公司内部账户互转怎么记账

第二节　账户与复式记账

一、会计科目

(一)会计科目的意义

前已述及，会计要素是对会计对象的基本分类，而这六项会计要素仍显得过于粗略，难以满足有关各方对会计信息的需要。为了分门别类地核算和监督各项经济业务的发生情况以及由此引起的各类会计要素增减变动的过程和结果，提供信息使用者所需要的各类会计信息，还必须对会计要素作进一步的分类。这种按一定标准对会计要素的具体内容作进一步分类的项目，就是会计科目。例如，为了核算和监督各项资产的增减变动，设置了“库存现金”、“银行存款”、“原材料”、“长期股权投资”、“固定资产”等会计科目;为了核算和监督负债和所有者权益的增减变动，设置了“短期借款”、“应付账款”、“长期借款”和“实收资本”、“资本公积”、“盈余公积”等会计科目;为了核算和监督收入、费用和利润的增减变动，设置了“主营业务收入”、“生产成本”、“本年利润”、“利润分配”等会计科目。

会计科目的设置，为全面、系统、分类地核算和监督各项经济业务的发生情况以及由此引起的会计要素各具体内容的增减变动创造了条件。

(二)会计科目的设置原则

在实际设置和使用会计科目的工作中，一般应在遵守国家有关规定的基础上遵循以下基本原则：

1.必须结合会计要素的特点，全面反映会计要素的内容

会计科目作为对会计要素具体内容进行分类核算的项目，其设置应能够全面、系统地反映会计要素的全部内容，不能有任何遗漏。同时，会计科目的设置必须结合会计要素的特点。除各行各业的共性会计科目外，还应根据各行各业会计对象的特点设置相应的会计科目。

2.必须满足会计目标的基本要求

企业会计核算资料应能满足各方会计信息使用者的需要，譬如，满足政府部门加强宏观调控的需要;满足投资人、债权人及有关方面对企业经营和财务状况作出准确判断的需要;满足企业内部加强经营管理的需要。因此，在设置会计科目时要兼顾对外报告信息和企业内部经营管理的需要，分别设置反映不同经济内容的会计科目，并根据需要提供数据的详细程度，分设总分类科目和明细分类科目。

3.既要适应经济业务发展的需要，又要保持相对稳定

会计科目的设置要适应社会经济环境的变化和本单位业务发展的需要。例如，随着商业信用的发展，为了反映和监督商品交易中的延期付款或延期交货而形成的债权债务关系，核算中应单独设置“预收账款”和“预付账款”科目，即把预收、预付货款的核算从“应收账款”和“应付账款”科目中分离出来。但是，会计科目的设置应保持相对稳定，会计科目的稳定性主要表现在会计科目的名称、核算的内容等方面，以利于在一定范围内综合汇总和在不同时期对比分析。

4.做到统一性与灵活性相结合

会计科目的统一性主要表现在两个方面：一是会计科目名称和代表的内容在纵向上的尽可能统一，即尽可能前后期保持一致;二是会计科目名称和代表的内容尽可能在横向上统一，即企业与企业、单位与单位间尽量一致。横向统一的有效途径是会计科目的设置应尽可能与统一的会计规范、财政、税务、统计等有关指标或规定相衔接配合。所谓会计科目的灵活性，是指在保证提供统一核算指标的前提下，各单位可以根据本单位的具体情况和经济管理要求，对统一规定的会计科目作必要的增补或归并。

5.简明适用，称谓规范

在设置会计科目时，对每一个科目的特定核算内容必须进行严格、明确地界定。会计科目的名称应与其核算的内容相一致，并要含义明确，通俗易懂。另外，会计科目的数量和粗细程度应根据企业规模的大小、业务的繁简和管理的需要而定。

(三)会计科目的分类

1.按会计科目反映的经济内容分类

会计科目按其反映的经济内容的不同可具体分为：资产类科目、负债类科目、所有者权益类科目、成本类科目和损益类科目等，如表2-1所示。

表2-1　会计科目表(简化格式)

