报表格式和公式的定义

时间：2023-04-08 百科知识版权反馈

【摘要】：四、报表格式和公式的定义上面所讲的是报表的定义，仅仅是命名了一个报表，换句话说，一个新建立的报表，只是拥有了一个外壳，表里的内容尚未进行定义或者说明。下面分别介绍报表格式和公式的定义。定义表元格式所谓表元格式是指表元的边框线式样、对齐方式、字体类型和数据显示、打印格式等。通过设置边框线，可以做成各种表格样式。此时所选的式样出现在“边框线”按钮的位置上。

四、报表格式和公式的定义

上面所讲的是报表的定义，仅仅是命名了一个报表，换句话说，一个新建立的报表，只是拥有了一个外壳，表里的内容尚未进行定义或者说明。下面介绍如何定义报表中的各个项目。

报表中的项目内容可分为两大类：固定项与变动项。所谓固定项是指诸如“流动资产”、“固定资产原值”这样的表元内容，在一张报表中它们是不变的，这里我们称之为“报表格式”。而变动项主要是指公式，其变动的含义不在于公式的位置，而在于其每次计算的结果是不尽相同的。所以我们可以认为，固定项在每月的报表中都是固定不变的，而变动项在每月的计算过程中都可能产生不同的结果。下面分别介绍报表格式和公式的定义。

1.报表格式的定义

从图4-59中可以看出，定义报表时，呈现在用户面前的是一个工作表。工作表的构成是由横向和纵向的直线交叉，形成网格线。而网格线又将整个工作表分成行和列的交叉单元格，一个单元格称为一个表元。

在报表格式的定义中，通常要决定是输入文字还是输入数字，因为文字和数字在表元中可以有不同的输入格式和存放形式。下面分别说明各种输入方法以及格式的定义方法。

（1）输入文字

文字一般包括报表标题、栏目名称、项目名称以及各种附注等。文字的长度不受表元列宽的限制，超出列宽的部分将在其右侧表元中继续显示，如果其右侧表元已有其他内容的话，超出列宽的部分将被覆盖。但列宽是可以改变的。一个表元最多可以输入255个字符，表元的初始存放方式决定了被输入的内容在表元中的开始位置，系统的缺省方式为左对齐。

文字的输入总是以表元为单位进行的，其操作步骤如下：

①将光标定位在需要输入文字的表元。

②直接输入文字并按回车键后，该表元中原有的内容将被删除。如果此时不想输入新的内容，而是修改原有的文字，可以按空格键或直接用鼠标双击该表元进入编辑状态。

③输入时，出现错误的话，可以随时用光标移动键移动光标进行修改，编辑时，也是利用〈Ins〉键或〈Del〉键对内容进行增加、删除或修改的。

④输入或编辑结束时，按回车键或〈Tab〉键可以将内容存入该表元，并结束整个录入或编辑操作。

（2）输入数字

数字是指表元中的数值型固定项。它既可以是正数或负数，也可以是整数或小数。数字的总长度不能超过25位（包括正负号、前置零和小数点），所以小数位数最长为23位。千分位逗号不是由用户输入的，而是通过格式的修改由计算机自动插入的。数字在表元内的存放方式，其缺省值也是左对齐，为便于审核计算结果，用户可以将其改为右对齐方式。

数字的输入和修改方法与文字的输入和修改方法基本一致，但当数字的宽度超过25位的时候，不再占用其右侧表元的空间，而是由系统给出提示信息：“输入常数值位数超界”。

（3）定义表元格式

所谓表元格式是指表元的边框线式样、对齐方式、字体类型和数据显示、打印格式等。通过定义表元的格式，可以使输出的报表看起来更加清晰、美观。

1）设置边框线

表元的边框线组成报表的表格线。表元的边线有四种线型：无边线、细线、粗线和双线。通过设置边框线，可以做成各种表格样式。这个功能可以使用菜单命令或者工具条上的相应按钮来完成。

一条边线属于两个相邻的表元，但是当一个表元的下边框（设为细线）和下面的表元的上边框（设为粗线）时，其边线应显示为什么样子呢?也就是说，边线的打印和显示，其线型是有优先级的，从高到低的顺序依次为：双线、粗线、细线、无边线。用户在打印之前通过预览，可以提前看到实际的输出效果。

使用菜单设置表格线

①首先选取需要设置表格线的表元或表元块，用鼠标左键点中表元块的左上角，按住鼠标左键，向屏幕的右下方拖动，直至包容了所有满足需要的表元。此时的画面如图4-61所示。

图　4-61

②从“编辑”菜单中选取“边框”项，屏幕出现一个如图4-62所示的对话框。

③从“边框位置”中选择要设置的边框位置，图形列表框显示出当前的线型，其中虚线表示没有边框。初始值是蓝线，表示被选取的表元块，在蓝线位置的线型与其他表元的线型不一致，选择蓝线表示不改变该位置边框线的原有位置。“预览”框中显示当前设置的显示效果。

④单击“确认”按钮完成边框的设置；单击“取消”则表示放弃此次操作。

图　4-62

使用工具条设置边框线

①选取需要设置表格线的表元或表元块。

②用鼠标单击工具条中的“边框线”下拉式菜单，弹出如图4-63示的边框式样。

图　4-63

③选择需要的式样，并用鼠标单击即可完成操作。此时所选的式样出现在“边框线”按钮的位置上。

下面分别介绍各个图标的含义：

下拉式菜单的按钮：被选用的边框线；

上左图标：将表元内所有的边框设为细线；

上中图标：将表元内所有的边框设为粗线

上右图标：表元的外框为粗线，内框为细线；

中左图标：表元的外框为细线，块内原有的其他边框不变；

中中图标：表元的外框为粗线，块内原有的其他边框不变；

中右图标：清除表元块的内框，外框不变；

下左图标：清除被选取表元块内表元的全部边框；

下中图标：清除表元块中所有表元的左右边框；

下右图标：清除表元块内所有表元的上下边框。

2）设置表元数据的对齐方式

不同的对齐方式使表元的内容显示在表元的合适位置上，从而改变表元的外观。一般来说，表格的栏目名称放在表元的中间，标题放在报表的中间，而数字通常为右对齐形式。这些方式都要通过重新设置对齐方式来实现。

对齐方式分为横向对齐和纵向对齐。横向对齐又分为左对齐、右对齐、横向置中和跨列置中四种形式。纵向对齐有上对齐、下对齐、纵向置中和跨行置中。

用菜单命令设置对齐方式

使用菜单命令设置对齐方式的操作步骤如下：

①选取需要设置对齐方式的表元或表元块。

②从“编辑”菜单中选择“对齐方式”项，此时将弹出“对齐方式”对话框，如图4-64所示。

图　4-64

③此时用户可选择横向对齐方式或者纵向对齐方式。如果选取的表元是N行M列的一块区域，其中列数M应当小于16，此时选择跨列置中时，只有第一列的N个表元的对齐方式设为跨列置中，表元内容在其所在行的M个表元中间显示。同样，如果还是一个N 行M列的区域，但行数N必须小于16，当选择跨行置中时，只有第一行的M个表元的对齐方式设为跨行置中，表元内容在其所在列的N个表元中间显示。

④选择“确认”按钮完成对齐方式的设置，选择“取消”按钮放弃此次操作。

使用工具条设置对齐方式

工具条中提供了常用的对齐方式功能按钮，用户可以方便地使用。使用工具条设置对齐方式的步骤如下：

①选定需要设置对齐方式的表元或表元块。

②用鼠标单击需要设置的对齐方式，即可完成对齐方式的设置。各按钮的图标如图4-65所示，其相应功能叙述如前。