会计凭证分为原始凭证和记账凭证

第四节　会计凭证的传递和保管

一、会计凭证的传递

会计凭证传递，是指会计凭证从取得或填制之日起，经过审核、整理、记账到装订、保管为止，在本单位内部有关部门和人员之间的传递程序和传递时间。会计凭证的传递是会计核算得以正常、有效的前提。会计凭证传递，要求能够满足内部控制制度的要求，使传递程序有效合理，同时尽量节约时间，减少传递的工作。会计凭证的传递主要包括凭证的传递线路、传递时间和传递手续三个方面的内容。

会计凭证传递线路，是指各单位在确定会计凭证填制的联次和传递程序时，应根据经济业务的特点、内部机构设置和人员分工情况加以确定，防止会计凭证停留在不必要的环节，或没有经过必要的环节，以保证会计凭证沿着最合理的线路进行传递。

会计凭证传递时间，是指各种凭证在各经办部门、各个环节停留的合理时间。各有关部门和人员不得拖延和积压会计凭证。而且，一切会计凭证的传递和处理，都要在报告期内完成，不得跨期，否则会影响会计核算资料的正确性和及时性。

会计凭证传递手续，是指在会计凭证的传递过程中，还要明确每一传递环节上有关经办人员应负的责任，使凭证衔接手续完备、严密，以保证会计凭证的安全和完整。

由此可见，各单位必须组织最合理的传递途径，规定最迅速的传递时间，制订最严密的凭证衔接制度来传递会计凭证。只有这样，才能保证会计核算工作的质量，提高会计核算工作的效率。

二、会计凭证的保管

会计凭证保管，是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证是重要的经济档案资料，为了便于本单位随时利用和外部有关部门审计和查账征询，任何单位在完成经济业务手续和记账之后，必须将会计凭证按规定的组卷归档制度形成会计档案资料，妥善保管，不得丢失或任意销毁。对会计凭证的保管，既要做到完整无缺，又要便于查阅，其归档保管的主要方法和要求是:

(一)会计凭证的整理归类

会计部门在记账完毕后，应定期(一般为每月)将会计凭证加以分类整理，在检查无缺号和附件无缺失后，将各种记账凭证按编号顺序，连同所附的原始凭证一起将其折叠整齐，加上封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，以防散乱丢失和任意拆装。

为了便于事后查阅会计凭证，会计凭证的封面上要注明单位名称、凭证种类、凭证张数、所属年月、起止号数、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和装订人员应在封面上签章，然后入档保管。会计凭证封面的一般格式，如表5-22所示。

表5-22　会计凭证封面

(二)会计凭证的造册归档

会计部门应按照会计档案管理要求，将装订成册的会计凭证应集中保管，并指定专人负责，查阅时，要有一定的手续制度。当年装订成册的会计凭证，在年度终了时可暂由单位会计机构保管1年，期满后应当移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

(三)会计凭证的借阅和销毁

1．会计凭证的借阅

会计凭证原则上不得外借，如果有特殊原因，如发生贪污盗窃等经济犯罪案件等，需要使用原始凭证时，需经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，应予复制，避免抽出原始凭证，致使原册残缺。对向外单位提供的原始凭证复制件，应当在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签章。

2．会计凭证的保管期限和销毁手续

会计凭证的保管期限和销毁手续，必须严格执行《会计档案管理办法》的规定，任何人无权随意销毁，按照规定会计凭证的保管期限一般为15年，有的会计凭证需要永久保存。保管期限从会计年度终了后第1天起算，到会计凭证保管期满后，必须按照规定的审批手续，报经批准后才能销毁。但销毁前应认真清点核对，填制“会计档案销毁目录”，销毁会计凭证时，会计部门和档案部门共派人员进行监销，销毁后经办人员应在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期;同时，将监销情况写出书面报告一式两份，并将一份报告和销毁清册交档案部门入档保管。

(四)重要会计凭证的保管

如果一个月内会计凭证数量过多，可分装若干册，在封面上加注共几册字样。如果某些记账凭证所附原始凭证过多，也可以单独装订保管，但应在其封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号。对各种重要的原始凭证，如合同、契约、押金收据、涉外文件以及需要随时查阅的收据等，应另编目录，单独保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上分别注明日期和编号，以备查核。