2.按会计科目提供指标的详细程度分类

会计科目按其提供核算指标的详细程度可分为：总分类科目和明细分类科目。

(1)总分类科目。

总分类科目也称一级科目，是指对会计要素的具体内容进行总括分类、提供总括指标而设置的会计科目。为了保证会计信息横向可比的的需要，总分类科目原则上由国家统一规定。我国财政部2006年10月30日发布的《企业会计准则——应用指南》的附录对总分类科目进行了统一规定(如表2-1所示)，并规定了相应的编号。

(2)明细分类科目。

明细分类科目是对总分类科目所反映的经济内容进行的详细分类，提供更加详细、具体指标而设置的会计科目。如在“应收账款”总分类科目下再按债务人名称设置明细科目以反映应收账款的具体对象。

为了适应需要，当总分类科目下设置的明细科目太多时，可在总分类科目和明细分类科目之间增设二级科目。二级科目所提供指标的详细程度介于总分类科目和明细科目之间。如在“原材料”总分类科目下，可按材料类别开设“原料及主要材料”、“辅助材料”、“燃料”等二级科目，再在“原料及主要材料”二级科目下，按材料的品种、规格设置明细分类科目。明细分类科目一般由各单位根据自身情况并结合信息使用者的需要自行设置。

由上可知，总分类科目是最高层次的会计科目，控制或统驭着二级科目和明细分类科目;二级科目是对总分类科目的补充说明，控制或统驭着明细分类科目，是介于总分类科目和明细分类科目之间起沟通作用的会计科目;明细分类科目是对二级科目或总分类科目进行更为详细的补充说明的会计科目。应当说明的是，并不是所有的总分类科目都需分设二级科目和明细分类科目，根据信息使用者所需不同信息的详细程度，有些只需设置总分类科目，有些只需设置总分类和明细分类科目，而不需要设置二级科目。

二、账户

(一)设置账户的意义

会计科目只是对会计要素的具体内容进行分类的项目名称，仅仅设置会计科目还不能进行具体的会计核算。为了能够分门别类地对各项经济业务的发生所引起的会计要素的增减变动情况及结果进行全面、连续、系统、综合地核算和监督，还必须根据规定的会计科目设置账户。

账户是根据会计科目设置的，具有一定格式和结构，用于分类核算和监督会计要素具体内容的增减变动情况和结果的一种工具。根据总分类科目设置总分类账户，根据明细分类科目设置明细分类账户，根据二级分类科目设置二级分类账户。设置账户是会计核算的主要方法。通过设置并登记账户，可以将各种经济业务的发生情况，以及由此而引起的各会计要素的增减变动及结果系统地、分门别类地进行核算和监督，进而向会计信息使用者提供各种会计信息，这对于实现会计目标具有重要意义。

(二)账户的基本结构

设置账户是用来记录经济业务的发生，核算和监督会计要素的增减变动及其结果的。因此，账户应具有一定的结构。由于任何经济业务所引起的会计要素的变动不外乎增加和减少两种情况，为了完整、清晰地反映这种变动，账户必须分为左右两方，一方登记增加，另一方登记减少。同时，由于会计必须以特定期间为基础对经济活动及其结果进行总结计算，所以，账户还需要反映增减变动后的结果(即余额)。基于此，账户的基本结构分为记录资金项目“增加”、“减少”和“增减变动结果”(即余额)三个主要部分。

