第一节 会计账簿概述
一、会计账簿的概念
会计账簿是指以会计凭证为依据，在具有专门格式的账页中，全面、连续、系统、综合地记录和反映经济业务的簿籍。
各企业、事业单位对日常发生的经济业务都必须取得和填制凭证。但是作为账簿登记依据的会计凭证对经济业务的反映是分散的、零星的、片断的，仅能反映某项（或某类）经济业务发生的情况及该项（或该类）业务引起有关账户的增减变动金额，它不能将单位在某一时期内发生全部经济业务全面、连续、分类地反映出来。因此，只有通过账簿的登记，才能把分散在会计凭证上的经济业务发生及完成情况的核算资料，加以归类整理并相互联系地全面登记，从而为经营管理提供连续、系统、全面的各种会计信息。
二、账簿的作用
设置和登记账簿是会计核算的一项重要的内容，在经济管理中起着重要的作用。主要表现在以下几方面。
（一）可以为经济管理提供连续、全面、系统的会计信息
会计账簿是分别在不同的账户，按照经济业务发生的时间顺序，毫无遗漏地将发生的经济业务进行记录。这样提供的会计信息就具有连续性、全面性；同时有关账户之间又是相互联系地进行登记的。所以，提供的会计信息就有系统性。全面、连续、系统的会计信息可以从价值方面反映单位内部在一定时期内生产经营活动的状况和经营的成果，有利于加强单位内部经济管理，有助于正确地进行经营决策。
（二）可以确保财产物资的安全完整和各项资金的合理使用
通过账簿对财产物资登记，可以连续反映各项财产物资的增减变动及结存情况，并借助于财产清查账目核对等方法，反映财产物资的具体情况，发现问题，及时解决，以保证财产物资的安全完整，合理使用各项资金。
（三）为计算成本、费用和利润等提供资料，为财务成果的分配提供依据
通过账簿的登记可以确定成本、费用、财务成果的实际发生数。确定财务成果后才能按规定的方法进行利润分配或弥补亏损。通过账簿的设置和登记，还可以提供经营成果形成的详细内容，并为财务成果的分配提供依据。
（四）可以为编制会计报表提供资料
会计期末结账、对账以后，正确无误的账簿资料是编制会计报表的直接依据。通过编制会计报表使账簿资料更加概括，借助会计报表可以了解企业单位经营活动的全貌。
（五）可以为会计检查、会计分析提供资料
会计核算、会计检查、会计分析是会计方法体系中三个主要的部分，且它们之间是相互联系的。会计核算为会计检查、会计分析提供依据，会计检查是会计核算正确性的保证，反过来会计分析是会计核算的继续和深化。所以作为以会计核算中心环节的账簿登记，可以提供各项资产、负债、所有者权益等增减变动的情况以及收入、费用和利润形成的资料，为开展会计检查、会计分析提供依据。
三、设置账簿的原则
设置账簿，是每一个单位都必须做的工作。不过，要设置多少账簿？设哪些账簿？账簿的结构如何等，要根据各单位的需要及经济业务特点而定，不能千篇一律，一般说设置账簿应考虑以下几条原则。
（一）统一性的原则
各单位应当按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置账簿。所设置的账簿应能全面反映经济活动的情况，了解企业、单位的财务状况和满足企业、单位经营成果的需要，满足经济单位内部加强经济管理的需要。
（二）科学性原则
账户的设置要组织严密、层次分明。账户之间要互相衔接互相补充、相互制约。能清晰反映账簿的对应关系，以便能提供完整系统的资料。
（三）实用性的原则
账簿的设置要根据本单位规模的大小、业务的繁简、会计人员的多少，从加强管理和实际需要的具体情况出发，既要防止账簿重叠，也要防止过于简化。一般来说，业务复杂、规模大、会计人员多、分工较细的单位，账簿可设置得细一点；业务简单、规模小、会计人员少的单位，账簿可设置得简化一点。
四、账簿的种类
各单位设置的账簿是多种多样的，功能各异，结构也不同。按照不同的标准对账簿进行分类，可以更好地设置不同的账簿，以满足经济管理对账簿资料的要求。
（一）账簿按用途分类
