汇总记账核算程序的设计

第三节　汇总记账核算程序的设计

一、科目汇总表核算程序

（一）科目汇总表核算程序的主要特点

科目汇总表核算程序又称记账凭证汇总表核算程序。它是根据收款凭证、付款凭证、转账凭证定期编制科目汇总表，然后根据科目汇总表登记总分类账，因而称之为科目汇总表核算程序。其主要特点是：先根据记账凭证编制科目汇总表，再根据科目汇总表登记总分类账。

（二）科目汇总表核算程序的凭证组织和账簿组织

在科目汇总表核算程序下，记账凭证既可以采用收款凭证、付款凭证、转账凭证三种格式的记账凭证，也可采用单式记账凭证。为了定期对记账凭证进行汇总，还应设科目汇总表。

账簿的组织，一般应设置三栏式总账、三栏式现金日记账和银行存款日记账，明细分类账则可根据管理的需要设置，分别选用三栏式明细账、数量金额式明细账、多栏式明细账和横线登记式明细账。

在科目汇总表核算程序下，也可采用以科目汇总表代替总账的方法。如采用此法，科目汇总表中应增设“期初余额”、“累计借方发生额”、“累计贷方发生额”和“期末余额”栏目。

（三）科目汇总表汇编方法的设计

科目汇总表的编制方法是：定期根据收款凭证、付款凭证、转账凭证，按相同的会计科目归类，分别加计每一个会计科目的借方发生额和贷方发生额，并将发生额填入科目汇总表的相应栏目内。

科目汇总表编制时间，可根据单位业务量的多少而定，可以分5天、10天、15天或1个月编制。

编制科目汇总表时，可将一定时期内的记账凭证全部汇编在一张科目汇总表中，也可分别根据收款凭证、付款凭证、转账凭证编制收款凭证汇总表、付款凭证汇总表、转账凭证汇总表，具体根据单位经济业务的特点而定。

采用收款凭证、付款凭证、转账凭证三种格式的复式记账凭证时，为了便于按科目归类汇总编制科目汇总表，要求编制记账凭证时，只能是一个借方科目与一个贷方科目相对应，编制简单分录。对于转账凭证，可复写一式两份以便分别汇总借方科目和贷方科目发生额。还有的单位的做法是：收款凭证、付款凭证采用复式记账凭证，转账凭证采用单式记账凭证。

（四）科目汇总表核算程序的记账程序

仍以采用收款凭证、付款凭证、转账凭证三种制记账凭证为例说明。

（1）根据原始凭证或原始凭证汇总表，按经济业务的不同性质，分别编制收款凭证、付款凭证、转账凭证；

（2）根据收款凭证、付款凭证逐日逐笔登记现金日记账和银行存款日记账；

（3）根据各种记账凭证和有关的原始凭证或原始凭证汇总表，登记各种明细分类账；

（4）根据收款凭证、付款凭证、转账凭证定期编制“科目汇总表”；

（5）根据“科目汇总表”定期登记总分类账；

（6）月末，将现金日记账、银行存款日记账、各明细分类账的余额分别与总分类账中有关账户的余额核对相符；

（7）月末，根据总分类账、明细分类账的记录编制会计报表。

科目汇总表核算程序的记账程序见图7－4。

注：→表示填列、登记或编表　　→←表示核对

图7－4　科目汇总表核算程序的记账程序

（五）科目汇总表核算程序的优缺点和适用性

科目汇总表核算程序的主要优点是大大简化了登记总分类账的工作量；通过科目汇总表的编制，也能起到检查所汇总的记账凭证借、贷方发生额是否相等平衡的作用。其主要缺点是编制科目汇总表不能反映科目的对应关系，登记总分类账后，总账记录也不能反映对应关系，因而不便于对经济活动情况进行分析和检查。

这一核算程序适用较为广泛，大中小型企业和其他单位均可根据自身情况斟酌采用。

二、汇总记账凭证核算程序

（一）汇总记账凭证核算程序的主要特点

汇总记账凭证核算程序是根据收款凭证、付款凭证、转账凭证按照科目的对应关系定期进行汇总，编制汇总记账凭证，月终，根据汇总记账凭证登记总分类账，因而称之为汇总记账凭证核算程序。其主要特点是先根据记账凭证编制汇总记账凭证，再根据汇总记账凭证登记总分类账。

（二）汇总记账凭证核算程序的凭证组织和账簿组织

在汇总记账凭证核算程序下，记账凭证应采用收款凭证、付款凭证和转账凭证。为了定期对记账凭证进行汇总，还应设置汇总收款凭证、汇总付款凭证、汇总转账凭证。

账簿的组织，一般应设置三栏式总账，为了反映科目对应关系，在格式中应设对方科目专栏。三栏式现金日记账和银行存款日记账、明细分类账则可根据管理的需要设置，分别采用三栏式明细账、数量金额式明细账、多栏式明细账和横线登记式明细账。

（三）汇总记账凭证汇编方法的设计

汇总记账凭证包括汇总收款凭证、汇总付款凭证、汇总转账凭证三种格式。汇总记账凭证的编制方法如下。

1．汇总收款凭证

汇总收款凭证是根据收款凭证定期汇总编制。汇编时以现金、银行存款的借方为主体分别设置汇总收款凭证，按相对应的各个贷方科目分设专行，分别归类汇总，加计发生额。汇总的期间视经济业务量的大小而定，一般不应过10天，每月至少汇总三次，每月编制一张。月终在汇总收款凭证上结算出合计数，据以登记总分类账。

