系统管理员的操作

三、系统管理员的操作

用友网络财务软件在第一次运行时，系统管理员为admin，其口令为空。【系统管理】模块的初次操作，只能由系统管理员来完成。

（一）进入系统管理模块

【操作步骤】

进入系统管理模块。选择【开始】|【所有程序】|【用友ERP-U8】|【系统服务】|【系统管理】菜单项，即可打开【用友ERP-U8［系统管理］】窗口，屏幕显示如图8-5所示。

（二）设置和修改系统管理员密码

进入【系统管理】后，系统管理员的第一项工作就是要设置或修改系统管理员的密码。

图8-5　【系统管理】对话框

【操作步骤】

点击【系统管理】界面菜单【系统】下的【注册】。在此，用户名输入admin，在密码栏中输入正确密码，然后将“改密码”栏选中，点击【确定】按钮。之后，系统要求用户输入新口令，并确认新口令。一旦修改口令成功，就可以进行下面的工作了，如图8-6所示。

图8-6　登录系统管理模块

【操作注意】

初次进入【系统管理】时，对系统管理员的初始口令（这一口令是在系统安装时由软件供应商告诉被任命的系统管理员的）进行修改并保密尤为重要。但在教学演示软件中，由于一台计算机要供多名同学使用，为方便起见，建议不要为系统管理员设置密码。

（三）设置角色和用户

在计算机环境下，许多手工环境下的内部控制手段已不再适用，如账账核对、期末试算平衡等。虽然内部牵制控制仍十分必要，但常规签字、盖章手段却被淘汰出局，需要从“授权使用”的理念出发进行密码及授权控制。计算机系统要求严格定义能登录系统的操作人员，并限定每个人员能执行权限的范围，系统自动在相关的证、账、表上予以标志分清责任。

在用友ERP-U8系统中，有两个概念与岗位设置相关，即角色和用户。

用户即系统操作员，他既非企业的全部职工，也非手工会计中所指的“出纳、主管、会计”等财务人员，而是涵盖了企业信息系统全部模块的相关操作人员。只有被注册为合法的用户才有权登录系统，而只有被合法授权才有权操作系统。

角色则是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，也可以是由拥有同一类职能的人所构成的虚拟组织。如在实际工作中最常见的有会计和出纳两个角色。在设置了角色后就可以定义角色的权限，当用户归属于某角色后，就相应拥有了该角色的权限。设置角色的方便之处就在于可根据职能统一进行权限划分，方便授权。

要说明的是用户和角色设置可不分先后顺序，但从可以实现自动传递权限的角度来说，最好先设定角色并分配权限，然后再进行用户设置。这样在设置用户时，就可选择其归属于某一角色，从而自动拥有该角色的权限，包括功能权限和数据权限。角色与用户之间是多对多的关系，即一个角色可以拥有多个用户，而一个用户也可以属于多个不同的角色。

1．角色的设置

【操作步骤】

（1）点击【系统管理】界面菜单【权限】下的【角色】，便可进入【角色管理】界面，系统管理员对角色的设置包括增加、修改、删除、刷新等功能，如图8-7所示。

图8-7　【角色管理】对话框

（2）增加新角色。点击该界面中的【增加】，系统将弹出一个用于增加角色的界面。用户可根据实际需要填写相关栏目的内容，如图8-8所示。各栏目填写完毕后，点击【增加】按钮表示确认（注意：这里系统没有专设【保存】功能按钮），点击【放弃】按钮表示放弃。

图8-8　【角色详细情况】对话框

（3）修改和删除角色。点取欲修改或删除的用户角色，然后双击鼠标或点击功能菜单中相应的按钮，便可进行有关的操作。

（4）刷新。当设置的用户角色发生变动后，点击【刷新】按钮，系统将适时地刷新系统管理中有关角色设置的内容。此功能在网络版中尤其重要。在其他系统的功能界面上刷新具有相同的作用，以后我们将不再赘述。

2．用户的设置

例1：增加以下操作员：编号0001，姓名林月，口令0001，所属部门为财务部，角色为账套主管；编号0002，姓名汪红，口令0002，所属部门为财务部，角色为出纳。