账户除基本结构的内容外，通常还包括账户的名称，即会计科目;日期和摘要;凭证号数，即账户记录的来源和依据等内容。常见的账户结构如表2-2所示。

表2-2　账户结构

表2-2列示的账户左右两方记录的主要内容是增加额和减少额。究竟哪一方记录增加额，哪一方记录减少额，取决于所采用的记账方法和账户所记录的经济内容。如果某账户在左方记录增加额，则在其右方记录减少额;反之，如果某账户在右方记录增加额，则在其左方记录减少额。增加额与减少额相抵后的差额，即为账户余额。账户的余额一般与记录增加额在同一方向。因此，在每个账户中所记录的金额，可以分为期初余额、本期增加额、本期减少额和期末余额。本期增加额和本期减少额是指在一定的会计期间内(如月度、季度或年度)，账户在左右两方分别登记的增加金额合计和减少金额合计，也称为本期增加发生额和本期减少发生额。本期增加发生额和本期减少发生额相抵后的差额即为本期的期末余额。如果将本期的期末余额转入下一期，那么就是下一期的期初余额。上述四项金额的关系可以用公式表示如下：

本期期末余额=期初余额+本期增加发生额－本期减少发生额

为了便于教学，在教科书中将账户的基本结构用简化格式“T”形来表示。“T”形账户的形式如表2-3所示。

表2-3

(三)账户和会计科目的关系

在会计实际工作中，账户通常也叫会计科目，但是在会计学中，会计科目和账户是两个不同的概念，两者之间既有联系又有区别。

会计科目和账户的联系是：会计科目和账户都是对会计要素具体内容进行的分类，且两者分类的口径、范围、方法和结果完全一致;账户是根据会计科目开设的，会计科目是账户的名称，两者所反映的经济内容是完全相同的。

会计科目和账户的区别主要表现在：会计科目只表明某项经济内容，而账户不仅表明相同的经济内容，而且还有一定的结构格式，并通过其结构反映某项经济内容的增减变动情况，即会计科目仅仅是对会计要素具体内容进行分类的项目名称，而账户不仅说明反映的经济内容是什么，而且还具有一定的结构、格式，是系统核算、监督会计要素的具体内容的增减变化及结余情况的工具。设置账户是会计核算方法的相对独立的组成部分，而会计科目则不然。

三、复式记账

(一)记账方法的概念和种类

设置账户的主要目的是通过登记账户来记录经济业务的发生所引起的会计要素的具体内容的增减变动及其结果。为此，就需采用一定的记账方法。

所谓记账方法，就是根据一定的原理、记账符号、记账规则，采用一定的计量单位，利用文字和数字记录经济业务活动的一种专门方法。记账方法按记录方式的不同，可分为单式记账法和复式记账法两种：

1.单式记账法

单式记账法是对发生的经济业务只在一个账户中进行单方面记录的一种记账方法。这种记账方法一般只记录现金的收付业务以及应收、应付款的结算业务，并且只在一个账户中进行记录。例如，用银行存款20000元购买设备，在记账时，只记银行存款减少20000元。至于固定资产增加20000元则略而不记。

单式记账法记账手续简单，易学易懂。但单式记账法账户设置不完整，没有完整的账户体系，因此，不能全面反映企业所发生的经济业务的全部情况，不便于检查账簿记录的来龙去脉与正确性，也无法正确确定各期损益。随着经济业务日趋复杂和对会计信息要求的提高，单式记账法逐渐被淘汰，目前已很少采用。

2.复式记账法

复式记账法是指对每一项经济业务，都以相等的金额同时在两个或两个以上的账户中相互联系地记录的一种记账方法。例如，企业以银行存款50000元购入原材料。这项经济业务的发生，一方面使原材料增加了50000元;另一方面使银行存款减少了50000元。根据复式记账法的原理，以相等的金额在“原材料”和“银行存款”这两个相互联系的账户中进行登记，即一方面在“原材料”账户登记增加50000元;另一方面在“银行存款”账户中登记减少50000元。

