单式记账的方法和技巧

任务一　单式记账法

单元引言:我们通过情境一“取得或填制原始凭证”的学习，仅仅知道了经济业务发生或完成时应当取得或填制哪些原始凭证，以及怎样审核原始凭证，这仅仅是会计核算工作的起步和开始。至于如何对取得或填制、审核的原始凭证进行记录，就必须采用一定的记账方法。记账方法是按照从简单记录到单式记账法再到复式记账法的轨迹逐渐发展起来的。

任务描述:了解记账方法的产生和发展，明确简单记录和单式记账法的局限性，熟悉单式记账法的特点，为进一步学习复式记账法做好铺垫。

任务分析:经济业务发生后，必然会引起某些项目发生增减变动，这种变动需要在账户中加以记录，就涉及记账的方法问题，开始时是简单的、不完整的简单记录，然后发展到单式记账法。通过对简单记录、单式记账法的具体记录过程的学习，学生应深刻理解记账方法从简单记录到单式记账法的发展过程，明白简单记录和单式记账法的局限性。

记账方法是根据一定的原理和原则，以货币为主要计量单位，利用文字和数字来记录经济业务的专门方法。

一、记账方法的产生与发展

在原始社会，由于生产力水平低下，人们对于生产过程的管理，起初只是凭头脑记忆;当生产活动增多，单凭记忆已不敷应用时，人们又创造出利用简单符号记录的方法。我国上古时期尚无文字，原始人最初采用的计量、记录方法就是“简单刻记”、“结绳记事”、“刻木记数”。

中国古代会计记录方法的发展在经历了原始计量记录方法阶段之后，伴随着文字的出现，开始进入文字叙述式记录方法阶段。

春秋战国时代是我国古代会计记录方法的变革时代，是从文字叙述式的会计记录转变为定式简明会计记录的过渡时期。这种会计记账方法越来越简单，一般采取流水账的形式。

自春秋战国到秦代，用竹筒木牍刻写的“籍书”或“簿书”已出现，用“入”、“出”作为记账符号来反映各种经济事项，“籍书”或“簿书”应用的专业化至西汉时代取得了显著进展。早期的记录方法是比较简单的，只是对财产物资的收支活动进行实物数量的记录和计算，与统计和其他核算是混在一起的。

从秦代起，中国古代记账方法得到了全面发展，“入”、“出”作为会计记录符号并得到通用。

唐代是我国单式记账法发展的完善时期。它比较全面地总结了以前单式记账法的基本特点，并在原有的基础上加以发挥，使之趋于完善。唐代官厅仍然以“入”、“出”作为记账符号，但对记账符号的具体运用，已能够根据会计事项的具体内容而较灵活地加以掌握。

宋代的官厅会计核算中，以“入”、“出”作为记账符号仍然占统治地位。宋代记账方法的重大发明是“四柱清册”。所谓“四柱清册”，就是封建官府办理钱粮报销或移交手续时所登记的账册。它分为旧管(上期结存)、新收(本期收入)、开除(本期支出)和实在(本期结存)四部分，这四部分称为“四柱”，所以这种账册叫“四柱清册”。“四柱”之间的平衡关系是:旧管+新收－开除=实在。“四柱清册”是我国古代会计的一个杰出成就，为我国的收付记账法奠定了理论基础。

明、清两代，人们又在“四柱结算法”原理的启发下，设计了“龙门账”的记账方法。它把全部经济业务划分为“进”、“缴”、“存”、“该”四大类。所谓“进”指全部收入，“缴”指全部支出，“存”指全部资产，“该”指全部负债。四者之间的关系表示为“进－缴=存－该”。每届年终结账时，一方面可以根据有关“进”与“缴”两类账目的记录编制“进缴表”，计算差额，决定盈亏;另一方面还应根据有关“存”与“该”两类账目的记录编制“存该表”，计算差额，决定盈亏。两方面计算决定的盈亏数额应该相等。这种双轨计算盈亏并核对账目的方法人们称为“合龙门”，“龙门账”因此而得名。“龙门账”中的“进缴表”相当于近代会计中的“损益表”，“存该表”相当于近代会计中的“资产负债表”。随后，商品货币经济又有了进一步的发展，资本主义经济关系开始萌芽，在民间商业界出现了“四脚账”，又称“天地合”。这种记账方法要求对日常发生的一切账项，既要登记它的来账方面，又要登记它的去账方面，借以全面反映同一账项的来龙去脉，这表明中国的记账方法已由单式记账法向复式记账法过渡。我国的记账方法一度在世界上处于领先地位，但由于几千年的封建社会中，自给自足的自然经济始终占主导地位，阻碍了生产力的发展，也使记账方法的发展滞后，并逐渐落后于西方资本主义国家。