【操作步骤】

（1）点击【系统管理】|【权限】|【用户】，即可进入设置用户界面，如图8-9所示。

图8-9　【用户管理】对话框

（2）增加新用户。点击该界面中的【增加】，系统将弹出一个用于增加用户的界面。根据上例填写相关栏目的内容。各栏目填写完毕后，点击【增加】按钮表示确认。重复以上步骤增加操作员汪红，如图8-10所示。

图8-10　增加新用户

（3）修改和删除用户。点取欲修改或删除的用户，然后双击鼠标或点击功能菜单中相应的按钮，便可进行有关的操作。

【操作注意】

（1）用户编号要唯一；所设置的用户一旦被启用，则该用户就不能再被删除。但可以使用系统提供的【注销/启用】功能随时注销或重新启用该操作员。处于被“注销”状态的操作员不能登录系统；在实际工作中可随时根据需要增加操作员。

（2）“合法用户”与“有权从事某岗位的操作”不是一回事。被合法注册了的用户才可以进入软件系统，但只有经过权限分配后才能进行有关的业务操作。

（3）操作员初次登录系统的口令是由系统管理员设定的。为了系统的操作安全和分清责任，在该操作员首次登录系统时，建议要改为自己的专用口令。改过后的口令是对任何人保密的（包括系统管理员）。但当该操作员忘记口令或不再担任操作员时，系统管理员可以管理员的身份登录系统，将该操作员的口令删除（此时仅能看到以*号显示的口令串内容），重新设置操作员新的初始口令。即系统管理员不知道操作员的口令，但可以对任何操作员的口令进行修改和删除操作，这一点并不违背权限的相互牵制和责任分清原则。

（4）在设置用户时可以直接指定该用户所属的角色，使其能直接拥有被指定角色的相应权限。如果不指定用户所属角色，也可通过系统管理中的【权限】功能来设置该用户所拥有的某账套操作权。

（四）建立新账套

一般说来，可以为企业中每个独立核算的单位建立一个账套，系统最多可建立999个账套。不同账套的数据之间彼此独立没有关联。在演示软件中，998和999账套是系统内置的演示账套，初次使用系统时，998和999演示账套需从有关路径专门引入。

建立账套是由计算机自动完成的，但在建立账套之前，企业需要根据自身的具体情况进行账套的有关参数设置。在手工环境下，企业会计政策和核算方法是作为内部管理制度的组成部分形文的，各岗位都约定俗成地严格遵守这一行文规范，是一种下意识的行为。而对计算机软件系统则不同，这些软件大部分都属于通用商品软件。为适应不同的企业类型及行业特征，软件内置了很多参数，选择不同的参数会形成不同的业务处理流程。每个企业都需要根据自身的核算特点和管理要求设置对应的参数，以确定计算机业务处理的方法和流程，从而将通用软件转换为符合企业特点的专用软件。

实际上除账套参数以外，在组成用友ERP-U8的所有子系统中，均预置了相关的系统参数供用户选择。不同系统的参数规定了该系统业务的处理规则和处理范围。由于用友ERP-U8各子系统关系紧密，对同一项业务活动的约定也可能会涉及其他多个子系统，也就是说，子系统间参数的设置彼此可能会发生影响，因此要了解各项参数的意义，明晰设置某项参数后对业务流程、核算方式所造成的影响。特别要注意各项参数设置的先后顺序。

在建立核算单位账套时，需要设置的基础参数主要包括：核算单位名称、所属行业、启用时间、编码规则等。账套参数决定了系统数据的输入、处理、输出的内容和形式。

例2：创建一个新账套。账套号：666；账套名称：河南郑东置业股份有限公司；启用会计期：2009年1月；企业简称：郑东置业；单位地址：郑州市郑东新区恒山路8号；法人代表：方远；企业类型：工业；执行新会计制度，使用2007年新会计制度科目；企业的记账本币：人民币（RMB）；账套主管：林月；企业要求进行外币核算；对经济业务处理时，需对客户、供应商、存货进行分类；企业的分类方案是：科目编码级次4222，客户和供应商分类编码级次223，部门编码级次122，其余采用系统默认值；该企业默认所有需要核算的小数位均为2。

