记账凭证借方和贷方怎么写

任务四　借贷记账法

单元引言:会计既然要全面反映与揭示经济单位的资金运动，在记账方法上就必须充分体现资金运动的本质要求，防止和减少记账差错，有利于分析经济业务，加强经济管理。

任务描述:借贷记账法是目前世界各国普遍采用的记账方法，1993年7月1日我国颁布实施的《企业会计准则》规定，会计记账采用借贷记账法。

任务分析:借贷记账法的内容主要包括记账符号、账户结构、记账规则和试算平衡。一笔经济业务发生后，作为会计人员，第一，我们要分析经济业务的内容及其所涉及的会计科目;第二，确定会计科目的性质;第三，判断某一会计科目在具体业务中是增加还是减少;第四，按照记账规则的要求，确定会计科目的记账方向;第五，期末进行试算平衡，检查记账的正确性。

世界各国普遍使用的复式记账法为借贷记账法。我国曾经使用过的复式记账法还有收付记账法和增减记账法。1993年7月1日实施的《企业会计准则》规定企业统一使用借贷记账法，因此，本书只介绍借贷记账法。

一、借贷记账法的产生及发展

借贷记账法大约起源于13世纪的意大利。当时，意大利的商品经济，特别是沿海城市的海上贸易，已有了很大的发展。在商品交换中，为了适应商业资本和借贷资本经营者管理的需要，逐步形成了这种记账方法。“借”、“贷”两字的含义，最初是从借贷资本家的角度来解释的，借贷资本家以经营货币的借入和贷出为主要业务，对于借进的款项，记在贷主(creditor)名下，表示自身的债务增加;对于贷出的款项，则记在借主(debtor)名下，表示自身的债权增加，这样，“借”、“贷”两字分别表示债权(应收款)、债务(应付款)的变化。随着商品经济的发展，经济活动的内容日趋复杂化，记录的经济业务也不再仅限于货币资金的借贷业务，而逐渐扩展到财产物资、经营损益和经营资本等的增减变化。这时，为了求得记账的一致，对于非货币资金借贷业务，也利用“借”、“贷”两字说明经济业务的变化情况。因此，“借”、“贷”逐渐失去了原来的字面含义，转化为记账符号，变成会计上的专门术语。到15世纪，借贷记账法逐渐完备，被用来反映资本的存在形态和所有者权益的增减变化。与此同时，资本主义国家的会计学者提出了借贷记账法的理论依据，即“资产=负债+所有者权益”的平衡公式(亦称会计方程式)，根据这个理论确立了借贷记账法的记账规则，使借贷记账法成为一种科学的记账方法，并被世界上许多国家广泛采用。

借贷记账法是以“借”和“贷”作为记账符号，以“有借必有贷，借贷必相等”作为记账规则，全面记录会计要素增减变动情况和结果的一种复式记账法。世界各国普遍采用借贷记账法，使得会计成为一种国际商业语言。

二、借贷记账法的理论依据和基本内容

会计恒等式是借贷记账法的理论基础。

借贷记账法的对象是会计要素的增减变化及其结果。在前面讲述的会计要素中，资产、负债、所有者权益三大会计要素之间存在着恒等关系，即会计恒等式:

资产=负债+所有者权益

这个恒等式就是借贷记账法的理论依据。当会计要素的一个项目发生变化时，另一个或两个会计要素的项目也随着发生变化，但无论作何变化，都保持会计要素之间的平衡，即保持项目之间的恒等关系。只有保持会计要素之间的平衡关系，在相关的账户中进行等额登记，才能保证记录经济业务的完整性。

借贷记账法的基本内容主要包括记账符号、记账规则、账户结构和试算平衡。

(一)记账符号

借贷记账法以“借”、“贷”作为记账符号，用“借”表示资产、费用的增加，负债、所有者权益、收入的减少;用“贷”表示负债、所有者权益、收入的增加，资产、费用的减少。

记账符号在借贷记账法产生时期有其直接含义，并局限于反映债权、债务关系，“借”表示“人欠”(债权)，“贷”表示“欠人”(债务)。随着商品经济的发展，借贷记账法的应用更为广泛，从反映债权、债务关系扩展到反映财产、物资、收益的增减变化，这时“借”和“贷”表示各种经济业务引起的各会计要素的增减变化。因此，这时的“借”、“贷”二字逐渐脱离了其自身的含义，成为单纯的记账符号。