相对于单式记账，复式记账是记账方法的巨大进步，其特点主要有：其一，能反映经济活动及其资金运动的基本规律，如实反映经济活动的来龙去脉。事物都是相互联系的，每项经济业务的发生，客观上会影响到两个或两个以上的不同方面的资金项目发生增减变动，而且增减变动的金额是相等的。复式记账方法恰恰就是适应了资金运动的这一规律性的客观要求，对发生的每一项经济业务，都在两个或两个以上的账户中进行相互联系的记录，从而能更完整、系统、正确地反映企业的财务状况和经营成果。其二，能建立完整的账户体系。账户体系的建立，为完整地记录每项经济业务所引起的多个方面的资金变化结果提供了条件。其三，能对特定期间的账户记录结果进行试算平衡检查，以确定账户记录的正确性。在复式记账法下，对每笔业务都做相互联系的记录，使账户间产生了相互核对、相互勾稽的关系。若有遗漏或差错，则可能导致会计等式的不平衡。所以，复式记账法可以通过账户间存在的相互关系进行试算平衡，这对于防止错误和检查错误具有重要作用。

复式记账法按采用的记账符号和记账规则的不同划分，可分为借贷记账法、增减记账法和收付记账法。其中，借贷记账法是目前世界上是最科学、最完善的复式记账法，也是运用最广泛的记账方法。我国《企业会计准则》规定“会计记账采用借贷记账法”。因此，本教材只介绍借贷记账法及其应用。

(二)借贷记账法

借贷记账法是以“借”和“贷”作为记账符号的一种复式记账方法。它大约产生于12世纪的意大利。后来陆续被世界大多数国家所采用。

借贷记账法的基本内容包括记账符号、账户结构、记账规则和试算平衡。

1.记账符号

借贷记账法以“借”和“贷”作为记账符号，即用“借”和“贷”作为指明应记入某一账户的某一部分(方向)的符号。“借”和“贷”最初的含义与债权、债务确实挂钩，但后来逐步转化为抽象的记账符号，没有文字本身的确切语义。

2.账户结构

在借贷记账法下，每个账户都分为左、右两方，账户的左方为借方，右方为贷方。至于账户哪一方用来登记增加额，哪一方用来登记减少额，要看账户的具体性质。

(1)资产类账户的结构。

资产类账户的结构是：借方登记资产的增加，贷方登记资产的减少。事物一般都是先有增加才有减少，因此，资产类账户的余额一般在借方。其账户结构如表2-4所示。

表2-4

资产类账户借方“本期发生额”为本期借方登记金额的合计，贷方“本期发生额”为本期贷方登记金额的合计，在每一会计期末，将借、贷发生额相比较，其差额为“期末余额”，本期的期末余额结转下期，即为下期的“期初余额”。资产类账户期末余额的计算方法是：

借方期末余额=借方期初余额+借方本期发生额－贷方本期发生额

这里所说的“期”，是指会计分期，一般为月度、季度和年度。

(2)负债和所有者权益类账户的结构。

由于借贷记账法是以会计等式为理论依据，而资产与权益(负债和所有者权益)是同一事物(资金)的两个方面，两者既对立又统一。因此，负债和所有者权益类账户的结构与资产类账户的结构正好相反，其贷方登记增加额，借方登记减少额，余额一般在贷方。其账户结构如表2-5所示。

表2-5

负债及所有者权益类账户期末余额的计算方法是：

贷方期末余额=贷方期初余额+贷方本期发生额－借方本期发生额

(3)成本类账户的结构。

成本类账户的结构与资产类账户的结构基本一致，在成本类账户中，“生产成本”账户与资产类账户完全一致。“制造费用”账户由于在会计期末要把汇集的各项费用按照一定的标准分配到“生产成本”账户中，所以“制造费用”账户期末一般没有余额。成本类账户的结构如表2-4所示。

(4)损益类账户的结构。

损益类账户按反映的具体内容不同，又可分为收入、收益类账户和费用、支出类账户。

收入、收益类账户的结构与负债类、所有者权益类的账户结构基本一致，借方记录减少数额或转出数额，贷方记录增加数额，但期末没有余额。这主要是因为到会计期末，需按规定把全部收入、收益转出到特定账户中去与费用、支出比较，以计算当期最后的财务成果。该类账户的基本结构如表2-6所示。