【操作步骤】

（1）点击【系统管理】|【账套】|【建立】，即进入建立新单位账套功能。

（2）输入账套参数信息，如图8-11所示。

（3）输入单位信息，如图8-12所示。

（4）输入核算信息，如图8-13所示。

（5）输入分类信息，如图8-14所示。

（6）输入完成后，点击【完成】按钮，系统便会提示是否可以创建账套，点击【是】便完成了创建账套的参数设置。稍候，系统将自动打开【分类编码方案】界面。用户可根据单位的实际情况修改系统编码方案的默认值，如图8-15所示。

图8-11　输入账套参数信息

图8-12　输入单位信息

图8-13　输入核算信息

图8-14　输入分类信息

图8-15　设置编码方案

（7）单击【确定】按钮，即完成了分类编码方案的设置。然后系统会自动打开【数据精度定义】对话框。根据企业具体情况填写，然后单击【确定】按钮。

（8）接下来系统会提示是否在此进行系统启用，如果选择是，系统会进入【系统启用】界面（系统启用的设置也可在【企业应用平台】下的【基础设置】完成，具体操作我们放在下章讲解）。如果选择否，完成新账套的建立，如图8-16所示。

图8-16　【是否启用系统】提示框

【操作注意】

（1）账套号作为区分各账套的标志具有唯一性。新建账套号不能与已存账套号重复。对于集团公司用户来讲，最好事先对下属单位的账套号进行统一筹划，以利于后期集团数据的分析、比较及统计。

（2）账套路径为存储账套数据的路径，可以修改。

（3）用会计期规定了新建账套启用的时间，即原手工系统到计算机系统的交接日期。规定启用日期是为了便于确定计算机方式下账务处理的起点，以保证证、账、表数据连续性。启用日期具体到“月”。企业可在任何一个会计期间启用计算机信息系统。启用会计期可归为两类：一种是年初启用；一种是年中某月启用。假定企业2009年3月份购买系统软件，如果设定为2009年1月份启用账套，就意味着企业需要录入2008年末余额，并补录2009年1～2月的所有业务，虽然有一定工作量，但可以保留一年完成的业务，有利于统计、分析工作。因此企业在决定启用会计期时应权衡利弊，作出决策。另外需要注意的是，启用会计期不能在机内系统日期之后。在进行系统操作时，以下几种日期之间的逻辑关系应当注意：计算机的当前机内日期、建账套时选择的新账套启用日期、当前的会计核算年度、日常核算时的业务发生日期以及该业务的录入日期。这几个日期之间一定要符合逻辑关系，如核算的会计年度不能在新账套启用日期之前，业务发生日期必须在当前核算的会计年度之内，业务录入日期必须在当前机内日期之前，等等。除此之外，还要注意在总账系统【选项—凭证】功能中的“制单序时控制”设置。日期之间逻辑关系出错，系统将会警示并拒绝向下执行。

（4）会计期间设置用于确定会计月份的起始日期和结账日期，单位可根据实际情况自行设定。如果单位的会计年度与日历年度不一致，则可双击“会计期间设置”中的第一行进行修改。系统自动将启用月份以前的日期背景设为蓝色，标识为不可修改部分，而将启用月份以后的日期（仅限于各月的截止日期，至于各月的初始日期则随上月截止日期的变动而变动）背景设置为白色。

（5）单位名称是用户单位的全称，必须输入。企业全称只在发票打印时使用，其余情况可以使用企业的简称。

（6）系统提供了工业、商业两种类型。工业模式不能处理受托代销业务，商业模式可同时处理委托代销和受托代销业务；行业性质决定了系统为该账套提供适合于该行业的基础数据；账套主管可在此确定也可在操作员权限设置功能中修改；系统默认按所选行业性质预置会计科目。如果不选中“按行业性质预置科目”复选框，则不按行业预置会计科目。