2．汇总付款凭证

汇总付款凭证是根据付款凭证定期汇总编制。汇编时以现金、银行存款的贷方为主体分别设置汇总付款凭证，按相对应的各个借方科目分设专行，分别归类汇总，加计发生额。同汇总收款凭证一样，定期汇编后，月终加计全月合计数，据以登记总分类账。

3．汇总转账凭证

汇总转账凭证是根据转账凭证定期汇总编制。汇编时以转账凭证中所涉及的每一贷方科目为主体，分别设置一张汇总转账凭证，按与该贷方科目相对应的各个借方科目分设专行，分别归类汇总，加计发生额。定期汇编后，月终加计全月合计数，据以登记总分类账。

由于编制汇总转账凭证时，是为每一贷方科目设置一张汇总转账凭证，因此在编制转账凭证时，不要编制一借多贷的会计分录，以利汇总转账凭证的编制。

（四）汇总记账凭证核算程序的记账程序

（1）根据原始凭证或原始凭证汇总表，按经济业务的不同，编制收款凭证、付款凭证、转账凭证；

（2）根据收款凭证、付款凭证，逐日逐笔登记现金日记账和银行存款日记账；

（3）根据各种记账凭证和有关的原始凭证或原始凭证汇总表，登记各种明细分类账；

（4）根据收款凭证、付款凭证、转账凭证定期编制“汇总收款凭证”、“汇总付款凭证”、“汇总转账凭证”；

（5）月终，根据各“汇总记账凭证”登记总分类账；

（6）月末，根据现金日记账、银行存款日记账、各明细分类账的余额，分别与总分类账中有关账户的余额核对相符；

（7）月末，根据总分类账、明细分类账的记录编制会计报表。

汇总记账凭证核算程序的记账程序见图7－5。

注：→表示填列、登记或编表　　→←表示核对

图7－5　汇总记账凭证核算程序的记账程序

（五）汇总记账凭证核算程序的优缺点、适用性

汇总记账凭证核算程序的主要优点是：通过编制汇总记账凭证，再据以登记总账，既简化了登记总账的工作，又可在汇总记账凭证和总分类账户记录中反映账户之间的对应关系，便于分析和检查发生的经济活动情况。但是，根据转账凭证为每一贷方科目编制一张汇总转账凭证，对于经济业务较少的单位来说，这一编制汇总转账凭证的工作量相对来说较大，起不到简化会计核算的作用。这一核算程序，适应于经济业务量大的企业和其他单位使用。

通过上述四种核算程序的内容可看出，核算程序是以账簿组织为中心，以“原始凭证—记账凭证—账簿—会计报表”为主框架建立的，记账凭证核算程序是基础，其他三种是在账簿组织和记账凭证与账簿的衔接上进行的改进。其目的是为了均衡会计核算期间的工作量，简化核算手续，提高核算效率。在实际工作中还存在其他核算程序，如收付款业务较多的单位，日记账采用多栏式账簿，平时根据收款、付款凭证登记多栏式现金、银行存款日记账；月终，根据多栏式现金、银行存款日记账各栏合计数登记总账；转账业务较少的单位，可直接根据转账凭证逐笔登记总账，这又产生了一种核算程序，人们称之为多栏式日记账核算程序。再如采用科目汇总表核算程序下，如收付款业务所占比重较大，也可将日记账设计成多栏式账簿，平时根据收款、付款凭证登记多栏式现金、银行存款日记账；月终，根据多栏式日记账各栏合计数登记总账，而省去了根据收款、付款凭证编制科目汇总表的工作。这一核算程序，是将科目汇总表核算程序与多栏式日记账核算程序结合运用。总之，账务处理程序设计是任何一个会计实体都必须做的一项工作，应根据单位的具体实际设计出科学合理的核算程序，科学地组织会计核算工作。

三、会计核算程序的选择

一般而言，企业规模与业务量的大小、业务种类的繁简、会计机构的设置与人员分工以及会计核算手段等方面的差异，是不会对企业的对外报表和纳税申报方面产生影响的，但企业管理和决策对会计信息容易产生依赖性。因此，在选择账务处理程序时就会产生差异。针对企业规模和业务量方面的差异，中小型企业可选择记账凭证账务处理程序，大中型企业就可以选择汇总记账凭证、科目汇总表或多栏式日记账账务处理程序，特大型企业则一般采用科目汇总表账务处理程序。针对业务种类繁简方面的差异，如银行业务比较单一，要求时效性，可以原始凭证代替记账凭证，直接依据科目日结单登记总账；在一般企业中，业务单一的企业可以通过汇总记账凭证进行账务处理；在业务较繁杂的企业中，可以采用科目汇总表形式进行账务处理。针对会计机构设置与人员分工方面的差异，在机构较小的企业，财务人员较少，就可采用记账凭证账务处理程序；在大型企业中，财务人员较多，分工较细，一般采用汇总记账凭证或科目汇总表账务处理程序。针对会计核算手段方面的差异，采用手工处理的企业要选择能够相对减少工作量的账务处理程序。而现代企业由于采用了电算化，会计核算工作量的问题居次要地位，更重要的问题是如何提供更多、更有用的会计信息，为企业管理和决策提供优质服务，因此，在选择账务处理程序时可以不考虑工作量的问题。

企业选择了一种账务处理程序后，还需要结合本企业的具体情况作进一步分析，找出其与实际业务的不协调之处，进行补充和修改，甚至创新，形成比较完善的、高效的、符合本企业实际情况的账务处理程序。