门后如何传递，其一般程序可用图5-1^[1]表示：

图5-1　记账凭证传递程序图

说明如下：

①会计部门收到原始凭证后，按其内容和会计人员的分工，交有关会计编制记账凭证;

②制证后立即交负责凭证审核的会计人员审核;

③审核无误的收、付款凭证交出纳收、付款，并编号和登记现金、银行存款日记账;

④审核无误的转账凭证即退还原制证会计员进行编号，并登记其所经管的账簿;

⑤出纳过账后的收、付款凭证转原制证会计登记明细账;

⑥记账凭证由制证会计员传给其他有关会计员，过明细账;

⑦采用汇总记账凭证账务处理程序和科目汇总表账务处理程序的企事业单位，月(旬)末，将全部凭证集中到负责凭证汇总的会计人员处，以编制汇总记账凭证或科目汇总表，并据以登记总账。

⑧次月初，全部凭证交负责装订凭证的会计员装订成册，暂存会计档案室保管。

(三)凭证封面的设计

每月终了，全部凭证应按时间顺序和凭证类别及编号顺序，收集整理，装订成册。装订时应加具封面，封面用纸与会计报告用纸一样，一般用牛皮纸，以免撕裂。封面内容包括：凭证名称、本册起止号码、起止日期、册数号码、装订人签章、装订日期等。其一般格式如图5-2所示。

图5-2　会计凭证封面格式