表2-6

费用、支出类账户的结构与资产类、成本类账户的结构基本一致，借方记录增加数额，贷方记录减少数额或转出数，期末也没有余额。同样是因为到会计期末，需要把全部费用、支出转出至特定账户与收入、收益比较，计算当期最后的财务成果。该类账户的基本结构如表2-7所示。

表2-7

综上所述，借贷记账法下各类账户的结构归纳总结如表2-8所示。

表2-8

3.记账规则

借贷记账法的记账规则是“有借必有贷，借贷必相等”。

会计主体每天发生着大量的经济业务。这些业务虽然千差万别、错综复杂，但归纳起来不外乎四种类型：

第一种类型：资产增加，负债或所有者权益同时等额增加。此种类型的经济业务一般是由资金进入企业所引起的，如收到投资者投入的资本、向银行取得借款以及购买材料尚未支付货款等，均属于此种类型。

【例2-1】企业收到投资者投入资本500000元存入银行。

这笔经济业务发生后，涉及资产和所有者权益两个会计要素中的有关项目同时发生变化，一方面是所有者权益要素中的实际收到投资者缴入的资本增加了500000元，应记入“实收资本”账户的贷方;另一方面是资产要素中的银行存款同时增加500000元，应记入“银行存款”账户的借方。这笔经济业务的记录如下：

第二种类型：资产减少，负债或所有者权益类同时等额减少。此种类型的经济业务一般是由资金退出企业所引起的，如企业按照规定减资，以银行存款偿还银行借款和应付账款等，均属于此种类型。

【例2-2】企业以银行存款200000元偿还前欠供应单位货款。

这笔经济业务发生，涉及资产和负债两个会计要素中的有关项目同时发生变化，一方面是资产要素中的银行存款减少了200000元，应记入“银行存款”账户的贷方;另一方面是负债要素中的应付账款减少了200000元，应记入“应付账款”账户的借方。这笔经济业务的记录如下：

第三种类型：资产内部有关项目有增有减且金额相等。此种类型的经济业务一般是资金在企业内部周转所引起的，譬如，企业从银行提取现金、用银行存款购买原材料、产成品完工入库等，均属于此种类型。

【例2-3】企业从银行提取现金25000元。

这笔经济业务的发生，涉及资产中的两个项目同时发生变化，一方面是资产要素中的银行存款减少了25000元，应记入“银行存款”账户的贷方;另一方面是资产要素中的库存现金增加了25000元，应记入“库存现金”账户的借方。这笔经济业务的记录如下：

第四种类型：负债内部，或所有者权益内部，或负债与所有者权益之间有关项目有增有减且金额相等。此种类型的经济业务一般是由资金来源的渠道相互转化所引起的，如以银行借款直接偿还前欠货款、将资本公积或盈余公积转增资本金等，均属于此种类型。

【例2-4】企业向银行借款150000元，直接偿还前欠货款。

这笔经济业务的发生，涉及负债中两个项目同时发生变化，一方面是负债要素中的银行借款增加了150000元，应记入“短期借款”账户的贷方;另一方面是负债要素中的应付账款减少了150000元，应记入“应付账款”的借方。这笔经济业务的记录如下：

从以上四种类型的经济业务举例可以看出，在借贷记账法下，每一项业务发生后，都必须在两个(或多个)相关的账户中进行记录，而且在这两个(或多个)不同的账户中记录同一经济业务时，是在不同账户的不同方向(借方或贷方)同时进行记录，并且，记入账户借方的金额等于记入账户贷方的金额。因此，我们可以从中归纳概括出借贷记账法的记账规则是：有借必有贷，借贷必相等。

运用借贷记账法在账户中登记经济业务后，在有关账户之间就形成了应借、应贷的关系。账户之间应借、应贷的关系，称为账户的对应关系。存在对应关系的账户，成为对应账户。例如，企业收到投资者投资这项业务，要分别在“银行存款”账户的借方和“实收资本”账户的贷方进行登记，“银行存款”和“实收资本”这两个账户之间就发生了相互对应的关系，这两个账户就互为对应账户。