(二)账户结构

借贷记账法的账户的基本结构是:每一个账户都分为“借方”、“贷方”和“余额”，在教学和学习时，一般采用丁字账户，规定账户的左方为“借方”，账户的右方为“贷方”。借贷记账法必须结合账户加以运用。在借贷记账法下，其账户按会计要素分为六大类，即资产类、负债类、所有者权益类、收入类、费用类和利润类。

1．资产类账户的结构

资产类账户的结构是:账户的借方记录资产的增加额，贷方记录资产的减少额。在一个会计期间内(年、季、月)，借方记录的合计数额称为借方发生额，贷方记录的合计数额称为贷方发生额，在每一会计期间的期末将借贷方发生额相比较，其差额称作期末余额。由于资产的减少额不可能大于它的期初余额与本期增加额之和，所以，这类账户期末如有余额，一般在借方。用公式表示为:

资产类账户结构用丁字账户表示如图2-4-1所示。

图2-4-1

2．负债及所有者权益类账户的结构

负债及所有者权益类账户的基本结构是:账户的贷方记录各项负债及所有者权益的增加额，借方记录各项负债及所有者权益的减少额，在同一会计期间内各项负债及所有者权益的贷方发生额与借方发生额相抵后为期末余额，期末余额一般在贷方。用公式表示为:

负债及所有者权益类账户结构用丁字账户表示如图2-4-2所示。

图2-4-2

3．收入类账户的结构

收入类账户的结构与负债及所有者权益类账户相类似，其基本结构是:账户的贷方登记收入的增加额，借方登记收入的减少(转出)额。由于贷方登记的收入增加额一般要通过借方转出，所以这类账户通常没有期末余额。

收入类账户结构用丁字账户表示如图2-4-3所示。

图2-4-3

4．费用类账户的结构

企业在生产经营中所发生的各种耗费，在抵消收入之前，可将其视为一种资产。所以，费用类账户的结构与资产类账户基本相同，账户的借方登记费用的增加额，贷方登记费用的减少(转出)额;由于借方登记的费用增加额一般都要通过贷方转出，所以该类账户通常没有期末余额。

费用类账户结构用丁字账户表示如图2-4-4所示。

图2-4-4

5．利润类账户的结构

利润类账户的结构也与负债及所有者权益类账户大致相同，账户的贷方登记利润的增加额，借方登记利润的减少额，期末如有余额在贷方(年终该账户无余额)。

利润类账户结构用丁字账户表示如图2-4-5所示。

图2-4-5

借贷记账法下各类账户的期末余额都在记录增加额的一方，如资产类账户的期末余额在借方，负债及所有者权益类账户的期末余额在贷方。由此，我们可以得出一个结论:根据账户余额所在的方向，也可判断账户的性质。即账户若是借方余额，则为资产类账户;账户若是贷方余额，则为负债或所有者权益类账户。借贷记账法的这一特点，决定了它可以设置双重性质的账户。

所谓双重性质账户，是指既可以用来核算资产、费用，又可以用来核算负债、所有者权益和收入的账户，如“其他往来”、“待处理财产损溢”、“投资收益”等。任何一个双重性质账户都是把原来的两个有关账户合并在一起，并具有合并前两个账户的功能。设置双重性质账户，有利于简化会计核算手续，这也是借贷记账法的一个重要特点。

(三)记账规则

记账规则是记账方法的核心，它体现不同记账方法的本质特征。借贷记账法的记账规则是:根据复式记账原理及借贷记账法下账户结构的特点，每一笔经济业务都以相等的金额，按借贷相反的方向，在两个或两个以上账户中登记，即一个账户记借方，同时另一个(或几个)账户记贷方;或者一个账户记贷方，同时另一个(或几个)账户记借方。其借贷金额相等，方向相反。借贷记账法的记账规则可以概括为:有借必有贷，借贷必相等。

在借贷记账法记账规则的实际运用中，分为如下两个步骤:第一步，分析经济业务的内容，确定它所涉及的会计科目或账户是增加还是减少，是资产的变化，还是负债或所有者权益的变化;哪些账户增加，哪些账户减少，或者都是增加、都是减少等。第二步，根据上述分析，确定该业务应记入相关账户的借方或贷方，以及各账户应记金额。凡是涉及资产及费用的增加，负债及所有者权益的减少，收入的减少转销，都应该记入各该类账户的借方;凡是涉及资产及费用的减少转销，负债及所有者权益的增加，收入的增加，都应该记入各该类账户的贷方。