（7）如果用户的存货、客户和供应商不多时，也可以选择对他们不进行分类管理。手工环境下限于人的计算能力及管理信息的能力，往往采用简化的核算方法，对客户、供应商、存货等重要资源不采用分类管理，以至不能获取必要的分类统计信息。计算机信息系统的建立，不仅可以提高信息处理的准确性、及时性，还可以充分考虑各级管理人员的需求，设置多种分类统计口径。而如果目前还无法确定是否采用分类管理模式，也可以待启动购销存系统时再进行设置。若选择各项分类核算，则必须先要设置各项分类方案，然后才能设置相应的基础档案。

（8）分类编码方案确定了企业中对会计科目、企业部门等对象进行编码的原则，它便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理。编码方案包括编码的级次方案和各级位长方案，即编码共分几段，每段有几位。一级至最底层的段数称为级次，每级（或每段）的编码位数为级长。编码总级长为每级编码级长之和。特别需要说明的是，为适应会计信息化数据处理环境，通常对涉及的所有对象，都需要进行“编码化”和“档案化”，包括人、财、物、数据、部门、方法、规则，等等。这里采用的是群码编码方法，它是一种分段组合编码，每一段有固定的位数。

（9）由于系统按照账套所选行业会计制度预置了一级会计科目，因此第l级科目编码级次不能修改，而其他均可直接根据需要进行修改；在系统未使用前，如果分类编码方案设置有误，可以在【企业应用平台】|【基础设置】|【基本信息】中对其进行适当修改。

（10）账套中的具体业务核算和管理，需要在不同的业务子系统中进行，而各业务子系统在应用之前，需要根据企业的具体情况确定其启用的日期。这些子系统的启用日期之间可以不同步。如果在图8-16中单击【是】按钮，则可以直接进行相关子系统的启用设置，单击【否】按钮则应到【企业应用平台】中去启用。如果不启用任何业务子系统，将不可以进行任何业务操作（包括后续的基础信息设置和各子系统业务操作等）。需要说明的是，如果选择在这里启用各业务子系统，它是由系统管理员完成的，而如果选择在【企业应用平台】中启用，则是由账套主管完成的。

（五）设置账套主管及为普通用户分配操作权限

1．设置账套主管

【操作步骤】

点击【权限】菜单中的【权限】项，系统将弹出用户权限设置界面。首先选择账套，然后再选取欲设定或放弃账套主管资格的操作员，如选择林月，然后用鼠标单击界面最上一行的账套主管标记即可。如想将该操作员设定为所选账套的账套主管，则打上对钩标识；反之，则去掉标记，如图8-17所示。

图8-17　设置账套主管

【操作注意】

（1）为账套设置账套主管的操作可以在建立账套时进行，也可以在该账套建立后进行。

（2）只有系统管理员才有权进行账套主管的设定与放弃操作。

（3）系统默认账套主管自动拥有指定账套操作的所有操作权，所以对账套主管来说就不存在对其增删权限的操作，此时权限设置的【增加】和【删除】按钮不能使用。

（4）用户队伍是系统中所有账套的“公共资源”，因此为账套分配权限的用户只能在已有用户中选择。一个用户可兼任多个账套的操作，一个用户也可兼任多个账套的主管。

2．为普通用户分配操作权限

为使操作员的权责清晰，同时为了企业经营数据的安全与保密，企业需要对系统中所有的操作人员进行分工，设置各自相应的操作权限。用友ERP-U8应用系统提供了权限的集中管理功能。它可以实现3个层次的权限管理。

第一个层次是功能级权限管理。为操作员设置功能权限的实质是限定操作员只能执行与自己岗位相关的系统操作，而不能越权管理其他与己无关的内容。如操作员SYSTEM是企业的工资核算员，那么系统管理员只授予他“工资”模块的操作权限，其他模块是无权登录的。用友ERP-U8系统提供了精细的功能权限功能，包括各功能模块相关业务的查看和分配权限。

第二个层次是数据级权限管理。该权限可通过两方面进行控制：一个是字段级权限控制；另一个是记录级权限控制。

第三个层次是金额级权限管理。该权限主要用于完善内部金额控制，通过对具体金额数量划分级别，实现对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制，限制他们制单时可以使用的金额数量，不涉及内部系统控制的不在管理范围之内。

