如何进行第一笔自动转账业务

4.如何进行第一笔自动转账业务？

答：第一笔自动业务的内容为提取本月折旧费用。这是本月第一笔自动分录，为了掌握自动转账分录的定义与编制，此处详细讲解了提取折旧自动分录的每一步具体操作。掌握了第一笔自动分录的操作，其他笔自动业务可以同理类推。

图12-22　凭证记账完成提示信息

（1）定义自动分录

单击“系统设置”菜单中的“自动转账分录定义”菜单项。打开“自动转账分录设置”窗口，如图12-23所示。

在“分录号”后输入“1TQZJ”（提取折旧）；“凭证类型”选择“自动”（下同）；“使用时间”选择“日常”（下同）；在“摘要”栏输入“提取折旧”；在“借/贷”栏按F7键，则系统自动显示“借”；“科目代码”栏的输入如表11-1中的科目编码及名称直接录入，也可按F2键，进行会计科目选择，如图12-23所示。

图12-23　自动分录定义中的选择科目代码窗口

点击“确认”，进入“部门代码选择”窗口，如图12-24所示，此处可参见表11-2。

单击“确认”，进入“金额来源”公式定义栏。按F2键，出现“表达式选择”窗口，开始引导输入金额公式。在“表达式选择”中，选择“科目表取数”，如图12-25所示。

按回车键，则继续是“表达式选择”窗口，在此窗口中选择“科目期初借方余额”，如图12-26所示。

图12-24　自动分录定义中的选择部门单位代码窗口

图12-25　自动分录定义中表达式选择窗口1

图12-26　自动分录定义中表达式选择窗口2

继续按回车键，则出现“选择科目名称”窗口。在“选择科目名称”窗口中，选择“1601固定资产”，如图12-27所示。

图12-27　自动分录定义中的选择科目名称窗口

点击“确认”，出现“选择运算符”窗口，如图12-28所示。

图12-28　自动分录定义中的选择运算符窗口

点击乘号，出现如图12-25所示的“表达式选择”窗口，点击该窗口的下拉箭头，选择“常数”，则出现“输入常数”窗口，在该窗口中输入常数“0.004”，如图12-29所示。

图12-29　自动分录定义中的输入常数窗口

继续按“Enter”回车键，又出现如图12-28所示的“选择运算符”窗口，此时选择“取消”，结束本行公式定义，如图12-30所示。

重复以上操作步骤，进行第二业务部和第三业务部的提取折旧设置。当定义第四行“累计折旧”科目时，在“摘要”栏按“F3”键，复制上栏摘要；在“借/贷”栏按F8键，系统自动显示“贷”；在金额来源栏按“F2”键，出现的如图12-25所示的“表达式选择”窗口，点击该窗口的下拉箭头，选择“借贷平衡校正数”；按回车键，出现如图12-28所示的“选择运算符”窗口，选择“取消”，则完成提取折旧自动分录定义。定义完成的提取折旧自动分录如图12-31所示。

图12-30　自动分录定义中设置完成的第一个金额来源

图12-31　定义完成的提取折旧自动分录

部门递推以后，让光标停在第二行，单击“删除”；然后把原第三行公式中的“0.004”改成“0.003”；把原第四行公式中的“0.004”改成“0.003”。按回车键，光标回到原第五行“摘要”栏，按F3键，复制摘要；按F8键，输入“贷”；按F2键，参照输入“1602累计折旧”；按F2键，选择“借贷平衡校正数”；单击“存盘”按钮，可存入新输入的分录或修改过的分录内容。

存入分录时，系统要对存入的分录做如下检查和处理：

①去掉自动分录中无科目代码、表达式为空或已加双红线的行。

②非法对应科目检查。此检查根据第九章的规定进行。只有上述检查全通过才正式存入自动分录，否则要求操作者继续修改。

（2）试编凭证

在自动分录定义窗口中，自动分录定义完成后，需点击“存盘”，将自动分录保存在系统中，则在“系统设置”的“自动转账分录查询”中就可以查询到该自动分录。为了检验自动分录定义是否正确合理，每个自动分录被定义完成时都应该进行试编。这里自动分录只有先“存盘”，才能“试编”。在“自动分录定义”窗口或“自动分录查询”窗口，单击“试编”，屏幕将显示本自动分录的凭证试编结果，如图12-32所示。

图12-32　自动分录定义中的试编凭证

试编产生的凭证只能显示，不保存、不记账。

（3）正式编制

要进行“自动转账凭证”的正式编制，与编制普通记账凭证操作类似，先需切换到录入员登录，通过菜单“凭证编制”进入“凭证输入修改”功能。在“记账凭证输入修改”窗口，单击“自动凭证”，打开“自动转账分录编制”窗口，鼠标定位到“分录号”，单击“F2”键，调出“选择自动分录”窗口，选择“1TQZJ”自动分录双击后，如图12-33所示。

在“自动转账分录编制”窗口，单击“编制”，即生成自动转账凭证，如图12-34所示。

（4）凭证审核记账

自动转账凭证正式编制完成以后，其凭证审核与记账与其他凭证操作完成相同。切换到系统主管，审核凭证并记账。

图12-33　自动凭证正式编制时选择自动分录窗口

图12-34　编制完成的自动转账凭证