在西方，会计的发展也经历了几次变革，从原始计量记录时代发展到单式簿记运用时代，随着资本主义经济的产生，又演进到复式簿记运用时代。早在12、13世纪，意大利的热那亚和威尼斯等城市专做贷金业的经纪人就采用借贷复式记账法记账，称为“威尼斯簿记法”。1494年意大利数学家卢卡·帕乔利(Luca Pacioli)著《算术、几何、比及比例概要》一书，其中包括著名的“簿记论”。该书比较系统地介绍了“威尼斯簿记法”，并结合数学原理从理论上加以概括，被公认为复式簿记最早形成文字的记载，也是会计发展史上的一个重要里程碑，标志着近代会计的最终形成。随后，借贷复式记账法便相继传至世界各国，并在实践中不断发展和完善，直至今日仍为世界绝大多数国家所采用。

二、单式记账法

每个人在社会经济生活中，都有自己的劳动收入和消费支出，如果对这些活动进行记载，就是一种简单的记录行为。学习、了解、掌握会计的记账方法，我们需要对个人的简单记录行为进行分析，并在此基础上深刻理解记账方法的由来和演变。

(一)记账方法的实质是一种记录

一个刚刚上大学的学生在报到时，其父母要求把每学期的开支记录清楚，便于父母了解、掌握他的开支情况。下面就是这个大学生甲对2010年10月14—31日的真实记录:

10月14日　早餐1.5元，午餐4元，晚餐3.5元，零食2元，文具5.5元

10月15日　早餐2元，午餐4元，晚餐13元，买东西21元

10月16日　早餐1元，午餐2元，晚餐2.5元，水2.5元，公交2元，捐款5元

10月17日　早餐1元，午餐4元，晚餐2.5元，公交2元，买东西40元

10月18日　早餐2元，午餐4.5元，晚餐2.5元

10月19日　早餐1.5元，午餐4元，晚餐2.5元

10月20日　早餐1元，午餐4元，晚餐2.5元，水果4元，捐款7元

10月21日　早餐1元，午餐5元，晚餐2.5元

10月22日　早餐1.6元，午餐4元，晚餐3.5元，澡票2.5元

10月23日　午餐2元，晚餐3.5元，购物28元，党课费30元

10月24日　早餐1元，午餐9元，晚餐3.5元，其他20元，公交2元，鞋子19元

10月25日　早餐2元，午餐3.5元，晚餐1元

10月26日　早餐1元，午餐4元，晚餐2.5元，零食2元

10月27日　早餐2元，午餐3.5元，晚餐3.5元，水2.5元

10月28日　早餐1元，午餐5元，晚餐2.5元

10月29日　早餐3元，蛋糕58元，其他30元，路费12.5元，公交2元

10月30日　(在家)买菜20元，药20元，话费20元

10月31日　(在家)水杯25元，车费25元，公交2元

这种记载就是大学生甲的简单记录行为。从这种记录来看，管理者(他的父母)和他个人只是了解了钱花在哪些方面，而且是零星的、分散的。如果是大量的记录，就是花在哪些方面也看不出来。如果有遗漏，这种记录就毫无意义。这就是一种典型的“记录”活动。这种记录就是把所有项目全部记下来，存在以下缺陷:

第一，记录的每一个具体项目是零星的、分散的，并且某一方面的项目如学习费用、生活费用、招待费用、通信费用、娱乐费用也看不出来。

第二，钱的来龙去脉不清楚。我们只是了解了钱花在哪些方面，但这个学生在上学时父母给了多少钱，还余多少钱，我们既看不出来，也不清楚。那么，为什么这个学生会有这种记录呢?关键是管理者(他的父母)清楚自己给了孩子多少钱，学生自己也知道要了多少钱，还余多少钱。

第三，这种记录没有记录格式，还不是我们所说的“流水账”。

(二)单式记账法的特征是一种流水账

下面是另一个大学生乙的记录，如表2-1-1所示。

表2-1-1　2010年第一学期“现金”收支记录表　单位:元

续表

这种记录就是我们通常所讲的“流水账”。这种记录与前面的记录相比有了较大的进步:

第一，专门设计了记录格式，分别设计了“日期”、“摘要”、“收入”、“支出”和“余额”栏目。

第二，解决了第一种记录的一个缺陷，就是钱的来龙去脉看得比较清楚。通过这种记录，我们可以看出，这个学生本学期父母给了多少钱，这些钱花在哪些方面，还余多少钱。

但这种记录仍然存在与第一种记录相同的缺陷，就是记录的每一个具体项目是零星的、分散的，并且某一方面的项目如学习费用、生活费用、招待费用、通信费用、娱乐费用看不出来。

为什么会出现这种情况呢?这种记录对一个学生来讲应该是很全面了，父母也感到满意，觉得孩子没有乱花钱，钱用在了该用的地方。这里，我们需要提醒大家特别注意，关键是管理者(学生父母)在对孩子的要求上存在一个模糊管理的思想，知道“大体”、“大概”的情况就够了，如果管理者(学生父母)根本不作记账方面的要求，孩子就可以不记账了。同时，对于一个学生来讲，收支项目简单，并且量少，父母一看就知道大概的情况，满足了父母的管理要求。因此，这种“流水账”是适合学生使用的!

如果管理者(学生父母)不仅要求把账记好，而且还要把某一方面共花了多少钱都说清楚，这种“流水账”就满足不了这种要求了。比如，管理者(学生父母)要求学生把本学期某一方面的项目如“生活费用”花了多少说清楚，学生该怎么办呢?学生唯一的办法就是在“流水账”中把涉及“生活费用”的事项重新进行汇总，然后才能说清楚生活费用是多少。这里又涉及四个问题:第一，生活费用的内涵是什么?包括哪些内容?如何界定?由于管理者(学生父母)要求不是太严，也不存在汇总和比较，所以给了学生较大的自由度。但是，对于一个企业或者政府机构来讲，仅仅停留在这个层次就不行了，我们必须把每一个项目的内涵搞清楚才行，否则，各行其是，就乱套了!第二，对“生活费用”的事项重新进行汇总，是一种临时汇总行为，这种临时行为很可能出现差错，如遗漏、重记、错记等，并且也无法验证。第三，按照这种“流水账”的要求进行记录，我们只能掌握一个情况，就是期初给了多少钱，期末还余多少钱，这个“钱”就是我们所讲的记账账户。“钱”的表述太通俗了，我们最好把它称为“现金”，这个“现金”就包含两个方面的内容:一是学生身上的现金;二是学生存在银行的存款。第四，如果发生的事项“量”非常大，对有关现金的其他方面如“学习费用”、“生活费用”、“招待费用”、“通信费用”等进行临时汇总就无法实现，也不可能。对一个企业来讲，每天要发生几十笔甚至上百笔业务，这种流水账的记录就不能满足经济管理的需要了。

(三)单式记账法的特点

通过上面的分析，我们可以看出，所谓单式记账法就是对发生的经济业务一般只在一个账户中记录，而与此相联系的另一方面不予反映的记账方法。这是一种原始的、简单的、不完整的记账方法。单式记账法只着重考虑库存现金、银行存款的收支，债权、债务、应付款项的结算。除了对有关人欠、欠人的现金收付业务在两个或两个以上有关账户中登记外，对于其他经济业务，只在一个账户中登记或不予登记。例如，用现金购买材料，只在库存现金账户中登记因购买材料而支付的金额，至于材料的增加则不予单独记录。单式记账法是会计方法演进的必经阶段，是人类共同运用过的一种记账方法。它适用于自然经济占主导地位的社会，可以反映和监督比较简单的经济活动过程。这种方法的特点是:

(1)只反映一部分经济业务。通常只登记库存现金、银行存款的收付业务，以及应收、应付的结算业务，而对其他经济业务一概不予反映。

(2)只反映经济业务的一个方面。例如，用现金支付费用，仅反映现金方面的减少，而对费用就不予反映，因为没有设置“费用”账户。

(3)账户设置不完整，没有完整的账户体系。一般只设有债权、债务账户以及库存现金账户，其他账户都不设置。

(4)不能进行试算平衡。因为它没有反映所有经济业务，反映的业务也往往只反映一个方面，每笔经济业务的记录不是都能平衡。因此，一定时期的全部经济业务的会计记录，就不可能进行全面的试算平衡。

由于单式记账法只设置几种账户，所以它只能反映与这几个账户有关的部分经济业务，不能全面、系统地反映经济业务的来龙去脉，也不便于检查账户记录的正确性，不能适应复杂的商品生产和交换的需要，单式记账法逐渐被复式记账法所取代。