(五)会计凭证的保管遗失

从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，代作原始凭证。

本章小结

会计凭证是记录经济业务，明确经济责任，作为记账依据的书面证明。会计凭证按其填制程序和用途不同，可分为原始凭证和记账凭证两大类。

原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的会计凭证，是用来载明经济业务实际执行和完成情况，明确经济责任，具有法律效力的最初书面证明，是填制记账凭证的原始依据。原始凭证按其来源不同，可分为外来原始凭证和自制原始凭证。原始凭证按其填制方法的不同，又可分为一次原始凭证、累计原始凭证、汇总原始凭证和记账编制凭证。

记账凭证是指会计人员根据审核无误后的原始凭证或原始凭证汇总表编制的，用来确定会计分录，作为记账直接依据的会计凭证。记账凭证按其使用范围不同，可分为专用记账凭证和通用记账凭证。专用记账凭证按其是否反映货币资金的收付业务，又可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。记账凭证按其是否经过汇总，又可分为汇总记账凭证和单一记账凭证两种。会计凭证的填制必须符合有关的规定和要求。会计人员必须履行会计的监督职能，对原始凭证的合法性、完整性和正确性进行审核。只有审核无误的会计凭证才能作为登记账簿的依据。

会计凭证的传递是会计核算得以正常、有效的前提。各单位必须组织最合理的传递途径，规定最迅速的传递时间，制订最严密的凭证衔接制度来传递会计凭证。只有这样，才能保证会计核算工作的质量，提高会计核算工作的效率。

会计凭证是重要的经济档案资料，为了便于本单位随时利用和外部有关部门审计和查账征询，对会计凭证必须进行整理、装订成册，入档保管，不得丢失或任意销毁会计凭证。

关键术语

会计凭证原始凭证记账凭证一次凭证累计凭证汇总原始凭证记账编制凭证收款凭证付款凭证转账凭证会计凭证的传递会计凭证的保管

自我测试

一、思考题

1．什么是会计凭证?会计凭证如何分类?

2．什么是原始凭证?原始凭证基本内容有哪些?

3．原始凭证的填制有哪些要求?

4．如何对原始凭证进行审核?审核结果怎样处理?

5．什么是记账凭证?记账凭证应具备哪些凭证要素?

6．记账凭证填制的要求是什么?

7．记账凭证审核的内容有哪几个方面?

8．如何进行会计凭证的传递?

9．如何进行会计凭证的借阅和销毁?