为了保证账户对应关系的正确性，便于正确地记账，在将经济业务记入账户之前，应先根据经济业务编制会计分录，然后根据会计分录登记有关账户。所谓会计分录，是指对每一项经济业务，按照复式记账的要求，分别列示其应借和应贷账户及其金额的一种记录。会计分录是登记账簿的依据，会计分录的正确与否，直接影响到账户记录的正确性，影响到会计信息的质量。运用借贷记账法编制会计分录，一般按以下步骤进行：

第一，根据经济业务的内容，判定每项经济业务涉及哪几个账户;

第二，确定所涉及的账户的性质;

第三，判断经济业务的发生引起这些账户的增减变动情况及增减变动金额;

第四，根据账户的性质和增减变动情况确定应记入账户的方向;

第五，根据会计分录的格式要求编制会计分录。

会计分录的格式一般是：上下排列、左右错开、先借后贷。现将上述举例的四项经济业务的会计分录列示如下：

【例2-1】借：银行存款　　　　　　　　　　　　　500000

　　　　　　 贷：实收资本　　　　　　　　　　　　　500000

【例2-2】借：应付账款　　　　　　　　　　　　　200000

　　　　　　贷：银行存款　　　　　　　　　　　　 　200000

【例2-3】借：库存现金　　　　　　　　　　　　　25000

　　　　　　贷：银行存款　　　　　　　　　　　　　　25000

【例2-4】借：应付账款　　　　　　　　　　　　　150000

　　　　　　贷：短期借款　　　　　　　　　　　　　 150000

会计分录有简单会计分录和复合会计分录两种，简单会计分录是只涉及一借一贷两个账户的会计分录，以上举例都是简单会计分录。复合会计分录是指涉及多个账户表现为一借多贷、一贷多借或多借多贷的会计分录。现举例说明复合会计分录的编制方法。

【例2-5】企业以银行存款310000元归还已到期短期银行借款本金300000元，已提未付银行借款利息10000元。应编制复合会计分录如下：

借：短期借款　　　　　　　　　　　　　300000

　　应付利息　　　　　　　　　　　　　 10000

　　贷：银行存款　　　　　　　　　　　　　310000

4.试算平衡

试算平衡是指为保证账务处理的正确性，依据会计等式和复式记账原理，对本期各账户的全部记录进行汇总和测算，以检查账户记录的正确性和完整性的一种方法。

在借贷记账法下，由于每一项经济业务都按照“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则加以记录。这样，在一定期间内的经济业务都完整地记入有关账户后，全部账户的借方本期发生额合计数和全部账户的贷方本期发生额的合计数理应相等。由此得出发生额的试算平衡公式表示如下：

全部账户的借方本期发生额合计=全部账户的贷方本期发生额合计

同样，由于每个账户的余额是根据一定期间该账户积累的发生额计算求得的，所以，所有账户的借方余额合计理应等于所有账户的贷方余额合计。由此得出余额的试算平衡公式表示如下：

全部账户的借方期初余额合计=全部账户的贷方期初余额合计

全部账户的借方期末余额合计=全部账户的贷方期末余额合计

综上所述，在运用借贷记账法登记经济业务时，无论是每项经济业务所涉及的有关账户的发生额，或是全部账户在一定期间内的累计发生额，还是全部账户的累计余额，其借贷双方都理应始终保持平衡，如果经试算后不平衡，则可以肯定账户的记录或计算有错误，应进一步查明原因，予以纠正。特别需要指出的是，试算不平衡，肯定有差错;试算如果是平衡的，却只能说明账户记录基本正确，并不能完全肯定记账没有错误，因为有些错误，如重记、漏记某项经济业务或借贷方向颠倒等，并不能通过试算平衡来发现。

实务中，试算平衡一般是在月末通过编制试算平衡表(其格式如表2-9所示)完成的。

表2-9　总分类账户本期发生额及余额试算平衡表