账簿按用途划分，可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。
1．序时账簿
序时账簿又称日记账，是按经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔登记的账簿。它可以是序时登记的全部经济业务的账簿，叫普通日记账；也可以是序时登记某类经济业务的账簿，叫特种日记账，如现金日记账、银行存款日记账、购货日记账、销货日记账等。在会计实务中通常只对现金和银行存款设置日记账进行序时核算。
2．分类账簿
分类账簿是对全部经济业务进行分类登记的账簿。由于账户按其提供指标的详细程度可以分为总分类账户和明细分类账户，因此账簿也可分为总分类账簿和明细分类账簿。根据总账开设的账簿，叫总分类账簿；根据明细分类账簿开设的账簿，叫明细分类账。
3．备查账簿
备查账簿也称为辅助账簿。备查账簿是对某些在日记账和分类账簿中不能记录登记或记录不全的经济业务进行补充登记的账簿，主要用于日后查考有关经济业务，如代销商品登记簿、租入固定资产登记簿、商业汇票登记簿等。
（二）账簿按外表形式分类
账簿按外表形式划分，可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。
1．订本式账簿
订本式账簿是在启用前按账页编码已经装订成册的账簿。订本账一般用于现金日记账、银行存款日记账和总分类账等。这种账簿能够避免账页散失，防止非法抽换账页。但是由于账页固定，不能根据记账的需要增减账页。
2．活页式账簿
活页式账簿是由若干张零散的具专门格式的账页组成的账簿。这种账簿可以根据需要随时添加抽减账页，同时有利于分工记账，提高记账工作效率。但是账页容易散失或被抽换。采用活页式账簿，在使用时必须将空白账页按序号编号，由有关人员在上面签章，平时可装置在账夹中保管使用，年度终了，装订成固定成册并归档保管。活页式账簿适用于各种明细账。
3．卡片式账簿
卡片式账簿是由专门格式、分散的卡片作为账页进行登记的账簿，这种账一般用卡片箱装置，每一卡片均编号登记后按序号放在卡片箱中，随取随放。卡片式账簿的优缺点同活页账簿一样，但它不需要每年更换，可以跨年度使用。固定资产明细账一般采用这种账簿。
（三）账簿按账页形式分类
账簿按账页形式分类可以分为三栏式账页、多栏式账页、数量金额式账页。
1．三栏式账账簿
三栏式账页是由设置借方、贷方、余额三个金额栏的账页组成部分的账簿。三栏式账页是最基本的账页，其他账页都是在此基础上增减栏目而来，账页格式见表5－1所示。
表5－1 三栏式明细账
2．数量金额式账簿
数量金额式账簿也称三大栏式账簿。是指在“收入、支出、结存”三大栏的各栏中，分别设置有“数量、单价、金额”等小栏目的账簿，见表5－2所示。
表5－2 数量金额式明细账
3．多栏式账簿
多栏式明细账簿是在借方或贷方金额栏内再设多个金额栏的账页组成的账簿。多栏式账页格式又可以分为：（1）借贷两方多栏式；（2）借方多栏式；（3）贷方多栏式等不同格式多栏式账簿见表5－3所示。
表5－3 多栏式明细账
五、会计账簿的基本内容
尽管账簿记录的经济内容不同，格式也是多种多样，但各种账簿都应具备以下基本内容。
（一）封面
封面主要注明账簿的名称，如总账、现金日记账等。
（二）扉页
扉页要列示账簿的目录及账簿使用登记表、账簿主管人员、账簿记载的期限等。
账簿目录的格式如表5－4所示。
表5－4 账 簿 目 录 表
账簿使用登记表如表5－5所示。
表5－5 账簿使用登记表
（二）账页
账簿是由账页组成的，账页是账簿的主要内容。在账页上应列明账户的名称，总页数和分页数；账页中一般设置的项目包括日期栏、凭证字号栏、摘要栏、借方金额栏、贷方金额栏和余额栏。
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