账务处理程序和会计循环

学习子情境二　账务处理程序和会计循环

一、账务处理程序的概念和种类

(一)账务处理程序的概念

账务处理程序亦称会计核算形式，是指会计凭证、账簿组织、记账程序和记账方法相互结合的方式和步骤。会计凭证和账簿组织，是指凭证和账簿设置的种类和格式，各种凭证之间、各种账簿之间及凭证与账簿之间的相互关系。记账程序和记账方法，是指从审核和整理原始凭证，到填制记账凭证、登记各种账簿，以及编制会计报表的步骤和方法。不同的会计凭证、账簿组织、记账程序和记账方法相互结合在一起就构成不同的账务处理程序。

由于各单位的规模大小不同，业务性质各异，管理要求也不同，各企业在遵守国家有关会计法规的前提下，应结合本单位的实际情况，设计适合自己的账务处理程序。

合理、适用的账务处理程序，是做好会计核算工作的重要前提，它可以提高会计工作的效率，向会计信息的使用者及时提供高质量的会计信息。因此，合理设计账务处理程序，对于充分发挥会计的反映和监督职能具有重要意义。

(二)账务处理程序的设计要求

账务处理程序的设计要体现科学性、实用性和效益性的原则。既要注重各核算环节的相互关系和相互制约，又要注重核算效益，以适当的人力、物力和财力达到最佳的核算效果。

(1)要适应本单位经济活动的特点。各单位必须从实际出发，结合本单位经济活动的特点、规模大小、业务的繁简及会计人员的数量等情况，在保证贯彻会计法规统一要求的前提下，来选择确定适合本单位特点的账务处理程序。

(2)要能满足各方的信息需求。各单位必须从内部和外部的需要出发，及时、准确地提供有关自身的经营状况、盈利能力、偿债能力等方面的信息，以利于单位自身、投资人和债权人等做出正确的决策。

(3)简化核算手续，提高会计工作的效率。会计核算工作，既不能片面强调简化而降低核算质量，也不能贪多求全而增加不必要的核算手续。应在保证会计信息质量、满足要求的前提下，尽量简化核算手续，提高会计工作的效率，降低核算工作的人力和财务消耗。

(三)账务处理程序的种类

我国会计核算工作在长期实践中，形成了多种账务处理程序。目前，我国企业经常采用的账务处理程序主要有以下三种:

(1)记账凭证账务处理程序。

(2)科目汇总表账务处理程序。

(3)汇总记账凭证账务处理程序。

其中，记账凭证账务处理程序是最基本的账务处理程序，是其他账务处理程序的基础。

二、记账凭证账务处理程序

(一)记账凭证账务处理程序的特点

记账凭证账务处理程序，是指对发生的经济业务，都要根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证，再根据记账凭证逐笔登记总分类账的一种账务处理程序。记账凭证账务处理程序是一种最基本的账务处理程序。

这种账务处理程序的特点是:无须对记账凭证进行汇总，而是直接根据记账凭证登记总分类账。

(二)记账凭证账务处理程序下的凭证和账簿设置

在记账凭证账务处理程序下，可以采用通用格式的记账凭证，也可以采用收款凭证、付款凭证和转账凭证三种专用格式的记账凭证。设置的账簿一般有现金日记账、银行存款日记账、总分类账和明细分类账，其中，日记账和总分类账应采用三栏式账页，明细账可根据业务的特点和管理的要求分别采用三栏式、数量金额式或多栏式账页。

(三)记账凭证账务处理程序的步骤

记账凭证账务处理程序的基本步骤是:

(1)根据原始凭证或原始凭证汇总表填制收款凭证、付款凭证和转账凭证。(2)根据收款凭证、付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账。

(3)根据收、付、转记账凭证及所附的原始凭证或原始凭证汇总表登记各种明细分类账。

(4)根据记账凭证逐笔登记总分类账。

(5)定期将日记账、明细分类账与总分类账进行核对。

(6)根据总分类账、明细分类账及其他有关资料编制会计报表。

记账凭证账务处理程序的基本步骤如图7-2所示。

图7-2　记账凭证财务处理程序的基本步骤

(四)记账凭证账务处理程序的优缺点及适用范围

记账凭证账务处理程序的优点是:账务处理程序简单明了，容易理解，便于掌握;总账登记详细，方便对账查账。其缺点是:根据记账凭证逐笔登记总分类账，工作量较大，而且不便于分工。因此，这种账务处理程序一般适用于规模较小、业务量较少的单位。

