会计档案的保管和利用

任务二　会计档案的保管和利用

单元引言:保存在不同介质上的会计档案其管理要求是有区别的，但共同的要求就是通过防盗、防火、防虫、防霉烂保证其安全和完整，以便查询利用。

任务描述:会计档案是记录单位经济业务的历史资料，无论是存放在档案部门还是暂时存放在会计部门保管，都要求档案管理人员具备专业的管理能力和技术。会计档案的查询利用，必须严格履行相应的程序，按规定的要求办理。当会计档案保管到期，经过严格的鉴定确定已无保管价值时，可按规定程序和要求予以销毁。

任务分析:根据整理好的档案编制会计档案移交清册交档案部门;执行会计档案的安全保密制度和调阅制度，保管和查阅会计档案;熟悉会计档案销毁年限和程序。

一、移交会计档案

由于社会的和自然的各种原因，会计档案始终处于渐进性的自毁过程中。为了延长会计档案的寿命，使之能长久地被利用，必须采取保护措施，这就形成了会计档案的保管工作。

各单位每年形成的会计档案，在财务会计部门整理立卷或装订成册后，如果是当年的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管1年。期满后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门统一保管。所以，财务会计部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案，全部移交档案部门。档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财务会计部门和原经办人共同拆封整理，以分清责任。未设立档案部门的单位，必须配备房屋和专用柜，在财务会计部门内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案的保管工作。

二、执行安全和保密制度

所谓安全，是指保证会计档案完好无缺，不丢失、不破损、不被虫蛀、不霉烂等，做到防盗、防火、防潮，磁性介质还要防尘、防热、防冻、防消磁。要有相应的安全措施。安全制度包括会计档案的保存、保护责任制，以及检查、监督等方面的制度。所谓保密，是指会计档案的信息传递不能超过规定的范围。保密制度包括接受会计档案信息的范围、对象，利用会计档案时保密的程序、方法，以及各环节保密的责任等。

三、会计档案的利用

保存会计档案的最终目的，是为了利用;会计档案的整理、鉴定、保管等工作，只是为利用奠定基础。因此，必须重视和加强会计档案的利用工作。调阅会计档案应履行登记手续，各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上作任何记录、勾画、涂改、拆封，更不能抽换单据，违者应视情节轻重进行严肃处理。

各单位应当建立健全会计档案的查阅、复制登记工作制度。一般应在档案室内查阅，或在指定地点查阅，归还时应认真清点，以免丢失。

我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业(简称境外企业)的会计档案，应当按照《会计档案管理办法》和国家有关规定进行管理。

四、会计档案的鉴定和销毁

随着时间的推移，新的会计档案不断地产生，档案数量日益增多，致使库存档案越来越多。实际上，有些档案经过一段时间以后，已经失去了保存价值，有些档案仍需继续保存下去。为了解决档案庞杂与需要保存有价值档案之间的矛盾，就需要对会计档案进行审查、鉴别，分清玉石，去粗留精，将确已失去保存价值的会计档案剔除，经过一定的审批程序，予以销毁，这就是会计档案的鉴定、销毁工作。

(一)会计档案的鉴定

会计档案的鉴定是鉴别会计档案的价值大小，确定档案的保管期限，决定会计档案保存与销毁的一个工作环节。

会计档案保管期满需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查。主要鉴定以下内容:会计档案是否已达到保存期限，其中还有没有未了结的债权、债务的原始凭证，涉及地、房产的产权转让契约、图纸、证券、有关货币收支凭证、落实政策和救济补助的支付凭证，涉及外事的凭证，以及对处理历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证等。如有上述情况的会计档案，均应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结，确无保管之必要时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

(二)会计档案的销毁

保管期满的会计档案，经过鉴定，需要销毁时，应填制会计档案销毁清册(如图7-2-1所示)，并按以下程序办理:

(1)由本单位档案部门会同会计部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

(2)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

(3)销毁会计档案时，应当由档案部门和会计部门共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销;财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销;各级主管部门销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员监销。

(4)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

图7-2-1

会计档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各环节组成一个有机整体，各环节之间相互制约、互相促进，缺一不可。会计人员和档案工作者必须以对会计档案负责、对历史负责的高度责任感，管理好会计档案。

当前，随着改革开放的进一步深化发展，对会计信息的数量、质量的要求也越来越高。特别是随着会计电算化的发展，会计的记录和反映手段也在发生着变化。同时，一些先进的技术和方法，诸如计算机管理档案、资料微缩复制等也已经逐步引入档案管理领域，这就从客观上要求会计档案管理的方式、方法不断改进，推陈出新，从而适应经济发展的要求。