下面举例说明借贷记账法的运用。

【例2-4-1】三佳公司20╳╳年3月8日用银行存款180000元购入一台机器设备。

这笔经济业务使企业的固定资产增加180000元，同时使企业的银行存款减少180000元，它涉及“固定资产”和“银行存款”这两个资产类账户。固定资产的增加是资产的增加，应记入“固定资产”账户的借方;银行存款的减少是资产的减少，应记入“银行存款”账户的贷方。这项经济业务在账户中登记的结果如下:

【例2-4-2】　3月10日，以银行存款10000元偿还应付账款。

这笔经济业务使企业的银行存款减少10000元，同时使企业应付供货单位的账款减少10000元，它涉及“银行存款”和“应付账款”这两个账户。银行存款的减少是资产的减少，应记入“银行存款”账户的贷方;应付账款的减少是负债的减少，应记入“应付账款”账户的借方。这项经济业务在账户中登记的结果如下:

【例2-4-3】　3月15日，收到甲公司前欠货款10000元，款项存入银行。

这笔经济业务使企业的银行存款增加10000元，同时使企业的债权应收账款减少10000元，它涉及“银行存款”和“应收账款”这两个资产类账户。银行存款的增加是资产的增加，应记入“银行存款”账户的借方;应收账款的减少是资产的减少，应记入“应收账款”账户的贷方。这项经济业务在账户中登记的结果如下:

【例2-4-4】　3月18日，购进原材料80000元，其中50000元以银行存款支付，其余30000元货款尚未支付(本例不考虑增值税)。

这笔经济业务使企业原材料增加80000元，同时使企业的银行存款减少50000元，应付账款增加30000元。它涉及“原材料”、“银行存款”这两个资产类账户和“应付账款”这个负债类账户。原材料的增加是资产的增加，应记入“原材料”账户的借方;银行存款的减少是资产的减少，应记入“银行存款”账户的贷方;应付账款的增加是负债的增加，应记入“应付账款”账户的贷方。这项经济业务在账户中登记的结果如下:

【例2-4-5】　3月20日，以银行存款38000元交纳所得税。

这笔经济业务使企业的银行存款减少38000元，同时使企业的应交税费减少38000元，涉及“银行存款”资产类账户和“应交税费”负债类账户。银行存款的减少应记入“银行存款”账户的贷方，应交税费的减少应记入“应交税费”账户的借方。这项经济业务在账户中登记的结果如下:

【例2-4-6】　3月22日，销售产品一批，取得收入300000元，款项已存入银行。

这笔经济业务使企业的银行存款增加300000元，同时使企业的主营业务收入增加300000元。银行存款的增加应记入“银行存款”账户的借方，收入的增加应记入“主营业务收入”账户的贷方。这项经济业务在账户中登记的结果如下:

【例2-4-7】　3月28日，用现金支付办公费800元。

这笔经济业务使企业的现金减少800元，同时使企业的管理费用增加800元。现金减少应记入“库存现金”账户的贷方，管理费用的增加应记入“管理费用”账户的借方。这项经济业务在账户中登记的结果如下:

从以上例子可以看出，不论经济业务的类型如何，在运用借贷记账法时，每一项经济业务发生后，都要在两个或两个以上账户中进行登记，而且要按照相等的金额登记在一个账户的借方和另一个账户的贷方。

根据以上所列举的经济业务，借贷记账法的记账规则如图2-4-6所示。

图2-4-6　借贷记账法的记账规则

(四)账户的对应关系、对应账户和会计分录

在运用复式记账法处理经济业务时，一笔经济业务所涉及的几个账户之间必然存在着某种相互依存的对应关系。采用借贷记账法时，总会在有关账户之间形成应借、应贷的关系。我们把账户之间这种应借、应贷的相互关系，叫做账户的对应关系，存在对应关系的账户，叫做对应账户。例如，用现金支付办公费这笔经济业务，要分别在“库存现金”账户的贷方和“管理费用”账户的借方进行登记。“库存现金”和“管理费用”这两个账户之间就发生了相互对应关系，这两个账户就互为对应账户。

