填制记账凭证

任务一　填制记账凭证

单元引言:取得或填制原始凭证是会计工作程序的第一步，然后就需要进行“会计确认”这个环节了。在学习情境二我们已经分析了直接记录存在的缺陷，在经济单位的会计核算中，我们必须增加“会计确认”这个环节，这个环节实际上就是对取得或填制的原始凭证进行汇总整理，从工作程序上来讲，也就是一个“分录”的过程。“分录”的结果需要一个载体，这个载体就是记账凭证。对于经济单位的会计工作人员来讲，必须根据审核无误的原始凭证填制记账凭证，并对记账凭证进行审核，以保证记账凭证填制正确无误。

任务描述:填制记账凭证是对原始凭证的进一步汇总，也就是按照复式记账法的记账原理，对企业发生的各项经济业务指明记账的符号、方向和金额，为后续的会计账簿登记奠定基础。

任务分析:要完成记账凭证的填制工作，必须了解记账凭证的种类及不同业务应填制的记账凭证类型，按照记账凭证的填制要求及借贷记账法的记账原理，正确规范地填制各项经济业务所涉及的记账凭证，包括专用凭证和通用凭证。

一、认识记账凭证

(一)什么是记账凭证?

记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照记账规则的要求，用以确定会计分录的会计凭证。它是登记账簿的直接依据。

由于原始凭证种类繁多，数量庞大，格式大小不一，同时来自不同的经济单位，不能清楚地表明应记入的会计科目的名称和方向。为了便于登记账簿，需要根据原始凭证反映的不同经济业务，加以归类和整理，填制具有统一格式的记账凭证，用以确定账户名称、应借应贷方向和金额，并将相关的原始凭证附在后面，以保证会计账簿记录的准确性，提高会计工作质量。从原始凭证到记账凭证是经济信息转换成会计信息的过程，是会计的初始确认阶段。

(二)记账凭证的种类

1．按照其反映经济业务的内容划分，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证

收款凭证，是用来记录现金和银行存款收入业务的记账凭证，是根据库存现金和银行存款收入业务的原始凭证填制的。其格式如图3-1-1所示。

图3-1-1

付款凭证，是用来记录现金和银行存款付出业务的记账凭证。它是根据有关现金和银行存款付出业务的原始凭证填制的。其格式如图3-1-2所示。

图3-1-2

收、付款凭证既是登记现金日记账、银行存款日记账、明细账和总账等有关账簿的依据，同时也是出纳人员办理收入、支付款项的依据。

注意:在实际工作中会发生同时涉及现金和银行存款的业务，引起现金和银行存款此增彼减的情况，例如从银行提取现金，或将现金送存银行，为了避免重复记账，对此类业务处理的方法是，统一按减少方编制付款凭证，即:现金送存银行时，只填制现金付款凭证，不填制银行存款收款凭证。

转账凭证，是用来记录不涉及现金和银行存款收付的有关转账业务的记账凭证。它是根据有关转账业务的原始凭证填制的。转账凭证是登记转账日记账、明细账和总账等有关账簿的依据。其格式如图3-1-3所示。

图3-1-3

在经济业务比较简单、经营规模较小的单位，为了简化会计凭证，一般使用通用记账凭证记录所发生的各种经济业务。通用记账凭证，是指对全部经济业务不再区分收款、付款及转账业务，而将所有经济业务统一编号，在同一格式的凭证中进行记录的记账凭证。通用记账凭证的格式与转账凭证基本相同。其格式如图3-1-4所示。

图3-1-4

2．按照其反映经济业务的数量多少划分，可分为单项记账凭证、汇总记账凭证和科目汇总表

对于经济业务比较多的经济单位，为了减少登记总账的手续，还可以根据记账凭证，编制汇总记账凭证或科目汇总表(也称记账凭证汇总表)，用来汇总登记总账，以简化记账工作。

单项记账凭证，是指只包括一笔会计分录的记账凭证(上述凭证均为单项记账凭证)。

汇总记账凭证，是指根据一定时期同类单项记账凭证定期加以汇总而重新编制的记账凭证。其目的是为了简化总分类账的登记手续。汇总记账凭证又分为汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证。

科目汇总表，是指根据一定时期所有记账凭证定期加以汇总而重新编制的记账凭证。其目的也是为了简化总分类账的登记手续。

3．按照其填制方式划分，可以分为复式记账凭证和单式记账凭证

复式记账凭证，是指将一项经济业务所涉及的会计科目集中填列在一张记账凭证中。复式记账凭证可以集中反映账户的对应关系，便于了解有关经济业务的全貌，如上述收、付、转凭证。

单式记账凭证，就是把一项经济业务所涉及的每个会计科目分别填制记账凭证，每张记账凭证只填列一个会计科目。

二、填制记账凭证

(一)记账凭证的基本内容

记账凭证是登记账簿的依据。记账之前，必须根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。为了保证账簿记录的正确性，记账凭证必须具备以下基本内容:

(1)记账凭证的名称;

(2)填制记账凭证的日期和凭证编号;

(3)经济业务的内容;

(4)指明所记账户名称、记账方向和记账金额;

(5)所附原始凭证张数;

(6)填制、审核、记账等人员签章。

(二)记账凭证的填制程序及要求

记账凭证是根据经过审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表填制的。

1．记账凭证的填制程序

(1)审核原始凭证所记载的经济业务是否合理、合法，内容是否完备，数字计算是否正确。

(2)根据原始凭证或原始凭证汇总表所记载的经济内容和会计制度规定，确定会计分录。

(3)按照记账凭证的内容、格式及填制方法填制记账凭证。

(4)填制的记账凭证送审核人员审核后，转交记账人员记账。填制人员、审核人员、记账人员及会计主管人员应予签章，收款凭证、付款凭证还应由出纳人员签章，以明确经济责任。