功能权限的设置在【系统管理】模块中进行，而数据级权限和金额级权限设置则在【企业应用平台】|【系统服务】|【数据权限】中进行。而且必须是先设置了功能权限后才能进行数据级权限和金额级权限的设置。通过以上各层次权限之间的不同组合设置，可实现对操作员各种权限更加灵活和有效的控制。

只有系统管理员和账套主管才有权进行功能权限设置。但两者的设置级别又有所区别。系统管理员可指定某账套的账套主管，还可对任意已存账套进行任意操作员权限设置。而账套主管只可对所管辖账套进行任意操作员的权限设定（但无权指定账套主管）。

功能权限设置在系统管理中完成，有两种方法：一是增加用户时即设定用户所属的角色，则角色所拥有的权限将自动传递给用户。对角色进行权限分配时，相当于将这些权限同时分配给该角色包含的所有用户，即实现对多个用户批量分配权限；另外也可以单独给用户赋权。

例3：设置操作员汪红拥有666账套“总账”中出纳的操作权限。

【操作步骤】

（1）增加或修改用户权限。点取界面左侧用户显示区中的非账套主管用户，选取相应的账套和年度，然后用鼠标单击功能菜单中的【修改】按钮，系统即弹出权限增加界面，如图8-18所示。然后打开总账功能权限菜单，从中选择属于出纳的各种权限选项即可。

图8-18　为用户分配权限

（2）如果要删除操作员权限，则只要选中要删除权限的操作员，在右侧的权限显示区中点取欲被删除的权限，点击【删除】按钮即可。

【操作注意】

（1）为普通操作员分配账套操作权限，必须是在该账套已建立后才能进行。

（2）为非账套主管的其他普通操作员进行赋权，既可以由系统管理员来进行，也可以由账套主管来进行。二者的区别是：以系统管理员身份操作时，可以为任意操作员分配任意账套的操作权限；而以账套主管身份操作时，只能为任意操作员分配其所指定账套的权限。

（3）在进行权限设置时，要注意所选操作员、账套、年度、业务子系统（注意子系统的代码）以及各级岗位明细权限（注意各权限代码）之间的配置关系。

（4）所设置的用户权限一旦被该操作员使用（即进入过相应的功能），则该项权限便不能再被修改或删除。

（六）账套的输出和引入

1．输出账套

企业在实际运营中，存在着很多不可预知的不安全因素，如火灾、计算机病毒、人为破坏等，任何一种情况的发生都会对系统安全造成致命的影响。为此，系统需要提供能保存机内数据的有效方法，即能定期将机内数据备份出来存储到不同的介质上，以被遭遇不测时恢复数据使用。用友ERP-U8系统提供了两种方式可用于备份系统数据，即设置自动备份计划和账套输出。在系统管理模块中提供了账套的输出功能。账套的输出功能除了可以完成账套的备份操作外，还可以完成删除账套的操作。如果系统内的账套已经不需要再继续保存，可使用账套的输出功能进行账套删除。另外，账套的输出功能还可以用于解决异地分公司的审计和数据汇总问题。只有系统管理员才有权输出账套。

例4：将666账套数据输出备份到“我的文档”中的“账套备份”文件夹中。

【操作步骤】

（1）首先在【我的文档】中建立【账套备份】文件夹。

（2）以系统管理员admin身份进入【系统管理】窗口，选择【账套】菜单中的【输出】命令打开【账套输出】对话框，如图8-19所示。选择备份目标文件夹【账套备份】即可。

图8-19　【账套输出】对话框

【操作注意】在删除账套时，必须关闭该账套的所有系统模块。

2．账套的引入

账套引入（即会计数据恢复）是把软盘或硬盘上的账套备份数据恢复到系统中来。账套引入（或数据恢复）的目的是当硬盘数据被破坏时，将最新备份数据恢复到硬盘中。系统还允许将系统外某账套数据引入到本系统中，从而有利于集团公司的操作。如子公司的账套数据可定期被引入到母公司系统中，以便进行账套数据的分析和合并工作。

