记账凭证的输入

一、记账凭证的输入

1.输入记账凭证的操作步骤

（1）在“凭证编制”中选择“凭证输入修改”，此时系统要求用户选择凭证的格式和日期。安易会计软件提供了两种凭证输入格式：标准输入格式，即与手工完全相同的凭证格式；复币输入格式，即在标准输入格式的基础上，增加了外币金额和外汇汇率，为业务较多的单位提供了方便。

（2）当选定了标准输入格式和输入日期后，出现的画面如图4-18所示。

图　4-18

2.凭证中每一项内容的含义和操作方法

（1）凭证号

凭证号是由凭证类型和凭证序号两部分组成的。输入凭证时必须首先输入凭证号，它是凭证的惟一标识。

同一类型的凭证由系统按月从1开始连续编号，不允许重号，也不会漏号。

（2）凭证输入日期

由于安易会计软件允许用户跨月输入凭证，即如果上月未结账仍可输入下月的凭证。因此，用户必须清楚准确地输入业务发生的日期，便于将来查找。

如果在跨月输入时，同时还跨了一个新的年度，那么安易账务系统首先会建立新年度的空账，但并没有结上一年度的账，要结上一年度的账需要利用该系统中的“结账”功能，我们将在后面的内容中加以介绍。

3.附件

就是指附在本张记账凭证后面的原始凭证或单据共有几张，用户可根据实际情况进行填写。

4.摘要

每行摘要的长度不超过25个汉字（即50个字符）。这些内容将随着该行会计科目出现在明细账或日记账中。在输入摘要时，安易账务系统还提供了常用词组对照表，当光标出现在凭证的摘要栏时，按〈F2〉键即可弹出如图4-19所示的“摘要帮助”对话框。

图　4-19

用户可以随时使用“摘要帮助”中提供的增加、删除和修改功能，对常用词组对照表进行编辑，输入时既可以用光标移动键找到所需的词组后按回车键，又可以直接输入词组左边的缩写字母再按回车键。应当注意，字母的大小写状态可能会影响缩写字母的输入。

5.会计科目代码

输入凭证时，会计科目代码的输入可以通过科目代码或科目助记码来进行。当科目输入正确后，科目代码及科目名称都将自动显示在屏幕上。代码输入时，只要光标在科目代码的位置上，用户按〈F2〉键，就可以调出一张科目代码和科目名称的对照表，如图4-20所示。从中可以选择所需要的会计科目，也可以随时增加新的科目。

图　4-20

在输入凭证时，还要注意另外一点，即输入的科目代码必须是已经存在的，并且是没有下级科目的明细科目，其目的是为了保证总账和明细账的统一。

6.科目类别及其输入方法

（1）当输入的科目是分部门核算的科目时，系统会要求用户输入相应的部门代码。此时屏幕将出现一个提示窗口，用户按〈F2〉键可以调出部门代码表进行选择。

（2）当输入的科目是银行科目时，屏幕也将出现一个窗口，如图4-21所示，提示用户输入相应业务的原始单据号，该号在银行对账时有效。

图　4-21

（3）当输入的科目是往来科目时，屏幕将出现另一个窗口，提示用户输入相应业务的原始凭证单据号、对应的客户代码、该业务的经手人。这些信息在往来账管理时有效，同时在客户名称后显示该往来客户的已记账业务余额。

（4）当输入的科目是外币科目时，系统将提供一个窗口要求用户输入外币数额和记账汇率。记账汇率在“系统设置”中定义，但此处可以修改。外币金额和汇率的乘积作为人民币金额自动填入借方金额栏或贷方金额栏，供用户参考。此时，用户既可以修改这个数值也可以接受它。如果在进入凭证输入时就选择了“复币输入格式”，则可以直接输入外币金额、汇率等信息。

（5）当输入的科目代码是数量金额式科目时，系统将要求用户输入数量和单价，由计算机将数量和单价的乘积（即金额）填写到借方或者贷方金额的位置上。

7.红字冲销凭证的作法

如果已经记账的凭证发生错误，需要先编制一张红字凭证冲销原错误凭证，然后再编制一张正确的凭证。编制红字冲销凭证可由计算机自动完成。具体操作如下：

（1）当光标定位在“凭证类型”的时候，按F8键将弹出如图4-22所示的“冲销已记账凭证”对话框。

（2）在此窗口的对话框中，操作员需要输入待冲销凭证的编制日期和凭证类型及序号，按下“确认”按钮后，系统将自动编制一张红字冲销凭证。

（3）在这张红字冲销凭证中，所有的摘要都将被填写为“冲销×月×日×号凭证”，而所有的金额（包括外币、数量）都将变成负数。

（4）该冲销凭证的编号为同类凭证的最后一张，而编制日期为冲销当天的日期。

图　4-22

8.删除凭证

安易会计软件提供的删除凭证操作只对最后一张凭证有效，也就是说，除了最后一张凭证以外，已经记账的凭证和没有记账的中间凭证均不能被删除。操作方法如下：

（1）在凭证编号处输入准备删除的最后一张凭证的编号。

（2）按〈F7〉键删除凭证。

9.打印凭证

在输入或修改凭证后，单击“打印”按钮，系统将弹出“打印选择”对话框，如图4-23所示。

安易账务系统提供了三种打印格式，即标准格式打印、详细格式打印和安易凭证纸（套打）格式。它们分别具有如下的含义：

（1）标准格式打印是指打印的凭证不含有外币、汇率、数量或单价等。

（2）详细格式打印是指打印的凭证含有外币、汇率、数量或单价等信息。

（3）安易凭证纸（套打）是指只打印凭证内容，而不打印标题、表格线和表尾，凭证的标题、表格线和表尾早已按照标准的手工记账凭证事先印刷好。

图　4-23

10.保存凭证

当按下“存盘”按钮时，正在编辑的凭证将被保存起来。在执行存盘操作时，系统将对该凭证进行如下的检查和处理：

（1）去掉凭证中无科目、或金额为零、或已加双红线的行。

（2）借贷平衡检查。只有借贷方合计金额相同时，系统才会将该凭证保存起来。

（3）检查科目与凭证类型是否一致。

只有上述检查全部通过后，才正式将凭证存盘，否则要求用户修改凭证。

11.注意事项

凭证输入是需要由人工来做的，数量最多也最繁琐的工作，而凭证输入的速度取决于汉字摘要的输入速度，同时凭证输入的正确与否又将直接影响到以后账表的准确性，因此对用户提出以下建议：

（1）凭证输入前应按计算机的要求认真整理、审核并设置必要的科目代码、客户代码和部门代码等。

（2）凭证输入应由专人负责，可使用建立词组库的方法提高输入速度。

（3）凭证输入完毕后，应立即打印出来供有关人员审核。

（4）录入完的凭证必须加盖录入人员的签章。