练习题

(一)单项选择题

1．采购员李勇为报销差旅费填制的“差旅费报销单”属于(　)。

A．原始凭证　　B．记账凭单

C．收款凭证　　D．付款凭证

2．下列凭证中，(　)属于外来原始凭证。

A．销货发票　　B．领料单

C．购货发票　　D．工资结算单

3．会计工作的起点和关键是(　)。

A．填制和审核会计凭证　B．编制会计分录

C．登记会计账簿　　　　D．编制会计报表

4．属于记账凭证，不属于原始凭证的内容是(　)。

A．填制日期

B．会计分录内容，即应借应贷账户的名称及金额

C．接受凭证的单位名称

D．经济业务的内容摘要、实物数量和金额

5．“8050．06”的规范大写金额是(　)。

A．人民币捌仟零伍拾元零陆分　B．人民币捌仟伍拾元零陆分

C．人民币捌扦零伍拾元陆分整　D．人民币捌仟伍拾元零陆分整

6．材料领用单是(　)。

A．汇总原始凭证　B．二次凭证

C．累计凭证　　　D．一次凭证

7．只涉及货币资金内部收付业务时，一般只填制(　)。

A．收款凭证　　B．付款凭证

C．转账凭证　　D．收款凭证和付款凭证

8．各种经济合同、存出保证金收据等重要原始凭证应当(　)。

A．另编目录，单独登记保管　B．附在原始凭证后保管

C．附在记账凭证后保管　　　D．附在会计报表后保管

9．原始凭证不得涂改、刮擦、挖补。对于金额有错误的原始凭证，正确的处理方法是(　)。

A．由出具单位重开

B．由出具单位在凭证上更正并由经办人员签名

C．由出具单位在凭证上更正并由出具单位负责人签名

D．由出具单位在凭证上更正并加盖出具单位印章

10．下列属于汇总原始凭证(或原始凭证汇总表)的是(　)。

A．销货发票　　B．领料单

C．限额领料单　D．发料凭证汇总表

(二)多项选择题

1．在下列原始凭证中属于自制原始凭证的是(　)。

A．收料单　　B．购货发票

C．领料单　　D．限额领料单

E．制造费用分配表

2．以下原始凭证中属于一次凭证的是(　)。

A．收料单　　B．限额领料单

C．销货发票　D．领料单

E．购货发票

3．专用记账凭证按其与货币资金的关系来划分，可分为(　)。

A．收款凭证　　B．累计凭证

C．付款凭证　　D．转账凭证

E．一次凭证

4．涉及现金与银行存款之间收付款业务时可编制的记账凭证有(　)。

A．银行存款收款凭证　　B．银行存款付款凭证

C．库存现金收款凭证　　D．库存现金付款凭证

E．转账凭证

5．会计凭证的保管应做到(　)。

A．定期归档以便查阅　　B．查阅会计凭证要有手续

C．由企业自行销毁　　　D．保证会计凭证的安全完整

E．办理相关手续后方可销毁

6．外购材料一批，已验收入库，货款已付，根据该项经济业务所填制的会计凭证有(　)。

A．收款凭证　　B．收料单

C．付款凭证　　D．转账凭证

E．累计凭证

7．“限额领料单”是(　)。

A．外来原始凭证　B．自制原始凭证

C．一次凭证　　　D．累计凭证

E．汇总原始凭证

8．下列说法正确的是(　)。

A．原始凭证必须记录真实，内容完整

B．一般原始凭证发生错误，必须按规定办法更正

C．有关现金和银行存款的收支凭证，如果填写错误，必须作废

D．购买实物的原始凭证，必须有验收证明

E．将不同类型业务的原始凭证合并编制一张记账凭证。

9．下列记账凭证中可以不附原始凭证的有(　)。

A．转账凭证　　　　B．付款凭证

C．结账的记账凭证　D．更正错账的记账凭证

E．收款凭证

10．以下各项中，属于记账依据的原始凭证有(　)。

A．收料单　　B．经济合同

C．领料单　　D．外单位开具的收款收据

E．购货发票

(三)判断题

1．所有会计凭证都要由会计部门审核无误后才能作为经济业务的证明和登记账簿的依据。(　)

2．原始凭证金额有错误的，应由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。(　)

3．原始凭证可以由非财会部门和人员填制，但记账凭证只能由财会部门和人员填制。(　)

4．所有的记账凭证都应附有原始凭证。(　)

5．从银行提取现金，既可编制库存现金收款凭证，也可编制银行存款付款凭证。(　)

6．收料单属于汇总原始凭证。(　)

7．各种凭证若填写错误，不得随意涂改、刮擦、挖补。(　)

8．会计凭证应定期装订成册，加具封面，归档保管。(　)

9．所有的会计凭证都是登记账簿的依据。(　)

10．付款凭证左上角“借方科目”处，应填写“库存现金”或“银行存款”科目。(　)

(四)业务题

习题一

【目的】练习收款凭证、付款凭证的填制。

【资料】建民公司2009年6月份发生以下经济业务:

1．收回春风公司欠款35000元，款项已存入银行。

2．外购B材料一批，价款为60000元，增值税率17%，款项已通过银行支付，材料尚未到达。

3．用现金275元购买厂部用办公用品。

4．从银行提取现金150000元，备发工资。

5．以现金150000元发放本月职工工资。

6．销售科李想出差预借差旅费3000元，以现金付讫。

7．孙明出差归来报销差旅费1800元，退回现金200元。

8．收到黄河公司投入资金500000元，款已存入银行。

9．出售给顺风公司甲产品一批，售价40000元，增值税率17%，款已收存银行。

10．接银行通知，支付了本月电话费2600元。

【要求】根据上述经济业务，填制收款凭证和付款凭证。

习题二

【目的】练习转账凭证的填制。

【资料】曙光公司2009年5月份发生以下经济业务:

1．外购A材料一批，取得增值税发票注明的价款为25000元，增值税率17%，款项尚未支付。

2．赊销B产品给明达公司，开具增值税发票注明的售价为20000元，增值税率17%。

3．王明出差归来报销差费1200元，原预借1500元。

4．汇总本月耗用材料成本如下:生产A产品耗用3000元;生产B产品耗用2000元，车间一般耗用500元;厂部耗用300元。

5．分配本月职工工资40000元，其中生产A产品工人工资10000元;生产B产品工人工资20000元，车间管理人员工资6000元;厂部管理人员工资4000元。

6．计提本月固定资产折旧，其中车间用固定资产折旧3800元;厂部固定资产折旧4200元。

7．结转本月制造费用25000元，其中A产品负担14000元;B产品负担11000元。

8．结转本月已完工入库A产品生产成本45000元。

9．结转本月已售D产品生产成本52000元。

10．结转本月已售C材料成本800元。

【要求】根据上述经济业务填制转账凭证。