三、科目汇总表账务处理程序

(一)科目汇总表账务处理程序的特点

科目汇总表账务处理程序，是指对发生的经济业务，根据原始凭证或者原始凭证汇总表编制记账凭证，然后根据记账凭证定期编制科目汇总表，并据以登记总分类账的一种账务处理程序。

这种账务处理程序的特点是:根据记账凭证定期编制科目汇总表，再根据科目汇总表登记总分类账。

(二)科目汇总表账务处理程序下的凭证和账簿设置

在科目汇总表账务处理程序下，记账凭证除应设置收款凭证、付款凭证和转账凭证外，为定期将记账凭证进行汇总还应增设“科目汇总表”。账簿的设置与记账凭证账务处理程序基本相同。

科目汇总表的编制方法是:分别根据收款凭证、付款凭证和转账凭证，按照相同的会计科目归类，定期汇总每一科目的借方本期发生额和贷方本期发生额，并将其汇总数填入相应会计科目的“借方”和“贷方”栏。汇总时可以把每个涉及的账户设置“T”形账，不登记期初和期末余额，只登记本期的发生额，并根据“有借必有贷，借贷必相等”的原则进行试算平衡，平衡后再登记到科目汇总表上。科目汇总表的编制时间，应根据各单位的业务量大小而定，业务量较大的可以5天、10天汇总一次，业务量较少的可以半个月甚至一个月汇总一次。每次汇总借方发生额和贷方发生额，也可以根据现金日记账和银行存款日记账的收支数填列，而不必再根据收款凭证和付款凭证汇总填列。科目汇总表可以每汇总一次编制1张，也可以分次汇总，每月编制1张。月末根据科目汇总表各科目借方发生额和贷方发生额的全月合计一次登记总分类账。科目汇总表的一般格式如表7-24和表7-25所示。

表7-24　科目汇总表(格式一)

表7-25　科目汇总表(格式二)

(三)科目汇总表账务处理程序的步骤

科目汇总表账务处理程序的基本步骤是:

(1)根据原始凭证或原始凭证汇总表填制收款凭证、付款凭证和转账凭证。

(2)根据收款凭证、付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账。

(3)根据收、付、转记账凭证及所附的原始凭证汇总表登记各种明细分类账。

(4)根据记账凭证定期编制科目汇总表。

(5)根据科目汇总表登记总分类账。

(6)定期将日记账、明细分类账与总分类账进行核对。

(7)根据总分类账、明细分类账及其他有关资料编制会计报表。

科目汇总表账务处理程序的基本步骤如图7-3所示。

图7-3　科目汇总表财务处理程序的基本步骤

(四)科目汇总表账务处理程序的优缺点及适用范围

科目汇总表账务处理程序的优点是:根据科目汇总表登记总账，大大简化了登记总账的工作量;利用科目汇总表可以进行发生额的试算平衡，保证记账的正确性。其缺点是:科目汇总表不能反映科目之间的对应关系，不便于分析经济业务的来龙去脉和查对账目。因此，这种账务处理程序一般适用于规模较大、业务量较多的单位。

四、汇总记账凭证账务处理程序

(一)汇总记账凭证账务处理程序的特点

汇总记账凭证账务处理程序，是指对发生的经济业务，都要根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证，再根据记账凭证编制汇总记账凭证，然后根据汇总记账凭证登记总分类账的一种账务处理程序。

汇总记账凭证账务处理程序的特点是:先根据记账凭证编制汇总记账凭证，然后再根据汇总记账凭证登记总分类账。

(二)汇总记账凭证账务处理程序下的凭证和账簿设置

在汇总记账凭证账务处理程序下，记账凭证除应设置收款凭证、付款凭证和转账凭证外，还应增设汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证。账簿的设置与记账凭证账务处理程序基本相同。

汇总记账凭证是根据记账凭证，按每个账户的借方或贷方设置，定期(一般为5天或10天)汇总各对应账户的发生额，每月编制一张，月终结出合计数，并据以登记总账。汇总记账凭证的编制方法是:汇总凭证的编制方法。

(1)汇总收款凭证用以汇总一定时期内现金和银行存款的收款业务，应按“库存现金”、“银行存款”账户的借方设置，根据收款凭证，定期按贷方账户归类、汇总。月终计算出发生额合计数，记入“库存现金”、“银行存款”总分类账户的借方及所对应各账户的贷方。汇总收款凭证的格式如表7-26所示。