账户的对应关系反映了每项经济业务的内容，以及由此而引起的资金运动的来龙去脉，因此，在采用借贷记账法登记某项经济业务时，应先通过编制会计分录来确定其所涉及的账户及其对应关系，从而保证账户记录的正确性。

会计分录是对每项经济业务指出其应登记的账户(名称)、方向(应借、应贷)和金额这三要素的一种记录。会计分录简称分录，它是会计语言的表达方式。

编制会计分录是会计工作的初始阶段，在实际工作中是根据每项经济业务的原始凭证，通过编制记账凭证来确定的。编制会计分录，就意味着对经济业务作会计确认，为经济业务数据记入账户提供依据，所以，为了确保账户记录的真实性和正确性，就必须严格把好会计分录这一关。

会计分录的编制一般是“上借下贷，左右错开”。现将前面所列举的七笔经济业务的会计分录列示如下:

会计分录有简单会计分录和复合会计分录。简单会计分录，是指由一个账户的借方与另一个账户的贷方相对应所组成的会计分录，以上所列举的会计分录①至③及⑤至⑦都是简单会计分录。复合会计分录，是指由一个账户的借方与两个以上账户的贷方相对应，或者一个账户的贷方与两个以上账户的借方相对应所组成的会计分录，以上所列举的会计分录④是复合会计分录。

应当指出，为了使账户对应关系清楚，在借贷记账法下，只应编制一“借”一“贷”、一“借”多“贷”和一“贷”多“借”的会计分录，一般不编制多“借”多“贷”的会计分录。这是由于多“借”多“贷”的会计分录容易使账户之间的对应关系模糊不清，难以据此分析经济业务的实际情况。

(五)试算平衡

在借贷记账法下，对每项经济业务都是按照记账规则编制会计分录，根据会计分录登记入账的。为了检查账户记录是否正确，到了一定时期(如一个月)的期末，在各项经济业务的会计分录全部登记入账后，应进行试算平衡。

试算平衡是指根据会计等式的平衡原理，按照记账规律的要求，通过汇总计算和比较，来检查账户记录的正确性、完整性的一种方法。

由于借贷记账法的记账规则是“有借必有贷，借贷必相等”，按照这个记账规则编制会计分录，每笔会计分录借贷两方的发生额必然相等，从而将一定时期内各项经济业务的会计分录全部登记入账后，所有账户的借方本期发生额合计数与贷方本期发生额合计数必然相等;在期末结出各账户期末余额后，所有账户的借方期末余额合计数与贷方期末余额合计数也必然相等。因此，在借贷记账法下，可以采用发生额平衡法或余额平衡法进行试算平衡，即:

以上三个等式可用来检验账户记录的正确性，如果等式两边不相等，说明有的账户存在漏记、多记或少记的情况。按照上述三个公式来检验账户记录工作，通常称为总分类账的试算平衡。

试算平衡工作一般是在月末结出各个账户的本月发生额和月末余额后，通过编制试算平衡表来进行。试算平衡表分两种:一种是将本期发生额和期末余额分别列表进行试算平衡，另一种是将本期发生额和期末余额合并在一张表上进行试算平衡。在实际工作中，为方便起见，一般采用第二种方法。现仅就以上举例编制总分类账户本期发生额及余额试算平衡表，如表2-4-1所示。

表2-4-1　总分类账户发生额及余额试算平衡表

续表

编制时，先将各个账户的期初余额和本期发生额抄录在试算平衡表有关栏目，然后用期末余额计算公式计算出每个账户的期末余额，写在期末余额的有关栏目，最后按各栏目所列数字加计合计数，可得期初余额合计数、本期发生额合计数和期末余额合计数。如果期初余额合计数、本期发生额合计数，或者期末余额合计数的借方金额与贷方金额不相等，则要查找分录编制、记账或编表过程中的差错，最后达到各项借方金额与贷方金额相等的目的。

通过试算平衡表来检查账簿记录是否正确并不是绝对的，如果借贷不平衡，就可以肯定账户的记录或计算有错误。但是如果借贷平衡，却不能肯定记账没有错误，因为有些错误并不影响借贷双方平衡。如果在有关账户中重记或漏记某些经济业务，或者将借贷记账方向弄反，会计科目使用错误，就不能通过试算平衡发现错误。