2．记账凭证的填制要求

(1)摘要简明。记账凭证的摘要应用扼要的语言，概括出经济业务的主要内容。既要防止简而不明，又要避免过于繁琐。为了满足登记明细分类账的需要，对不同性质的账户，其摘要填写应有所区别。例如，反映原材料等实物资产的账户，摘要中应注明品种、数量、单价;反映现金、银行存款或借款的账户，摘要中应注明收付款凭证和结算凭证的号码，以及款项增减原因、收付款单位名称等。

(2)分录正确。记账凭证必须按会计制度统一规定的会计科目填写，不得任意简化或改动，不得只写科目编号，不写科目名称;同时，二级科目和明细科目也要填列齐全。应借、应贷的记账方向和账户对应关系必须清楚;编制复合会计分录，应是一借多贷或一贷多借，一般不编制多借多贷的会计分录。

(3)连续编号。采用通用记账凭证，可按全部经济业务发生的先后顺序编号，每月从第╳号编起;采用专用记账凭证，可按凭证类别分类编号，每月从收字第╳号、付字第╳号和转字第╳号编起。若一笔经济业务需填制多张记账凭证，可采用“分数编号法”，即按该项经济业务的记账凭证数量编列分号。例如，某笔经济业务需编制三张转账凭证，凭证的顺序号为9，这三张凭证的编号应分别为转字第91/3号、第92/3号、第93/3号。每月末，应在最后一张记账凭证的编号旁边加注“全”字，以免凭证散失。

(4)附件齐全。记账凭证所附的原始凭证必须完整无缺，并在凭证上注明所附原始凭证的张数，以便核对摘要及所编会计分录是否正确无误。若两张或两张以上的记账凭证依据同一原始凭证，则应在未附原始凭证的记账凭证上注明“原始凭证╳张，附于第╳号凭证之后”，以便日后查阅。

(5)填制合规。记账凭证的书写要求与原始凭证相同。凭证应按行次逐项填写，不得跳行。记账凭证金额填完后应加计金额合计数。记账凭证的一方不论是一个会计科目还是若干个会计科目，或一个会计科目下有若干个明细科目，都应将一方的金额加计合计数后填写在相应的“合计”栏内。合计金额前应加注币种符号，如“￥”。记账凭证填完经济业务事项后，如有空行，应当在金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处画线注销。记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或根据若干张同类原始凭证汇总编制，也可以根据原始凭证汇总表填制，但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。记账凭证的内容登记入账簿后，为避免重复登账，应在记账凭证的“过账”栏内注明账户页码或作“√”标记。

(6)更正规范。填制记账凭证时若发生错误，应当重新编制正确的记账凭证。已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，应用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以按正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证。调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。

(三)专用记账凭证的填制方法

1．收款凭证的填制方法

收款凭证是根据有关现金和银行存款收款业务的原始凭证填制的。收款凭证左上方“借方科目”按收款的性质填写“库存现金”或“银行存款”科目;“日期”填写编制本记账凭证的日期;右上角填写编制收款凭证的顺序号，可按“收字第╳╳号”或“现收字第╳╳号”或“银收字第╳╳号”的顺序编号;“摘要”填写对所记录的经济业务的简要说明;“贷方科目”填写与借方科目对应的一级科目及明细科目;“金额”是指该项经济业务的发生额;“√”是该凭证已登记账簿的标记，防止经济业务漏记或重记;“附原始凭证张附件张”是指记账凭证所附原始凭证和附件的张数;记账凭证最下面分别由有关人员签名或盖章，以明确经济责任。

【例3-1-1】江海公司20╳╳年1月8日收回东江公司前欠货款100000元存入银行。根据该项经济业务所填制的收款凭证如图3-1-5所示。

图3-1-5

2．付款凭证的填制方法

付款凭证是根据有关现金和银行存款付款业务的原始凭证填制的。凡涉及现金、银行存款付出业务的，都要填制付款凭证。其填制方法与收款凭证大体相同，区别在于左上角的“借方科目”换为“贷方科目”，凭证中间的“贷方科目”换为“借方科目”。

【例3-1-2】江海公司20╳╳年1月9日以现金支付职工工资8000元。根据该项经济业务所填制的付款凭证如图3-1-6所示。

图3-1-6

注意:对于现金和银行存款之间的划转业务，如将现金存入银行或从银行提取现金，一般只填制银行存款或现金付款凭证，以避免重复记账。

3．转账凭证的填制方法

转账凭证是根据有关转账业务的原始凭证填制的，转账凭证的“总账科目”栏和“明细科目栏”应分别填列应借、应贷的一级科目和所属明细科目。借方科目应记金额，在借方科目同一行的“借方金额”栏填列。贷方科目应记金额，在贷方科目同一行的“贷方金额”栏填列。“借方金额”栏合计数与“贷方金额”栏合计数必须相等。

【例3-1-3】江海公司20╳╳年1月10日购买甲材料50000元办妥入库手续。根据该项经济业务所填制的转账凭证如图3-1-7所示。

图3-1-7

(四)通用记账凭证的填制方法

通用记账凭证的名称为“记账凭证”，它是集收款、付款和转账凭证于一身，适用于所有经济业务类型的记账凭证。通用记账凭证的格式及填制方法与转账凭证相同。

【例3-1-4】黄海公司20╳╳年1月11日采购乙材料50000元，增值税8 500元，货款以银行存款支付，材料尚未验收入库。根据该项经济业务所填制的记账凭证如图3-1-8所示。

图3-1-8