第三节 分类账簿的设计
一、分类账簿的种类和作用
分类账簿是对经济业务按一定的类别分别设立账户进行登记的账簿，它可以为单位管理的需要分门别类地提供各种经济信息。为了满足管理需要，适应会计分工要求，分类账簿可分为总分类账簿和明细分类账簿两种。分类账簿的主要作用是：第一，对记账凭证中指明的经济业务类别集中进行反映。记账凭证的主要功能是对发生的每一笔经济业务编制会计分录，若要了解所有同类或不同类经济业务的发生情况就显得很不方便，因此，只有将记账凭证上记录的业务分类集中在有关账簿中才能分类地、全面地反映经济情况。第二，满足经济管理和编制财务会计报告的需要。在管理过程中，管理者只有既掌握详细信息又掌握总括信息，才能作出正确的决策，这些详细和总括信息只有通过分类账来提供，同时单位编制财务报告的依据也主要来自于分类账所提供的信息。
二、总分类账簿的设计
为了总括反映单位的经济活动情况，每一单位都必须设置和记录总分类账。总分类账可以保证会计记录的正确性和完整性并对其所属明细分类账起控制作用，可以全面反映单位财务变动情况，全面地反映单位的经济业务的收支情况及其财务活动成果，可以为编制财务报告提供总括的指标。
总分类账一般根据记账凭证汇总表或汇总记账凭证定期汇总登记，也可以根据转账科目汇总表和多栏式现金、银行存款日记账于月终时汇总登记。单位业务不多的也可以根据记账凭证逐笔进行登记。总分类账一般采用三栏式，也可以采用按照全部账户开设的账页去设计。
（一）三栏式总分类账
三栏式总分类账一般按会计科目设账页，其内容主要提供借方、贷方和余额三栏数据，为财务报告编制提供综合指标。它登记简便，但不能对发生额进行必要的分析对比。其格式见表5－11。
表5－11 三栏式总分类账
（二）对应科目式总分类账
为了在总账中保持科目的对应关系，以反映借、贷方发生额的来龙去脉，可以根据需要在三栏式账页中增加一栏“对应科目”或在借贷两栏内分别增加“对应科目”栏。这两种格式主要用于按记账凭证或汇总记账凭证进行会计核算的程序。其格式见表5－12、表5－13。
表5－12 对应科目式总分类账
表5－13 对应科目式总分类账
（三）多栏式总分类账
多栏式总账是将单位使用的全部会计科目依次排列，各设专栏进行登记的账簿。其格式见表5－14、表5－15。
表5－14 多栏式总分类账
这种多栏式日记账一般是月终根据科目汇总表一次登录总数，减少过账工作量。但是，单位业务较多、使用的会计科目也多时，账页就会过长，会给登账、对账和查账带来不便。
表5－15 多栏式分类账
年 月 日
这种多栏式分类账一般适用于科目汇总表或多栏式日记账账务处理程序，每月编一张。其优点是能集中地反映各类经济业务的变化情况，也起到试算平衡的作用，同时也避免了逐一翻揭账页登账的问题。
（四）日记总账式账簿
这种格式的账页适用于采用日记总账核算程序。它是将全部会计科目集中设置在一张账页中，每一总账科目设置一栏，在总账科目下再分设借、贷方两小栏，按照经济业务发生的时间顺序逐笔登记。因此，它是兼有序时记录和分类记录双重作用的联合账簿。其格式见表5－16。
表5－16 日记总账
这种格式的账簿优点是序时记录与分类记录相结合从而简化核算，且账簿上仍然反映了科目之间的对应关系，可以防止或减少过账中的错误，即使出现错误也容易查找；同时通过发生额的登记，既能控制各科目的发生额又便于期末进行试算平衡，检验记账是否正确。其缺点是局限性大，不适用于业务复杂、会计科目数量多的单位使用。
（五）以科目汇总表代总账
把科目汇总账的左、右方分别加一个月初余额和月末余额栏，就可以代总账，每月保存，年终装订成册。这种格式不须逐笔登记总账，既减少了工作量又减少了可能发生差错的机会，还可以进行试算平衡。其格式见表5－17。
表5－17 科目汇总表（代总账）
年 月
需要说明的是，以表代账必须限于一定的范围，并且要严格核算手续。
三、明细分类账簿的设计
为了详细反映资产、负债、所有者权益以及费用成本和财务成果的增减变动情况，每个单位必须设置和记录一定的明细分类账。明细分类账能提供详细具体的信息，它对总分类账户起着补充和详细说明的作用。明细分类账是根据记账凭证或原始凭证逐笔登记的。一般单位都应该设置材料、应收账款、应付账款、生产成本、经营费用等明细分类账。明细分类账格式多种多样，单位应根据各项经济业务的内容和经营管理的实际需要来确定采用的格式。
（一）三栏式明细分类账
三栏式明细分类账的格式与三栏式总分类账的格式相同，即账页上只设借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。这种格式适用于那些只需要进行金额核算而不需要进行数量核算的债权、债务结算科目，如“应付账款”、“应收账款”、“其他应收款”等科目。三栏式明细分类账是明细账中最基本的格式，其他格式的明细分类账一般都是在此基础上，结合所要记录的特殊内容加以演变而来的。其格式见表5－18。
表5－18 ××明细账
（二）数量金额式明细分类账
数量金额式明细分类账除设置金额栏以外，还设置了数量栏以及单价栏，而且把数量、单价、金额三栏综合起来，在此基础上设置了收入、发出和结余栏。这种格式适用于既要进行金额核算又要进行实物数量核算的各种财产物资的经济业务，如原材料、库存商品、包装物等的管理。其格式见表5－19。
表5－19 ××明细账
（三）多栏式明细分类账
多栏式明细分类账不按明细科目分设若干账页，而是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在一张账页上记录某一科目所属的各明细科目的内容，按该总账科目的明细项目设专栏记录。这种格式适用于只记金额，不记数量，而且在管理上要了解其构成内容的费用、收入、利润等科目。
（1）费用明细分类账一般按借方设多栏。“材料采购”、“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“财务费用”、“营业外支出”等账户的明细分类账，宜采用借方多栏式的账簿，其格式见表5－20。
表5－20 ××明细账
（2）收入明细账一般按贷方设多栏。“营业收入”、“营业外收入”等账户的明细分类账一般采用贷方多栏的明细账，其格式见表5－21。
表5－21 ××明细账
（3）利润明细分类账一般按借方、贷方分设多栏，即按利润构成项目设多栏记录。“本年利润”、“利润分配”和“应交税费——应交增值税”等账户所属的明细账需采用借、贷方均为多栏的明细账，其格式见表5－22。
表5－22 ××明细账
多栏式明细账没有统一的账页格式，账页格式随经济业务内容的变化而变化；每一栏目都提供经营管理所需要的一个具体经济指标，栏目的多少随管理需要而定；有关金额栏的数字相加后，可以提供一个总括的价值核算指标。还必须说明的是，明细分类账簿的三种格式并不是完全孤立的，各种具体的明细账格式也并非绝对固定的，可以根据实际情况加以变通，联合设计。
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