表7-26　汇总收款凭证

(2)汇总付款凭证的编制方法。汇总付款凭证和以汇总一定时期内现金和银行存款的付款业务，应按“库存现金”、“银行存款”账户的贷方设置，根据付款凭证，定期按借方账户归类、汇总。月终计算出发生额合计数，记入“库存现金”、“银行存款”总分类账户的贷方及所对应各账户的借方。汇总付款凭证的格式如表7-27所示。

表7-27　汇总付款凭证

(3)汇总转账凭证的编制方法。汇总转账凭证用以汇总一定时期内发生转账业务，应按每个贷方账户分别设置，根据全部转账凭证，定期按借方账户归类、汇总。月终计算出发生额合计数，记入有关账户的借方和贷方。汇总转账凭证的格式如表7-28所示。

表7-28　汇总付款凭证

(三)汇总记账凭证账务处理程序的步骤

汇总记账凭证账务处理程序的基本步骤是:

(1)根据原始凭证或原始凭证汇总表填制收款凭证、付款凭证和转账凭证。

(2)根据收款凭证、付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记款。

(3)根据收、付、转记账凭证及其所附的原始凭证和原始凭证汇总表登记各种明细分类账。

(4)根据记账凭证定期编制汇总记账凭证。

(5)根据汇总记账凭证登记总分类账。

(6)定期将日记账、明细分类账与总分类账进行核对。

(7)根据总分类账、明细分类账及其他有关资料编制会计报表。

汇总记账凭证账务处理程序的基本步骤如图7-4所示。

图7-4　汇总记账凭证财务处理程序的基本步骤

(四)汇总记账凭证账务处理程序的优缺点及适用范围

与记账凭证账务处理程序的科目汇总表账务处理程序相比，汇总记账凭证账务处理程序的优点是:根据汇总记账凭证登记总账，减轻了登记总账的工作量;汇总记账凭证按照科目的对应关系归类汇总编制，能够反映经济业务的来龙去脉，便于查账。其缺点是:汇总转账凭证是按每一贷方科目而不是按经济业务性质归类汇总编制，不便于会计工作的日常分工;编制汇总记账凭证的工作较为复杂，工作量较大。因此，这种账务处理程序一般适用于规模较大、业务量较多的单位。

五、会计循环

(一)会计循环的概念

企业在一个会计期间内，其会计工作必须经历编审凭证、登记账簿、结账与编制会计报表等一系列会计程序。这些会计程序从一个会计期间的期初开始，至会计期末结束，并循环往复，周而复始，故称之为会计循环。

企业经历一个大的会计循环是1年，1个大的会计循环可以分成每月1次的12个小循环。在每个会计循环中，企业要综合运用设置账户、复式记账、填制凭证、登记账簿、成本计算、财产清查、结账、编表等专门会计核算技术，这些会计核算技术与会计循环一起构成一个完整的会计方法体系，它们相互联系、紧密结合，确保会计工作有序进行。

(二)会计循环的步骤

会计循环通常包括以下步骤:

(1)填制、取得原始凭证。企业单位发生经济业务之后，会计人员首先要填制或取得原始凭证，并审核其合法性、合规性。

(2)编制记账凭证。对会计事项进行分析、确认和计量后，应根据审核无误的原始凭证，确定应借记和贷记的账户名称和金额，编制记账凭证。

(3)登记账簿。根据记账凭证和原始凭证登记日记账和各种明细分类账。根据记账凭证、科目汇总表或汇总记账凭证等登记总分类账。

(4)财产清查。为了保证账实相符，企业一般应在期末对各项财产物资、债权债务等进行局部或全面的清查，查实盘盈盘亏数额的原因，及时调整有关账簿记录。

(5)编制调整前试算表。在账项调整前，根据分类账各账户的余额编制试算表，以检验分类账各账户的借方余额合计与贷方余额合计是否相符。在账项调整后，可以再编制一张试算平衡表。

(6)账项调整。会计期末，根据权责发生制及有关会计核算原则，对有关账项进行调整。账项调整的内容主要有预收收入和应计收入的调整、预付费用和应计费用的调整，等等。

(7)结账。编制结账分录，结清损益类账户，将损益类账户本期发生额结转到“本年利润”账户，以计算本期的经营成果。同时，结算出资产、负债、所有者权益类各账户的本期发生额和期末余额，以便编制资产负债表。