【操作步骤】

（1）点击【账套】|【引入】，即可进入引入账套的功能；

（2）在界面上选择要引入的账套数据备份文件。账套数据备份文件是系统输出的文件，前缀名统一为uferpact。选择完后，点击【打开】按钮表示确认；若放弃，则点击【放弃】按钮，如图8-20所示。

【操作注意】只有系统管理员才有权引入和输出一个账套。

图8-20　引入账套

（七）系统安全管理

1．系统运行监控

以系统管理员的身份注册进入系统管理后，可以看到系统管理的功能列表上分为上下两个部分，上半部分列示的是已登录的系统管理子系统，下半部分列示的是登录的操作员在子系统中正在执行的功能。这两部分的内容都是动态的，都会根据系统的执行情况而自动变化。

2．设置自动备份计划

用友ERP-U8系统提供了设置自动备份计划的功能，其作用是自动定时对设置的账套进行输出（备份）。利用该功能可实现定时、自动输出多个账套的目的，有效减轻了系统管理员的工作量，保障了系统数据安全。

【操作步骤】

点击【系统】下【设置备份计划】，进入【备份计划详细情况】界面，点击【增加】，设置一新的自动备份计划，如图8-21所示。

图8-21　设置自动备份计划

【栏目说明】

在设置备份计划时，应设置计划编号、计划名称、备份类型及发生频率等。备份计划中的有关内容说明如下：

（1）备份类型：在系统管理员（admin）身份增加备份计划时可以进行选择，分为账套备份和年度备份；以账套主管注册进入系统管理增加备份计划时，此处只显示非选项“年度备份”。当选择账套备份时系统自动将系统中已经存在的账套显示出来，用户选择需要备份的账套号。

（2）发生频率：系统提供“每天、每周、每月”3项选择，可根据备份需要进行选择。

（3）发生天数：系统提供发生频率，确认执行备份计划的确切天数。如果选择“每天”为周期，系统不允许选择发生天数；如果选择“每周”为周期，系统允许选择的天数为l～7之间的数字（1代表星期日，2代表星期一，依此类推）；如果选择“每月”为周期，系统允许选择的天数为1～31之间的数字，如果期中每月的时间日期不足设置的天数，系统则按最后一天进行备份。

（4）开始时间：是指在指定的发生频率中的发生天数内的什么时间开始备份。

（5）有效触发：如果遇到网络或数据冲突无法备份时，以备份开始时间为准，在有效触发小时的范围内，系统可以反复进行重新备份，直到备份完成。

（6）保留天数：是指系统可以自动删除时限之外的备份数据。当数值为0时系统认为永不删除备份。

（7）备份路径：可选择一个本机或网络路径存放备份数据文件。系统自动根据设置的路径对应每一个账套或者年度账套建立子目录，并自动保存最新的两份数据备份文件。

【操作注意】

（1）已设置了备份计划，且该计划正在启用的账套不能再次被选择；选择账套备份时一次可以选择多个账套号，且必须保证有一个账套号。可以随时修改已被选择的账套号。

（2）已经设置了备份计划，且该计划正在启用的年度账不能再次被选择。选择年度账进行备份时一次可以选择多个账套的年度账，且必须保存有一个账套的年度账。

3．注销当前操作员

如果需以一个新操作员注册进入系统管理以启用系统的其他功能，就需要将当前的操作员从系统管理中注销；如果当前操作员暂时离开，不希望他人对系统管理进行操作时，也应该注销当前操作员。点击【系统】下的【注销】就可完成该操作。

4．上机日志

为保证系统安全运行，系统随时对各产品或模块每个操作员的上下机时间、操作具体功能等进行登记，形成上机日志，以便使所有的操作都有所记录，有迹可寻。上机日志只有系统管理员才有权操作。点击【视图】下的【上机日志】就可进入该界面进行查询和管理。

【操作注意】上机日志是由系统自动记录的，系统管理员可以查看和删除日志但不可以修改。如果查看和删除出现了责任问题，可由系统管理员来承担，但如果设置了修改日志功能，那么修改的责任问题就不容易分清了。上机日志是动态的，它随系统的使用不断发生变化，因此要想看到最新的上机日志，就要适时地执行【刷新】功能。