(8)编制会计报表。根据损益类各账户的本期发生额和结账前余额编制利润表;根据结账后资产、负债、所有者权益类总账账户及有关明细账户的余额，编制资产负债表;年末以资产负债表和利润表为基础，通过对有关账户发生额的分析编制现金流量表。

通过上面的介绍我们可以看到，会计循环与账务处理程序有许多交叉重叠之处。二者都强调了加工生成会计信息的步骤和方法。但二者又存在不同之处:账务处理程序不只是步骤方法问题，它侧重于概括凭证、账簿、记账程序和方法的结合方式，如科目汇总表账务处理程序与汇总记账凭证财务处理程序在记账凭证的设备和填制、账簿采用方面均有所不同。而这些方面在会计循环中并未进行具体的涉及。会计循环只是强调各会计工作环节和步骤相互连接的顺序。可以认为，账务处理程序中记账程序是构成会计循环的基本环节之一。

(三)会计循环举例

为了使读者熟悉账务处理程序及会计循环的基本步骤和方法，现以科目汇总表账务处理程序为例，说明记账凭证、科目汇总表(试算表)、账簿登记、账项调整、会计报表等会计核算技术(明细分类账从略)。

(1)资料:东方公司2009年1月各总分类账户的期初余额如表7-29所示。

表7-29　总分类账户期初余额金额单位:元

(2)东方公司2009年1月发生下列经济业务:

①1日，从银行提取现金800元备用。

②2日，管理部门的马华预借差旅费1000元，以现金支付。

③3日，从新华工厂购进甲材料一批，价款50000元，增值税额8500元，货款暂未支付。材料已经入库。

④4日，从银行取得半年期借款100000元，转入本企业存款户。

⑤5日，车间领用甲材料一批，成本为18000元，其中A产品生产用10000元，B产品生产用6000元，其余为车间一般耗用。

⑥5日，销售给华成公司A产品一批，价款30000元，增值税额5100元，对方开给的转账支票已交银行转账。

⑦6日，车间领用乙材料一批，成本为12000元，其中11000元用于B产品生产，其余为车间一般耗用。

⑧8日，以银行存款56000元购入一台不需安装的新设备。

⑨9日，企业管理部门以现金120元购买办公用品。

⑩10日，接银行通知，通海公司前欠货款38000元已收妥入账。

(3)根据经济业务编制记账凭证(采用下表代替各记账凭证)，如表7-30所示。

表7-30　记账凭证

续表

续表

(4)根据收款凭证和付款凭证登记现金日记账和银行存款日记账，如表7-31、表7-32所示。

表7-31　现金日记账

表7-32　银行存款日记账

(5)根据收、付、转凭证分别编制科目汇总表，如表7-33、表7-34、表7-35、表7-36所示。

表7-33　科目汇总表

表7-34　科目汇总表

表7-35　科目汇总表

表7-36　科目汇总表

续表

(6)根据科目汇总表登记总分类账，如表7-37至表7-61所示。

表7-37　总分类账

表7-38　总分类账

表7-39　总分类账

表7-40　总分类账

表7-41　总分类账

表7-42　总分类账

表7-43　总分类账

表7-44　总分类账

表7-45　总分类账

表7-46　总分类账

表7-47　总分类账

表7-48　总分类账

表7-49　总分类账

表7-50　总分类账

表7-51　总分类账

表7-52　总分类账

表7-53　总分类账

表7-54　总分类账

表7-55　总分类账

表7-56　总分类账

表7-57　总分类账

表7-58　总分类账

表7-59　总分类账

表7-60　总分类账

表7-61　总分类账

(7)编制试算平衡

通过编制试算平衡表，以验证总账余额是否正确，如表7-62所示。

表7-62　试算平衡表

续表

习　题

1.什么是会计核算形式?简述会计核算形式包括的基本内容。

2.合理、适用的会计核算形式必须符合哪些基本要求?

3.简述记账凭证会计核算形式的特点、核算流程、优缺点和适用性。

4.如何编制科目汇总表?

5.简述科目汇总表会计核算形式的特点、核算流程、优缺点和适用性。

6.如何编制汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证?

7.简述汇总记账凭证会计核算形式的特点、核算流程、优缺点和适用性。

8.比较科目汇总表与汇总记账凭证的联系与区别。

9.简述多栏式日记账会计核算形式的特点、核算流程、优缺点和适用性。

10.简述各种会计核算形式的主要区别?